Erikshjälpens Upphandlingspolicy beskriver hur inköps- och upphandlingsregler ska ligga till grund för att organisationens inköp och upphandlingar aktivt medverkar till att en hög kvalité i verksamheten uppnås.
Erikshjälpens inköps- och upphandlingsregler ska ligga till grund för att organisationens inköp och upphandlingar aktivt medverkar till att en hög kvalité i verksamheten uppnås. Inköp och upphandlingar ska präglas av professionalitet och leda till korrekta leveranser och genomföranden till lägsta möjliga totalkostnad i kombination med hög kvalité. Erikshjälpen åtar sig att främja högsta etiska normer bland sina leverantörer.
Syftet med denna policy är att dokumentera och kommunicera Erikshjälpens inköp – och upphandlingsregler för varor och tjänster för att effektivitet ska uppnås inom alla inköpsområden. Policyn riktar sig till alla som är ansvariga för inköp av varor och tjänster inom Stiftelsen.
Inköp och upphandling ska baseras på en helhetssyn utifrån detta dokument. Inköpare/upphandlare ska besitta god kompetens på området och ha hög integritet samt visa respekt för leverantörer och konsulter.
Med varor menas alla förnödenheter, material, utrustning och möbler, datorer, IT och telekommunikationsutrustning, dataprogramvaror, kontorsmateriel,
hushållsmaskiner, varor och utrustning som behövs för att verksamheten ska
fungera.
Tjänster är de aktiviteter och funktioner som inte kan beskrivas som varor. En tjänst tillför värde till en mottagare utan att vara ett bestående fysiskt objekt med eget värde.
Tjänster som reparation och underhåll av utrustning/möbler, lastbilstransporter, frakt, vaktmästeri, säkerhet, hyra av kontorslokaler, transport, import, logistiktjänster, media, reklam, hälsa, underhåll och andra liknande tjänster.
Tjänster som kräver extern teknisk och professionell expertis utanför Erikshjälpens interna kapacitet, såsom rådgivning och granskning, förstudier, design, byggnadstillsyn, förvaltning och relaterade tjänster och tekniska eller särskilda studier som utförs av företag.
Vid upphandling av varor och tjänster gäller följande beloppsgränser:
*) För 2022 är prisbasbeloppet 48.300 SEK.
a. Fullständigt och tydligt anbudsunderlag i form av tekniska specifikationer/- uppdragsbeskrivning och kommersiella villkor ska ingå i anbudsförfrågan. Det är viktigt att specifikationerna är neutrala och om hänvisning till visst märke måste göras, ska ”eller likvärdig” läggas till.
b. Vid anbudsutvärderingen får hänsyn endast tas till sådana kriterier som angivits i förfrågan. Det anbud ska antas som anses förmånligast vid beaktande av samtliga dessa kriterier.
c. Anbud får inte infordras enbart av jämförelseskäl. Den som inbjuds lämna anbud ska också kunna räkna med att verkligen komma ifråga som leverantör.
d. Anbudsförfrågan ska skickas till åtminstone tre parter, eller annonseras.
e. Anbudsgivarkretsens sammanställning bör ej ständigt vara densamma utan
varieras från tid till annan.
f. Den anbudsgivare vars anbud antagits ska underrättas skriftligt snarast möjligt. Dock senast inom den tid under vilket anbudet är bindande för anbudsgivaren. De anbudsgivare som inte fått sina anbud antagna, ska så snart som möjligt underrättas. Erikshjälpen behöver inte ange anledningen till de anbudsgivare som avböjs.
g. Det kan anses rimligt att kraven måste anpassas till de förhållanden som råder lokalt samt lokal lagstiftning på området. Här gäller dock alltid att upphandlingen ska ske under affärsmässiga former.
Ett förenklat offertförfarande kan ske genom en skriftlig prisjämförelse av minst tre offerter om värdet av upphandlingen är mellan ett och två prisbasbelopp. Om tre offerter inte tillhandahålls, bör en motivering för avvikelsen dokumenteras, liksom grunden för valet av offert i det enskilda fallet. Beställningar som överstiger två prisbasbelopp skall omfattas av kontrakt som undertecknats av båda parter.
Följande aspekter ska tas i beaktande vid inköp av varor och tjänster.
