Erikshjälpens Upphandlingspolicy beskriver hur inköps- och upphandlingsregler ska ligga till grund för att organisationens inköp och upphandlingar aktivt medverkar till att en hög kvalité i verksamheten uppnås.
1. Bakgrund
Erikshjälpens inköps- och upphandlingsregler ska ligga till grund för att organisationens inköp och upphandlingar aktivt medverkar till att en hög kvalité i verksamheten uppnås. Inköp och upphandlingar ska präglas av professionalitet och leda till korrekta leveranser och genomföranden till lägsta möjliga totalkostnad i kombination med hög kvalité. Erikshjälpen åtar sig att främja högsta etiska normer bland sina leverantörer.
2. Syfte
Syftet med denna policy är att dokumentera och kommunicera Erikshjälpens inköp – och upphandlingsregler för varor och tjänster för att effektivitet ska uppnås inom alla inköpsområden. Policyn riktar sig till alla som är ansvariga för inköp av varor och tjänster inom Stiftelsen.
3. Affärsmässighet
Inköp och upphandling ska baseras på en helhetssyn utifrån detta dokument. Inköpare/upphandlare ska besitta god kompetens på området och ha hög integritet samt visa respekt för leverantörer och konsulter.
4. Definitioner
a. Varor
Med varor menas alla förnödenheter, material, utrustning och möbler, datorer, IT och telekommunikationsutrustning, dataprogramvaror, kontorsmateriel,
hushållsmaskiner, varor och utrustning som behövs för att verksamheten ska
fungera.
b. Tjänster
Tjänster är de aktiviteter och funktioner som inte kan beskrivas som varor. En tjänst tillför värde till en mottagare utan att vara ett bestående fysiskt objekt med eget värde.
c. Allmänna tjänster
Tjänster som reparation och underhåll av utrustning/möbler, lastbilstransporter, frakt, vaktmästeri, säkerhet, hyra av kontorslokaler, transport, import, logistiktjänster, media, reklam, hälsa, underhåll och andra liknande tjänster.
d. Konsulttjänster
Tjänster som kräver extern teknisk och professionell expertis utanför Erikshjälpens interna kapacitet, såsom rådgivning och granskning, förstudier, design, byggnadstillsyn, förvaltning och relaterade tjänster och tekniska eller särskilda studier som utförs av företag.
5. Grundregler
Vid upphandling av varor och tjänster gäller följande beloppsgränser:
- Upphandling ska ske i konkurrens för alla tjänsteupphandlingar överstigande fyra prisbasbelopp*.
- Upphandling ska ske i konkurrens för alla varuupphandlingar överstigande två prisbasbelopp*.
*) För 2022 är prisbasbeloppet 48.300 SEK.
Regler avseende anbudsförfrågan, anbudsutvärdering och beslut vid upphandling enligt punkt 1 och 2 ovan.
a. Fullständigt och tydligt anbudsunderlag i form av tekniska specifikationer/- uppdragsbeskrivning och kommersiella villkor ska ingå i anbudsförfrågan. Det är viktigt att specifikationerna är neutrala och om hänvisning till visst märke måste göras, ska ”eller likvärdig” läggas till.
b. Vid anbudsutvärderingen får hänsyn endast tas till sådana kriterier som angivits i förfrågan. Det anbud ska antas som anses förmånligast vid beaktande av samtliga dessa kriterier.
c. Anbud får inte infordras enbart av jämförelseskäl. Den som inbjuds lämna anbud ska också kunna räkna med att verkligen komma ifråga som leverantör.
d. Anbudsförfrågan ska skickas till åtminstone tre parter, eller annonseras.
e. Anbudsgivarkretsens sammanställning bör ej ständigt vara densamma utan
varieras från tid till annan.
f. Den anbudsgivare vars anbud antagits ska underrättas skriftligt snarast möjligt. Dock senast inom den tid under vilket anbudet är bindande för anbudsgivaren. De anbudsgivare som inte fått sina anbud antagna, ska så snart som möjligt underrättas. Erikshjälpen behöver inte ange anledningen till de anbudsgivare som avböjs.
g. Det kan anses rimligt att kraven måste anpassas till de förhållanden som råder lokalt samt lokal lagstiftning på området. Här gäller dock alltid att upphandlingen ska ske under affärsmässiga former.
Ett förenklat offertförfarande kan ske genom en skriftlig prisjämförelse av minst tre offerter om värdet av upphandlingen är mellan ett och två prisbasbelopp. Om tre offerter inte tillhandahålls, bör en motivering för avvikelsen dokumenteras, liksom grunden för valet av offert i det enskilda fallet. Beställningar som överstiger två prisbasbelopp skall omfattas av kontrakt som undertecknats av båda parter.
6. Riktlinjer
Följande aspekter ska tas i beaktande vid inköp av varor och tjänster.
a. Etik
Erikshjälpens tjänstemän, anställda eller ombud får varken begära eller ta emot gratifikationer, favörer eller något av penningvärde från leverantörer eller potentiella leverantörer. Om detta överträds kommer disciplinära åtgärder att tillämpas mot de berörda personerna. Erikshjälpen upprätthåller ärlighet, integritet och rättvisa i alla aspekter av sin verksamhet, och förväntar sig detsamma i sina relationer med sina leverantörer. Erikshjälpen har åtagit sig att främja högsta etiska normer bland sina leverantörer. Vår personal, särskilt de som är involverade i någon fas av upphandling, måste deklarera alla anknytningar med leverantörer och får inte avslöja konfidentiell information om ett projekts krav eller beröva andra anbudsgivare sådan information som sätter en anbudsgivare eller en grupp av anbudsgivare på mer fördelaktig position över andra anbudsgivare. Detta inkluderar att avslöja de andra anbudens priser, villkor, m.m. Underlåtenhet att deklarera anknytning med leverantörer ska betraktas som en intressekonflikt. Erbjudande om eller godkännande av någon form av muta, monetära eller på annat sätt, är oacceptabla och blir föremål för disciplinära åtgärder. Dessutom ska personal inte ta emot personliga provisioner, drickspengar eller gåvor från leverantörer.
b. Intressekonflikt
Erikshjälpen ska undvika situationer som kan innebära intressekonflikter för anställda, tjänstemän eller ombud eller deras närmaste familj. Leverantörer ska deklarera om de har familj eller släkt som är anställda av Erikshjälpen. Om det visar sig att en anbudsgivare har en hemlig intressekonflikt med Erikshjälpen, eller med en konkurrerande anbudsgivare, ska denne anbudsgivare diskvalificeras från att delta i
ett anbudsförfarande.
c. Bedrägeri och korruption
Uppdragsgivaren ska avvisa varje förslag som lagts fram av anbudsgivarna, och i förekommande fall säga upp avtalet, om det fastställs att de har deltagit i korrupta, bedrägliga, hemliga eller tvångsmetoder:
- Korrupta metoder innebär att erbjuda, ge, ta emot eller värva, direkt eller indirekt, något av värde för att påverka effekten av den upphandlande enheten i upphandlingsprocessen eller kontraktsutförandet.
- Bedrägliga metoder är handlingar, underlåtenhet eller förvrängningar som medvetet eller vårdslöst vilseleder eller försöker vilseleda den upphandlande enheten i upphandlingsprocessen eller kontraktsutförandet, för att undvika en skyldighet och samtidigt erhålla ekonomisk vinning eller annan fördel.
- Hemliga metoder är en hemlig överenskommelse mellan två eller flera anbudsgivare som syftar till att på konstgjord väg förändra resultaten av anbudsförfarandet för att erhålla en ekonomisk vinning eller annan fördel.
- Tvångsmetoder försämrar eller skadar eller hotar att försämra eller skada, direkt eller indirekt, någon deltagare i anbudsförfarandet för att kunna påverka deltagarens aktivitet eller för att påverka genomförandet av ett avtal.
För att undvika korruption vid inköp/upphandling ska de principer och
förhållningssätt som beskrivs i Erikshjälpens antikorruptionspolicy gälla. Se avsnitt
tre i vår antikorruptionspolicy.
d. Principer kring tilldelning av kontrakt
Ansvaret för upphandling, inklusive tilldelning och genomförande av kontrakt, vilar hos den upphandlande enheten. Erikshjälpen har en skyldighet att se till att medel som anförtros av givare används på rätt sätt med hänsyn till ekonomi och effektivitet, och utan hänsyn till politiska eller icke-ekonomiska influenser. Erikshjälpens upphandling ska generellt vägledas av:
- Kvaliteten på varor, arbeten och tjänster;
- Effektivitet och ekonomi;
- Jämställdhet och öppen konkurrens;
- Öppenhet i processen och adekvat dokumentation;
- Högsta etiska normer i alla upphandlingsverksamhet.
Ingående av kontrakt ska endast göras med leverantörer som har den potentiella förmågan att uppfylla villkoren i ett förslag till avtal. Hänsyn ska tas till sådana frågor som leverantörens värderingar, uppgifter om tidigare prestationer, dess finansiella och tekniska resurser samt om det finns tillgång till andra avgörande frågor. Ingående av kontrakt ska göras med den leverantör vars anbud är det mest fördelaktiga för Erikshjälpen med hänsyn till faktorer såsom pris, kvalité, leveranstid, betalningsvillkor med mera.
Alla leveranser och transporter av varor bör åtföljas av en fraktsedel som undertecknas av berörda personer. Mottagaren ska omedelbart återsända en kopia till avsändaren.
e. Miljö- och rättighetsaspekter
Erikshjälpen ska tillse att kraven vid upphandlingar svarar mot en miljömässigt hållbar utveckling enligt Erikshjälpens miljöpolicy. En viktig del i inköpsarbetet är därför att beakta miljöpåverkan vid val av leverantörer och ställa relevanta miljökrav, så att negativ påverkan på miljön reduceras. I detta arbete ska bedömningen utgå från en poängsättning där det ger högst poäng om leverantören har en externt granskad miljödiplomering som t ex ISO, EMAS eller liknande. Nivån under detta är om leverantören har någon form av miljöprogram men detta inte är externt granskat. Ytterligare en nivå under är om det bara finns en miljöpolicy. Lägsta nivån är om det inte finns något organiserat miljöarbete och inte heller något dokument om leverantörens miljöarbete.
Erikshjälpen ska också vid val av vara se till produktens dokumenterade miljöprestanda och göra ett informerat val. Erikshjälpen ska sträva efter att köpa så stor del miljöcertifierade produkter och tjänster som möjligt, med relevanta miljömärkningar för aktuell produktkategori. Vid inköp av varor ska dessa helst vara märkta med en eller flera av följande märkningar:
Elektronik: TCO, EPEAT, Energystar, Svanen och EU-Ecolabel.
Rengöringsmedel: Bra miljöval och Svanen.
Matvaror: KRAV-märkt, Fairtrade, MSC och ekologiskt.
Profilprodukter: Fairtrade, FSC, KRAV-märkt och ekologiskt.
Erikshjälpen ska också tillse att kraven vid val av leverantörer av varor och tjänster beaktar de grundläggande mänskliga rättigheterna såsom de kommit till uttryck i ILOs kärnkonventioner. Bland annat gäller följande förhållningsregler för våra leverantörer:
- All anställning ska vara frivillig hos leverantören.
- Arbets- och anställningslagar ska följas.
- Lagar för ersättning och befintliga kollektivavtal måste följas.
- Ett humant bemötande av alla anställda är ett grundkrav.
- Diskriminering får inte ske vid anställningsbeslut.
- Avtalade och lagstadgade säkerhetsregler måste följas.
- Beredskapsplaner för säkerhet och kriser måste finnas.
- Leverantörens anställda ska vara informerade om sina rättigheter.
- Leverantören ska ha en säker och god arbetsmiljö för sina anställda.
f. Förbud mot barnarbete
Den upphandlande enheten ska försäkra sig om att anbudsgivare inte utnyttjar barnarbete och att de grundläggande sociala rättigheterna och arbetsvillkoren efterföljs. Anbudsförfarandet ska innehålla en klausul som inte tillåter något barnarbete.
g. Kvalité
Inköparen/upphandlaren ska alltid vara tydlig och föra fram Erikshjälpens specifikationer gentemot leverantörer samt endast använda de leverantörer som uppfyller organisationens krav, behov och förväntningar. Kvaliteten på levererade produkter och tjänster ska säkerställas genom kontinuerlig uppföljning och utvärdering.
h. Upphandling av begagnade varor
Erikshjälpen kan köpa begagnade varor när det är möjligt. Valet skall göras med hänsyn till miljö och hållbarhet och när det är ändamålsenligt och kan förenas med tillräcklig funktionalitet och kvalitet.
i. Konkurrensmöjligheter
Konkurrensmöjligheter ska aktivt sökas och utnyttjas. Erikshjälpens inköpsvolym ska användas för att uppnå lägsta möjliga kostnad genom att samordna inköpen och på så sätt få ned prisnivån.
All upphandling ska genomföras på ett sådant sätt att en öppen och fri konkurrens tillhandahålls. Anbud och anbudsgivare ska behandlas objektivt så att konkurrens på lika villkor uppnås. Inköp av varor, arbeten och tjänster ska bygga på en tydlig och korrekt beskrivning av de tekniska kraven för material, produkt eller tjänst som ska upphandlas. En sådan beskrivning ska inte, i konkurrensupphandling, innehålla funktioner som i onödan begränsar konkurrensen.
j. Anpassning av upphandlingsregler
Om institutionella givare, som bidrar till en viss insats (ex. Sida, SMC, EU), har särskilda regler för upphandling som är mer krävande än Erikshjälpens, kommer dessa regler tillämpas för denna specifika insats.
Erikshjälpens Uppförandekodspolicy styr att Erikshjälpens vision och värderingar återspeglas i allt arbete och uppförande, både i och utanför organisationen. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2013-10-01.
1. Inledning
Att arbeta på Erikshjälpen medför ett stort ansvar, inte bara när det gäller genomförandet av arbetet, utan också i hur vi agerar. Erikshjälpens vision och värderingar ska återspeglas i allt vårt arbete och uppförande, både i och utanför organisationen. Det innebär att det är mycket viktigt att du bidrar till att behålla Erikshjälpens goda rykte, i ditt arbete med partnerorganisationer, i kontakt med myndigheter och med människor i allmänhet – såväl i Sverige som utomlands. Dessa riktlinjer ska följas av alla som företräder Erikshjälpen i egenskap av personal, styrelseledamöter och den som anlitas som expert eller konsult.
