Policy for Feedback, Complaints and Whistleblowing is our Policy för Synpunkter, Klagomål och Visselblåsning in English. The policy describes how feedback, complaint and whistleblowing alarms can be reported within Erikshjälpen and how reported cases are handled.
Approved by the Board of Erikshjälpen 2025-05-22.
The policy applies to all of Erikshjälpen, that is, the second-hand business and the children’s rights organization in both Sweden and internationally.
Godkänd av Erikshjälpens styrelse 2025-05-22.
Policyn gäller för hela Erikshjälpen, det vill säga second hand-verksamheten och barnrättsorganisationen i såväl Sverige som internationellt.
Content
1. Introduction and purpose
This policy describes how feedback, complaints, and whistleblowing matters can be reported within ERIKS development partner and ERIKS Second Hand (hereafter ERIKS) and how reported cases are handled. Feedback, complaints, and whistleblowing represent three different levels of severity, where feedback can be both positive and negative, complaints aim to highlight deficiencies in the operations, and whistleblowing aims to alert about serious misconduct. These three types of cases will be described more in detail in chapters 2-4 of this policy.
ERIKS works to ensure that children’s rights are respected, protected, and fulfilled in Sweden and around the world. We have a zero-tolerance towards discrimination, all forms of abuse, sexual exploitation, and sexual harassment. We strive to be transparent and responsible in managing the donations we receive and work preventively regarding anti-corruption. Our approaches are described in our Child Safeguarding Policy, our Code of Conduct, and our Anti-corruption Policy.
ERIKS encourages the reporting of both improvement suggestions and misconducts in order to improve quality and address any deficiencies in our operations in Sweden and in our other programme countries. The purpose of this policy is to create a safe and open environment where transparent procedures ensure that all feedback, complaints, and whistleblowing matters are treated seriously, fairly, and confidentially, and with respect for the individuals involved.
Provisions on whistleblowing in this policy are based on the rights and obligations stipulated in the Swedish law (2021:890) on the protection of persons who report misconduct (the “Whistleblower Act”). The law is based on the EU Whistleblower Directive. When a whistleblowing matter occurs outside the EU, consideration will also be given to the specific legal requirements of that country.
2. Feedback
2.1. What is considered as feedback?
Feedback can concern anything within ERIKS´ operations, both positive and negative. It can include praise or suggestions for improvement.
2.2. Who can submit feedback?
Anyone who comes in contact with ERIKS can submit feedback, including participants such as children and parents/caregivers in our programmes.
2.3. How to submit feedback?
Feedback is submitted directly to the relevant department or operation. Contact information can be found on our website.
2.4. Who handles feedback?
Feedback is primarily handled within the relevant department or operation. If necessary, higher-level manager may be involved. When deemed relevant, the feedback can be handled as a complaint, as described below.
3. Complaints
3.4 What is considered a complaint?
A complaint is intended to draw attention to deficiencies in our operations and the operations of our partner organisations. It may concern deviations from, or suspicions of deviations from, agreements, guidelines, and policies. For example, a complaint may involve unethical behavior in any of our operations or among our partner organisations, but it is not considered to be as severe as a whistleblowing, i.e., it is not of such a nature that the public has an interest in it being exposed and stopped (see further information on whistleblowing in section 4 below).
Incidents related to an individual employee’s work environment are reported as an incident or work-related injury directly to the immediate manager.
Opinions regarding goods in our Second Hand stores are handled as feedback and submitted directly to the relevant store.
3.5 Who can file a complaint?
Anyone who comes in contact with ERIKS can make a complaint. This includes employees, volunteers, interns, partner organisations and their employees, donors, and customers. It also includes right-holders and their parents/caretakers in our programmes.
3.6 How can a complaint be reported?
Complaints are reported through a form on our website (erikshjalpen.se). To enable us to act on incoming complaints, it is preferable to specify which operation or store to which the case relates. A complaint can also be reported to complaints@eriksdevelopment.org or directly to a manager or employee at ERIKS. The recipient of the complaint can then enter the information into the website form.
We also ensure that we in our program initiatives have easily accessible ways for children and parents to file a complaint and that our international partner organisations have their own policies and systems for handling complaints. Reporting channels should be accessible and adapted to the local context and rights holders in our work.
If a partner organisation within our international programmes receives a complaint, the Regional Office can support the partner upon request. The complaint will then be reported through ERIKS complaint form.
Reporting regarding deviations from our Child Safeguarding Policy should be done promptly, if possible within 24 hours. Internationally, reporting is done according to what has been established in the partnership agreement.
3.7 Who receives the reported complaints?
Reported complaints are received by the relevant quality control group, based on the department or operation to which the case relates. There are quality control groups for different parts of the operations, including Second Hand, programme operations in Sweden, international programmes operations, and general matters relating to the organisation. The groups consist of department managers and, in some cases, controllers and/or coordinators. If necessary, other functions can be involved, such as Child Protection/Safeguarding Representatives, CFO, or HR manager. If the case concerns someone in the quality control group, the next higher-level manager or relevant board or external party will be involved.
4. Whistleblowing
The Swedish Act (2021:890) on the protection of persons who report misconduct (“whistleblower law”) describes the rights and obligations of whistleblowers. The law is based on the EU whistleblower directive. Whistleblowers must not be hindered from reporting misconduct and must be protected against retaliation. Below is a description of how ERIKS handles whistleblowing. ERIKS HR department can provide more details on the whistleblower law if needed.
4.1 What is considered a whistleblowing?
Whistleblowing is meant to alert an organisation of serious misconduct that is of such a nature that the public has an interest in it being exposed and stopped.
Whistleblowing should concern misconduct that has occurred or is most likely to occur in the organisation in which the reporting person is/has been/may become active, or in another organisation that the reporting person is or has been in contact with through their work. The whistleblower must have reasonable grounds to believe that the information about misconduct was true at the time of reporting in order to be covered by protection measures in relation to a whistleblower.
Whistleblower alerts may, for example, relate to:
- Unethical behavior; such as violations of our code of conduct
- Corruption and financial irregularities, such as bribery, unfair competition, money laundering, and fraud
- Crimes related to health and safety, such as workplace safety violations or offenses
- Environmental crimes; such as illegal handling of hazardous waste
- Privacy breaches; such as improper use of personal data
Deviations related to the above categories that are not deemed to be so serious that the public has an interest in it being exposed and stopped can instead be reported as complaints (see section 3 above). Information that only concerns an individual employee’s own work or employment relationship is normally not covered by the whistleblower legislation and should instead be raised with the immediate manager, HR or the local trade union if there is one.
4.2 Who can report a whistleblowing matter?
A whistleblower is protected by whistleblower legislation if they, in a work-related context, have become aware of or obtained information about misconduct and report it. The whistleblower must also belong to one of the following categories:
- Employees (including temporary staff and employees of partners/contractors/suppliers)
- Job seekers
- Self-employed individuals
- Persons who are part of an organisation’s management or supervisory body
- Interns
- Volunteers
Persons who have belonged to any of the listed categories when they became aware of the information are also covered by protection measures in relation to a whistleblower.
In addition to the whistleblower, persons who assist the whistleblower in reporting, persons connected to the reporting person, and legal entities owned, worked for, or otherwise connected to the reporting person are also protected.
4.3 How to report whistleblowing matters?
There are four reporting channels for whistleblowing within ERIKS:
- Through a form on erikshjalpen.se
- Through email to visselblasning@erikshjalpen.se or whistleblowing@eriksdevelopment.org
- Through phone to the responsible recipient of reports
- Through a personal meeting with the responsible recipient of reports if requested via email or phone.
Form and contact information for the responsible recipients of reports can be found on erikshjalpen.se.
Whistleblowing forms guarantee anonymity if the whistleblower does not provide any personal information in the form.
Regardless of the channel you choose, your report should include the following information:
- Your connection to ERIKS. If your case concerns a specific store, it is desirable to specify which store.
- Describe the misconduct you want to report.
- When did the misconduct occur? Is it still ongoing?
- Who are the individuals involved?
- Are there any documentation or other evidence?
- Have you taken any other actions regarding the misconduct?
- Are you available for additional questions to facilitate the investigation of the case?
- Name and contact information of the informant (optional).
Reporting regarding deviations from our Child Safeguarding Policy should be done promptly, if possible, within 24 hours. Internationally, reporting is done according to what has been established in the partnership agreement. If a partner organisation within our international programmes wishes to do so, the Regional Office can support the reporting of whistleblowing cases to ERIKS.
4.4 Who are the responsible recipients of whistleblower reports?
ERIKS HR manager and a designated HR specialist are the responsible recipients of reports on misconduct. They are also the ones who receive reports through the whistleblowing form on erikshjalpen.se as well as the email address visselblasning@erikshjalpen.se and whistleblowing@eriksdevelopment.org.
If the HR manager or the designated HR specialist is directly involved in the reported misconduct, the report can also be made to the highest operational manager, ERIKS Secretary-General, or the Chairman of the Board. Contact information can be found on erikshjalpen.se and eriksdevelopment.org.
The designated recipients of reports have the mandate to handle and investigate incoming reports independently and autonomously. In order to investigate and address the misconduct, additional individuals may need to be involved, and access to any personal information will be limited to what each person needs to fulfil their duties. The person handling a whistleblower case must not unlawfully disclose information that could reveal the identity of the reporting person, or any other individual involved in the case.
5. Complaints and whistleblowing regarding partner organisations
ERIKS collaborates with local partner organisations to implement children’s rights initiatives. According to ERIKS’ Project Agreement, the partner organisation is committing to work to prevent, detect and identify any illegal action or misuse of funds.
ERIKS accepts complaints and whistleblowing regarding local partner organisations and their employees but also encourages partners to develop their own complaint handling systems to enhance accessibility and transparency in project areas. Reporting channels should be accessible and adapted to the local context and rights holders in our work.
6. Can I report anonymously?
When you report a complaint or whistleblowing matter through the form on our website, you can choose to remain anonymous. However, we encourage you to provide your name and contact information so that we can investigate the incident and address it properly, and you can receive feedback on the actions taken. Even when personal information is provided, it is handled confidentially, meaning that the information is only accessible to individuals who are authorized to access it.