Erikshjälpens tjänstemän, anställda eller ombud får varken begära eller ta emot gratifikationer, favörer eller något av penningvärde från leverantörer eller potentiella leverantörer. Om detta överträds kommer disciplinära åtgärder att tillämpas mot de berörda personerna. Erikshjälpen upprätthåller ärlighet, integritet och rättvisa i alla aspekter av sin verksamhet, och förväntar sig detsamma i sina relationer med sina leverantörer. Erikshjälpen har åtagit sig att främja högsta etiska normer bland sina leverantörer. Vår personal, särskilt de som är involverade i någon fas av upphandling, måste deklarera alla anknytningar med leverantörer och får inte avslöja konfidentiell information om ett projekts krav eller beröva andra anbudsgivare sådan information som sätter en anbudsgivare eller en grupp av anbudsgivare på mer fördelaktig position över andra anbudsgivare. Detta inkluderar att avslöja de andra anbudens priser, villkor, m.m. Underlåtenhet att deklarera anknytning med leverantörer ska betraktas som en intressekonflikt. Erbjudande om eller godkännande av någon form av muta, monetära eller på annat sätt, är oacceptabla och blir föremål för disciplinära åtgärder. Dessutom ska personal inte ta emot personliga provisioner, drickspengar eller gåvor från leverantörer.
Erikshjälpen ska undvika situationer som kan innebära intressekonflikter för anställda, tjänstemän eller ombud eller deras närmaste familj. Leverantörer ska deklarera om de har familj eller släkt som är anställda av Erikshjälpen. Om det visar sig att en anbudsgivare har en hemlig intressekonflikt med Erikshjälpen, eller med en konkurrerande anbudsgivare, ska denne anbudsgivare diskvalificeras från att delta i
ett anbudsförfarande.
Uppdragsgivaren ska avvisa varje förslag som lagts fram av anbudsgivarna, och i förekommande fall säga upp avtalet, om det fastställs att de har deltagit i korrupta, bedrägliga, hemliga eller tvångsmetoder:
För att undvika korruption vid inköp/upphandling ska de principer och
förhållningssätt som beskrivs i Erikshjälpens antikorruptionspolicy gälla. Se avsnitt
tre i vår antikorruptionspolicy.
Ansvaret för upphandling, inklusive tilldelning och genomförande av kontrakt, vilar hos den upphandlande enheten. Erikshjälpen har en skyldighet att se till att medel som anförtros av givare används på rätt sätt med hänsyn till ekonomi och effektivitet, och utan hänsyn till politiska eller icke-ekonomiska influenser. Erikshjälpens upphandling ska generellt vägledas av:
Ingående av kontrakt ska endast göras med leverantörer som har den potentiella förmågan att uppfylla villkoren i ett förslag till avtal. Hänsyn ska tas till sådana frågor som leverantörens värderingar, uppgifter om tidigare prestationer, dess finansiella och tekniska resurser samt om det finns tillgång till andra avgörande frågor. Ingående av kontrakt ska göras med den leverantör vars anbud är det mest fördelaktiga för Erikshjälpen med hänsyn till faktorer såsom pris, kvalité, leveranstid, betalningsvillkor med mera.
Alla leveranser och transporter av varor bör åtföljas av en fraktsedel som undertecknas av berörda personer. Mottagaren ska omedelbart återsända en kopia till avsändaren.
Erikshjälpen ska tillse att kraven vid upphandlingar svarar mot en miljömässigt hållbar utveckling enligt Erikshjälpens miljöpolicy. En viktig del i inköpsarbetet är därför att beakta miljöpåverkan vid val av leverantörer och ställa relevanta miljökrav, så att negativ påverkan på miljön reduceras. I detta arbete ska bedömningen utgå från en poängsättning där det ger högst poäng om leverantören har en externt granskad miljödiplomering som t ex ISO, EMAS eller liknande. Nivån under detta är om leverantören har någon form av miljöprogram men detta inte är externt granskat. Ytterligare en nivå under är om det bara finns en miljöpolicy. Lägsta nivån är om det inte finns något organiserat miljöarbete och inte heller något dokument om leverantörens miljöarbete.