2. Öppenhet
Beslut måste vara öppna och tydliga. Allt du gör i ditt arbete måste vara transparent och verifierbart för kollegor och andra som Erikshjälpen väljer att involvera i arbetet.
3. Respekt
Du har ett ansvar att behandla alla människor med respekt. Du måste ha förståelse för andras åsikter och synsätt. När du arbetar för att främja barns rättigheter och för Erikshjälpens vision och värderingar i ett sammanhang som strider mot dessa värden, är det viktigt att agera eftertänksamt och med känslighet.
4. Inget missbruk av din maktposition
Utvecklingsbistånd och stöd innebär inte bara en överföring av finansiella resurser och kunskap, det medför ofta en aspekt av makt. I ditt arbete är det därför troligt att du kommer i kontakt med människor som är eller som upplever sig vara i en beroendeställning gentemot dig. Det kan vara människor i samarbetsorganisationen eller personer i målgruppen, eller andra personer inom Erikshjälpen. Du får aldrig missbruka din maktposition. Dessutom får du inte använda din maktposition för att ge andra människor fördelar som de normalt inte skulle ha haft. Ditt beteende och relationer med samarbetsorganisationen och andra människor får inte vara sådana att människor tror att du kräver eller förväntar dig olika tjänster eller förmåner.
5. Icke-diskriminering
Du får inte diskriminera någon enskild person eller grupp, oavsett kön, ålder, etnisk tillhörighet, religion, sexuell läggning, politisk övertygelse eller funktionshinder, varken hos Erikshjälpen, partnerorganisationer eller människor i allmänhet. Det är viktigt att du aktivt upprätthåller denna skyldighet inom ramen för partnersamarbetet, eftersom projekt och aktiviteter bör sträva efter att göra möjligt för ovan nämnda grupper eller personer att delta.
6. Inga sexuella övergrepp eller trakasserier
Alla former av sexuella övergrepp är förbjudet, liksom alla former av sexuella kontakter mellan vuxna och barn, d v s personer som är yngre än 18. Köp av sexuella tjänster är strängt förbjudet. Det är förbjudet att använda teknisk utrustning (datorer etc.) som Erikshjälpen tillhandahåller för att titta på eller sprida pornografiskt material. Ingen anställd eller person som du kommer i kontakt med får på något sätt utsättas för sexuella trakasserier, antingen fysiskt eller psykiskt. Sexuella trakasserier avser ovälkommet uppförande grundat på kön eller ovälkommet uppförande av sexuell natur som kränker personens integritet. Du har en skyldighet att känna till och följa Erikshjälpens Child Protection Policy – Trygga barn.
7. Icke-korruption
Korruption innebär att missbruka en organisations/företags/myndighets resurser för egen vinning. Du får inte på något sätt bidra till korruption, till exempel genom att ge eller ta emot mutor, varken i form av pengar eller andra förmåner i syfte att ge dig fördelar gentemot andra. Erikshjälpens anti-korruptionspolicy och handlingsplan har nolltolerans mot korruption. Handlingsplanen anger vem på Erikshjälpen du bör kontakta om du misstänker oegentligheter.
8. Alkohol och droger
När du arbetar (utomlands och i Sverige) är alkoholkonsumtion endast tillåten i speciella undantagsfall, till exempel vid officiella middagar och liknande tillställningar. Vid dessa tillfällen är det oerhört viktigt att konsumera alkohol med måtta. Under din lediga tid under ett tjänsteuppdrag ska du också vara återhållsam i din alkoholkonsumtion eftersom du är en representant för Erikshjälpen. Erikshjälpen bjuder aldrig på alkohol. Alkoholkonsumtionen är helt förbjudet vid körning och som passagerare bör du alltid reagera om du misstänker att föraren är berusad. Alla former av inblandning i, innehav eller konsumtion av droger är förbjudna, såvida de inte är receptbelagda läkemedel för eget bruk.
9. Kunskap om denna uppförandekod
Alla som arbetar för Erikshjälpen, all personal, styrelsemedlemmar och personer som anlitas som experter eller konsulter, måste göras förtrogna med denna uppförandekod. Som en av dessa personer är du skyldig att känna till och följa dessa riktlinjer.
10. Uppföljning
Denna uppförandekod är ett styrande dokument som har antagits av Erikshjälpens styrelse. Från och med 2013-10-01 ska den vara undertecknad av samtliga som engageras i uppdrag för Erikshjälpen, all personal, styrelse och de som arbetar som experter eller konsulter. Vid misstanke om brott mot uppförandekoden, ska du få en skriftlig varning och möjlighet att svara på anklagelserna. Upprepad eller avsiktlig överträdelse av uppförandekoden kan leda till uppsägning av anställning/uppdrag. Varje uppsägning kommer att läggas fram för styrelsen för ett slutligt beslut i frågan. Om en underlåtenhet att följa reglerna också är ett brott mot svensk lag, kan det bli aktuellt med polisanmälan.
Erikshjälpens Placeringspolicy har till syfte att lägga grunden för en ansvarsfull och effektiv finansiell förvaltning som ger stiftelsen långsiktigt hållbara förutsättningar att utföra sitt uppdrag för barn i världen. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2023-09-22.
1. Inledning
”Att verka i Eriks anda innebär för oss att vara inkännande, möjlighetsfokuserad, kreativ och djupt medveten om vilket ansvar de innebär att förvalta givarnas gåvor och förtroende”. Ovanstående citat ur Erikshjälpens värdegrund beskriver väl den hållning som ska gälla hela den ekonomiska förvaltningen inom stiftelsen och inte minst den kapitalförvaltning som sker genom olika former av placeringar. Syftet med denna policy är att lägga grunden för en ansvarsfull och effektiv finansiell förvaltning som ger stiftelsen långsiktigt hållbara förutsättningar att utföra sitt uppdrag för barn och världen de drömmer om.
2. Ansvarsfördelning
Den grundläggande ansvarsfördelningen inom stiftelsen finns dokumenterad i den av styrelsen fastställda arbets- och beslutsordningen som revideras varje år. Nedanstående beskrivning är baserad på de delegationsbestämmelser som anges där.
2.1 Styrelsens ansvar
Styrelsen ska
- ansvara för och bevaka att förvaltningen sker på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med stiftelsens stadgar, värdegrunden och denna placeringspolicy
- en gång per år eller vid behov fastställa eller revidera placeringspolicyn.
2.2 Generalsekreterarens ansvar
Generalsekreteraren ska
- besluta om kapitalförvaltningen inom de ramar som är fastlagda av styrelsen i denna placeringspolicy eller genom andra styrelsebeslut
- löpande följa upp och utvärdera kapitalförvaltningens resultat
- ansvara för rapporter till styrelsen om utfall och risker i kapitalförvaltningen.
Generalsekreteraren kan delegera ansvaret för den löpande förvaltningen till Administrativ chef/ekonomichef eller tjänsteman i liknande ställning. Generalsekreteraren har dock alltid det övergripande ansvaret för kapitalförvaltningen.
2.3 Värdepapperskommitté
Generalsekreteraren utser en värdepapperskommitté med ansvar att sköta placeringar. Denna kommitté ska bestå av administrativ chef/ekonomichef och tjänstemän i liknande ställning. Kommittén kan också utse externa experter med uppgift att råda och förbereda placeringsbeslut. Tjänstemännen i kommittén ska utföra fattade placeringsbeslut samt följa utvecklingen av gjorda placeringar.
Kommittén kan genom delegation på egen hand genomföra förändringar i portföljen ensligt vad som stadgas i denna policy. De genomförda förändringarna i portföljen ska alltid redogöras till styrelsen.
3. Placeringsregler
3.1 Allmänt
Stiftelsen skalla förvalta sina medel på ett sådant sätt att kravet på god avkastning och betryggande säkerhet tillgodoses. Stiftelsen väljer placeringar med låg risk och spekulerar inte med gåvomedel.
Medlen ska förvaltas på ett etiskt försvarbart sätt i enlighet med stiftelsens grundläggande värderingar (se nedan). Enligt beslut i styrelsen ska Erikshjälpen ha ett balanserat eget kapital som motsvarar aktuell omsättning för en period om 5-7 månader.
3.2 Etik
Erikshjälpen väljer placeringar i börsnoterade företag och aktiefonder som följer de internationella konventionerna om mänskliga rättigheter och miljö som Sverige antagit och det gäller främst:
- ILO-konventionerna
- konventioner om de mänskliga rättigheterna
- barnkonventionen
- konventioner mot mutor och korruption
- internationella miljökonventioner.
Vi väljer bort placeringar i företag vars verksamhet avser tillverkning och/eller försäljning av alkoholprodukter, pornografi, tobak och tobaksprodukter, vapen, kommersiell spelverksamhet eller utvinning av fossil energi (naturgas inkl. skiffergas, petroleum och kol). Vapen definieras som produkter med ändamålet att döda, stympa eller ödelägga och som säljs till militära användare, inklusive produkter som används som plattform för vapen och strategiska produkter, t.ex. krigsfartyg, tanks och stridsflygplan.
3.3 Likvida medel
Likvida medel hålls på transaktionskonto med bästa möjliga ränta. Likvida medel ska motsvara en månads omsättning.
3.4 Placeringsbara medel
Med placeringsbara medel avses kapital som är tillgängligt för placeringar i aktier, obligationer, fonder och räntebärande värdepapper. Detta kapital ska placeras för att ge en långsiktigt god avkastning. Minst 80% av de placeringsbara medlen ska placeras så att de på maximalt 14 dagar kan omvandlas till likvida medel.
Baserat på marknadsvärdet ska stiftelsens placeringar fördelas enligt följande:
| Tillgångsslag | Minimum % | Normalläge % | Maximum % |
|---|---|---|---|
| Aktierelaterade placeringar | 0 | 50 | 60 |
| Ränterelaterade placeringar | 40 | 50 | 100 |
Löpande under året kan det ske avvikelser från ovan angivna minimum och maximum nivåer orsakade av uppgångar och nedgångar som påverkar procenttalens utfall. Placering i enskild aktie får högst uppgå till 10% av hela aktieportföljen. Placeringar i svenskt Investmentbolag får högst uppgå till 20% av hela aktieportföljen.
3.5 Värdepapper erhållna genom arv eller gåva
Värdepapper som erhålles genom arv eller gåva säljes så snart som möjligt om inte specifika hinder eller särskilda skäl föreligger.
4. Avstämning och anpassning av placeringar
En avstämning av hur aktuella placeringar ser ut i relation till ovanstående fördelningsriktlinjer (3.4) och policyn i övrigt ska ske minst en gång i halvåret. Om avstämningen visar att placeringarna avviker från gällande riktlinjer ska åtgärder vidtas för att korrigera portföljen. Förändring av placeringarna ska då ske så snabbt som möjligt med hänsyn tagen till placeringarnas värde och tillgängliga alternativ. Administrativ chef/ekonomichef ansvarar för att avstämningen genomförs och rapporterar till generalsekreteraren.
5. Rapportering
Rapportering av placeringar och avkastning sker årligen i samband med årsredovisningen. Vid större avvikelser eller extraordinära händelser som har eller riskerar att påverka stiftelsens finansiella ställning ska generalsekreteraren informera styrelsen snarast.
I Erikshjälpens integritetspolicy kan du läsa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Denna integritetspolicy har beslutats av Erikshjälpen och gäller från 2018-05-25.
Dataskyddsreglerna grundar sig i de mänskliga rättigheterna. Alla människor har rätt till respekt för privat- och familjeliv och till skydd av sina personuppgifter.
Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i kraft i hela EU och ersätter personuppgiftslagen (PUL). Syftet med PUL har varit att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när deras personuppgifter behandlas. Med GDPR förstärks dina rättigheter ytterligare genom strängare krav på hur företag och organisationer behandlar personuppgifter.
Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Erikshjälpen. Vi vill med denna integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med den nya dataskyddsförordningen (GDPR).
Erikshjälpen, Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet, organisationsnummer 827500-4789, 561 33 Huskvarna, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
1. Behandling av personuppgifter
1.1 När samlar Erikshjälpen in dina personuppifter?
- När du ger en gåva till Erikshjälpen i våra olika kanaler eller startar en insamling till förmån för Erikshjälpen.
- När du vill prenumerera på nyhetsbrev, använda våra anmälnings- och nomineringsformulär eller beställa varor i våra olika kanaler.
- När du ansöker om en ledig tjänst eller anmäler dig som volontär på Erikshjälpen.
1.2 Vad använder vi uppgifterna till?
De personuppgifter som du lämnar använder vi i huvudsak för att administrera gåvor. Uppgifterna kan också komma att användas för informations- och marknadsföringsändamål, uppföljning och utveckling av Erikshjälpens verksamhet.
När du söker lediga tjänster använder vi dina personuppgifter endast för det ändamål för vilka du lämnat dem.
1.3 Vilka uppgifter behandlar vi om dig och varför?
Genom att du kommer i kontakt med oss på Erikshjälpen lämnar du viss information till oss. Här kan du läsa om vilka uppgifter vi behandlar om dig, för vilket ändamål vi behandlar dina uppgifter och vilket lagligt stöd vi har för att behandla dem.
1.3.1 Du som är befintlig gåvogivare
Vi behandlar om dig: Namn, personnummer, givarid-nr, adressuppgifter, e-post, telefonnummer, kön, familjekopplingar, betalningshistorik, anteckningar givarkontakt samt för avtalsgivare (Månadsgivare, Ung Fadder, Fadder) även bankkontonummer. I vissa fall behandlas uppgifter i fritext för att kunna ge en god givarservice. För att ha aktuella adressuppgifter uppdateras de regelbundet från SPAR, som är ett offentligt personregister, under den tidsperiod som vi bevarar dina uppgifter.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| Administration av betalning av gåva | Behandling nödvändig för att kunna hantera betalning av gåva enligt avtal mellan givare och Erikshjälpen. |
| God givarservice | Intresseavvägning |
| Återkoppling kring ditt givande | Intresseavvägning |
| Effektiv administration och kostnadseffektiv insamling | Intresseavvägning |
| Fortsatt bearbetning i insamlingssyfte | Intresseavvägning |
| Uppföljning och analys | Intresseavvägning |
| Följa krav i bokföringslagen 1999:1078 | Rättslig förpliktelse |
Våra berättigade intressen av behandlingarna baserar sig på utförda intresseavvägningar. Vårt syfte är att förbättra vår administration och därmed minska våra kostnader. Då kan vi hjälpa fler barn och familjer som lever i utsatthet. Uppgifterna behandlas så länge du är givare och en period på 36 månader efter att du upphört med dina gåvor. Uppgifter kan komma att sparas längre i enlighet med lagkrav, såsom kraven i bokföringslagen.