7. Principles for handling cases:
When handling cases, we work according to these principles.
- Accessibility – ERIKS has easily accessible ways to report misconduct. This also includes a complaint reporting system tailored for children.
- Transparency – ERIKS strives for openness and transparency in all aspects of the organisation. This increases the possibility of scrutiny and ensures that any irregularities are addressed in a secure manner.
- Accountability – ERIKS aims to have clarity in mandates and responsibilities, as well as structures and systems to trace mistakes and intentional errors. Individuals who have responsibilities within the organisation should be held accountable for their actions.
- Confidentiality – The information in reported cases is only shared with individuals who are authorized to access it. Access to personal information is limited to what each person needs to fulfil their duties.
- Security and protection – ERIKS places great importance on guaranteeing the security and protection of those who report misconduct or have been subjected to any irregularities related to our operations.
- Non-retaliation – Those who raise complaints or report whistleblowing matters should not face any form of retaliation, reprisals, or negative consequences as a result of their reporting.
- Objectivity – The persons handling cases strive to handle them professionally and conduct as objective investigations as possible.
- Right to appeal – ERIKS offers the right to appeal when a case has not been handled as expected.
8. Procedure for handling complaints and whistleblowing matters
Below is a description of the procedure following an incoming case. In all steps, the principles outlined in section 7 are followed.
8.1 Reception
Cases reported through the website forms are directly entered into a case management system and assigned a category for the specific type of case. The case is given a reference number. Only authorized individuals have access to the specific categories. If the case is reported verbally, the reporter and recipient can jointly fill out the form.
This specifically applies to whistleblowing matters:
In the case of verbal whistleblower reports, the recipient should document the report. This can be done through a recording if the reporter consents to it, or by creating a written document. The reporting person should be given the opportunity to review, correct, and approve the written record through their signature. A case is created in the case management system where documentation is stored.
The recipient sends confirmation that the whistleblowing matter has been received within seven days of receiving it, unless the reporting person has waived confirmation or the recipient has reason to believe that a confirmation would reveal the person’s identity.
8.2. Investigation
The case is investigated by the designated recipients. Additional individuals may be involved, when necessary, but the number of individuals involved should always be kept to a minimum.
Whistleblowing matters are investigated to determine their accuracy.
All whistleblowing matters and complaints containing sensitive information, such as allegations of gross misconduct, corruption, sexual exploitation and abuse, harassment, and assault, are investigated with special discretion and protection for the affected individuals.
If it is determined that the investigation can better be handled by an external party – for example, due to conflicts of interest, credibility reasons, or the need for expertise – such a party will be engaged.
If the case involves a failure to comply with our Child Safeguarding Policy and if the case involves children, action should always be taken promptly. If necessary, ERIKS Child Protection/Safeguarding Representative may be involved in the investigation.
Serious matters are promptly reported to the Secretary General of ERIKS and/or the Executive Director of ERIKS Second Hand. They determine whether to inform the boards.
If the case is deemed to be serious enough to pose a risk of an organisational crisis, the crisis management group will be involved, and handling will be done according to the established crisis management plan.
8.3. Actions
The recipients will decide on any necessary actions based on the results of the investigation. If needed, other functions will be involved to carry out necessary actions. Even in this case, discretion is observed and personal data is protected.
If there is suspicion that a child is in danger, a report of concern should be made to Social Services in countries where this is possible. Further details can be found in the Guidelines for Child Safeguarding, appendix 2.
If the case involves a criminal offense, it should be reported to the nearest police authority. Before making a report, the immediate manager should be contacted.
The recipients will follow up to ensure that the decided actions are implemented.
8.4. Feedback
If the reporter has chosen not to remain anonymous, the recipients will ensure that the reporter receives feedback on their case, preferably on an ongoing basis throughout the process when possible.
In the case of whistleblowing, confirmation of receipt should be provided within 7 days. The actions taken and the reasons for them should be communicated to the whistleblower within 3 months if they can be reached and wish to receive feedback.
Regardless of the type of case, our goal is to provide feedback as soon as possible, but no later than within one month.
8.5. Reporting, Evaluation, Control and Deletion
All incoming cases that are deemed to be of high severity will be communicated to the management and the board. Reporting will be done in an anonymized format when appropriate.
Once a year, cases and actions will be compiled and reported to the management and, when appropriate, the board, also in an anonymized format. In conjunction with the compilation, an evaluation of the process for handling incoming cases will be conducted, and any identified improvements will be implemented.
To ensure that whistleblowing cases are properly handled by the designated recipients, a quarterly review is carried out by the Secretary General or the Executive Director, who reviews all cases received in the previous quarter and ensures that they have been handled correctly. The results of the review are reported to the Board as part of the reporting of the internal control plan.
Whistleblowing cases are deleted at the latest two years after the case is closed.
9. Appeal handling of case
If the reporter is not satisfied with the handling of a case, a new case can be logged through the same form on the website where the case reference number and the dissatisfaction can be addressed.
10. External Reporting of Whistleblower
In Sweden, the government has appointed several authorities that have external reporting channels on their websites that can be used if one wants to report a whistleblowing matter to an external party. The different authorities receive different types of whistleblowing reports, see the list of their areas of responsibility here:
Internationally, the availability of external reporting channels may vary. If necessary, the relevant Regional Office can refer to the relevant party.
Erikshjälpens Upphandlingspolicy beskriver hur inköps- och upphandlingsregler ska ligga till grund för att organisationens inköp och upphandlingar aktivt medverkar till att en hög kvalité i verksamheten uppnås.
1. Bakgrund
Erikshjälpens inköps- och upphandlingsregler ska ligga till grund för att organisationens inköp och upphandlingar aktivt medverkar till att en hög kvalité i verksamheten uppnås. Inköp och upphandlingar ska präglas av professionalitet och leda till korrekta leveranser och genomföranden till lägsta möjliga totalkostnad i kombination med hög kvalité. Erikshjälpen åtar sig att främja högsta etiska normer bland sina leverantörer.
2. Syfte
Syftet med denna policy är att dokumentera och kommunicera Erikshjälpens inköp – och upphandlingsregler för varor och tjänster för att effektivitet ska uppnås inom alla inköpsområden. Policyn riktar sig till alla som är ansvariga för inköp av varor och tjänster inom Stiftelsen.
3. Affärsmässighet
Inköp och upphandling ska baseras på en helhetssyn utifrån detta dokument. Inköpare/upphandlare ska besitta god kompetens på området och ha hög integritet samt visa respekt för leverantörer och konsulter.
4. Definitioner
a. Varor
Med varor menas alla förnödenheter, material, utrustning och möbler, datorer, IT och telekommunikationsutrustning, dataprogramvaror, kontorsmateriel,
hushållsmaskiner, varor och utrustning som behövs för att verksamheten ska
fungera.
b. Tjänster
Tjänster är de aktiviteter och funktioner som inte kan beskrivas som varor. En tjänst tillför värde till en mottagare utan att vara ett bestående fysiskt objekt med eget värde.
c. Allmänna tjänster
Tjänster som reparation och underhåll av utrustning/möbler, lastbilstransporter, frakt, vaktmästeri, säkerhet, hyra av kontorslokaler, transport, import, logistiktjänster, media, reklam, hälsa, underhåll och andra liknande tjänster.
d. Konsulttjänster
Tjänster som kräver extern teknisk och professionell expertis utanför Erikshjälpens interna kapacitet, såsom rådgivning och granskning, förstudier, design, byggnadstillsyn, förvaltning och relaterade tjänster och tekniska eller särskilda studier som utförs av företag.
5. Grundregler
Vid upphandling av varor och tjänster gäller följande beloppsgränser:
- Upphandling ska ske i konkurrens för alla tjänsteupphandlingar överstigande fyra prisbasbelopp*.
- Upphandling ska ske i konkurrens för alla varuupphandlingar överstigande två prisbasbelopp*.
*) För 2022 är prisbasbeloppet 48.300 SEK.
Regler avseende anbudsförfrågan, anbudsutvärdering och beslut vid upphandling enligt punkt 1 och 2 ovan.
a. Fullständigt och tydligt anbudsunderlag i form av tekniska specifikationer/- uppdragsbeskrivning och kommersiella villkor ska ingå i anbudsförfrågan. Det är viktigt att specifikationerna är neutrala och om hänvisning till visst märke måste göras, ska ”eller likvärdig” läggas till.
b. Vid anbudsutvärderingen får hänsyn endast tas till sådana kriterier som angivits i förfrågan. Det anbud ska antas som anses förmånligast vid beaktande av samtliga dessa kriterier.
c. Anbud får inte infordras enbart av jämförelseskäl. Den som inbjuds lämna anbud ska också kunna räkna med att verkligen komma ifråga som leverantör.
d. Anbudsförfrågan ska skickas till åtminstone tre parter, eller annonseras.
e. Anbudsgivarkretsens sammanställning bör ej ständigt vara densamma utan
varieras från tid till annan.
f. Den anbudsgivare vars anbud antagits ska underrättas skriftligt snarast möjligt. Dock senast inom den tid under vilket anbudet är bindande för anbudsgivaren. De anbudsgivare som inte fått sina anbud antagna, ska så snart som möjligt underrättas. Erikshjälpen behöver inte ange anledningen till de anbudsgivare som avböjs.
g. Det kan anses rimligt att kraven måste anpassas till de förhållanden som råder lokalt samt lokal lagstiftning på området. Här gäller dock alltid att upphandlingen ska ske under affärsmässiga former.
Ett förenklat offertförfarande kan ske genom en skriftlig prisjämförelse av minst tre offerter om värdet av upphandlingen är mellan ett och två prisbasbelopp. Om tre offerter inte tillhandahålls, bör en motivering för avvikelsen dokumenteras, liksom grunden för valet av offert i det enskilda fallet. Beställningar som överstiger två prisbasbelopp skall omfattas av kontrakt som undertecknats av båda parter.