Erikshjälpen ska också vid val av vara se till produktens dokumenterade miljöprestanda och göra ett informerat val. Erikshjälpen ska sträva efter att köpa så stor del miljöcertifierade produkter och tjänster som möjligt, med relevanta miljömärkningar för aktuell produktkategori. Vid inköp av varor ska dessa helst vara märkta med en eller flera av följande märkningar:
Elektronik: TCO, EPEAT, Energystar, Svanen och EU-Ecolabel.
Rengöringsmedel: Bra miljöval och Svanen.
Matvaror: KRAV-märkt, Fairtrade, MSC och ekologiskt.
Profilprodukter: Fairtrade, FSC, KRAV-märkt och ekologiskt.
Erikshjälpen ska också tillse att kraven vid val av leverantörer av varor och tjänster beaktar de grundläggande mänskliga rättigheterna såsom de kommit till uttryck i ILOs kärnkonventioner. Bland annat gäller följande förhållningsregler för våra leverantörer:
Den upphandlande enheten ska försäkra sig om att anbudsgivare inte utnyttjar barnarbete och att de grundläggande sociala rättigheterna och arbetsvillkoren efterföljs. Anbudsförfarandet ska innehålla en klausul som inte tillåter något barnarbete.
Inköparen/upphandlaren ska alltid vara tydlig och föra fram Erikshjälpens specifikationer gentemot leverantörer samt endast använda de leverantörer som uppfyller organisationens krav, behov och förväntningar. Kvaliteten på levererade produkter och tjänster ska säkerställas genom kontinuerlig uppföljning och utvärdering.
Erikshjälpen kan köpa begagnade varor när det är möjligt. Valet skall göras med hänsyn till miljö och hållbarhet och när det är ändamålsenligt och kan förenas med tillräcklig funktionalitet och kvalitet.
Konkurrensmöjligheter ska aktivt sökas och utnyttjas. Erikshjälpens inköpsvolym ska användas för att uppnå lägsta möjliga kostnad genom att samordna inköpen och på så sätt få ned prisnivån.
All upphandling ska genomföras på ett sådant sätt att en öppen och fri konkurrens tillhandahålls. Anbud och anbudsgivare ska behandlas objektivt så att konkurrens på lika villkor uppnås. Inköp av varor, arbeten och tjänster ska bygga på en tydlig och korrekt beskrivning av de tekniska kraven för material, produkt eller tjänst som ska upphandlas. En sådan beskrivning ska inte, i konkurrensupphandling, innehålla funktioner som i onödan begränsar konkurrensen.
Om institutionella givare, som bidrar till en viss insats (ex. Sida, SMC, EU), har särskilda regler för upphandling som är mer krävande än Erikshjälpens, kommer dessa regler tillämpas för denna specifika insats.
Erikshjälpens Placeringspolicy har till syfte att lägga grunden för en ansvarsfull och effektiv finansiell förvaltning som ger stiftelsen långsiktigt hållbara förutsättningar att utföra sitt uppdrag för barn i världen. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2023-09-22.
”Att verka i Eriks anda innebär för oss att vara inkännande, möjlighetsfokuserad, kreativ och djupt medveten om vilket ansvar de innebär att förvalta givarnas gåvor och förtroende”. Ovanstående citat ur Erikshjälpens värdegrund beskriver väl den hållning som ska gälla hela den ekonomiska förvaltningen inom stiftelsen och inte minst den kapitalförvaltning som sker genom olika former av placeringar. Syftet med denna policy är att lägga grunden för en ansvarsfull och effektiv finansiell förvaltning som ger stiftelsen långsiktigt hållbara förutsättningar att utföra sitt uppdrag för barn och världen de drömmer om.
Den grundläggande ansvarsfördelningen inom stiftelsen finns dokumenterad i den av styrelsen fastställda arbets- och beslutsordningen som revideras varje år. Nedanstående beskrivning är baserad på de delegationsbestämmelser som anges där.
Styrelsen ska
Generalsekreteraren ska
Generalsekreteraren kan delegera ansvaret för den löpande förvaltningen till Administrativ chef/ekonomichef eller tjänsteman i liknande ställning. Generalsekreteraren har dock alltid det övergripande ansvaret för kapitalförvaltningen.