1.3.2 Du som är presumtiv givare
Vi behandlar om dig: Namn, postadress, e-postadress, personnummer och telefonnummer. I vissa fall behandlas uppgifter i fritext efter kontakt med våra avdelningar för telemarketing. Dina uppgifter köps i vissa fall från andra företag, med SPAR som källa. Uppgifter kan i vissa andra fall inhämtas från bland annat nyhetskällor, i situationer då du har någon form av koppling till Erikshjälpen och skulle kunna vara intresserad av att bidra till vårt arbete.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| Kontakt för förfrågningar om att ge enstaka eller regelbundna gåvor. | Intresseavvägning |
Vårt berättigade intresse av behandlingarna är att få kontakt med personer som är intresserade av att ge gåvor och stödja vårt arbete.
Dina personuppgifter sparas i normalfallet två månader i de fall uppgifter köpts in för en specifik aktivitet. I andra fall kan uppgifter bevaras i upp till tolv månader sedan den senaste kontakten med dig så länge som du inte invänder mot att vi behandlar dina uppgifter.
1.3.3 Du som har skrivit in eller visat intresse för att skriva in Erikshjälpen i ditt testamente
Vi behandlar om dig: Namn, personnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer. Dina adressuppgifter uppdateras regelbundet från SPAR, som är ett allmänt tillgängligt register, under den tidsperiod som vi bevarar dina uppgifter. I vissa fall behandlar vi uppgifter om ekonomiska förhållanden och familjesituation.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| Bevaka Erikshjälpens rätt enligt testamenten. | Samtycke |
| Hålla kontakten vid uttryckt intresse av att testamentera en gåva till Erikshjälpen. | Intresseavvägning |
| Analys av givargrupper för förbättrad givarkännedom. | Intresseavvägning |
| Hålla ett dubblettfritt och väladministrerat givarregister. | Intresseavvägning. Personnummer behandlas med stöd av vikten av en säker identifiering. |
Vårt berättigade intresse av behandlingarna är att få kontakt med personer som är intresserade av att ge gåvor och stödja vårt arbete.
Om du meddelat oss att du skrivit in Erikshjälpen i ditt testamente och samtyckt till att vi behandlar dina uppgifter bevaras dessa tills vidare så länge som du har samtyckt till detta. Om du inte samtyckt men visat intresse och eller/efterfrågat information så bevarar vi dina uppgifter i upp till 12 månader sedan den senaste kontakten med dig så länge som du inte invänder mot att vi behandlar dina uppgifter.
1.3.4 Du som är kontaktperson vid ett företag, församling eller förening som ger en gåva, eller beställer Systers hemliga låda
Vi behandlar om dig: Namn, telefonnummer och e-postadress.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| För att administrera förhållandet mellan ditt företag och Erikshjälpen. | Intresseavvägning |
Vårt berättigade intresse av behandlingen är kunna administrera kontakten med företaget/organisationen som du företräder.
Uppgifterna sparas så länge ingen ny kontaktperson meddelas eller i 36 månader efter den senaste gåvan ditt företag skänkt till Erikshjälpen.
1.3.5 Du som är mottagare av ett gåvobevis
Vi behandlar om dig: Namn och postadress. Dina adressuppgifter inhämtas från gåvogivaren.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| För att upprätta ett gåvobevis. | Intresseavvägning |
Vårt och gåvogivarens berättigade intresse av behandling är att kunna administrera gåvan och se till att du får ta del av gåvobeviset.
Uppgifterna sparas i 36 månader. Därefter raderar vi dina uppgifter.
1.3.6 Du som använder ett anmälnings- eller nomineringsformulär på erikshjalpen.se
Vi behandlar om dig: Namn, telefonnummer och e-postadress.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| För att administrera anmälningar och nomineringar. | Intresseavvägning |
Vårt berättigade intresse av behandling är att kunna administrera anmälningar till event eller nomineringar till utmärkelser och se till att du får ta del av information kopplad till eventet eller resultat av utmärkelsen.
Uppgifterna sparas endast till dess att eventet är över eller utmärkelsen är offentliggjord. Därefter raderar vi dina uppgifter.
1.3.7 Du som får vår tidning och vårt digitala nyhetsbrev
Vi behandlar om dig: Namn och postadress för tidning och för digitalt nyhetsbrev epostadress.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| Utskick av nyhetsbrev/tidning | Intresseavvägning |
Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är att du anmält att du önskar få vår tidning och/eller vårt nyhetsbrev. Dina uppgifter tas bort när du anger att du inte längre önskar få tidningen/nyhetsbrevet.
1.3.8 Du som ansöker om en ledig tjänst eller praktik
Vi behandlar om dig: Namn, personnummer, postadress, telefonnummer, personnummer, uppgifter om utbildning och arbetslivserfarenhet, uppgifter i personligt brev/mejl, uppgifter i CV och referenser.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| Möjliggöra en säker identifiering av den arbetssökande. | Intresseavvägning. Personnummer behandlas med stöd av vikten av en säker identifiering. |
| Möjliggöra en effektiv rekryteringsprocess. | Intresseavvägning. |
Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är för att kunna hantera din ansökan i vår rekryteringsprocess på ett effektivt och korrekt sätt.
Personuppgifter som vi behandlar om dig bevaras i normalfallet så länge som det är nödvändigt för den aktuella rekryteringsprocessen. Om processen avslutas och du inte blir erbjuden tjänsten, tar vi bort dina uppgifter.
2. Delning av personuppgifter
2.1 Vem lämnar vi ut uppgifterna till?
Dina personuppgifter kommer att behandlas av Erikshjälpen. Därutöver kan dina personuppgifter komma att delas med tredje part som behandlar personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Vi ser till att det alltid finns personuppgiftsbiträdesavtal i situationer då en tredje part behandlar personuppgifter på uppdrag av oss. Vi lämnar ut eller låter IT- och systemleverantörer, banker, betaltjänster, webbyråer, tryckerier och telemarketingbolag få åtkomst till dina personuppgifter som är nödvändiga för att utföra beställda uppdrag. Vi säkerställer att uppgifterna inte lämnas vidare för bearbetning av oberoende part.
2.2 Lagras uppgifterna till länder utanför EU eller EES (tredje land)?
Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES (i ”tredje land”) föreligger antingen ett beslut från EU-kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå för behandling av personuppgifter eller andra lämpliga skyddsåtgärder enligt GDPR, exempelvis i form av standardavtalsklausuler som säkerställer att dina rättigheter skyddas.
2.3 Vilka är dina rättigheter?
I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter.
Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering av personuppgifter eller begränsning av behandlingen av dina personuppgifter eller invända mot vår behandling. Du har även under vissa förutsättningar rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.
Du har rätt att när som helst återkalla ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter med effekt från och med att återkallelsen är gjord. Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring och profilering.
Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till svenska Datainspektionen som utövar tillsyn över hanteringen av personuppgifter.
3. Säkerhet
3.1 Hur arbetar vi med säkerheten?
Vi och våra samarbetspartners jobbar ständigt för att hålla brandväggar och antivirusprogram uppdaterade för att skydda och förhindra obehörig tillgång till dina uppgifter. Endast personal med behöriga konton och lösenord har tillgång till de utrymmen och system där personuppgifterna lagras. Våra anställda har också strikta instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler.
3.2 Vad är en cookie?
Erikshjälpen använder cookies för att skapa en så bra upplevelse som möjligt på vår webbplats erikshjalpen.se. Cookies är små textfiler som lagras på din dator och som innehåller data från webbplatser som du besökt. Syftet är att ge besökare tillgång till olika funktioner och underlätta surfandet. Nästa gång du besöker samma webbplats kan den läsa din cookie och visa sidorna enligt dina inställningar.
För mer information se erikshjalpen.se/cookies
3.3 Ansvarar vi för externa länkar?
Erikshjälpens informationsmaterial kan ibland innehålla länkar till externa webbplatser eller tjänster som vi inte kontrollerar. Om du följer en länk till en extern webbplats uppmanas du att ta del av de principer för personuppgiftsbehandling och information om cookies som gäller för den aktuella sidan.
4. Kontakt
Har du frågor om Erikshjälpens behandling av personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter enligt ovan, kan du mejla personuppgifter@erikshjalpen.se eller skicka brev till:
Erikshjälpen
Personuppgifter
561 33 Huskvarna
Policy för barns trygghet och skydd har till syfte att formulera och tydliggöra de principer och förhållningssätt som Erikshjälpen tillämpar för att förebygga att barn kommer till skada samt hur organisationen agerar om något barn far illa i någon av Erikshjälpens verksamheter.
Fastställd av Erikshjälpens styrelse 2022-02-03. Mindre justering godkänd av Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hands ledningsgrupper 2023-01-31. Policyn heter ERIKS Child Safeguarding Policy på engelska.
1. Inledning och syfte
Erikshjälpens vision är ”En förändrad värld där barns drömmar får liv”. Det är en värld där varje barn känner sig tryggt och säkert. Därför vidtar också Erikshjälpen alla åtgärder som krävs för att säkerställa att organisationen, dess verksamheter och anställda ser till barnets bästa och förebygger att barn far illa, samt att alla misstankar eller konstaterade fall av missförhållanden, kränkningar och övergrepp tas på allvar och hanteras enligt fastställda rutiner och riktlinjer.
Denna policy för barns trygghet och skydd har till syfte att formulera och tydliggöra de principer och förhållningssätt som Erikshjälpen tillämpar för att förebygga att barn kommer till skada samt hur organisationen agerar om något barn far illa i någon av Erikshjälpens verksamheter. Den gäller för hela Erikshjälpen, det vill säga barnrättsorganisationen och Second Hand-verksamheten i såväl Sverige som internationellt, och ska tillämpas av Erikshjälpens medarbetare: anställda, praktikanter, fältstudenter, ideellt aktiva, värvare, styrelsemedlemmar, konsulter och andra personer som utför arbete för Erikshjälpen. Den fastställer ansvar och roller i arbetet för att säkra barns trygghet och skydd i verksamheten. Policyn kompletteras av ett positionspapper som beskriver Erikshjälpens syn på barns rätt till trygghet och skydd samt förklarar hur Erikshjälpen arbetar med denna fråga som ett fokusområde i programverksamheten.
Policyn för barns trygghet och skydd samverkar med organisationens övriga policys. För olika delar av Erikshjälpens verksamhet tas vid behov riktlinjer och rutiner fram för att ge vägledning till medarbetare inom organisationen i hur arbetet ska bedrivas.
Erikshjälpen är en barnrättsorganisation och arbetar främst med fokus på barn. Ett barn är varje person under 18 år. I Erikshjälpens egna verksamheter eller i projekt som stöds av Erikshjälpen deltar även unga vuxna över 18 år. De övergripande principerna om rätt till trygghet och skydd i den här policyn, med tillhörande dokument, gäller för alla personer som deltar i eller påverkas av Erikshjälpens arbete och aktiviteter.
Policyns huvudbudskap anpassas och görs tillgängligt och begripligt för deltagande barn i de verksamheter som Erikshjälpen direkt ansvarar för.
I de fall verksamheter bedrivs av samarbetspartner, och partnern har en egen policy för barns trygghet och skydd, är det denna som ska följas. Denna policy följs upp årligen och revideras vid behov.
2. Erikshjälpens grundsyn
Erikshjälpens åtagande att arbeta för barns rättigheter vägleds av organisationens identitet och värdegrund – att arbeta i grundaren Erik Nilssons anda, utifrån en kristen människosyn och FN:s konvention om barns rättigheter. I barnkonventionen framgår tydligt att alla barn har rätt till liv och utveckling, samt att skyddas från alla former av våld, övergrepp, misshandel och utnyttjande. Alla barn, utan åtskillnad, har rätt att vara trygga i de verksamheter som Erikshjälpen och dess samarbetspartners bedriver. Allt Erikshjälpen gör ska ha barns bästa i fokus. Därför förbinder sig Erikshjälpen att skapa trygga miljöer för barn där de kan utvecklas och må bra, samt att integrera åtgärder för att säkerställa barns trygghet och skydd i alla processer och system inom organisationen. Erikshjälpen har nolltolerans mot utnyttjande av och övergrepp mot barn samt kränkningar och trakasserier.
Erikshjälpen tillämpar följande definition av barnskydd: Åtgärder och strukturer för att förebygga och bemöta övergrepp, vanvård, utnyttjande och våld som drabbar barn. Skydd av barn innebär att skydda barn från skada. Skada inkluderar våld, övergrepp, utnyttjande och försummelse. Målet med skydd av barn är att främja, skydda/försvara och uppfylla barns rätt till skydd mot övergrepp, försummelse, utnyttjande och våld som uttrycks i FN:s konvention om barns rättigheter och andra människorätts-, humanitära och flyktingfördrag och konventioner samt nationell lagstiftning¹.
Utöver ovanstående understryker Erikshjälpen att skada innefattar fysiska, sexuella, sociala, psykiska, emotionella och andliga aspekter som påverkar barns hälsa, överlevnad, utveckling eller värdighet i samband med relation eller ansvar, förtroende eller makt. Barn ska skyddas från både potentiell och faktisk skada.
¹ Hämtat från Erikshjälpens tematiska positionspapper – rätten till trygghet och skydd.
3. Erikshjälpens åtaganden för att säkerställa barns trygghet
och skydd
För att säkerställa barns rätt till trygghet och skydd i verksamheten, förbinder sig Erikshjälpen att förebygga, agera och följa upp enligt följande:
3.1 Förebygga
Alla medarbetare i Sverige och internationellt, det vill säga anställda, praktikanter, fältstudenter, ideellt aktiva, värvare, styrelsemedlemmar, konsulter och andra personer som utför arbete för Erikshjälpen, är skyldiga att skriva under på att man tagit del av och förstår Erikshjälpens policy och kommer att följa dess riktlinjer.