6. Riktlinjer
Följande aspekter ska tas i beaktande vid inköp av varor och tjänster.
a. Etik
Erikshjälpens tjänstemän, anställda eller ombud får varken begära eller ta emot gratifikationer, favörer eller något av penningvärde från leverantörer eller potentiella leverantörer. Om detta överträds kommer disciplinära åtgärder att tillämpas mot de berörda personerna. Erikshjälpen upprätthåller ärlighet, integritet och rättvisa i alla aspekter av sin verksamhet, och förväntar sig detsamma i sina relationer med sina leverantörer. Erikshjälpen har åtagit sig att främja högsta etiska normer bland sina leverantörer. Vår personal, särskilt de som är involverade i någon fas av upphandling, måste deklarera alla anknytningar med leverantörer och får inte avslöja konfidentiell information om ett projekts krav eller beröva andra anbudsgivare sådan information som sätter en anbudsgivare eller en grupp av anbudsgivare på mer fördelaktig position över andra anbudsgivare. Detta inkluderar att avslöja de andra anbudens priser, villkor, m.m. Underlåtenhet att deklarera anknytning med leverantörer ska betraktas som en intressekonflikt. Erbjudande om eller godkännande av någon form av muta, monetära eller på annat sätt, är oacceptabla och blir föremål för disciplinära åtgärder. Dessutom ska personal inte ta emot personliga provisioner, drickspengar eller gåvor från leverantörer.
b. Intressekonflikt
Erikshjälpen ska undvika situationer som kan innebära intressekonflikter för anställda, tjänstemän eller ombud eller deras närmaste familj. Leverantörer ska deklarera om de har familj eller släkt som är anställda av Erikshjälpen. Om det visar sig att en anbudsgivare har en hemlig intressekonflikt med Erikshjälpen, eller med en konkurrerande anbudsgivare, ska denne anbudsgivare diskvalificeras från att delta i
ett anbudsförfarande.
c. Bedrägeri och korruption
Uppdragsgivaren ska avvisa varje förslag som lagts fram av anbudsgivarna, och i förekommande fall säga upp avtalet, om det fastställs att de har deltagit i korrupta, bedrägliga, hemliga eller tvångsmetoder:
- Korrupta metoder innebär att erbjuda, ge, ta emot eller värva, direkt eller indirekt, något av värde för att påverka effekten av den upphandlande enheten i upphandlingsprocessen eller kontraktsutförandet.
- Bedrägliga metoder är handlingar, underlåtenhet eller förvrängningar som medvetet eller vårdslöst vilseleder eller försöker vilseleda den upphandlande enheten i upphandlingsprocessen eller kontraktsutförandet, för att undvika en skyldighet och samtidigt erhålla ekonomisk vinning eller annan fördel.
- Hemliga metoder är en hemlig överenskommelse mellan två eller flera anbudsgivare som syftar till att på konstgjord väg förändra resultaten av anbudsförfarandet för att erhålla en ekonomisk vinning eller annan fördel.
- Tvångsmetoder försämrar eller skadar eller hotar att försämra eller skada, direkt eller indirekt, någon deltagare i anbudsförfarandet för att kunna påverka deltagarens aktivitet eller för att påverka genomförandet av ett avtal.
För att undvika korruption vid inköp/upphandling ska de principer och
förhållningssätt som beskrivs i Erikshjälpens antikorruptionspolicy gälla. Se avsnitt
tre i vår antikorruptionspolicy.
d. Principer kring tilldelning av kontrakt
Ansvaret för upphandling, inklusive tilldelning och genomförande av kontrakt, vilar hos den upphandlande enheten. Erikshjälpen har en skyldighet att se till att medel som anförtros av givare används på rätt sätt med hänsyn till ekonomi och effektivitet, och utan hänsyn till politiska eller icke-ekonomiska influenser. Erikshjälpens upphandling ska generellt vägledas av:
- Kvaliteten på varor, arbeten och tjänster;
- Effektivitet och ekonomi;
- Jämställdhet och öppen konkurrens;
- Öppenhet i processen och adekvat dokumentation;
- Högsta etiska normer i alla upphandlingsverksamhet.
Ingående av kontrakt ska endast göras med leverantörer som har den potentiella förmågan att uppfylla villkoren i ett förslag till avtal. Hänsyn ska tas till sådana frågor som leverantörens värderingar, uppgifter om tidigare prestationer, dess finansiella och tekniska resurser samt om det finns tillgång till andra avgörande frågor. Ingående av kontrakt ska göras med den leverantör vars anbud är det mest fördelaktiga för Erikshjälpen med hänsyn till faktorer såsom pris, kvalité, leveranstid, betalningsvillkor med mera.
Alla leveranser och transporter av varor bör åtföljas av en fraktsedel som undertecknas av berörda personer. Mottagaren ska omedelbart återsända en kopia till avsändaren.
e. Miljö- och rättighetsaspekter
Erikshjälpen ska tillse att kraven vid upphandlingar svarar mot en miljömässigt hållbar utveckling enligt Erikshjälpens miljöpolicy. En viktig del i inköpsarbetet är därför att beakta miljöpåverkan vid val av leverantörer och ställa relevanta miljökrav, så att negativ påverkan på miljön reduceras. I detta arbete ska bedömningen utgå från en poängsättning där det ger högst poäng om leverantören har en externt granskad miljödiplomering som t ex ISO, EMAS eller liknande. Nivån under detta är om leverantören har någon form av miljöprogram men detta inte är externt granskat. Ytterligare en nivå under är om det bara finns en miljöpolicy. Lägsta nivån är om det inte finns något organiserat miljöarbete och inte heller något dokument om leverantörens miljöarbete.
Erikshjälpen ska också vid val av vara se till produktens dokumenterade miljöprestanda och göra ett informerat val. Erikshjälpen ska sträva efter att köpa så stor del miljöcertifierade produkter och tjänster som möjligt, med relevanta miljömärkningar för aktuell produktkategori. Vid inköp av varor ska dessa helst vara märkta med en eller flera av följande märkningar:
Elektronik: TCO, EPEAT, Energystar, Svanen och EU-Ecolabel.
Rengöringsmedel: Bra miljöval och Svanen.
Matvaror: KRAV-märkt, Fairtrade, MSC och ekologiskt.
Profilprodukter: Fairtrade, FSC, KRAV-märkt och ekologiskt.
Erikshjälpen ska också tillse att kraven vid val av leverantörer av varor och tjänster beaktar de grundläggande mänskliga rättigheterna såsom de kommit till uttryck i ILOs kärnkonventioner. Bland annat gäller följande förhållningsregler för våra leverantörer:
- All anställning ska vara frivillig hos leverantören.
- Arbets- och anställningslagar ska följas.
- Lagar för ersättning och befintliga kollektivavtal måste följas.
- Ett humant bemötande av alla anställda är ett grundkrav.
- Diskriminering får inte ske vid anställningsbeslut.
- Avtalade och lagstadgade säkerhetsregler måste följas.
- Beredskapsplaner för säkerhet och kriser måste finnas.
- Leverantörens anställda ska vara informerade om sina rättigheter.
- Leverantören ska ha en säker och god arbetsmiljö för sina anställda.
f. Förbud mot barnarbete
Den upphandlande enheten ska försäkra sig om att anbudsgivare inte utnyttjar barnarbete och att de grundläggande sociala rättigheterna och arbetsvillkoren efterföljs. Anbudsförfarandet ska innehålla en klausul som inte tillåter något barnarbete.
g. Kvalité
Inköparen/upphandlaren ska alltid vara tydlig och föra fram Erikshjälpens specifikationer gentemot leverantörer samt endast använda de leverantörer som uppfyller organisationens krav, behov och förväntningar. Kvaliteten på levererade produkter och tjänster ska säkerställas genom kontinuerlig uppföljning och utvärdering.
h. Upphandling av begagnade varor
Erikshjälpen kan köpa begagnade varor när det är möjligt. Valet skall göras med hänsyn till miljö och hållbarhet och när det är ändamålsenligt och kan förenas med tillräcklig funktionalitet och kvalitet.
i. Konkurrensmöjligheter
Konkurrensmöjligheter ska aktivt sökas och utnyttjas. Erikshjälpens inköpsvolym ska användas för att uppnå lägsta möjliga kostnad genom att samordna inköpen och på så sätt få ned prisnivån.
All upphandling ska genomföras på ett sådant sätt att en öppen och fri konkurrens tillhandahålls. Anbud och anbudsgivare ska behandlas objektivt så att konkurrens på lika villkor uppnås. Inköp av varor, arbeten och tjänster ska bygga på en tydlig och korrekt beskrivning av de tekniska kraven för material, produkt eller tjänst som ska upphandlas. En sådan beskrivning ska inte, i konkurrensupphandling, innehålla funktioner som i onödan begränsar konkurrensen.
j. Anpassning av upphandlingsregler
Om institutionella givare, som bidrar till en viss insats (ex. Sida, SMC, EU), har särskilda regler för upphandling som är mer krävande än Erikshjälpens, kommer dessa regler tillämpas för denna specifika insats.
Erikshjälpens Uppförandekodspolicy styr att Erikshjälpens vision och värderingar återspeglas i allt arbete och uppförande, både i och utanför organisationen. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2013-10-01.
1. Inledning
Att arbeta på Erikshjälpen medför ett stort ansvar, inte bara när det gäller genomförandet av arbetet, utan också i hur vi agerar. Erikshjälpens vision och värderingar ska återspeglas i allt vårt arbete och uppförande, både i och utanför organisationen. Det innebär att det är mycket viktigt att du bidrar till att behålla Erikshjälpens goda rykte, i ditt arbete med partnerorganisationer, i kontakt med myndigheter och med människor i allmänhet – såväl i Sverige som utomlands. Dessa riktlinjer ska följas av alla som företräder Erikshjälpen i egenskap av personal, styrelseledamöter och den som anlitas som expert eller konsult.
2. Öppenhet
Beslut måste vara öppna och tydliga. Allt du gör i ditt arbete måste vara transparent och verifierbart för kollegor och andra som Erikshjälpen väljer att involvera i arbetet.
3. Respekt
Du har ett ansvar att behandla alla människor med respekt. Du måste ha förståelse för andras åsikter och synsätt. När du arbetar för att främja barns rättigheter och för Erikshjälpens vision och värderingar i ett sammanhang som strider mot dessa värden, är det viktigt att agera eftertänksamt och med känslighet.