Generalsekreteraren utser en värdepapperskommitté med ansvar att sköta placeringar. Denna kommitté ska bestå av administrativ chef/ekonomichef och tjänstemän i liknande ställning. Kommittén kan också utse externa experter med uppgift att råda och förbereda placeringsbeslut. Tjänstemännen i kommittén ska utföra fattade placeringsbeslut samt följa utvecklingen av gjorda placeringar.
Kommittén kan genom delegation på egen hand genomföra förändringar i portföljen ensligt vad som stadgas i denna policy. De genomförda förändringarna i portföljen ska alltid redogöras till styrelsen.
Stiftelsen skalla förvalta sina medel på ett sådant sätt att kravet på god avkastning och betryggande säkerhet tillgodoses. Stiftelsen väljer placeringar med låg risk och spekulerar inte med gåvomedel.
Medlen ska förvaltas på ett etiskt försvarbart sätt i enlighet med stiftelsens grundläggande värderingar (se nedan). Enligt beslut i styrelsen ska Erikshjälpen ha ett balanserat eget kapital som motsvarar aktuell omsättning för en period om 5-7 månader.
Erikshjälpen väljer placeringar i börsnoterade företag och aktiefonder som följer de internationella konventionerna om mänskliga rättigheter och miljö som Sverige antagit och det gäller främst:
Vi väljer bort placeringar i företag vars verksamhet avser tillverkning och/eller försäljning av alkoholprodukter, pornografi, tobak och tobaksprodukter, vapen, kommersiell spelverksamhet eller utvinning av fossil energi (naturgas inkl. skiffergas, petroleum och kol). Vapen definieras som produkter med ändamålet att döda, stympa eller ödelägga och som säljs till militära användare, inklusive produkter som används som plattform för vapen och strategiska produkter, t.ex. krigsfartyg, tanks och stridsflygplan.
Likvida medel hålls på transaktionskonto med bästa möjliga ränta. Likvida medel ska motsvara en månads omsättning.
Med placeringsbara medel avses kapital som är tillgängligt för placeringar i aktier, obligationer, fonder och räntebärande värdepapper. Detta kapital ska placeras för att ge en långsiktigt god avkastning. Minst 80% av de placeringsbara medlen ska placeras så att de på maximalt 14 dagar kan omvandlas till likvida medel.
| Tillgångsslag | Minimum % | Normalläge % | Maximum % |
|---|---|---|---|
| Aktierelaterade placeringar | 0 | 50 | 60 |
| Ränterelaterade placeringar | 40 | 50 | 100 |
Löpande under året kan det ske avvikelser från ovan angivna minimum och maximum nivåer orsakade av uppgångar och nedgångar som påverkar procenttalens utfall. Placering i enskild aktie får högst uppgå till 10% av hela aktieportföljen. Placeringar i svenskt Investmentbolag får högst uppgå till 20% av hela aktieportföljen.
Värdepapper som erhålles genom arv eller gåva säljes så snart som möjligt om inte specifika hinder eller särskilda skäl föreligger.
En avstämning av hur aktuella placeringar ser ut i relation till ovanstående fördelningsriktlinjer (3.4) och policyn i övrigt ska ske minst en gång i halvåret. Om avstämningen visar att placeringarna avviker från gällande riktlinjer ska åtgärder vidtas för att korrigera portföljen. Förändring av placeringarna ska då ske så snabbt som möjligt med hänsyn tagen till placeringarnas värde och tillgängliga alternativ. Administrativ chef/ekonomichef ansvarar för att avstämningen genomförs och rapporterar till generalsekreteraren.
Rapportering av placeringar och avkastning sker årligen i samband med årsredovisningen. Vid större avvikelser eller extraordinära händelser som har eller riskerar att påverka stiftelsens finansiella ställning ska generalsekreteraren informera styrelsen snarast.
Erikshjälpens insamlingspolicy är styrande för all insamling inom Erikshjälpen och ska tillämpas vid alla typer av insamling. Godkänd av Erikshjälpens styrelse 2024-11-29.
På Erikshjälpen samlar vi frimodigt in pengar för att kunna fortsätta vårt arbete för en förändrad värld där barns drömmar får liv. Vi förverkligar barns rättigheter genom insatser för utbildning och fritid, hälsa och trygghet och skydd, samt humanitära insatser. Så vill vi ge barn och unga runt om i världen hjälp och möjlighet att våga drömma om framtiden. Vi tror på barnen och vill ge dem förutsättningar till ett bättre liv och en tryggare framtid.