Vid rekrytering av medarbetare för arbetsuppgifter tillsammans med barn kontrolleras vederbörandes lämplighet genom till exempel referenser och utdrag ur belastningsregister.
Erikshjälpen skapar medvetenhet hos personal och andra berörda personer kring frågan om barns trygghet och skydd genom information och utbildning.
Erikshjälpen planerar sitt arbete så att risker minimeras för att barn kommer till skada, utnyttjas eller utsätts för övergrepp, vilket inkluderar genomförande av riskbedömningar.
Erikshjälpen har en lättillgänglig och barnvänlig klagomålshantering för rapportering av missförhållanden i dess verksamheter samt rutiner för hur anmälningar ska följas upp.
Erikshjälpen informerar deltagare och vårdnadshavare i verksamhet som Erikshjälpen har direkt ansvar för om policyn för barns trygghet och skydd samt vart de kan vända sig för att rapportera oegentligheter. I de fall verksamheter bedrivs av samarbetspartner är det partnerns ansvar att informera deltagare och vårdnadshavare om dess policy. Partnerns rapporteringsförfarande ska följas.
Erikshjälpen har särskilt utsedda personer (barnskyddsombud) i organisationen med uppgift att proaktivt bevaka frågan om barns trygghet och skydd samt se till att organisationens åtaganden fullgörs.
Erikshjälpen säkerställer att partnerorganisationer inom programverksamheten har en egen policy för barns trygghet och skydd och att denna efterlevs samt uppmuntrar till en barnvänlig klagomålshantering. I de fall en sådan policy saknas skall samarbetspartners tillämpa Erikshjälpens policy tills de har utformat sin egen.
3.2 Agera
Erikshjälpen förbinder sig att ta uppkomna farhågor på allvar och agera skyndsamt utifrån framtagna riktlinjer och rutiner vid misstanke om eller konstaterade missförhållanden och oegentligheter som rör barns rätt till trygghet och skydd. Erikshjälpen säkerställer också att samarbetspartners agerar i enlighet med ovanstående.
Erikshjälpen medverkar till att underlätta eventuell utredning i de fall anmälan till myndigheter behöver göras.
3.3 Följa upp
Om missförhållanden eller oegentligheter konstaterats, följs detta upp med åtgärder för att säkerställa att incidenten inte upprepas, vilket kan innebära att rutiner förändras, samarbeten avbryts eller att personer förflyttas eller sägs upp. Personer som utsatts för övergrepp eller kränkningar erbjuds stöd utifrån vad situationen kräver.
4. Rapportering och anmälan
Vid misstanke om eller konstaterade missförhållanden och oegentligheter som rör barns rätt till trygghet och skydd inom Erikshjälpens verksamheter, skall rapportering och anmälan ske i enlighet med beslutade riktlinjer. Intern rapportering skall göras i samtliga fall, anmälan till berörda myndigheter görs efter samtal med närmast ansvarig chef och där bedömningen är att detta bör ske.
I händelse av incidenter inom internationella projekt som stöds av Erikshjälpen säkerställer Erikshjälpens regionkontor att samarbetspartnern hanterar ärendet i enlighet med gällande policy samt gällande lagar och regler i aktuellt land.
All rapportering, såväl tillbuds- som incidentrapportering, ska ske snarast, om möjligt inom 24 timmar.
Alla inkomna rapporter hanteras professionellt, konfidentiellt och på lämpligaste sätt. Vid bedömning att myndigheter behöver involveras, görs detta med barnets bästa för ögonen.
För utförligare instruktioner om tillvägagångssätt vid rapportering och anmälan ska riktlinjer finnas.
5. Ansvar
Styrelserna för Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand ansvarar för att besluta om policyn samt att revidera den vid behov.
Generalsekreteraren för Erikshjälpen och verkställande chef för Erikshjälpen Second Hand har det yttersta ansvaret för barns trygghet och skydd inom Erikshjälpens verksamheter, att policyn implementeras, efterlevs och följs upp samt hålls levande och uppdaterad. En sammanfattande redogörelse för hur policyn har efterlevts ska finnas med i Erikshjälpens årsrapport.
Respektive avdelningschef och regionchef ansvarar för att policyn följs inom sitt ansvarsområde, samt att perspektiv kring barns trygghet och skydd integreras i allt arbete. Detta görs med stöd av de särskilt utsedda barnskyddsombuden från programavdelningarna.
I internationella projekt som drivs av samarbetspartner ansvarar regionchef för att policy för barns trygghet och skydd finns på plats och efterlevs.
Alla som arbetar för Erikshjälpen (anställda, praktikanter, fältstudenter, ideellt aktiva, värvare, styrelsemedlemmar, konsulter och andra personer som utför arbete för Erikshjälpen) ansvarar för att medverka till att barn är trygga inom organisationens verksamheter genom att följa denna policy med tillhörande riktlinjer, samt att rapportera avsteg från policyn.
I samband med tillfälliga besök i Erikshjälpens projekt eller verksamheter, i såväl Sverige som internationellt, där barn deltar, ansvarar mottagande personal för att besökarna följer Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd samt tillhörande riktlinjer.
Bilaga 1: Definitioner – Barns trygghet och skydd
Den här bilagan definierar och förklarar de viktigaste begreppen som relaterar till barns trygghet och skydd. Listan är inte uttömmande.
Barn
Ett barn är en person under 18 år.
Barnskydd
Åtgärder och strukturer för att förebygga och bemöta övergrepp, vanvård, utnyttjande och våld som drabbar barn. Skydd av barn innebär att skydda barn från skada. Skada inkluderar våld, övergrepp, utnyttjande och försummelse. Målet med skydd av barn är att främja, skydda/försvara och uppfylla barns rätt till skydd mot övergrepp, försummelse, utnyttjande och våld som uttrycks i FN:s konvention om barns rättigheter och andra människorätts-, humanitära och flyktingfördrag och konventioner samt nationell lagstiftning².
Skada innefattar fysiska, sexuella, sociala, psykiska, emotionella och andliga aspekter som påverkar barnets hälsa, överlevnad, utveckling eller värdighet i samband med relation eller ansvar, förtroende eller makt.
Barnskyddsombud
Person inom Erikshjälpen som har till uppgift att bevaka frågan om barns trygghet och skydd samt se till att organisationens åtaganden fullgörs.
Direkt och indirekt kontakt med barn
Direkt kontakt innebär att inom organisationens arbete vara i närheten av barn fysiskt eller digitalt.
Indirekt kontakt innebär att ha tillgång till information om barn inom ramen för organisationens arbete såsom barns namn, adress, bilder eller andra personuppgifter.
Övergrepp
Övergrepp innefattar alla former av kränkning, misshandel, försummelse eller vanvård som kan leda till skada på barnets hälsa, möjlighet till överlevnad och utveckling eller förminskad värdighet i samband med relation eller ansvar, förtroende eller makt.
- Fysiska övergrepp innebär att någon utnyttjar sin maktposition till att orsaka ett barn faktisk eller potentiell fysisk skada, sjukdom, smärta eller försätter barnet i tillstånd av vanmakt och hjälplöshet. Varje form av kroppslig bestraffning av minderårig (under 18 år) räknas som fysisk misshandel av barn. Fysiska övergrepp omfattar också underlåtenhet att tillgodose ett barns fysiska behov.
- Psykiska övergrepp innebär att någon utnyttjar sin maktposition och utsätter ett barn för handlingar som förlöjligande, hån, nedvärderande omdömen, nedbrytande behandling, hot, utfrysning, orimliga krav, oskälig bestraffning, avvisande, påtvingad isolering från sociala kontakter, fostran till asocialt beteende eller kriminalitet, att tvingas bevittna våld eller uppleva hot om våld. Psykisk misshandel ingår i alla former av fysiska, sexuella och andliga övergrepp mot barn. Psykiska övergrepp omfattar även underlåtenhet att tillgodose ett barns känslomässiga behov och att inte tillhandahålla en utvecklingsmässigt lämplig och stödjande miljö, så att barnet kan utveckla sin emotionella och sociala kompetens.
- Sexuella övergrepp innefattar alla former av sexuella handlingar som ett barn utsätts för av en annan person, vilka kränker barnets integritet. Sexuella övergrepp eller kränkningar kan vara både fysiska och icke-fysiska, och kan handla om allt ifrån ovälkomna blickar och ord med sexuell underton till intim kroppskontakt eller våldtäkt. Det är handlingar av sexuell karaktär som påtvingas ett barn eller som barnet inte kan förstå eller är moget för.
Till sexuella övergrepp hör:
- Grooming, som innebär att en vuxen tar kontakt med barn i syfte att locka, uppmuntra eller förmå det till olämplig eller olaglig sexuell aktivitet.
- Barnpornografi, som innebär visning, användning, utnyttjande, handel, vidarebefordran och överföring av sexuella bilder på barn som deltar i verklig eller simulerad sexuell aktivitet eller exponerar sina kroppar i syfte att ge sexuell tillfredsställelse.
- Sexuell exploatering, som innebär att någon utnyttjar en person genom prostitution eller handel för sexuella ändamål, i syfte att själv göra vinst på detta.
- Andliga övergrepp innebär att någon missbrukar sin makt eller sitt inflytande i en andlig kontext i avsikt att kontrollera, tvinga, manipulera eller dominera ett barn.
Som övergrepp räknas även:
- Skadliga traditionella och kulturella seder som kan utsätta barnet för risk för skada, exempelvis barnäktenskap och könsstympning.
- Exploatering, det vill säga utnyttjandet av barn för egen vinning genom barnarbete eller andra aktiviteter som är till skada för barnets fysiska eller psykiska hälsa eller som på annat sätt hämmar barnets utveckling.
- Mobbning, som innebär att någon upprepade gånger blir kränkt av andra. Det kan till exempel vara att bli retad, slagen, eller utfryst, och innefattar även handlingar som sker på nätet.
² Erikshjälpens Tematiska Positionspapper – Rätten till Trygghet och Skydd
Bilaga 2: Riktlinjer för barns trygghet och skydd samt anmälningsförfarande
1. Inledning och syfte
Nedanstående riktlinjer konkretiserar och förtydligar hur policyn för barns trygghet och skydd ska tillämpas i specifika sammanhang. Den svenska versionen är heltäckande och inkluderar både den svenska och internationella. Den engelska versionen är anpassad efter internationella kontexten. Nedan presenteras exempel men förteckningen är inte uttömmande eller fullständig. Alla medarbetare inom Erikshjälpen (anställda, praktikanter, fältstudenter, ideellt aktiva, värvare, styrelsemedlemmar, konsulter och andra personer som utför arbete för Erikshjälpen) förväntas planera och organisera sitt arbete och sin arbetsplats på ett sådant sätt att det minimerar risken att barn utsätts för övergrepp, kommer till skada, hindras i sin utveckling eller att deras rättigheter kränks på annat sätt. Alla barn har rätt att vara trygga i de verksamheter som Erikshjälpen och dess samarbetspartners bedriver.
Erikshjälpens medarbetare har skyldighet att rapportera oegentligheter och avsteg från policyn för barns trygghet och skydd samt att bemöta barn som utsatts för skada, kränkning, utnyttjande eller övergrepp i enlighet med Erikshjälpens riktlinjer för rapportering och uppföljning. Se Riktlinjer för anmälan och rapportering sist i detta dokument.
Erikshjälpen har särskilt utsedda barnskyddsombud i organisationen som har till uppgift att proaktivt bevaka frågor om barns trygghet och skydd och se till att organisationens åtaganden uppfylls.
Det kommer att finnas en utsedd medarbetare i varje internationell region och två medarbetare från huvudkontoret; en från programavdelningen Internationell och en från programavdelningen Sverige som ansvarar för verksamheten i Sverige. Barnskyddsombuden kommer att ha specifik kunskap om frågor som rör barns rätt till trygghet och skydd och fungera som resurspersoner inom organisationen. Stöd kommer att ges till barnskyddsombuden inom regionerna vid behov. Se bilaga ”Barnskyddsombud Erikshjälpen” för namn och kontaktuppgifter till respektive barnskyddsombud.
Barns delaktighet är en viktig del av revideringen och implementeringen av policyn med bilagor. Internationellt, är regionkontoren ansvariga för att välja ut minst tre barn från varje region för delaktighet i revidering och uppföljning av dokumenten. Nationellt, är Erikshjälpens Ung-råd en del i säkerställandet av barn och ungas perspektiv i revideringen och uppföljningen.
2. Riktlinjer inom specifika verksamheter
2.1 Rekrytering, anställning och utbildning
Erikshjälpens medarbetare har en avgörande betydelse för skapandet av trygga och säkra miljöer för barn. Därför är det av största vikt att de personer som rekryteras är lämpliga för sina uppdrag och blir medvetna om sitt ansvar. För att säkerställa detta, så långt det är möjligt, tillämpas följande i samband med rekrytering och anställning:
- Nationellt, vid rekrytering eller när någon anlitas för arbete i direkt kontakt med barn ansvarar HR-avdelningen för att vederbörandes lämplighet kontrolleras genom referenser och utdrag ur belastningsregistret. Internationellt, ansvarar regioncheferna för en kontroll av referenserna, vilket inkluderar en kontroll av vederbörandes tidigare beteende i förhållande till barn. Om möjligt begärs ett utdrag ur belastningsregistret eller liknande register.
- Nationellt, introduktion för uppdrag inom Erikshjälpen skall innefatta en genomgång av Policyn för barns trygghet och skydd med tillhörande bilagor.
- Internationellt, regionkontoren ansvarar för introduktion och genomgång av Policyn för barns trygghet och skydd samt vägledning och fortbildning vid behov.
- Nationellt och internationellt, regelbundna reflektioner om barns trygghet och skydd, speciellt under gemensamma dagar.
- Alla medarbetare (anställda, praktikanter, fältstudenter, ideellt aktiva, värvare, styrelsemedlemmar, konsulter och andra personer som utför arbete för Erikshjälpen) ska underteckna att man läst, förstått och kommer att följa Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd.
- Nationellt, ska personer som arbetar i direktkontakt med barn genomgå en utbildning kring barns trygghet och skydd, tillhandahållen av Erikshjälpen. Utbildningens omfattning kan variera beroende på uppdragets art.