4. Inget missbruk av din maktposition
Utvecklingsbistånd och stöd innebär inte bara en överföring av finansiella resurser och kunskap, det medför ofta en aspekt av makt. I ditt arbete är det därför troligt att du kommer i kontakt med människor som är eller som upplever sig vara i en beroendeställning gentemot dig. Det kan vara människor i samarbetsorganisationen eller personer i målgruppen, eller andra personer inom Erikshjälpen. Du får aldrig missbruka din maktposition. Dessutom får du inte använda din maktposition för att ge andra människor fördelar som de normalt inte skulle ha haft. Ditt beteende och relationer med samarbetsorganisationen och andra människor får inte vara sådana att människor tror att du kräver eller förväntar dig olika tjänster eller förmåner.
5. Icke-diskriminering
Du får inte diskriminera någon enskild person eller grupp, oavsett kön, ålder, etnisk tillhörighet, religion, sexuell läggning, politisk övertygelse eller funktionshinder, varken hos Erikshjälpen, partnerorganisationer eller människor i allmänhet. Det är viktigt att du aktivt upprätthåller denna skyldighet inom ramen för partnersamarbetet, eftersom projekt och aktiviteter bör sträva efter att göra möjligt för ovan nämnda grupper eller personer att delta.
6. Inga sexuella övergrepp eller trakasserier
Alla former av sexuella övergrepp är förbjudet, liksom alla former av sexuella kontakter mellan vuxna och barn, d v s personer som är yngre än 18. Köp av sexuella tjänster är strängt förbjudet. Det är förbjudet att använda teknisk utrustning (datorer etc.) som Erikshjälpen tillhandahåller för att titta på eller sprida pornografiskt material. Ingen anställd eller person som du kommer i kontakt med får på något sätt utsättas för sexuella trakasserier, antingen fysiskt eller psykiskt. Sexuella trakasserier avser ovälkommet uppförande grundat på kön eller ovälkommet uppförande av sexuell natur som kränker personens integritet. Du har en skyldighet att känna till och följa Erikshjälpens Child Protection Policy – Trygga barn.
7. Icke-korruption
Korruption innebär att missbruka en organisations/företags/myndighets resurser för egen vinning. Du får inte på något sätt bidra till korruption, till exempel genom att ge eller ta emot mutor, varken i form av pengar eller andra förmåner i syfte att ge dig fördelar gentemot andra. Erikshjälpens anti-korruptionspolicy och handlingsplan har nolltolerans mot korruption. Handlingsplanen anger vem på Erikshjälpen du bör kontakta om du misstänker oegentligheter.
8. Alkohol och droger
När du arbetar (utomlands och i Sverige) är alkoholkonsumtion endast tillåten i speciella undantagsfall, till exempel vid officiella middagar och liknande tillställningar. Vid dessa tillfällen är det oerhört viktigt att konsumera alkohol med måtta. Under din lediga tid under ett tjänsteuppdrag ska du också vara återhållsam i din alkoholkonsumtion eftersom du är en representant för Erikshjälpen. Erikshjälpen bjuder aldrig på alkohol. Alkoholkonsumtionen är helt förbjudet vid körning och som passagerare bör du alltid reagera om du misstänker att föraren är berusad. Alla former av inblandning i, innehav eller konsumtion av droger är förbjudna, såvida de inte är receptbelagda läkemedel för eget bruk.
9. Kunskap om denna uppförandekod
Alla som arbetar för Erikshjälpen, all personal, styrelsemedlemmar och personer som anlitas som experter eller konsulter, måste göras förtrogna med denna uppförandekod. Som en av dessa personer är du skyldig att känna till och följa dessa riktlinjer.
10. Uppföljning
Denna uppförandekod är ett styrande dokument som har antagits av Erikshjälpens styrelse. Från och med 2013-10-01 ska den vara undertecknad av samtliga som engageras i uppdrag för Erikshjälpen, all personal, styrelse och de som arbetar som experter eller konsulter. Vid misstanke om brott mot uppförandekoden, ska du få en skriftlig varning och möjlighet att svara på anklagelserna. Upprepad eller avsiktlig överträdelse av uppförandekoden kan leda till uppsägning av anställning/uppdrag. Varje uppsägning kommer att läggas fram för styrelsen för ett slutligt beslut i frågan. Om en underlåtenhet att följa reglerna också är ett brott mot svensk lag, kan det bli aktuellt med polisanmälan.
Erikshjälpens Placeringspolicy har till syfte att lägga grunden för en ansvarsfull och effektiv finansiell förvaltning som ger stiftelsen långsiktigt hållbara förutsättningar att utföra sitt uppdrag för barn i världen. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2023-09-22.
1. Inledning
”Att verka i Eriks anda innebär för oss att vara inkännande, möjlighetsfokuserad, kreativ och djupt medveten om vilket ansvar de innebär att förvalta givarnas gåvor och förtroende”. Ovanstående citat ur Erikshjälpens värdegrund beskriver väl den hållning som ska gälla hela den ekonomiska förvaltningen inom stiftelsen och inte minst den kapitalförvaltning som sker genom olika former av placeringar. Syftet med denna policy är att lägga grunden för en ansvarsfull och effektiv finansiell förvaltning som ger stiftelsen långsiktigt hållbara förutsättningar att utföra sitt uppdrag för barn och världen de drömmer om.
2. Ansvarsfördelning
Den grundläggande ansvarsfördelningen inom stiftelsen finns dokumenterad i den av styrelsen fastställda arbets- och beslutsordningen som revideras varje år. Nedanstående beskrivning är baserad på de delegationsbestämmelser som anges där.
2.1 Styrelsens ansvar
Styrelsen ska
- ansvara för och bevaka att förvaltningen sker på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med stiftelsens stadgar, värdegrunden och denna placeringspolicy
- en gång per år eller vid behov fastställa eller revidera placeringspolicyn.
2.2 Generalsekreterarens ansvar
Generalsekreteraren ska
- besluta om kapitalförvaltningen inom de ramar som är fastlagda av styrelsen i denna placeringspolicy eller genom andra styrelsebeslut
- löpande följa upp och utvärdera kapitalförvaltningens resultat
- ansvara för rapporter till styrelsen om utfall och risker i kapitalförvaltningen.
Generalsekreteraren kan delegera ansvaret för den löpande förvaltningen till Administrativ chef/ekonomichef eller tjänsteman i liknande ställning. Generalsekreteraren har dock alltid det övergripande ansvaret för kapitalförvaltningen.
2.3 Värdepapperskommitté
Generalsekreteraren utser en värdepapperskommitté med ansvar att sköta placeringar. Denna kommitté ska bestå av administrativ chef/ekonomichef och tjänstemän i liknande ställning. Kommittén kan också utse externa experter med uppgift att råda och förbereda placeringsbeslut. Tjänstemännen i kommittén ska utföra fattade placeringsbeslut samt följa utvecklingen av gjorda placeringar.
Kommittén kan genom delegation på egen hand genomföra förändringar i portföljen ensligt vad som stadgas i denna policy. De genomförda förändringarna i portföljen ska alltid redogöras till styrelsen.
3. Placeringsregler
3.1 Allmänt
Stiftelsen skalla förvalta sina medel på ett sådant sätt att kravet på god avkastning och betryggande säkerhet tillgodoses. Stiftelsen väljer placeringar med låg risk och spekulerar inte med gåvomedel.
Medlen ska förvaltas på ett etiskt försvarbart sätt i enlighet med stiftelsens grundläggande värderingar (se nedan). Enligt beslut i styrelsen ska Erikshjälpen ha ett balanserat eget kapital som motsvarar aktuell omsättning för en period om 5-7 månader.
3.2 Etik
Erikshjälpen väljer placeringar i börsnoterade företag och aktiefonder som följer de internationella konventionerna om mänskliga rättigheter och miljö som Sverige antagit och det gäller främst:
- ILO-konventionerna
- konventioner om de mänskliga rättigheterna
- barnkonventionen
- konventioner mot mutor och korruption
- internationella miljökonventioner.
Vi väljer bort placeringar i företag vars verksamhet avser tillverkning och/eller försäljning av alkoholprodukter, pornografi, tobak och tobaksprodukter, vapen, kommersiell spelverksamhet eller utvinning av fossil energi (naturgas inkl. skiffergas, petroleum och kol). Vapen definieras som produkter med ändamålet att döda, stympa eller ödelägga och som säljs till militära användare, inklusive produkter som används som plattform för vapen och strategiska produkter, t.ex. krigsfartyg, tanks och stridsflygplan.
3.3 Likvida medel
Likvida medel hålls på transaktionskonto med bästa möjliga ränta. Likvida medel ska motsvara en månads omsättning.
3.4 Placeringsbara medel
Med placeringsbara medel avses kapital som är tillgängligt för placeringar i aktier, obligationer, fonder och räntebärande värdepapper. Detta kapital ska placeras för att ge en långsiktigt god avkastning. Minst 80% av de placeringsbara medlen ska placeras så att de på maximalt 14 dagar kan omvandlas till likvida medel.
Baserat på marknadsvärdet ska stiftelsens placeringar fördelas enligt följande:
| Tillgångsslag | Minimum % | Normalläge % | Maximum % |
|---|---|---|---|
| Aktierelaterade placeringar | 0 | 50 | 60 |
| Ränterelaterade placeringar | 40 | 50 | 100 |
Löpande under året kan det ske avvikelser från ovan angivna minimum och maximum nivåer orsakade av uppgångar och nedgångar som påverkar procenttalens utfall. Placering i enskild aktie får högst uppgå till 10% av hela aktieportföljen. Placeringar i svenskt Investmentbolag får högst uppgå till 20% av hela aktieportföljen.
3.5 Värdepapper erhållna genom arv eller gåva
Värdepapper som erhålles genom arv eller gåva säljes så snart som möjligt om inte specifika hinder eller särskilda skäl föreligger.