Enligt Erikshjälpens värdegrund vill vi verka i “Eriks anda”. Detta innebär att vi tar ansvaret för att förvalta givarnas gåvor och förtroende på stort allvar. Erikshjälpens insamlingsarbete vänder sig till privatpersoner, företag, församlingar och föreningar. Vi betraktar varje gåva som ett uttryck för personligt engagemang. Så har det varit ända sen Erik Nilssons dagar.
Erikshjälpens verksamhet finansieras av privatinsamling, institutionella bidrag samt överskott från våra Second Hand-butiker. Denna policy tydliggör för våra givare vilka principer som gäller för insamlingsverksamheten, hur Erikshjälpen samlar in pengar och hur vi hanterar gåvor. Insamlingspolicyn ger också vägledning och styrning till Erikshjälpens anställda, volontärer och andra som deltar i vårt insamlingsarbete.
Erikshjälpens insamlingspolicy är styrande för all insamling inom Erikshjälpen. Gåvor i form av begagnade varor till Erikshjälpen Second Hand omfattas dock inte av denna policy.
Gåvor från allmänheten/privatpersoner, organisationer, företag, samfund, privata och ideella fonder och stiftelser, testamentsgåvor och värdet av skänkta tillgångar räknas som insamlade medel. En gåva till Erikshjälpen ska alltid vara frivillig.
Bidrag i form av pengar från företag kan definieras juridiskt antingen som gåva eller sponsring. Företagssamarbeten, där bidraget från företagets sida ska mötas av någon typ av motprestation från Erikshjälpen, betraktas som sponsring och utformas i dialog, varefter vi skriver ett avtal som klargör omfattning och ansvarsfördelning.
Vi ser våra olika bistånds- och utvecklingsprojekt som ett samarbete med våra givare. Som ett led i att förstärka detta samarbete ger vi regelbunden återkoppling med exempel på vad insamlade medel använts till.
Erikshjälpens insamling gentemot allmänheten, och hantering av gåvor, sker alltid via ett 90-konto som kontrolleras av Svensk Insamlingskontroll. Det innebär att insamlingen årligen kontrolleras för att säkerställa att vi inte har oskäliga insamlings- och administrationskostnader. Minst 75 procent av de totala intäkterna ska gå till ändamålet. Erikshjälpen är även medlem i Giva Sverige, branschorganisationen för insamling i Sverige, och tillämpar deras kvalitetskod. Syftet med koden är att verka för transparens, professionalitet och ett ökat förtroende.
I Erikshjälpens årsredovisning som finns tillgänglig på erikshjalpen.se redovisar vi insamlade medel, kostnader, utdelade medel samt resultat och effekter av våra insatser.
Erikshjälpen följer gällande lagstiftning vid hantering av personuppgifter. Detaljerade föreskrifter återfinns i vår Integritetspolicy (personuppgiftspolicy).
Erikshjälpens insamlingsarbete är helt beroende av engagerade givare som vill vara med oss i arbetet för barns rättigheter och framtid. Vi vill inte bara samla in så mycket pengar eller så stora gåvor som möjligt. För oss är den lilla gåvan lika viktig som den stora.
I Erikshjälpens insamlingsarbete är det centralt att respektera givarens önskemål. Det betyder att:
Erikshjälpen strävar efter att större delen av insamlade medel är icke öronmärkt. Det innebär att vi kan använda medlen där de bäst behövs och gör störst nytta. Om det för givaren är av stor vikt att rikta gåvan till ett speciellt ändamål inom ramen för Erikshjälpens projekt, kan detta göras i samråd med givarservice.
Givaren har rätt att få information om vad insamlade medel används till. Vid insamlingskampanjer och katastrofer ska givaren lätt kunna få reda på vilket ändamål insamlade medel riktar sig till och till exempel vilka organisationer som Erikshjälpen väljer att samarbeta med på plats i det krisdrabbade området.
Om riktade gåvor av någon anledning inte kan användas till det som givaren önskat, ska givaren kontaktas och erbjudas möjlighet att rikta gåvan till något annat ändamål. Vill Erikshjälpen ändra användningsområde skall givaren först kontaktas.