- Internationellt, nya medarbetare ska läsa policyn barns trygghet och skydd samt med stöd av regionchef eller personalansvarig, få möjlighet att reflektera sin förståelse innan de signerar anställningsavtalet.
2.2 Aktiviteter tillsammans med barn
I alla aktiviteter inom Erikshjälpen, även digitala, som involverar direktkontakt med barn, ska berörda medarbetare göra allt för att skydda barn från skada, kränkningar, övergrepp eller utnyttjande. I internationella projekt som bedrivs av samarbetspartner ska partnerns riktlinjer följas.
Alla Erikshjälpens medarbetare förväntas att:
- Bedöma risker och planera arbetet vid alla aktiviteter så att barn kan känna sig trygga och säkra i aktiviteterna.
- Behandla varje barn som en egen individ, med respekt för dess integritet och värdighet.
- Behandla alla barn rättvist och aldrig diskriminera eller gynna vissa barn på andras bekostnad.
- Sträva efter transparens och öppenhet (även vad gäller den fysiska miljön) och att forma en kultur som präglas av trygghet och respekt, så att kritiska frågor och problem kan tas upp till diskussion.
- Ge barn utrymme och möjlighet att uttrycka sina åsikter i situationer som berör dem och som är anpassade till ålder och mognad.
- Alltid respektera och värna om barns rätt till en egen tro och övertygelse; främja reflektioner kring existentiella frågor; aldrig skuldbelägga, fördöma eller tvinga någon att vara med i aktiviteter av andlig eller religiös karaktär.
- Endast hjälpa barn med intima och privata åtaganden om situationen kräver det eller de inte kan göra detta själva.
- Identifiera och undvika situationer som kan missuppfattas och tolkas som otillbörliga av berörda barn eller utomstående.
- Följa Erikshjälpens riktlinjer för kommunikation och hantering av bilder och personuppgifter.
- Aldrig utlova tystnadslöfte till ett barn, då vissa situationer kan kräva att åtgärder måste vidtas för barnets bästa.
- Aldrig agera på ett sätt som skuldbelägger, förnedrar, nedvärderar eller förödmjukar barn eller på annat sätt utsätter barnet för känslomässiga kränkningar eller övergrepp.
- Aldrig slå eller på annat sätt utöva fysiskt våld eller misshandel mot barn.
- Aldrig ha överseende med, delta i eller ge sitt tysta medgivande till barns agerande som kan betraktas som illegalt, farligt eller felaktigt.
- Undvika aktiviteter som kan trigga tveksamma och olämpliga beteenden eller leda till att barn skadas, förnedras eller känner sig tvingade att delta mot sin vilja.
- Undvika, så långt det är möjligt, att arbeta ensam med barn, om inte arbetsuppgiften kräver det och det är i förväg överenskommet med överordnad chef.
- Aldrig inleda sexuell kontakt med barn. Inte heller inleda relation, som kan uppfattas som utnyttjande, ofredande eller på annat sätt betraktas som olämplig, med barn som deltar i Erikshjälpens verksamheter.
- Undvika att beröra, prata eller umgås med barn på sätt som kan uppfattas som olämpliga, stötande eller kränkande.
- Barnpornografi är aldrig tillåtet, vilket innebär visning, användning, utnyttjande, handel, vidarebefordran och överföring av sexuella bilder på barn som deltar i verklig eller simulerad sexuell aktivitet eller exponerar sina kroppar i syfte att ge sexuell tillfredsställelse.
- Nationellt, undvika att sova ensam i samma rum som ett ensamt deltagande barn i samband med övernattning, om det inte krävs för att säkerställa trygghet, och det är överenskommet med överordnad chef och vårdnadshavare. Internationellt, täcks detta av partnerorganisationernas policy.
Barn, och deras vårdnadshavare, som deltar i aktiviteter som Erikshjälpen har direkt ansvar för, ska informeras om Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd på ett sätt som de kan förstå. Detta inkluderar kännedom om vart man vänder sig om man har klagomål att framföra.
Personer inom Erikshjälpen, som leder eller arrangerar aktiviteter där barn deltar, ansvarar för att tillfälliga gäster och besökare håller sig till Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd.
Inom Erikshjälpen tillämpas kollektiv tystnadsplikt vid aktiviteter där barn deltar. Detta innebär att personlig information om deltagare inte sprids utanför gruppen av ledare och ansvariga, men kan delas inom gruppen. Deltagare i de olika verksamheterna informeras om innebörden av den kollektiva tystnadsplikten. Vid anmälan till polis eller socialtjänst gäller inte tystnadsplikten.
2.3 Kommunikation och insamling
För att förhindra att barn utnyttjas, kränks eller på annat sätt far illa genom Erikshjälpens kommunikations- och insamlingsarbete, skall i enlighet med Erikshjälpens riktlinjer för bilder följande beaktas:
- I all kommunikation sträva efter att tänka utifrån barns perspektiv och barns bästa.
- När barn framställs i text eller bild ska det alltid ske med varsamhet, respekt och värdighet.
- I enlighet med GDPR inhämtas medgivande innan bilder och personuppgifter på barn
publiceras. Medgivandet ska vara skriftligt och det ska tydligt framgå hur bilderna kommer
att användas. För barn från 0–16 år krävs medgivande från både vårdnadshavare och barn
utifrån dess ålder och mognad. För barn mellan 16 och 18 år krävs endast eget medgivande. - Bilder på personer med skyddad identitet får inte under några omständigheter publiceras.
- Vid insamling genom företagssamarbete ska innan avtal tecknas, försäkran göras om att
aktuellt företag inte kränker barns rättigheter genom sin verksamhet. (Se bilaga 2 Checklista
för kränkningar av barns rättigheter – ska arbetas fram).
2.4 Samarbetspartners i program och projekt
När samarbetsavtal tecknas med extern organisation skall, så långt det är rimligt och möjligt, säkerställas att partner lever upp till Erikshjälpens krav gällande barns trygghet och skydd. Detta görs genom följande åtgärder:
- En organisationsbedömning ska göras innan samarbetsavtal undertecknas för att säkerställa barns trygghet och skydd beaktas på ett tillfredställande sätt inom organisationen.
- I de fall då partner inte har en egen policy för barns trygghet och skydd skall Erikshjälpens policy och tillämpliga riktlinjer följas. Erikshjälpen uppmuntrar och stöttar partnerorganisationer i framtagandet av egen policy.
- Nationellt, i samband med rapportering av insatser eller vid förnyelse av avtal ska även arbetet med barns trygghet och skydd följas upp. Internationellt, rapporteras detta till Erikshjälpen och följs upp enligt partnerorganisationers egen policy.
- Allvarliga avsteg från policyn för barns trygghet och skydd kan leda till att samarbete avbryts, vilket också ska framgå i samarbetsavtalet.
2.4 Butik
Erikshjälpens secondhandbutiker ska vara trygga och säkra platser för både barn och vuxna. Därför gäller följande:
- Genom avtal säkerställs att butikspartners står bakom Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd, vilket även inkluderar en tillämpning av Erikshjälpens riktlinjer för bilder.
- Alla medarbetare i butik (anställda, praktikanter, ideella medarbetare, styrelsemedlemmar) ska underteckna åtagandet som visar att man läst, förstått och kommer att följa Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd.
- Om minderåriga volontärer eller praktikanter arbetar i butiken ska riktlinjer vid Aktiviteter tillsammans med barn följas (se ovan).
- Om en butik inrymmer Erikshjälpen Framtidsverkstad ska riktlinjer vid Aktiviteter tillsammans med barn följas (se ovan).
- När riskbedömning görs i butiken ska även barnperspektivet beaktas, för att säkerställa att det är en trygg och säker miljö för barn att vistas i.
2.5 Inköp och upphandling
För att förhindra att Erikshjälpen bidrar till att barn utnyttjas eller kommer till skada ska i enlighet med Erikshjälpens upphandlingspolicy vid större inköp och upphandling en försäkran göras om att anbudsgivare inte utnyttjar barnarbete och att de grundläggande sociala rättigheterna samt arbetsvillkoren efterföljs. (Se bilaga 2 Checklista för kränkningar av barns rättigheter – ska arbetas fram).
3. Riktlinjer för rapportering och anmälan
All rapportering ska ske snarast, om möjligt inom 24 timmar. Internationellt, sker rapporteringen enligt vad som fastställts i partneravtalet med hänvisning till “Riktlinjer för klagomål och svarsmekanismer”. Om en partnerorganisation får in ett klagomål och vill ha stöd från regionkontoret, kommer regionkontoret att ge stöd om det är möjligt samt rapportera in klagomålet i ERIKS CRM.
3.1 Incident- och tillbudsrapportering
Då avsteg från policyn för barns trygghet och skydd upptäcks, eller då brister i Erikshjälpens verksamhet som skulle kunna leda till att barn far illa på grund av Erikshjälpens medarbetare, ska rapportering ske. Om någon misstänker en händelse och inte rapporterar den kommer det att betraktas som samtycke.
Incidentrapportering görs vid kännedom om eller misstanke om att barn utsatts för avsiktlig eller oavsiktlig skada, kränkning, diskriminering eller någon form av övergrepp eller utnyttjande i Erikshjälpens verksamhet av Erikshjälpens medarbetare eller andra personer relaterade till Erikshjälpen. Rapportering ska också ske då en händelse inträffat, där någon skulle ha kunnat komma till skada, men inte gjorde det (tillbud).
Incident- och tillbudsrapportering ska antingen göras skriftligt via klagomålshanteringen på erikshjalpen.se eller genom närmast berörda chef. Vid händelser som inträffar i den internationella verksamheten ska i första hand regionkontoret involveras. De personer som tar emot rapporten ser till att lämpliga åtgärder vidtas, i enlighet med de rutiner som beslutats.
I samband med en krissituation ska Erikshjälpens krisplan följas.
Alla fall av rapportering kommer att hanteras professionellt, konfidentiellt och på lämpligaste sätt. Om ärendet gäller ett barn och bedömningen är att myndigheter behöver involveras, kommer detta att ske med barnets bästa för ögonen.
Nationellt, rapporteringssystemet utformas så att även deltagare, vårdnadshavare och tillfälliga besökare utan svårighet kan rapportera missförhållanden i verksamheterna. Internationellt, täcks detta av partnerorganisationernas policy.
3.2 Rapportering till myndigheter i Sverige
Enligt Socialtjänstlagen (14 kap, 1§) bör var och en som får kännedom om eller misstänker att ett barn far illa anmäla detta till socialtjänsten (oavsett sammanhang som barnet far illa i). Personer som arbetar yrkesmässigt med barn och misstänker eller får kännedom om att ett barn far illa ska anmäla detta till socialtjänsten (gäller vid myndighetsutövning). För medarbetare inom Erikshjälpen gäller följande vid anmälan till myndigheter:
Orosanmälan till Socialtjänsten
Den som får vetskap om eller misstänker att ett barn far illa ska dokumentera vad man sett eller hört. Det är viktigt att notera datum samt beskriva hur informationen har kommit fram.
Den uppkomna situationen diskuteras med närmaste arbetsledare eller chef, om det inte är chefen eller arbetsledaren som är misstänkt förövare, då tas frågan i stället upp med närmaste högre chef eller HR-avdelningen. Tillsammans avgörs om en anmälan till Socialtjänsten i berörd kommun ska göras samt om vårdnadshavare behöver involveras.
Det är viktigt att lyssna på barnet och ge det stöd, men man ska undvika att påverka barnet eller att själv påbörja en utredning. Eftersom man kan tvingas gå vidare med anmälan och rapportering ska man heller inte utlova barnet sin tystnad.
Enskilda personer kan lämna anmälan anonymt, men när anmälan görs av Erikshjälpen ska namn och kontaktuppgifter finnas med, för att kunna vara behjälpliga vid en eventuell utredning. Anmälan undertecknas av närmaste chef.
I vissa fall kan det vara lämpligt att göra anmälan tillsammans med den utsatte eller med vårdnadshavare, så att de själva får uttrycka sitt behov av hjälp och stöd och därmed ”äga” sitt eget ärende. Bedömning om så ska ske görs från fall till fall.
3.3 Anmälan till myndigheter internationellt
I den internationella verksamheten ska det aktuella landets lagar följas vid rapporteringsförfarande.
3.3 Polisanmälan
Om ett lagbrott begås i samband med att barn far illa i de verksamheter som Erikshjälpen själva bedriver eller ger stöd till, ska detta anmälas till närmaste polismyndighet. Innan anmälan ska närmaste arbetsledare eller chef kontaktas, om det inte är chefen eller arbetsledaren som är misstänkt för brottet. Då diskuteras ärendet i stället med närmaste högre chef eller HR avdelningen.
Barns rätt till trygghet och skydd
Erikshjälpen arbetar för alla barns rätt till trygghet och skydd, för att påverka och förändra att många barn i världen far illa. Vårt mål är att alla barn ska kunna leva ett liv i trygghet.
Läs mer om hur vi arbetar med trygghet och skydd
Erikshjälpens Antikorruptionspolicy beskriver hur vi definierar och förhåller oss till korruption samt hur vi arbetar för att motverka, upptäcka och agera vid korruption.
Fastställd av Erikshjälpens styrelse 2024-04-12. Erikshjälpens Antikorruptionspolicy finns på engelska och heter då ERIKS Anti-Corruption Policy.
1. Inledning och syfte
Erikshjälpen är en ideell second hand-verksamhet och en barnrättsorganisation som arbetar för att barns rättigheter ska respekteras, skyddas och tillgodoses i Sverige och runtom i världen. Korruption är alltid ett hinder för social och ekonomisk utveckling. Det riskerar även att skada Erikshjälpens förtroende bland dem vi arbetar tillsammans med i våra insatser samt i relation till privata och institutionella givare, samarbetspartners och kunder i våra butiker. Erikshjälpen ser därför korruption som en allvarlig risk vilken motverkar vår vision om en förändrad värld där barns drömmar får liv.
Delar av Erikshjälpens verksamhet både i Sverige och internationellt, genomförs i miljöer och kontexter med relativt stor risk för korruption vilket kräver specifika åtgärder och förhållningssätt. Länder med stor ojämlikhet, svag demokrati och konflikter har ofta en högre risk för korruption. Likaså kan interna risker såsom att hantera stora summor pengar, nära och långa relationer mellan kollegor och representanter för olika parter samt svag intern kontroll främja korruption. Även vid till exempel upphandlingar, inköp och företagssamarbeten som ofta sker i Sverige finns en risk för korruption.