4. Avstämning och anpassning av placeringar
En avstämning av hur aktuella placeringar ser ut i relation till ovanstående fördelningsriktlinjer (3.4) och policyn i övrigt ska ske minst en gång i halvåret. Om avstämningen visar att placeringarna avviker från gällande riktlinjer ska åtgärder vidtas för att korrigera portföljen. Förändring av placeringarna ska då ske så snabbt som möjligt med hänsyn tagen till placeringarnas värde och tillgängliga alternativ. Administrativ chef/ekonomichef ansvarar för att avstämningen genomförs och rapporterar till generalsekreteraren.
5. Rapportering
Rapportering av placeringar och avkastning sker årligen i samband med årsredovisningen. Vid större avvikelser eller extraordinära händelser som har eller riskerar att påverka stiftelsens finansiella ställning ska generalsekreteraren informera styrelsen snarast.
ERIKS Anti-Corruption Policy is Erikshjälpens Antikorruptionspolicy in English. The policy describes how we define and relate to corruption and how we work to counteract, detect and act on corruption. Adopted by Erikshjälpen’s Board of Directors April 2024.
1. Introduction and Purpose
ERIKS Development Partner (hereafter ERIKS) is a non-profit second-hand business and a child rights organisation that works to ensure that children’s rights are respected, protected, and fulfilled in Sweden and around the world. Corruption is always an obstacle to social and economic development. It also risks damaging ERIKS´ trust among those we work with in our programmes, as well as in relation to private and institutional donors, partners, and customers in our stores. ERIKS, therefore, sees corruption as a serious risk that counteracts our vision of a changed world where children’s dreams come to life.
Parts of ERIKS´ programmes, both in Sweden and internationally, are carried out in environments and contexts with a relatively high risk of corruption, which requires specific measures and approaches. Countries with a high level of inequality, weak democracy, and conflicts often have a higher risk of corruption. Likewise, internal risks such as handling large amounts of money, close and long-term relationships between colleagues and representatives of different actors, along with weak internal control can foster corruption. There is also a risk of corruption in, for example, procurements, purchases, and corporate collaborations that often occur in Sweden.
The purpose of this policy is to describe how ERIKS defines and relates to corruption and how we work to prevent, detect, and act on corruption.
ERIKS’ work with anti-corruption is based on our identity document “In the Service of Love”, which establishes our values. In addition to this, the following documents are linked to our work on anti-corruption:
- Policy for Feedback, Complaints and Whistleblowing
- Procurement Policy
- Code of conduct
- Child Safeguarding Policy
- Personnel and Recruitment Policy
This policy is valid for all parts of ERIKS´ operations, i.e., both ERIKS Development Partner and ERIKS Second Hand, in Sweden and internationally, and applies to ERIKS’ staff, interns, volunteers, elected officials, and consultants. Through agreements, the policy also applies to ERIKS´ international partner organisations.
2. Definition and approach
Definition
ERIKS follows Sida’s definition of corruption, which is the abuse of trust, power, or position for improper gain. Corruption includes, among other things, bribery, embezzlement, extortion, conflict of interest, nepotism, and other similar improprieties. The definition thus means that someone uses their position of power to benefit themselves, a relative, or their own interests. The benefit can include both financial and other advantages. Corruption also refers to the neglect to take action.
Approach
ERIKS’ approach to corruption is based on Sida’s anti-corruption rule, which means to always prevent, never accept, always inform, and always act. This should be applied in all situations, even if it means that interventions are delayed or partnerships terminated.
ERIKS is subject to Swedish law. Swedish laws and regulations apply to ERIKS’ work abroad, where local legislation and rules must also be followed and respected. However, local legislation can never be used as an excuse for corrupt or unethical actions.
3. Implementation
Always prevent
ERIKS works at all levels to make risk assessments that include risks of corruption. Structures and systems within the organisation should always be designed to minimize the risk of corruption and at the same time values and ethics should continuously be discussed. All employees, elected officials, and volunteers have a responsibility to prevent corruption and should be given training and support in how they can do this.
Trust is also an important part of preventing corruption. Therefore, ERIKS works constantly to build trusting relationships with partners and to create a good and constructive dialogue.
Never accept
ERIKS’ employees, interns, elected officials, volunteers, and consultants should never accept corruption or corrupt actions, whether in ERIKS’ own programmes or in programmes that we support financially or in other ways. It is our collective responsibility to ensure that every part of our operations is characterized by fairness, transparency, and accountability. Never accepting corruption means not only compliance with the law but also acting based on our values and being role models for ethical behaviour in all situations. At the slightest suspicion of an irregularity, this should be reported.
Always inform
ERIKS´ employees, interns, elected officials, volunteers, and consultants are obliged to report suspected or detected corruption through our complaint and whistleblowing functions on our international website (eriksdevelopment.org) or our Swedish website (erikshjalpen.se). Further reporting measures and descriptions of responsibilities are available in our Guidelines for Complaints and Response Mechanism. If it concerns an intervention financed by Sida, the Swedish Mission Council (SMR) must be informed. If the intervention has another institutional donor, the respective donor must be informed.
Always act
ERIKS must always act on tips, warning signals, and suspicions of corruption. The action should be taken with discretion and respect for those involved. ERIKS investigates all suspicions of corruption, and appropriate measures are taken to handle the specific case and prevent something similar from happening again. Internal and external informants and whistleblowers are offered anonymity and other security measures if needed. The routines for how a case is assessed are the same whether the information first reaches ERIKS through our complaint or whistleblowing functions or in another way. More information about the procedure in case of suspected corruption is available on our website and in our Policy for Feedback, Complaints and Whistleblowing.
Transparency
ERIKS always strives for openness and transparency in all parts of the organisation’s operations. This applies to policies, strategies, plans, decisions, and reports. Through this, insight into and scrutiny of the operations are made possible, which can contribute to increasing trust in ERIKS among employees, volunteers, and elected officials, as well as partners and other actors.
Accountability
ERIKS strives for clarity in mandate and division of responsibilities and to have structures and systems to trace mistakes and deliberate errors. Those responsible within the organisation should be held accountable for their actions. An important part of this work is our complaint and whistleblowing functions through which suspected corruption can be reported. What we define as complaints and whistleblowing is described on our website and in our Policy for Feedback, Complaints and Whistleblowing.
Partner organisations
ERIKS encourages and supports our international and national partner organisations to have their own systems and routines for working preventively with corruption and to detect and report on corruption as early as possible. Through our agreements with partners, it is regulated how partner organisations and ERIKS act in case of suspected corruption.
ERIKS strives for an open and continuous dialogue with partners on the issue of corruption and around values and ethics. Support is given to partner organisations that need to improve their internal control systems or implement other measures that prevent corruption.
Communication
This policy should be available on ERIKS’ intranet and website as well as shared and attached as an appendix when agreements are signed with a partner organisation. It should also be presented to new employees as well as elected officials, interns, volunteers, and consultants within the organisation.
4. Follow up
To have a successful work against corruption, continuous follow-up and evaluation of the work must be done. The Secretary General is ultimately responsible for the work with anti-corruption, that the policy is followed, and that the work is evaluated. The policy is approved by ERIKS’ board and revised as needed.
All directors and managers within both ERIKS Development Partner and ERIKS Second Hand have a responsibility to integrate anti-corruption work into their operations. The immediate manager also has a responsibility to ensure that employees are aware of the policy and the other documents that reflect ERIKS’ view on and work with corruption. All employees, in turn, have a responsibility to contribute to the realisation of the policy’s intentions and to work for anti-corruption.
Erikshjälpens Antikorruptionspolicy beskriver hur vi definierar och förhåller oss till korruption samt hur vi arbetar för att motverka, upptäcka och agera vid korruption.
Fastställd av Erikshjälpens styrelse 2024-04-12. Erikshjälpens Antikorruptionspolicy finns på engelska och heter då ERIKS Anti-Corruption Policy.
1. Inledning och syfte
Erikshjälpen är en ideell second hand-verksamhet och en barnrättsorganisation som arbetar för att barns rättigheter ska respekteras, skyddas och tillgodoses i Sverige och runtom i världen. Korruption är alltid ett hinder för social och ekonomisk utveckling. Det riskerar även att skada Erikshjälpens förtroende bland dem vi arbetar tillsammans med i våra insatser samt i relation till privata och institutionella givare, samarbetspartners och kunder i våra butiker. Erikshjälpen ser därför korruption som en allvarlig risk vilken motverkar vår vision om en förändrad värld där barns drömmar får liv.
Delar av Erikshjälpens verksamhet både i Sverige och internationellt, genomförs i miljöer och kontexter med relativt stor risk för korruption vilket kräver specifika åtgärder och förhållningssätt. Länder med stor ojämlikhet, svag demokrati och konflikter har ofta en högre risk för korruption. Likaså kan interna risker såsom att hantera stora summor pengar, nära och långa relationer mellan kollegor och representanter för olika parter samt svag intern kontroll främja korruption. Även vid till exempel upphandlingar, inköp och företagssamarbeten som ofta sker i Sverige finns en risk för korruption.
Syftet med denna policy är att beskriva hur Erikshjälpen definierar och förhåller sig till korruption samt hur vi arbetar för att motverka, upptäcka och agera vid korruption.
Erikshjälpens arbete med antikorruption har sin utgångspunkt i vårt identitetsdokument ”I kärlekens tjänst” som fastställer vår värdegrund. Utöver det är även följande dokument kopplade till vårt arbete kring antikorruption:
- Policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning
- Upphandlingspolicy
- Uppförandekod
- Policy för barns trygghet och skydd
- Personal och rekryteringspolicy
Denna policy är giltig för alla delar av Erikshjälpens verksamhet, d.v.s. barnrättsorganisationen och Erikshjälpen Second Hand, i Sverige och internationellt, och gäller för Erikshjälpens personal, praktikanter, ideellt aktiva, förtroendevalda och konsulter. Policyn gäller via avtal även för Erikshjälpens internationella partnerorganisationer.
2. Definition och förhållningssätt
Definition
Erikshjälpen följer Sidas definition av korruption vilken är missbruk av förtroende, makt eller position för otillbörlig vinning. Korruption innefattar bland annat mutor, bestickning, förskingring, utpressning, jäv, nepotism och andra liknande oegentligheter. Definitionen innebär alltså att någon utnyttjar sin maktposition för att gynna sig själv, någon närstående eller sitt eget intresse. Vinningen kan inkludera såväl ekonomiska som andra fördelar. Med korruption avses även underlåtenhet att vidta åtgärder.