Om en givare önskar få tillbaka en gåva och kontaktar Erikshjälpen inom rimlig tid, ska vi så långt det är möjligt tillgodose detta önskemål och betala tillbaka gåvan. Om Erikshjälpen upptäcker att man fått en felaktig gåva eller att gåva betalats två gånger av misstag, ska detta åtgärdas och återbetalas till givaren snarast.
Vi vill visa vår tacksamhet för de gåvor vi får. Vår målsättning är att alla nya givare ska få ett personligt tack och information om hur pengarna används.
Erikshjälpen vill underlätta för unga människor att kunna engagera sig. Med vår grundare Erik Nilsson som förebild och exempel vet vi att barn och unga kan förändra världen.
Vi finns med i många sammanhang där ungdomar, även de under 18 år, rör sig och deltar (festivaler, konserter mm). Personer under 18 år som vill bli givare välkomnas att vara med, men först efter vårdnadshavares samtycke och/eller påskrift av avtal.
Vi vill också uppmuntra barn och ungas engagemang och deras initiativ till insamlingar. Detta kan till exempel innebära att skolklasser, barngrupper i församlingar, idrottsföreningar och andra vill ordna insamlingar. Vi uppmuntrar och välkomnar dessa initiativ, men alltid efter godkännande och i samverkan med lärare, föräldrar och/eller andra ansvariga vuxna.
Vi vänder oss inte till minderåriga personer i direkta marknadsföringsåtgärder, som utskick eller riktade kampanjer.
Vår grundregel är att alla som vill ska få skänka pengar till Erikshjälpen. Erikshjälpen kan ibland ändå välja att tacka nej till en donerad gåva om givaren vill villkora gåvan på ett sätt som vi inte kan acceptera eller leva upp till. Erikshjälpen kan också välja att avstå från en gåva om givarens värderingar eller verksamhet står i strid med organisationens värderingar samt om gåvans ursprung strider mot Erikshjälpens Riktlinje för hållbara samarbeten. Erikshjälpen kan även tacka nej till en gåva om den är förenad med villkor som vi inte kan uppfylla eller om kostnaderna för gåvan inte står i rimlig proportion till gåvan i sig. Andra skäl att tacka nej kan vara att gåvan får oönskade konsekvenser eller om den består av varor, tjänster, byggnader etcetera som Erikshjälpen inte kan använda eller avyttra.
I dokumentet Riktlinje för hållbara samarbeten finns detaljerad information.
Om gåva/testamente erhålls i form av aktier/aktiefonder kan dessa behållas kortare eller längre tid om inte detta uppenbart strider mot givarens vilja, som den är uttryckt i gåvobrev eller testamente.
Innehav av aktier i företag som har sin huvudsakliga verksamhet inom alkohol-, tobaks-, pornografi- eller vapenindustri är inte förenligt med vår policy. Om sådana aktier erhålls som gåva/testamente, skall en ansvarsfull avveckling ske inom högst ett år om inte synnerliga skäl föreligger. I Erikshjälpens Placeringspolicy finns detaljerad information angående aktieinnehav.
Gåva i form av fastighet avyttras snarast möjligt och erhållet belopp används i enlighet med givarens önskemål. Undantag kan dock göras om ett fortsatt ägande av fastigheten i någon form kan bidra till förverkligandet av Erikshjälpens ändamål, eller om givaren i sitt gåvobrev eller testamente uttryckt ett specifikt önskemål.
När Erikshjälpen mottar ett testamente gör vi en noggrann kontroll av att testamenterade medel kan används enligt testatorns sista vilja. Om det skulle visa sig att testamentet är skrivet på ett sådant sätt att vi inte kan uppfylla testatorns önskan tar vi kontakt med dödsboet för att diskutera utformningen och om gåvan kan användas till liknande verksamhet. Om detta inte är möjligt tackar vi nej till gåvan av respekt för givarens sista vilja.
Testamenten som kommer Erikshjälpen till del där annan part väcker klander hanterar vi med hjälp av juridisk expertis, med målsättningen att fullt ut respektera den avlidnes vilja.
Innehav av långfristiga värdepapper 2024-12-31 delger Erikshjälpens innehav av långfristiga värdepapper – obligationer och strukturerade produkter samt aktier per 2024-12-31