Syftet med denna policy är att beskriva hur Erikshjälpen definierar och förhåller sig till korruption samt hur vi arbetar för att motverka, upptäcka och agera vid korruption.
Erikshjälpens arbete med antikorruption har sin utgångspunkt i vårt identitetsdokument ”I kärlekens tjänst” som fastställer vår värdegrund. Utöver det är även följande dokument kopplade till vårt arbete kring antikorruption:
- Policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning
- Upphandlingspolicy
- Uppförandekod
- Policy för barns trygghet och skydd
- Personal och rekryteringspolicy
Denna policy är giltig för alla delar av Erikshjälpens verksamhet, d.v.s. barnrättsorganisationen och Erikshjälpen Second Hand, i Sverige och internationellt, och gäller för Erikshjälpens personal, praktikanter, ideellt aktiva, förtroendevalda och konsulter. Policyn gäller via avtal även för Erikshjälpens internationella partnerorganisationer.
2. Definition och förhållningssätt
Definition
Erikshjälpen följer Sidas definition av korruption vilken är missbruk av förtroende, makt eller position för otillbörlig vinning. Korruption innefattar bland annat mutor, bestickning, förskingring, utpressning, jäv, nepotism och andra liknande oegentligheter. Definitionen innebär alltså att någon utnyttjar sin maktposition för att gynna sig själv, någon närstående eller sitt eget intresse. Vinningen kan inkludera såväl ekonomiska som andra fördelar. Med korruption avses även underlåtenhet att vidta åtgärder.
Förhållningssätt
Erikshjälpens förhållningssätt till korruption tar sin utgångspunkt i Sidas antikorruptionsregel som innebär att alltid förebygga, aldrig acceptera, alltid informera och alltid agera. Detta ska appliceras i alla situationer även om det innebär förseningar av insatser eller avslutande av partnerskap.
Erikshjälpens verksamhet lyder under svensk lag. De svenska lagarna och förordningarna tillämpas för Erikshjälpens arbete utomlands där även lokal lagstiftning och regler ska följas och respekteras. Dock kan aldrig lokala lagar användas som en ursäkt till korrupta eller oetiska handlingar.
3. Implementering
Alltid förebygga
Erikshjälpen arbetar på alla nivåer med att göra riskbedömningar som inkluderar risker för korruption. Strukturer och system inom organisationen ska alltid utformas så att risken för korruption minimeras samtidigt som värderingar och etik fortlöpande diskuteras. Alla anställda, förtroendevalda och ideellt aktiva har ett ansvar att förebygga korruption och ska ges utbildning och stöd i hur de kan göra detta.
Förtroende är även en viktig del i att motverka korruption. Erikshjälpen arbetar därför ständigt med att bygga tillitsfulla relationer med samarbetspartners och för att skapa en god och konstruktiv dialog.
Aldrig acceptera
Erikshjälpens anställda, praktikanter, förtroendevalda, ideellt aktiva och konsulter ska aldrig acceptera korruption eller korrupta handlingar, vare sig i den egna verksamheten eller i insatser som vi stödjer finansiellt eller på andra sätt. Det är vårt gemensamma ansvar att säkerställa att varje del av vår verksamhet präglas av rättvisa, transparens och ärlighet. Att aldrig acceptera korruption innebär inte bara att följa lagen utan också att agera utifrån vår värdegrund och att vara förebilder för etiskt agerande i alla situationer. Vid minsta misstanke om en oegentlighet ska detta rapporteras.
Alltid informera
Erikshjälpens anställda, praktikanter, förtroendevalda, ideellt aktiva och konsulter är skyldiga att anmäla misstänkt eller upptäckt korruption via vår funktion för klagomål alternativt visselblåsning på vår webbsida. Fler rapporteringsvägar och ansvarsbeskrivningar finns i vår policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning.
Om det gäller en insats finansierad av Sida ska Svenska Missionsrådet (SMR) informeras. Om insatsen har en annan institutionell givare så ska aktuell part informeras.
Alltid agera
Erikshjälpen ska alltid agera vid tips, varningssignaler och misstanke om korruption. Agerandet ska ske med diskretion och med respekt för de inblandade. Erikshjälpen utreder alla misstankar om korruption och lämpliga åtgärder vidtas för att hantera det specifika fallet samt förhindra att något liknande händer igen. Interna och externa rapportörer och visselblåsare erbjuds anonymitet och även andra säkerhetsåtgärder om så behövs. Rutinerna för hur ett ärende bedöms är desamma oavsett om informationen först kommer till Erikshjälpen genom vår funktion för klagomål och visselblåsning eller på annat sätt. Mer information om förfarande vid misstänkt korruption finns på vår webbsida samt i vår policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning
Transparens
Erikshjälpen eftersträvar alltid öppenhet och transparens i alla delar av organisationens verksamhet. Detta gäller för policys, strategier, planer, beslut och rapporter. Genom detta möjliggörs insyn i och granskning av verksamheten vilket kan bidra till att förtroendet för Erikshjälpen bland anställda, ideella och förtroendevalda samt partners och andra aktörer ökar.
Ansvarsutkrävande
Erikshjälpen strävar mot att ha en tydlighet i mandat och ansvarsfördelning samt att ha strukturer och system för att kunna spåra misstag och medvetna fel. De personer som har ansvar inom organisationen ska kunna ställas till svars för sina handlingar. En viktig del av detta arbete är vår funktion för klagomål och visselblåsning där misstänkt korruption kan anmälas. Vad vi definierar som klagomål respektive visselblåsning finns beskrivet på vår webbsida samt i vår policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning.
Deltagande
Alla relevanta aktörer inom Erikshjälpens samarbeten, inklusive de avsedda målgrupperna, ska ha ett ägarskap och inflytande över planeringen, genomförandet och uppföljningen i våra samarbeten för att på så sätt enklare kunna vara med i arbetet mot korruption.
Partnerorganisationer
Erikshjälpen uppmuntrar och stödjer våra internationella och nationella partnerorganisationer i att ha egna system och rutiner för att arbeta förebyggande med korruption samt att upptäcka och rapportera korruption i ett så tidigt skede som möjligt. Genom våra och partners avtal regleras hur partnerorganisationer och Erikshjälpen agerar vid misstänkt korruption.
Erikshjälpen strävar mot att ha en öppen och kontinuerlig dialog med partners i frågan om korruption samt kring värderingar och etik. Stöd ges till partnerorganisationer som behöver förbättra sina interna kontrollsystem eller implementera andra åtgärder som förebygger korruption.
Kommunikation
Denna policy ska finnas tillgänglig på Erikshjälpens intranät och hemsida samt delas och läggas till som en bilaga när avtal tecknas med en partnerorganisation. Den ska även presenteras för nyanställda samt förtroendevalda, praktikanter, ideellt aktiva och konsulter inom organisationen.
4. Uppföljning
För att ha ett framgångsrikt arbete mot korruption måste kontinuerlig uppföljning och utvärdering av arbetet göras. Generalsekreteraren är ytterst ansvarig för arbetet med antikorruption, att policyn följs och att arbetet utvärderas. Policyn antas av barnrättsorganisationens styrelse och revideras vid behov.
Samtliga chefer inom både barnrättsorganisationen och second hand-verksamheten har ett ansvar för att anti-korruptionsarbetet blir en integrerad del av arbetet inom sin verksamhet. Närmsta chef har även ansvar för att medarbetarna känner till policyn och de andra dokument som reflekterar Erikshjälpens syn på och arbete med korruption. Alla medarbetare har i sin tur ett ansvar att medverka till att policyns intentioner förverkligas och att verka för antikorruption.
Erikshjälpens insamlingspolicy är styrande för all insamling inom Erikshjälpen och ska tillämpas vid alla typer av insamling. Godkänd av Erikshjälpens styrelse 2024-11-29.
1. Inledning och syfte
På Erikshjälpen samlar vi frimodigt in pengar för att kunna fortsätta vårt arbete för en förändrad värld där barns drömmar får liv. Vi förverkligar barns rättigheter genom insatser för utbildning och fritid, hälsa och trygghet och skydd, samt humanitära insatser. Så vill vi ge barn och unga runt om i världen hjälp och möjlighet att våga drömma om framtiden. Vi tror på barnen och vill ge dem förutsättningar till ett bättre liv och en tryggare framtid.
Enligt Erikshjälpens värdegrund vill vi verka i “Eriks anda”. Detta innebär att vi tar ansvaret för att förvalta givarnas gåvor och förtroende på stort allvar. Erikshjälpens insamlingsarbete vänder sig till privatpersoner, företag, församlingar och föreningar. Vi betraktar varje gåva som ett uttryck för personligt engagemang. Så har det varit ända sen Erik Nilssons dagar.
Erikshjälpens verksamhet finansieras av privatinsamling, institutionella bidrag samt överskott från våra Second Hand-butiker. Denna policy tydliggör för våra givare vilka principer som gäller för insamlingsverksamheten, hur Erikshjälpen samlar in pengar och hur vi hanterar gåvor. Insamlingspolicyn ger också vägledning och styrning till Erikshjälpens anställda, volontärer och andra som deltar i vårt insamlingsarbete.
Erikshjälpens insamlingspolicy är styrande för all insamling inom Erikshjälpen. Gåvor i form av begagnade varor till Erikshjälpen Second Hand omfattas dock inte av denna policy.
2. Definition av insamlade medel
Gåvor från allmänheten/privatpersoner, organisationer, företag, samfund, privata och ideella fonder och stiftelser, testamentsgåvor och värdet av skänkta tillgångar räknas som insamlade medel. En gåva till Erikshjälpen ska alltid vara frivillig.
Bidrag i form av pengar från företag kan definieras juridiskt antingen som gåva eller sponsring. Företagssamarbeten, där bidraget från företagets sida ska mötas av någon typ av motprestation från Erikshjälpen, betraktas som sponsring och utformas i dialog, varefter vi skriver ett avtal som klargör omfattning och ansvarsfördelning.
3. Transparens och redovisning
Information och återrapportering
Vi ser våra olika bistånds- och utvecklingsprojekt som ett samarbete med våra givare. Som ett led i att förstärka detta samarbete ger vi regelbunden återkoppling med exempel på vad insamlade medel använts till.
Vi har koll! Säker och kontrollerad insamling
Erikshjälpens insamling gentemot allmänheten, och hantering av gåvor, sker alltid via ett 90-konto som kontrolleras av Svensk Insamlingskontroll. Det innebär att insamlingen årligen kontrolleras för att säkerställa att vi inte har oskäliga insamlings- och administrationskostnader. Minst 75 procent av de totala intäkterna ska gå till ändamålet. Erikshjälpen är även medlem i Giva Sverige, branschorganisationen för insamling i Sverige, och tillämpar deras kvalitetskod. Syftet med koden är att verka för transparens, professionalitet och ett ökat förtroende.
I Erikshjälpens årsredovisning som finns tillgänglig på erikshjalpen.se redovisar vi insamlade medel, kostnader, utdelade medel samt resultat och effekter av våra insatser.
Erikshjälpen följer gällande lagstiftning vid hantering av personuppgifter. Detaljerade föreskrifter återfinns i vår Integritetspolicy (personuppgiftspolicy).
4. Förhållningssätt till givare
Vi respekterar våra givare!
Erikshjälpens insamlingsarbete är helt beroende av engagerade givare som vill vara med oss i arbetet för barns rättigheter och framtid. Vi vill inte bara samla in så mycket pengar eller så stora gåvor som möjligt. För oss är den lilla gåvan lika viktig som den stora.
I Erikshjälpens insamlingsarbete är det centralt att respektera givarens önskemål. Det betyder att:
- Om en givare inte önskar bli uppringd, få ett insamlingsbrev eller vår tidning respekterar vi det och noterar detta i vårt register.
- Vill en givare vara anonym skall detta respekteras. Givarens namn ska aldrig publiceras
utan givarens medgivande. Erikshjälpen lämnar inte givarens namn vidare till annan
organisation eller företag, om inte detta krävs för att bedriva informations- och
insamlingsarbetet (ex. tryckeri). - Givaren ska när som helst kunna få reda på namn och kontaktinformation till personer i
Erikshjälpens ledning. - Givaren har rätt att få reda på om den som ber om bidrag till Erikshjälpen är frivillig,
anställd eller extern konsult - Givaren ska kunna förvänta sig ett korrekt och professionellt bemötande från
Erikshjälpens representanter och ska aldrig utsättas för press. - Givaren ska när som helst kunna ställa frågor till Erikshjälpen och förvänta sig ett snabbt
och tillförlitligt svar. Eventuella klagomål kan lämnas direkt till någon anställd på Erikshjälpen
eller skickas in via ett formulär på erikshjalpen.se, där det också finns möjlighet att vara
anonym. Klagomål bemöts alltid med respekt och vänlighet, följs upp noggrant, och leder till
relevanta åtgärder.
Vad kan en givare vara med och bestämma?
Erikshjälpen strävar efter att större delen av insamlade medel är icke öronmärkt. Det innebär att vi kan använda medlen där de bäst behövs och gör störst nytta. Om det för givaren är av stor vikt att rikta gåvan till ett speciellt ändamål inom ramen för Erikshjälpens projekt, kan detta göras i samråd med givarservice.
Givaren har rätt att få information om vad insamlade medel används till. Vid insamlingskampanjer och katastrofer ska givaren lätt kunna få reda på vilket ändamål insamlade medel riktar sig till och till exempel vilka organisationer som Erikshjälpen väljer att samarbeta med på plats i det krisdrabbade området.
Om riktade gåvor av någon anledning inte kan användas till det som givaren önskat, ska givaren kontaktas och erbjudas möjlighet att rikta gåvan till något annat ändamål. Vill Erikshjälpen ändra användningsområde skall givaren först kontaktas.
När betalar vi tillbaka?
Om en givare önskar få tillbaka en gåva och kontaktar Erikshjälpen inom rimlig tid, ska vi så långt det är möjligt tillgodose detta önskemål och betala tillbaka gåvan. Om Erikshjälpen upptäcker att man fått en felaktig gåva eller att gåva betalats två gånger av misstag, ska detta åtgärdas och återbetalas till givaren snarast.