Förhållningssätt
Erikshjälpens förhållningssätt till korruption tar sin utgångspunkt i Sidas antikorruptionsregel som innebär att alltid förebygga, aldrig acceptera, alltid informera och alltid agera. Detta ska appliceras i alla situationer även om det innebär förseningar av insatser eller avslutande av partnerskap.
Erikshjälpens verksamhet lyder under svensk lag. De svenska lagarna och förordningarna tillämpas för Erikshjälpens arbete utomlands där även lokal lagstiftning och regler ska följas och respekteras. Dock kan aldrig lokala lagar användas som en ursäkt till korrupta eller oetiska handlingar.
3. Implementering
Alltid förebygga
Erikshjälpen arbetar på alla nivåer med att göra riskbedömningar som inkluderar risker för korruption. Strukturer och system inom organisationen ska alltid utformas så att risken för korruption minimeras samtidigt som värderingar och etik fortlöpande diskuteras. Alla anställda, förtroendevalda och ideellt aktiva har ett ansvar att förebygga korruption och ska ges utbildning och stöd i hur de kan göra detta.
Förtroende är även en viktig del i att motverka korruption. Erikshjälpen arbetar därför ständigt med att bygga tillitsfulla relationer med samarbetspartners och för att skapa en god och konstruktiv dialog.
Aldrig acceptera
Erikshjälpens anställda, praktikanter, förtroendevalda, ideellt aktiva och konsulter ska aldrig acceptera korruption eller korrupta handlingar, vare sig i den egna verksamheten eller i insatser som vi stödjer finansiellt eller på andra sätt. Det är vårt gemensamma ansvar att säkerställa att varje del av vår verksamhet präglas av rättvisa, transparens och ärlighet. Att aldrig acceptera korruption innebär inte bara att följa lagen utan också att agera utifrån vår värdegrund och att vara förebilder för etiskt agerande i alla situationer. Vid minsta misstanke om en oegentlighet ska detta rapporteras.
Alltid informera
Erikshjälpens anställda, praktikanter, förtroendevalda, ideellt aktiva och konsulter är skyldiga att anmäla misstänkt eller upptäckt korruption via vår funktion för klagomål alternativt visselblåsning på vår webbsida. Fler rapporteringsvägar och ansvarsbeskrivningar finns i vår policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning.
Om det gäller en insats finansierad av Sida ska Svenska Missionsrådet (SMR) informeras. Om insatsen har en annan institutionell givare så ska aktuell part informeras.
Alltid agera
Erikshjälpen ska alltid agera vid tips, varningssignaler och misstanke om korruption. Agerandet ska ske med diskretion och med respekt för de inblandade. Erikshjälpen utreder alla misstankar om korruption och lämpliga åtgärder vidtas för att hantera det specifika fallet samt förhindra att något liknande händer igen. Interna och externa rapportörer och visselblåsare erbjuds anonymitet och även andra säkerhetsåtgärder om så behövs. Rutinerna för hur ett ärende bedöms är desamma oavsett om informationen först kommer till Erikshjälpen genom vår funktion för klagomål och visselblåsning eller på annat sätt. Mer information om förfarande vid misstänkt korruption finns på vår webbsida samt i vår policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning
Transparens
Erikshjälpen eftersträvar alltid öppenhet och transparens i alla delar av organisationens verksamhet. Detta gäller för policys, strategier, planer, beslut och rapporter. Genom detta möjliggörs insyn i och granskning av verksamheten vilket kan bidra till att förtroendet för Erikshjälpen bland anställda, ideella och förtroendevalda samt partners och andra aktörer ökar.
Ansvarsutkrävande
Erikshjälpen strävar mot att ha en tydlighet i mandat och ansvarsfördelning samt att ha strukturer och system för att kunna spåra misstag och medvetna fel. De personer som har ansvar inom organisationen ska kunna ställas till svars för sina handlingar. En viktig del av detta arbete är vår funktion för klagomål och visselblåsning där misstänkt korruption kan anmälas. Vad vi definierar som klagomål respektive visselblåsning finns beskrivet på vår webbsida samt i vår policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning.
Deltagande
Alla relevanta aktörer inom Erikshjälpens samarbeten, inklusive de avsedda målgrupperna, ska ha ett ägarskap och inflytande över planeringen, genomförandet och uppföljningen i våra samarbeten för att på så sätt enklare kunna vara med i arbetet mot korruption.
Partnerorganisationer
Erikshjälpen uppmuntrar och stödjer våra internationella och nationella partnerorganisationer i att ha egna system och rutiner för att arbeta förebyggande med korruption samt att upptäcka och rapportera korruption i ett så tidigt skede som möjligt. Genom våra och partners avtal regleras hur partnerorganisationer och Erikshjälpen agerar vid misstänkt korruption.
Erikshjälpen strävar mot att ha en öppen och kontinuerlig dialog med partners i frågan om korruption samt kring värderingar och etik. Stöd ges till partnerorganisationer som behöver förbättra sina interna kontrollsystem eller implementera andra åtgärder som förebygger korruption.
Kommunikation
Denna policy ska finnas tillgänglig på Erikshjälpens intranät och hemsida samt delas och läggas till som en bilaga när avtal tecknas med en partnerorganisation. Den ska även presenteras för nyanställda samt förtroendevalda, praktikanter, ideellt aktiva och konsulter inom organisationen.
4. Uppföljning
För att ha ett framgångsrikt arbete mot korruption måste kontinuerlig uppföljning och utvärdering av arbetet göras. Generalsekreteraren är ytterst ansvarig för arbetet med antikorruption, att policyn följs och att arbetet utvärderas. Policyn antas av barnrättsorganisationens styrelse och revideras vid behov.
Samtliga chefer inom både barnrättsorganisationen och second hand-verksamheten har ett ansvar för att anti-korruptionsarbetet blir en integrerad del av arbetet inom sin verksamhet. Närmsta chef har även ansvar för att medarbetarna känner till policyn och de andra dokument som reflekterar Erikshjälpens syn på och arbete med korruption. Alla medarbetare har i sin tur ett ansvar att medverka till att policyns intentioner förverkligas och att verka för antikorruption.
ERIKS Code of Conduct is Erikshjälpens Uppförandekodspolicy in English. The policy governs that Erikshjälpen’s vision and values are reflected in all work and conduct, both inside and outside the organization. Adopted by Erikshjälpen’s board 2013-10-01.
1. Introduction
Being involved with ERIKS brings with it great responsibility, not only in the implementation of the work, but also in terms of the behaviour of the people involved. The vision and values of ERIKS are to be reflected in all our work and conduct, inside and outside the organisation. This means that it is very important for you to maintain our good reputation, in your work with partner organisations, in contact with authorities and with people in general – in-country and abroad.
These guidelines are expected to be adhered to by everyone who engages in assignments on behalf of ERIKS; all staff, board members, and those engaged as experts or consultants.
2. Transparency
Decisions must be open and transparent. Everything you do in your work must be transparent and verifiable for collegues and others ERIKS chooses to involve in this work.
3. Respect
You have a responsibility to treat all people with respect. You must have understanding for the opinions and views of others. When working to promote child rights and ERIKS’ vision and values in a context which conflicts with these values, it is important to act wisely and with sensitivity.
4. No Abuse of Your Position of Power
Development aid and assistance not only means a transfer of financial resources and knowledge, it often brings with it an aspect of power. In your work, it is therefore likely that you will come into contact with people who are or who feel as though they are in a position of dependence to you. This could be people in the partner organisation or people in the target group, or other people within ERIKS. You must never abuse your position of power. In addition, you must not abuse your position of power to give other people benefits that they would not normally have had. Your behaviour and relationship with the partner organisation and other people must not be such that people believe you are demanding or expecting different services or benefits.
5. Non-Discrimination
You must not discriminate against any individual person or group, irrespective of gender, age, ethnic background, religion, sexual preference, political beliefs or functional impairment; either within ERIKS, the partner organisation or people in general. It is important that you pursue this obligation actively in the framework of partnership collaboration, as project and its activities should aim at making it possible for the aforementioned groups or people to take part.
6. No Sexual Abuse or Harassment
All forms of sexual abuse are forbidden, as are all forms of sexual contact between adults and children, i.e. persons under the age of 18. Purchasing sexual services is strictly forbidden. It is forbidden to use the technical equipment (computers etc.) that ERIKS provides you with to look at or spread pornographic material. No employee or person that you come into contact with should in any way be exposed to sexual harassment, either physically or psychologically. Sexual harassment refers to unwelcome behaviour based on gender, or unwelcome behaviour of a sexual nature that violates the person’s integrity. You have an obligation to know about and follow ERIKS’ Child Protection Policy.
7. Non-Corruption
Corruption means misusing an organisation’s/company’s/authority’s resources for your own benefit. You must not in any way contribute to corruption, for example by giving or receiving bribes, either in the form of money or other benefits with the aim of giving you advantages over others. ERIKS’ Anti-Corruption policy and response plan have a zero tolerance approach to corruption. If you suspect any irregularities, the response plan tells you whom at ERIKS to contact.
8. Alcohol and Drugs
When you are working (in-country or abroad), alcohol consumption is only allowed in exceptional circumstances, such as official dinners or similar occasions. On these occasions, it is extremely important to consume alcohol in moderation. During your free time on work mission, you should also be restrained in your alcohol consumption, as you are a representative for ERIKS. ERIKS never pays or offers alcohol. Alcohol consumption is completely forbidden when driving, and as a passenger, you should always react if you suspect that the driver is drunk. All forms of involvement with, possession or consumption of narcotic preparations are forbidden, unless when they are prescription drugs for your own use.
9. Knowledge of the Guidelines
Everyone who engages in assignments on behalf of ERIKS; all staff, board members, and those engaged as experts or consultants, must be made familiar with this Code of Conduct. Being one of these persons, you are obliged to familiarize yourself with and follow these guidelines.
10. Follow-up
This code of conduct is a guiding document that has been adopted by ERIKS’ Board of Directors. From October 1st 2013, this document must be signed by all engaged in assignments on behalf of ERIKS; all staff, board of directors, and those engaged as experts or consultants. In case of suspected breach of the Code of Conduct, you must be given a written warning and the possibility to respond to the allegations. Repeated or deliberate breach of the Code of Conduct may result in termination of the employment/assignment. Any termination of employment will be presented to the Board of Directors for a final decision on the matter. If a failure to follow the regulations is also a breach of Swedish law, you can also be taken to court.
Eriks Child Safeguarding Policy is Policy för barns rätt till trygghet och skydd in English. The policy aims to formulate and clarify the principles and approaches that Erikshjälpen applies to prevent children from being harmed and how the organization acts if any child is harmed in any of Erikshjälpen’s activities.
Adopted by Erikshjälpen’s board 2022-02-03. Minor adjustment approved by Erikshjälpen and Erikshjälpen Second Hand’s management groups 2023-01-31.
1. Introduction and purpose
ERIKS vision is “A better world where children’s dreams come true”. It is a world where every child feels safe and secure. Therefore, ERIKS takes all necessary measures to ensure that the organisation, its programs, and employees have the best interests of the child in focus and prevent children from being harmed. Any suspicious or confirmed cases of neglect, violation and abuse are taken seriously and handled according to established procedures and guidelines.
This Child Safeguarding Policy aims to formulate and clarify the principles and approaches that ERIKS applies to prevent children from being maltreated and how the organisation acts if any child is harmed in any of ERIKS’ activities. It applies to the entire ERIKS, which means the Child Rights- and the Second Hand- organisation in Sweden as well as internationally and should be applied to by ERIKS’s employees, trainees, field students, volunteers, recruiters, board members, consultants and other people who perform work for ERIKS. The policy determines responsibilities and roles in the work to ensure that children are protected and safe within the organisation. The policy is complemented by a position paper¹, describing ERIKS’s view on children’s right to protection and explaining how ERIKS works with this issue as a focus area in the program activities.
The Child Safeguarding Policy interacts with the organisation’s other policies. When needed, guidelines and practices are developed to provide guidance to employees in how the work should be carried out within different parts of the organisation.
ERIKS is a child rights organisation and works primarily with a focus on children. A child is any person under the age of 18. ERIKS’s own activities or projects supported by ERIKS also involve young adults, above the age of 18. The overarching principles of the right to protection in this policy, and related documents, apply to all persons who participate in or are affected by ERIKS’s work and activities.
The policy’s main message is adapted and made accessible and understandable to participating children in the activities for which ERIKS is directly responsible.
In cases where activities are carried out by partners, and the partner has its own policy for child safeguarding, the partners policy should be followed.
This policy is followed up annually and revised if necessary.
¹ERIKS’ Thematic Position paper – Right to Protection
2. ERIKS’ fundamental values
ERIKS’ commitment to work for the rights of the child is guided by the organisation’s identity and values – to work in the spirit of founder Erik Nilsson, based on Christian values, a Christian view of humanity, and the UN Convention on the Rights of the Child. The Convention on the Rights of the Child clearly states that every child has the right to life and development, and to be protected from all forms of violence, abuse, maltreatment, and exploitation. All children, without distinction, have the right to be protected in the activities of ERIKS and its partners. Everything ERIKS does should have the best interests of the child in focus. Therefore, ERIKS commits itself to create safe environments for children where they can develop and prosper, as well as to integrate measures to ensure children’s safety and protection in all processes and systems within the organisation. ERIKS has zero tolerance for child exploitation and abuse, as well as violations and harassment.
ERIKS adheres to the following definition of child protection: Measures and structures to prevent and respond to abuse, neglect, exploitation, and violence affecting children. Child protection means safeguarding children from harm. Harm includes violence, abuse, exploitation, and neglect. The goal of child protection is to promote, protect and fulfil children’s rights to protection from abuse, neglect, exploitation, and violence as expressed in the UN Convention on the Rights of the Child (UNCRC) and other human rights, humanitarian and refugee treaties and conventions, as well as national laws.²
In addition to the above, ERIKS recognizes that harm includes physical, sexual, social, psychological, emotional, and spiritual aspects which affect the child’s health, survival, development, or dignity in the context of a relationship or responsibility, trust, or power. Children must be protected from both potential and actual harm.
² ERIKS Thematic Position paper – Right to Protection
3. ERIKS’ commitments to ensure that children are protected
In order to ensure children’s right to protection in their activities, ERIKS undertakes to prevent, act and follow up as follows:
3.1 Prevent
All workers in Sweden and internationally, i.e., employees, trainees, field students, volunteers, recruiters, board members, consultants and other people who perform work for ERIKS are obliged to sign that they have read and understood ERIKS’s policy and will follow its guidelines.
When recruiting workers for work assignments together with children, their suitability is checked through, for example, references and extracts from criminal records.
ERIKS creates awareness among staff and other persons concerned about the issue of children’s safety and protection through information and training.
ERIKS plans its work so that risks are minimized for children to be harmed, exploited, or abused, which includes carrying out risk assessments.
ERIKS has an easily accessible and child-friendly complaints and response mechanism for reporting on anomalies in its activities as well as routines for how complaints should be followed up.
ERIKS informs participants and guardians in activities for which ERIKS is directly responsible about the Policy on Child Safeguarding and where they can turn to report irregularities. In cases where activities are carried out by partners, it is the partner’s responsibility to inform participants and guardians about its policy. The partner’s reporting procedure shall be followed.
ERIKS has specially appointed persons (child protection representatives) in the organisation with the task of proactively monitoring the issue of children’s safety and protection and ensuring that the organisation’s commitments are fulfilled.
ERIKS ensures that partner organisations within the programs have their own policy for child safeguarding and that it is complied with. ERIKS also encourages partners to have their own child-friendly complaints and response mechanism. In cases where such a policy is missing, partners must apply ERIKS’s policy until they have designed their own.
3.2 Act
ERIKS commits itself to take any concerns raised seriously and to act promptly based on developed guidelines and practices in the event of suspicion of or detected misconducts and irregularities related to children’s right to safety and protection. ERIKS also ensures that partners act according to this paragraph.
ERIKS assists in facilitating any investigation in cases that must be reported to authorities.
3.3 Follow up
If misconducts or irregularities are detected, this is followed up with measures to ensure that the incident does not happen again. It may involve amendments of routines, suspension of cooperation or transfer of staff or termination of contracts. Victims of abuse or violation are offered support based on what the situation requires.
4. Reporting
In the event of suspicion of or detected misconducts and irregularities relating to children’s right to safety and protection in ERIKS´s activities, reporting must be done in accordance with decided guidelines. Internal reporting takes place in all cases. Reporting to the relevant authorities is made after consultation with the nearest manager concerned and where the conclusion is that it should be done.
In the event of incidents within international projects supported by ERIKS, ERIKS’ regional offices ensures that the partner organisation handles the matter in accordance with the current policy and applicable laws and regulations in the country in question.
All reporting, both near miss and incident reporting, shall take place urgently, if possible, within 24 hours.
All reports received are handled professionally, confidentially and in the most appropriate manner. If the authorities need to be involved, this is done with the best interests of the child in mind.
For more detailed instructions on reporting procedures guidelines should be available.
5. Liability
The Boards of ERIKS and ERIKS Second Hand are responsible for adopting the policy and for revising it if necessary.
The Secretary General of ERIKS and Chief Executive Officer for ERIKS Second Hand have the ultimate responsibility for the safety and protection of children within ERIKS’ activities, that the policy is implemented, followed, and complied with as well as kept alive and updated. A summary description of how the policy has been complied with should be included in ERIKS’ annual report.
Each program director and regional manager are responsible for ensuring that the policy is followed in their area of responsibility, and that perspectives on children’s safety and protection are integrated into all work. This is done in consultation with the specially appointed child protection representatives from the program departments.
In international projects run by partners, the regional manager is responsible for ensuring that a Child Safeguarding Policy are in place and complied with.
Everyone who works for ERIKS (employees, trainees, field students, volunteers, recruiters, board members, consultants and other people who perform work for ERIKS) should contribute to ensure that children are safe within the organisation’s activities by following this policy and attached guidelines, as well as reporting deviations from the policy.
In connection with temporary visits to ERIKS’s projects or activities, in Sweden as well as internationally, where children participate, receiving staff are responsible for ensuring that visitors follow ERIKS’s Child Safeguarding Policy and associated guidelines
6. Attachments
- Attachment 1: Definitions
- Attachment 2: Guidelines for child safeguarding and reporting procedure
- Attachment 3: Statement of acceptance for child safeguarding
7. Certification
I hereby certify that I have read and understood ERIKS Child Safeguarding Policy and associated attachments. I undertake to always act in accordance with this policy and to contribute to its compliance with the organization. I undertake to do everything I can, based on my powers and responsibilities, to protect children from harm, risk of harm or of being subjected to violation and abuse as well as to report deviations from the policy. I thereby contribute to ensuring that children can be safe and secure in all the activities conducted by ERIKS and its partners.
I understand that violations of ERIKS Child Safeguarding Policy can lead to labor law measures and constitute reasons for the termination of my employment or assignment for ERIKS.
I am aware that certain behaviors that breach ERIKS Child Safeguarding Policy might result in a police report which can lead to consequences under criminal law.
Barns rätt till trygghet och skydd
Erikshjälpen arbetar för alla barns rätt till trygghet och skydd, för att påverka och förändra att många barn i världen far illa. Vårt mål är att alla barn ska kunna leva ett liv i trygghet.
Läs mer om hur vi arbetar med trygghet och skydd
Erikshjälpens insamlingspolicy är styrande för all insamling inom Erikshjälpen och ska tillämpas vid alla typer av insamling. Godkänd av Erikshjälpens styrelse 2024-11-29.