Vi säger tack!
Vi vill visa vår tacksamhet för de gåvor vi får. Vår målsättning är att alla nya givare ska få ett personligt tack och information om hur pengarna används.
Får unga människor vara med? (Minderåriga i insamlingsarbetet)
Erikshjälpen vill underlätta för unga människor att kunna engagera sig. Med vår grundare Erik Nilsson som förebild och exempel vet vi att barn och unga kan förändra världen.
Vi finns med i många sammanhang där ungdomar, även de under 18 år, rör sig och deltar (festivaler, konserter mm). Personer under 18 år som vill bli givare välkomnas att vara med, men först efter vårdnadshavares samtycke och/eller påskrift av avtal.
Vi vill också uppmuntra barn och ungas engagemang och deras initiativ till insamlingar. Detta kan till exempel innebära att skolklasser, barngrupper i församlingar, idrottsföreningar och andra vill ordna insamlingar. Vi uppmuntrar och välkomnar dessa initiativ, men alltid efter godkännande och i samverkan med lärare, föräldrar och/eller andra ansvariga vuxna.
Vi vänder oss inte till minderåriga personer i direkta marknadsföringsåtgärder, som utskick eller riktade kampanjer.
5. Etik och professionalitet
Finns det gåvor vi inte kan ta emot?
Vår grundregel är att alla som vill ska få skänka pengar till Erikshjälpen. Erikshjälpen kan ibland ändå välja att tacka nej till en donerad gåva om givaren vill villkora gåvan på ett sätt som vi inte kan acceptera eller leva upp till. Erikshjälpen kan också välja att avstå från en gåva om givarens värderingar eller verksamhet står i strid med organisationens värderingar samt om gåvans ursprung strider mot Erikshjälpens Riktlinje för hållbara samarbeten. Erikshjälpen kan även tacka nej till en gåva om den är förenad med villkor som vi inte kan uppfylla eller om kostnaderna för gåvan inte står i rimlig proportion till gåvan i sig. Andra skäl att tacka nej kan vara att gåvan får oönskade konsekvenser eller om den består av varor, tjänster, byggnader etcetera som Erikshjälpen inte kan använda eller avyttra.
I dokumentet Riktlinje för hållbara samarbeten finns detaljerad information.
Gåvor i form av värdepapper eller fast egendom
Om gåva/testamente erhålls i form av aktier/aktiefonder kan dessa behållas kortare eller längre tid om inte detta uppenbart strider mot givarens vilja, som den är uttryckt i gåvobrev eller testamente.
Innehav av aktier i företag som har sin huvudsakliga verksamhet inom alkohol-, tobaks-, pornografi- eller vapenindustri är inte förenligt med vår policy. Om sådana aktier erhålls som gåva/testamente, skall en ansvarsfull avveckling ske inom högst ett år om inte synnerliga skäl föreligger. I Erikshjälpens Placeringspolicy finns detaljerad information angående aktieinnehav.
Gåva i form av fastighet avyttras snarast möjligt och erhållet belopp används i enlighet med givarens önskemål. Undantag kan dock göras om ett fortsatt ägande av fastigheten i någon form kan bidra till förverkligandet av Erikshjälpens ändamål, eller om givaren i sitt gåvobrev eller testamente uttryckt ett specifikt önskemål.
Testamenterade gåvor
När Erikshjälpen mottar ett testamente gör vi en noggrann kontroll av att testamenterade medel kan används enligt testatorns sista vilja. Om det skulle visa sig att testamentet är skrivet på ett sådant sätt att vi inte kan uppfylla testatorns önskan tar vi kontakt med dödsboet för att diskutera utformningen och om gåvan kan användas till liknande verksamhet. Om detta inte är möjligt tackar vi nej till gåvan av respekt för givarens sista vilja.
Testamenten som kommer Erikshjälpen till del där annan part väcker klander hanterar vi med hjälp av juridisk expertis, med målsättningen att fullt ut respektera den avlidnes vilja.
Detta är en lättläst version av Erikshjälpens Policy för barns rätt trygghet och skydd. För att alla ska känna sig trygga och säkra hos Erikshjälpen finns en policy för barns trygghet och skydd. Hos Erikshjälpen ska alla behandlas rättvist och med respekt.
Allt arbete Erikshjälpen gör grundar sig i FN:s konvention om barnets rättigheter – även kallad barnkonventionen. Det betyder att alla barn och unga har samma rättigheter och är lika mycket värda. Med barn och unga menas personer under 18 år.
Policyn blev fastställd av Erikshjälpens styrelse 2022-02-03. Mindre justering godkänd av Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hands ledningsgrupper 2023-01-31.
1. Hur ska denna policy användas?
Alla som jobbar på Erikshjälpen måste lova att följa denna policy, efter att de har läst, förstått och skrivit under den.
Barn och deras vårdnadshavare ska informeras om denna policy och hur de kan rapportera om man tror eller har sett att ett barn far illa i någon av Erikshjälpens verksamheter.
Alla medarbetare på Erikshjälpen som jobbar direkt med barn får utbildning i barns trygghet och skydd och kontrolleras för om de har blivit dömda för brott tidigare.
2. Alla som jobbar på Erikshjälpen måste se till att barn och unga skyddas genom att:
Alltid
- skapa en trygg och säker miljö där barn kan utvecklas och må bra
- lyssna på barnen och tänka in dem och deras bästa i allt som berör dem. Alla barn har rätt att bli hörda
- respektera barns rätt till en egen tro
- be om tillstånd innan du tar bilder, filmar eller delar bilder, namn eller andra personuppgifter på deltagare i Erikshjälpens verksamheter. För barn under 16 år behövs också ett godkännande från deras vårdnadshavare
- vara minst två vuxna när man arbetar direkt med barn och unga, om man inte fått någon annan information från sin chef
- se till att personer som besöker eller deltar i Erikshjälpens aktiviteter följer denna policy.
Aldrig
- reta, hota, slå eller på annat sätt göra så att ett barn mår dåligt
- tvinga ett barn att vara med i andliga eller religiösa aktiviteter mot deras vilja
- kontakta barn i sexuella syften, varken i verkligheten eller på internet
- beröra, prata eller umgås med barn på sätt som kan uppfattas som olämpligt
- fotografera, filma, ladda ner eller dela sexuella bilder på barn.
Hur rapporterar jag om jag misstänker att ett barn far illa?
Om man ser eller tror att en deltagare i någon av Erikshjälpens verksamheter har blivit skadad ska man alltid berätta det så snart som möjligt, helst inom 24 timmar från att det har hänt.
Berätta för närmaste chefen i verksamheten eller använd vår hemsida för Klagomål och visselblåsning – erikshjalpen.se/klagomal-och-visselblasning. Är det chefen som misstänks, prata i stället med deras chef eller en annan högre chef.
Om någon bryter mot Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd kan det leda till att de inte längre kan jobba för Erikshjälpen. Allvarliga brott mot barn kan leda till polisanmälan.
Barns rätt till trygghet och skydd
Erikshjälpen arbetar för alla barns rätt till trygghet och skydd, för att påverka och förändra att många barn i världen far illa. Vårt mål är att alla barn ska kunna leva ett liv i trygghet.
Läs mer om hur vi arbetar med trygghet och skydd
Policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning beskriver hur synpunkter, klagomål och visselblåsarlarm kan rapporteras inom Erikshjälpen samt hur inrapporterade ärenden hanteras. Godkänd av Erikshjälpens styrelse 2025-05-22.
Policyn gäller för hela Erikshjälpen, det vill säga second hand-verksamheten och barnrättsorganisationen i såväl Sverige som internationellt. Policyn finns också på engelska och heter då Policy for Feedback, Complaints and Whistleblowing.
Innehåll
1. Inledning och syfte
I denna policy beskrivs hur synpunkter, klagomål och visselblåsarlarm kan rapporteras inom Erikshjälpen samt hur inrapporterade ärenden hanteras. Den gäller för hela Erikshjälpen, det vill säga Second Hand-verksamheten och barnrättsorganisationen i såväl Sverige som internationellt. Synpunkter kan vara positiva eller negativa, klagomål pekar på brister i vår verksamhet medan visselblåsning varnar om allvarliga missförhållanden. Kapitel 2-4 beskriver dessa mer i detalj.
Erikshjälpen arbetar för att barns rättigheter ska respekteras, skyddas och tillgodoses i Sverige och runtom i världen. Vi har nolltolerans mot diskriminering, alla former av övergrepp, sexuellt utnyttjande och sexuella trakasserier. Vi strävar efter att vara transparanta och ansvarsfulla vid förvaltning av de gåvor vi får och arbetar förebyggande gällande antikorruption. Våra förhållningssätt beskrivs bland annat i vår policy för barns trygghet och skydd, vår uppförandekod samt vår antikorruptionspolicy.
Erikshjälpen uppmuntrar rapportering av både förbättringsförslag och missförhållanden för att kunna förbättra kvalitet samt åtgärda eventuella brister i vår verksamhet både i Sverige och i våra övriga programländer. Syftet med denna policy är att skapa en trygg och öppen miljö där transparanta procedurer säkerställer att alla synpunkter, klagomål och visselblåsarlarm behandlas seriöst, rättvist och konfidentiellt samt med respekt för inblandade individer.
Skrivningar kring visselblåsning bygger på de rättigheter och skyldigheter som stipuleras i lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (”visselblåsarlagen”). Lagen bygger på EU:s visselblåsardirektiv. När ett visselblåsningsärende uppstår utanför EU, kommer hänsyn även att tas till de specifika lagkraven i det landet.
2. Synpunkter
2.1 Vad räknas som en synpunkt?
En synpunkt kan röra vad som helst inom Erikshjälpens verksamheter, både positivt som negativt. Det kan till exempel vara beröm, feedback eller förbättringsförslag.
2.2 Vem kan lämna en synpunkt?
Alla som på något sätt kommer i kontakt med Erikshjälpen eller Erikshjälpen Second Hand kan lämna in en synpunkt, även deltagare samt vårdnadshavare som vi möter i våra programinsatser.
2.3 Hur lämnar man in en synpunkt?
En synpunkt lämnas direkt till den verksamhet som ärendet gäller. Det finns kontaktuppgifter på vår hemsida.
2.4 Vem hanterar synpunkter?
Synpunkter hanteras i första hand inom den relevanta verksamheten. Vid behov kan högre verksamhetschef kopplas in. När det bedöms relevant kan synpunkten hanteras som ett klagomål, se nedan.
3. Klagomål
3.1 Vad räknas som ett klagomål?
Ett klagomål är tänkt att uppmärksamma oss på brister i vår verksamhet samt brister i våra samarbetspartners verksamheter. Det kan gälla avsteg från, eller misstankar om avsteg från, avtal, riktlinjer och policys.
Ett klagomål kan till exempel röra oetiskt agerande i någon av våra verksamheter eller hos våra samarbetspartners men att det inte bedöms falla under ramen för visselblåsning, dvs. det är inte av sådan karaktär att allmänheten har intresse av att det uppdagas och stoppas (se vidare vad som gäller kring visselblåsning under avsnitt 4 nedan).
Händelser som rör en enskild medarbetares arbetsmiljö rapporteras istället som ett tillbud eller en arbetsskada via intranätet eller direkt till närmaste chef.
Åsikter kring varor i butik hanteras istället som synpunkt och lämnas direkt till den aktuella butiken.
3.2 Vem kan lämna ett klagomål?
Alla som på något sätt kommer i kontakt med Erikshjälpen eller Erikshjälpen Second Hand kan lämna ett klagomål. Det kan till exempel vara anställda, volontärer, praktikanter, samarbetspartners och deras anställda, givare och kunder. Det kan också vara deltagare och vårdnadshavare som vi möter i våra insatser.
3.3 Hur rapporterar man in ett klagomål?
Klagomål rapporteras in via formulär på Erikshjälpens hemsida. För att vi ska kunna agera på inkomna klagomål är det önskvärt att det anges vilken verksamhet eller butik som ärendet gäller. Det går också rapportera ett klagomål till complaints@erikshjalpen.se eller direkt till en chef eller medarbetare på Erikshjälpen eller Erikshjälpen Second Hand. Den som mottar klagomålet kan då skriva in uppgifterna i formuläret.
Vi säkerställer också att vi i våra insatser har lättillgängliga sätt för deltagare och vårdnadshavare att lämna klagomål samt att våra internationella partnerorganisationer har sina egna policys och system för klagomålshantering. Rapporteringskanaler ska vara lättillgängliga och anpassade efter den lokala kontexten och rättighetsbärare i vårt arbete.
Om en partnerorganisation inom vår internationella programverksamhet får till sig ett klagomål så kan regionkontoret på förfrågan stötta partnern om möjligt. Klagomålet kommer då rapporteras in genom Erikshjälpens formulär för klagomål.
Rapportering som gäller avsteg från vår policy för barns trygghet och skydd ska ske skyndsamt, om möjligt inom 24 timmar. Internationellt, sker rapporteringen enligt vad som fastställts i partneravtalet.
3.4 Vem tar emot de klagomål som rapporteras in?
Inrapporterade klagomål kommer till relevant kvalitetskontrollgrupp, utifrån vilken verksamhet ärendet gäller. Det finns kvalitetskontrollgrupper för olika verksamhetsdelar, däribland second hand, programverksamhet i Sverige, programverksamhet internationellt samt Erikshjälpen i stort. Grupperna består av verksamhetschefer och i vissa fall controllers och/eller samordnare. Vid behov kan andra funktioner kopplas in, t.ex. barnskyddsombud, skyddsombud, ekonomichef eller HR-chef. Om ärendet rör någon i kvalitetskontrollgruppen kopplas närmast högre chef in alternativt relevant styrelse eller extern part.
4. Visselblåsning
I lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (”visselblåsarlagen”) beskrivs rättigheter och skyldigheter för personer som visselblåser. Lagen bygger på EU:s visselblåsardirektiv. Visselblåsare får inte hindras att rapportera missförhållanden och ska ges skydd mot repressalier. Nedan beskrivs hur Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand hanterar visselblåsarlarm. Erikshjälpens HR-avdelning kan ge mer detaljer om visselblåsarlagen vid behov.