1. Inledning och syfte
På Erikshjälpen samlar vi frimodigt in pengar för att kunna fortsätta vårt arbete för en förändrad värld där barns drömmar får liv. Vi förverkligar barns rättigheter genom insatser för utbildning och fritid, hälsa och trygghet och skydd, samt humanitära insatser. Så vill vi ge barn och unga runt om i världen hjälp och möjlighet att våga drömma om framtiden. Vi tror på barnen och vill ge dem förutsättningar till ett bättre liv och en tryggare framtid.
Enligt Erikshjälpens värdegrund vill vi verka i “Eriks anda”. Detta innebär att vi tar ansvaret för att förvalta givarnas gåvor och förtroende på stort allvar. Erikshjälpens insamlingsarbete vänder sig till privatpersoner, företag, församlingar och föreningar. Vi betraktar varje gåva som ett uttryck för personligt engagemang. Så har det varit ända sen Erik Nilssons dagar.
Erikshjälpens verksamhet finansieras av privatinsamling, institutionella bidrag samt överskott från våra Second Hand-butiker. Denna policy tydliggör för våra givare vilka principer som gäller för insamlingsverksamheten, hur Erikshjälpen samlar in pengar och hur vi hanterar gåvor. Insamlingspolicyn ger också vägledning och styrning till Erikshjälpens anställda, volontärer och andra som deltar i vårt insamlingsarbete.
Erikshjälpens insamlingspolicy är styrande för all insamling inom Erikshjälpen. Gåvor i form av begagnade varor till Erikshjälpen Second Hand omfattas dock inte av denna policy.
2. Definition av insamlade medel
Gåvor från allmänheten/privatpersoner, organisationer, företag, samfund, privata och ideella fonder och stiftelser, testamentsgåvor och värdet av skänkta tillgångar räknas som insamlade medel. En gåva till Erikshjälpen ska alltid vara frivillig.
Bidrag i form av pengar från företag kan definieras juridiskt antingen som gåva eller sponsring. Företagssamarbeten, där bidraget från företagets sida ska mötas av någon typ av motprestation från Erikshjälpen, betraktas som sponsring och utformas i dialog, varefter vi skriver ett avtal som klargör omfattning och ansvarsfördelning.
3. Transparens och redovisning
Information och återrapportering
Vi ser våra olika bistånds- och utvecklingsprojekt som ett samarbete med våra givare. Som ett led i att förstärka detta samarbete ger vi regelbunden återkoppling med exempel på vad insamlade medel använts till.
Vi har koll! Säker och kontrollerad insamling
Erikshjälpens insamling gentemot allmänheten, och hantering av gåvor, sker alltid via ett 90-konto som kontrolleras av Svensk Insamlingskontroll. Det innebär att insamlingen årligen kontrolleras för att säkerställa att vi inte har oskäliga insamlings- och administrationskostnader. Minst 75 procent av de totala intäkterna ska gå till ändamålet. Erikshjälpen är även medlem i Giva Sverige, branschorganisationen för insamling i Sverige, och tillämpar deras kvalitetskod. Syftet med koden är att verka för transparens, professionalitet och ett ökat förtroende.
I Erikshjälpens årsredovisning som finns tillgänglig på erikshjalpen.se redovisar vi insamlade medel, kostnader, utdelade medel samt resultat och effekter av våra insatser.
Erikshjälpen följer gällande lagstiftning vid hantering av personuppgifter. Detaljerade föreskrifter återfinns i vår Integritetspolicy (personuppgiftspolicy).
4. Förhållningssätt till givare
Vi respekterar våra givare!
Erikshjälpens insamlingsarbete är helt beroende av engagerade givare som vill vara med oss i arbetet för barns rättigheter och framtid. Vi vill inte bara samla in så mycket pengar eller så stora gåvor som möjligt. För oss är den lilla gåvan lika viktig som den stora.
I Erikshjälpens insamlingsarbete är det centralt att respektera givarens önskemål. Det betyder att:
- Om en givare inte önskar bli uppringd, få ett insamlingsbrev eller vår tidning respekterar vi det och noterar detta i vårt register.
- Vill en givare vara anonym skall detta respekteras. Givarens namn ska aldrig publiceras
utan givarens medgivande. Erikshjälpen lämnar inte givarens namn vidare till annan
organisation eller företag, om inte detta krävs för att bedriva informations- och
insamlingsarbetet (ex. tryckeri). - Givaren ska när som helst kunna få reda på namn och kontaktinformation till personer i
Erikshjälpens ledning. - Givaren har rätt att få reda på om den som ber om bidrag till Erikshjälpen är frivillig,
anställd eller extern konsult - Givaren ska kunna förvänta sig ett korrekt och professionellt bemötande från
Erikshjälpens representanter och ska aldrig utsättas för press. - Givaren ska när som helst kunna ställa frågor till Erikshjälpen och förvänta sig ett snabbt
och tillförlitligt svar. Eventuella klagomål kan lämnas direkt till någon anställd på Erikshjälpen
eller skickas in via ett formulär på erikshjalpen.se, där det också finns möjlighet att vara
anonym. Klagomål bemöts alltid med respekt och vänlighet, följs upp noggrant, och leder till
relevanta åtgärder.
Vad kan en givare vara med och bestämma?
Erikshjälpen strävar efter att större delen av insamlade medel är icke öronmärkt. Det innebär att vi kan använda medlen där de bäst behövs och gör störst nytta. Om det för givaren är av stor vikt att rikta gåvan till ett speciellt ändamål inom ramen för Erikshjälpens projekt, kan detta göras i samråd med givarservice.
Givaren har rätt att få information om vad insamlade medel används till. Vid insamlingskampanjer och katastrofer ska givaren lätt kunna få reda på vilket ändamål insamlade medel riktar sig till och till exempel vilka organisationer som Erikshjälpen väljer att samarbeta med på plats i det krisdrabbade området.
Om riktade gåvor av någon anledning inte kan användas till det som givaren önskat, ska givaren kontaktas och erbjudas möjlighet att rikta gåvan till något annat ändamål. Vill Erikshjälpen ändra användningsområde skall givaren först kontaktas.
När betalar vi tillbaka?
Om en givare önskar få tillbaka en gåva och kontaktar Erikshjälpen inom rimlig tid, ska vi så långt det är möjligt tillgodose detta önskemål och betala tillbaka gåvan. Om Erikshjälpen upptäcker att man fått en felaktig gåva eller att gåva betalats två gånger av misstag, ska detta åtgärdas och återbetalas till givaren snarast.
Vi säger tack!
Vi vill visa vår tacksamhet för de gåvor vi får. Vår målsättning är att alla nya givare ska få ett personligt tack och information om hur pengarna används.
Får unga människor vara med? (Minderåriga i insamlingsarbetet)
Erikshjälpen vill underlätta för unga människor att kunna engagera sig. Med vår grundare Erik Nilsson som förebild och exempel vet vi att barn och unga kan förändra världen.
Vi finns med i många sammanhang där ungdomar, även de under 18 år, rör sig och deltar (festivaler, konserter mm). Personer under 18 år som vill bli givare välkomnas att vara med, men först efter vårdnadshavares samtycke och/eller påskrift av avtal.
Vi vill också uppmuntra barn och ungas engagemang och deras initiativ till insamlingar. Detta kan till exempel innebära att skolklasser, barngrupper i församlingar, idrottsföreningar och andra vill ordna insamlingar. Vi uppmuntrar och välkomnar dessa initiativ, men alltid efter godkännande och i samverkan med lärare, föräldrar och/eller andra ansvariga vuxna.
Vi vänder oss inte till minderåriga personer i direkta marknadsföringsåtgärder, som utskick eller riktade kampanjer.
5. Etik och professionalitet
Finns det gåvor vi inte kan ta emot?
Vår grundregel är att alla som vill ska få skänka pengar till Erikshjälpen. Erikshjälpen kan ibland ändå välja att tacka nej till en donerad gåva om givaren vill villkora gåvan på ett sätt som vi inte kan acceptera eller leva upp till. Erikshjälpen kan också välja att avstå från en gåva om givarens värderingar eller verksamhet står i strid med organisationens värderingar samt om gåvans ursprung strider mot Erikshjälpens Riktlinje för hållbara samarbeten. Erikshjälpen kan även tacka nej till en gåva om den är förenad med villkor som vi inte kan uppfylla eller om kostnaderna för gåvan inte står i rimlig proportion till gåvan i sig. Andra skäl att tacka nej kan vara att gåvan får oönskade konsekvenser eller om den består av varor, tjänster, byggnader etcetera som Erikshjälpen inte kan använda eller avyttra.
I dokumentet Riktlinje för hållbara samarbeten finns detaljerad information.
Gåvor i form av värdepapper eller fast egendom
Om gåva/testamente erhålls i form av aktier/aktiefonder kan dessa behållas kortare eller längre tid om inte detta uppenbart strider mot givarens vilja, som den är uttryckt i gåvobrev eller testamente.
Innehav av aktier i företag som har sin huvudsakliga verksamhet inom alkohol-, tobaks-, pornografi- eller vapenindustri är inte förenligt med vår policy. Om sådana aktier erhålls som gåva/testamente, skall en ansvarsfull avveckling ske inom högst ett år om inte synnerliga skäl föreligger. I Erikshjälpens Placeringspolicy finns detaljerad information angående aktieinnehav.
Gåva i form av fastighet avyttras snarast möjligt och erhållet belopp används i enlighet med givarens önskemål. Undantag kan dock göras om ett fortsatt ägande av fastigheten i någon form kan bidra till förverkligandet av Erikshjälpens ändamål, eller om givaren i sitt gåvobrev eller testamente uttryckt ett specifikt önskemål.
Testamenterade gåvor
När Erikshjälpen mottar ett testamente gör vi en noggrann kontroll av att testamenterade medel kan används enligt testatorns sista vilja. Om det skulle visa sig att testamentet är skrivet på ett sådant sätt att vi inte kan uppfylla testatorns önskan tar vi kontakt med dödsboet för att diskutera utformningen och om gåvan kan användas till liknande verksamhet. Om detta inte är möjligt tackar vi nej till gåvan av respekt för givarens sista vilja.
Testamenten som kommer Erikshjälpen till del där annan part väcker klander hanterar vi med hjälp av juridisk expertis, med målsättningen att fullt ut respektera den avlidnes vilja.
Lyssna 