4.1 Vad räknas som visselblåsning?
Visselblåsning används för att uppmärksamma en organisation på allvarliga missförhållanden som är av sådan karaktär att allmänheten har intresse av att de uppdagas och stoppas.
Visselblåsandet ska avse missförhållanden som har uppstått eller som högst sannolikt kommer att uppstå i den verksamhet som den rapporterande personen är/har varit/kan komma att bli verksam i eller i en annan verksamhet som den rapporterande personen är eller har varit i kontakt med genom sitt arbete.
Visselblåsaren måste ha haft skälig anledning att tro att informationen om missförhållandena var sann vid rapporteringstillfället för att omfattas av visselblåsarskyddet.
Visselblåsarlarm kan till exempel röra:
- Oetiskt agerande; till exempel brott mot vår uppförandekod
- Korruption och finansiella oegentligheter; till exempel mutor, illojal konkurrens, penningtvätt och bedrägerier
- Brott som rör hälsa och säkerhet; till exempel arbetsmiljöbrott
- Miljöbrott; till exempel olaglig hantering av farligt avfall
- Integritetsbrott; till exempel felaktig användning av personuppgifter
Avvikelser kopplat mot ovan kategorier men som inte bedöms vara så allvarligt att allmänheten har intresse av att de uppdagas och stoppas kan istället rapporteras som klagomål (se avsnitt 3 ovan). Information som endast rör en enskild medarbetares eget arbets- eller anställningsförhållande omfattas normalt inte av visselblåsarlagen utan ska istället lyftas till närmaste chef alternativt HR eller facket.
4.2 Vem kan visselblåsa?
En visselblåsare skyddas av visselblåsarlagen om denne i ett arbetsrelaterat sammanhang har fått del av eller inhämtat information om missförhållanden och rapporterar dessa. Visselblåsaren ska också tillhöra någon av följande personkategorier:
- arbetstagare (inklusive inhyrd personal och entreprenörers/leverantörers/samarbetspartners personal)
- arbetssökande
- egenföretagare
- personer som ingår i en organisations förvaltningslednings- eller tillsynsorgan
- praktikanter
- volontärer
Även personer som har tillhört någon av de uppräknade personkategorierna och då fick del av informationen omfattas av visselblåsarskyddet.
Förutom visselblåsaren skyddas även personer som bistår visselblåsaren vid rapporteringen, personer som har anknytning till den rapporterande personen samt juridiska personer som den rapporterande personen äger, arbetar för eller på annat sätt har en arbetsrelaterad anknytning till.
4.3 Hur rapporterar man in visselblåsarlarm?
Det finns fyra rapporteringskanaler för visselblåsarlarm internt inom Erikshjälpen/Erikshjälpen Second Hand:
- Via formulär på erikshjälpen.se
- Via mejl till visselblasning@erikshjalpen.se eller till ansvarig rapportmottagare
- Via telefon till ansvarig rapportmottagare
- Via personligt möte med ansvarig rapportmottagare om så begärs via mejl eller telefon
Formulär samt kontaktuppgifter till ansvariga rapportmottagare finns på erikshjalpen.se
Formulär för visselblåsning garanterar anonymitet om visselblåsaren inte anger någon personuppgift i formuläret.
Oavsett vilken kanal du väljer bör din rapport innehålla följande information:
- Din koppling till Erikshjälpen. Berör ditt ärende en specifik butik är det önskvärt att du anger vilken butik det gäller.
- Beskriv det missförhållande du vill rapportera om.
- När har missförhållandet ägt rum? Pågår det fortfarande?
- Vem eller vilka personer är inblandade?
- Finns det någon form av dokumentation eller annan bevisning?
- Har du vidtagit några andra åtgärder med anledning av missförhållandet?
- Är du tillgänglig för kompletterande frågor för att underlätta utredning av ärendet?
- Namn och kontaktuppgifter till uppgiftslämnaren (frivilligt).
Rapportering som gäller avsteg mot vår policy för barns trygghet och skydd ska ske skyndsamt, om möjligt inom 24 timmar. I internationell programverksamhet sker rapporteringen enligt vad som fastställts i partneravtalet. Om en partnerorganisation inom vår internationella programverksamhet så önskar kan regionkontoret vid möjlighet stötta inrapportering av visselblåsarlarm till Erikshjälpen.
4.4 Vem är ansvariga rapportmottagare för visselblåsarlarm?
Erikshjälpens HR-chef och en utsedd HR-specialist är ansvariga mottagare av rapporter om missförhållanden enligt 5 kap 5 § visselblåsarlagen och är också de som mottar larm via formulär på erikshjalpen.se samt mejladressen visselblasning@erikshjalpen.se.
Om HR-chef eller utsedde HR-specialisten är direkt kopplad till det som rapporteras, kan rapportering även ske till högste operative chef, Erikshjälpens generalsekreterare, eller till styrelseordföranden. Kontaktuppgifter finns på erikshjalpen.se.
De utsedda rapportmottagarna har mandat att oberoende och självständigt hantera och utreda inkomna rapporter. För att kunna utreda och åtgärda missförhållandet kan fler personer behöva involveras, tillgången till eventuella personuppgifter kommer då begränsas till vad var och en behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Den som hanterar ett visselblåsarärende får inte obehörigen röja en uppgift som kan avslöja identiteten på den rapporterande personen eller på någon annan enskild som förekommer i ärendet.
5. Klagomål och visselblåsning gällande samarbetsorganisationer
Erikshjälpen samarbetar med lokala samarbetsorganisationer för att genomföra initiativ för barns rättigheter. Enligt Erikshjälpens insatsavtal åtar sig samarbetsorganisationen att arbeta med att förebygga, upptäcka och identifiera eventuella olagliga eller olämpliga aktiviteter eller missbruk av medel.
Erikshjälpen tar emot klagomål och visselblåsning angående lokala samarbetsorganisationer och deras anställda, men uppmuntrar även samarbetsorganisationer att utveckla egna system för att hantera detta för att öka tillgängligheten och transparensen i insatserna. Rapporteringskanalerna bör vara tillgängliga och anpassade till den lokala kontexten och deltagarna i insatserna.
För att deltagarna ska kunna framföra ett klagomål förväntas samarbetsorganisationerna, som ett minimum, tillhandahålla information om namn och kontaktuppgifter till insatsledningen och andra ledare i samarbetsorganisationen. Om samarbetsorganisationen har ett system för att hantera klagomål och visselblåsning, förväntas det att systemet inkluderar de insatser som stöds av Erikshjälpen.
6. Kan jag anmäla anonymt?
När du rapporterar ett klagomål eller en visselblåsning via formulär på vår hemsida kan du välja att vara anonym. Vi uppmuntrar dock att du lämnar ditt namn och kontaktuppgifter för att vi ska kunna utreda händelsen och åtgärda den på ett korrekt sätt samt att du då kan få återkoppling kring vad som gjorts. Även när personuppgifter anges så hanteras dessa konfidentiellt, dvs. informationen är endast tillgänglig för de personer som har behörighet att ta del av den.
7. Principer vid hantering av ärenden
Vid hantering av ärenden arbetar vi efter dessa principer:
- Tillgänglighet – Erikshjälpen har lättillgängliga sätt för rapportering av missförhållanden. Detta inkluderar också en klagomålsrapportering som är anpassad för barn.
- Transparens – Erikshjälpen eftersträvar öppenhet och transparens i alla delar av organisationens verksamhet. Detta ökar möjligheten till granskning och att eventuella oegentligheter åtgärdas på ett säkert sätt.
- Ansvarsskyldighet – Erikshjälpen strävar mot att ha en tydlighet i mandat och ansvarsfördelning samt att ha strukturer och system för att kunna spåra misstag och medvetna fel. De personer som har ansvar inom organisationen ska kunna ställas till svars för sina handlingar.
- Konfidentialitet – informationen i inrapporterade ärenden delas endast med de personer som har behörighet att ta del av den. Tillgången till personuppgifter begränsas till vad var och en behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter.
- Säkerhet och skydd – Erikshjälpen lägger stor vikt vid att garantera säkerhet och skydd för den som rapporterar om missförhållande eller den som har blivit utsatt för någon oegentlighet kopplat mot våra verksamheter.
- Icke-vedergällning – de som framför klagomål eller visselblåsarlarm ska inte få någon typ av vedergällning, repressalier eller negativa konsekvenser av sin rapportering.
- Objektivitet – de som hanterar ärenden strävar efter att hantera dessa professionellt och att göra så objektiva utredningar som möjligt.
- Rätt att överklaga – Erikshjälpen erbjuder rätt att överklaga då ärendet inte hanterats enligt förväntan.
8. Förfarande vid inkomna klagomål och visselblåsarlarm
Nedan beskrivs vilket förfarande som följs vid inkomna ärenden. I samtliga steg följs principerna enligt avsnitt 7.
8.1 Mottagning
De ärenden som rapporteras in via formulären kommer direkt in i ett ärendehanteringssystem, och tilldelas en kategori för den specifika ärendetypen. Ärendet får ett referensnummer. Endast behöriga personer har tillgång till de specifika kategorierna. Om ärendet delges muntligt kan rapportör och mottagare gemensamt fylla i formuläret.
Detta gäller specifikt för visselblåsning:
Vid muntligt visselblåsarlarm ska mottagaren dokumentera rapporten. Detta kan ske genom en inspelning om rapportören samtycker till det, alternativt att ett protokoll uppförs. Den rapporterande personen ska ges tillfälle att kontrollera, rätta och genom underskrift godkänna ett upprättat protokoll. Ett ärende skapas upp i ärendehanteringssystemet där dokumentation sparas.
Mottagaren skickar en bekräftelse på att visselblåsningsrapporten är mottagen inom sju dagar från mottagandet, om inte den rapporterande personen har avsagt sig bekräftelse eller mottagaren har anledning att anta att en bekräftelse skulle avslöja personens identitet.
8.2 Utredning
Ärendet utreds av de utsedda mottagarna. Fler personer kan kopplas in när så är nödvändigt men antalet som involveras ska alltid hållas till ett fåtal.
Visselblåsarlarm utreds för att fastställa dess riktighet.
Samtliga visselblåsningslarm samt de klagomål som innehåller särskilt känslig information, exempelvis anklagelser kring grov misskötsamhet, korruption, sexuell exploatering samt sexuellt utnyttjande, trakasserier och övergrepp utreds med särskild diskretion och skydd för den utsatta.
För det fall utredningen bedöms kunna skötas bättre av extern part – exempelvis av jävsskäl, trovärdighetsskäl eller vid behov av expertkunskap – kommer sådan att anlitas.
Om ärendet rör en brist i efterföljden av vår policy kring barns trygghet och skydd och vid involvering av barn så ska agerandet alltid ske skyndsamt. Vid behov kan Erikshjälpens barnskyddsombud eventuellt komma att delta i utredningen.
När allvarliga ärenden inkommer informeras Erikshjälpens generalsekreterare och/eller verkställande chef inom Erikshjälpen Second Hand så fort som möjligt. De gör sedan en bedömning om styrelserna eller del av styrelserna ska informeras.
Bedöms ärendet vara så pass allvarligt att det finns risk för en organisationskris så kopplas krisledningsgrupp in och hantering sker enligt fastställd krishanteringsplan.
8.3 Åtgärder
Mottagare kommer att fatta beslut om vilka eventuella åtgärder som ska vidtas med anledning av utredningsresultatet. Vid behov kopplas andra funktioner in för att kunna genomföra nödvändiga åtgärder. Även i detta fall med iakttagande av den diskretion som krävs och med vederbörligt skydd för personuppgifter som förekommer i ärendet.
Om det finns misstanke om att ett barn far illa kan det bli aktuellt med orosanmälan till Socialtjänsten, se vidare i barns trygghet och skydd, bilaga 2 – riktlinjer.
Om ärendet rör ett lagbrott ska detta anmälas till närmaste polismyndighet. Innan anmälan ska närmaste arbetsledare eller chef kontaktas.
Mottagare följer löpande upp att beslutade åtgärder genomförs.
8.4 Återkoppling
Om rapportör inte valt att vara anonym säkrar mottagare att rapportör får återkoppling gällande sitt ärende, gärna löpande under hela processen när så är möjligt.
Vid visselblåsning gäller att bekräftelse på mottagning ska ske inom 7 dagar. Åtgärderna och skälen för dessa ska sedan återkopplas inom 3 månader till visselblåsaren om denne kan nås och önskar återkoppling.
Oavsett ärendetyp har vi dock som intern målsättning att återkoppla så snart som möjligt men senast inom en månad.
8.5 Rapportering, utvärdering, kontroll och gallring
Alla inkomna ärenden som efter utredning bedöms vara av hög allvarlighetsgrad kommer att delges ledningen och styrelsen. Rapporteringen sker i ett anonymiserat format där så är lämpligt.
En gång per år kommer ärenden och åtgärder sammanställas och rapporteras till ledning och, när så är lämpligt, styrelsen, även detta i anonymiserat format. I samband med sammanställningen görs också en utvärdering av processen kring hantering av inkomna ärenden och eventuella identifierade förbättringar genomförs.
För att säkra så visselblåsarlarm hanteras på ett korrekt sätt av de utsedda mottagarna görs varje kvartal en kontroll där generalsekreterare eller verkställande chef går igenom samtliga inkomna larm det senaste kvartalet och säkerställer att de hanterats korrekt. Resultatet av granskningen rapporteras till styrelsen som en del av rapportering av internkontrollplanen.
Visselblåsarärenden raderas senast två år efter att ärendet avslutats.
9. Överklaga hantering av ärende
Om rapportören inte är nöjd med hanteringen av ett ärende kan denne logga ett nytt ärende via samma formulär på hemsidan, ange ärendets referensnummer och beskriva sitt missnöje.
10. Extern rapportering av visselblåsarlarm
I Sverige har regeringen utsett ett antal behöriga myndigheter som har så kallade externa rapporteringskanaler på sina hemsidor som kan användas om man vill visselblåsa till en extern part. De olika myndigheterna tar emot olika typer av visselblåsningar, se förteckning över deras ansvarsområden här:
Lista över myndigheter med ansvar enligt ansvarsområde enligt förordning 2021:949 – Arbetsmiljöverket (av.se)
Internationellt kan det se olika ut med externa rapporteringskanaler. Vid behov kan det aktuella regionkontoret hänvisa till relevant part.
Lyssna 