Eriks Child Safeguarding Policy is Policy för barns rätt till trygghet och skydd in English. The policy aims to formulate and clarify the principles and approaches that Erikshjälpen applies to prevent children from being harmed and how the organization acts if any child is harmed in any of Erikshjälpen’s activities.
Adopted by Erikshjälpen’s board 2022-02-03. Minor adjustment approved by Erikshjälpen and Erikshjälpen Second Hand’s management groups 2023-01-31.
1. Introduction and purpose
ERIKS vision is “A better world where children’s dreams come true”. It is a world where every child feels safe and secure. Therefore, ERIKS takes all necessary measures to ensure that the organisation, its programs, and employees have the best interests of the child in focus and prevent children from being harmed. Any suspicious or confirmed cases of neglect, violation and abuse are taken seriously and handled according to established procedures and guidelines.
This Child Safeguarding Policy aims to formulate and clarify the principles and approaches that ERIKS applies to prevent children from being maltreated and how the organisation acts if any child is harmed in any of ERIKS’ activities. It applies to the entire ERIKS, which means the Child Rights- and the Second Hand- organisation in Sweden as well as internationally and should be applied to by ERIKS’s employees, trainees, field students, volunteers, recruiters, board members, consultants and other people who perform work for ERIKS. The policy determines responsibilities and roles in the work to ensure that children are protected and safe within the organisation. The policy is complemented by a position paper¹, describing ERIKS’s view on children’s right to protection and explaining how ERIKS works with this issue as a focus area in the program activities.
The Child Safeguarding Policy interacts with the organisation’s other policies. When needed, guidelines and practices are developed to provide guidance to employees in how the work should be carried out within different parts of the organisation.
ERIKS is a child rights organisation and works primarily with a focus on children. A child is any person under the age of 18. ERIKS’s own activities or projects supported by ERIKS also involve young adults, above the age of 18. The overarching principles of the right to protection in this policy, and related documents, apply to all persons who participate in or are affected by ERIKS’s work and activities.
The policy’s main message is adapted and made accessible and understandable to participating children in the activities for which ERIKS is directly responsible.
In cases where activities are carried out by partners, and the partner has its own policy for child safeguarding, the partners policy should be followed.
This policy is followed up annually and revised if necessary.
¹ERIKS’ Thematic Position paper – Right to Protection
2. ERIKS’ fundamental values
ERIKS’ commitment to work for the rights of the child is guided by the organisation’s identity and values – to work in the spirit of founder Erik Nilsson, based on Christian values, a Christian view of humanity, and the UN Convention on the Rights of the Child. The Convention on the Rights of the Child clearly states that every child has the right to life and development, and to be protected from all forms of violence, abuse, maltreatment, and exploitation. All children, without distinction, have the right to be protected in the activities of ERIKS and its partners. Everything ERIKS does should have the best interests of the child in focus. Therefore, ERIKS commits itself to create safe environments for children where they can develop and prosper, as well as to integrate measures to ensure children’s safety and protection in all processes and systems within the organisation. ERIKS has zero tolerance for child exploitation and abuse, as well as violations and harassment.
ERIKS adheres to the following definition of child protection: Measures and structures to prevent and respond to abuse, neglect, exploitation, and violence affecting children. Child protection means safeguarding children from harm. Harm includes violence, abuse, exploitation, and neglect. The goal of child protection is to promote, protect and fulfil children’s rights to protection from abuse, neglect, exploitation, and violence as expressed in the UN Convention on the Rights of the Child (UNCRC) and other human rights, humanitarian and refugee treaties and conventions, as well as national laws.²
In addition to the above, ERIKS recognizes that harm includes physical, sexual, social, psychological, emotional, and spiritual aspects which affect the child’s health, survival, development, or dignity in the context of a relationship or responsibility, trust, or power. Children must be protected from both potential and actual harm.
² ERIKS Thematic Position paper – Right to Protection
3. ERIKS’ commitments to ensure that children are protected
In order to ensure children’s right to protection in their activities, ERIKS undertakes to prevent, act and follow up as follows:
3.1 Prevent
All workers in Sweden and internationally, i.e., employees, trainees, field students, volunteers, recruiters, board members, consultants and other people who perform work for ERIKS are obliged to sign that they have read and understood ERIKS’s policy and will follow its guidelines.
When recruiting workers for work assignments together with children, their suitability is checked through, for example, references and extracts from criminal records.
ERIKS creates awareness among staff and other persons concerned about the issue of children’s safety and protection through information and training.
ERIKS plans its work so that risks are minimized for children to be harmed, exploited, or abused, which includes carrying out risk assessments.
ERIKS has an easily accessible and child-friendly complaints and response mechanism for reporting on anomalies in its activities as well as routines for how complaints should be followed up.
ERIKS informs participants and guardians in activities for which ERIKS is directly responsible about the Policy on Child Safeguarding and where they can turn to report irregularities. In cases where activities are carried out by partners, it is the partner’s responsibility to inform participants and guardians about its policy. The partner’s reporting procedure shall be followed.
ERIKS has specially appointed persons (child protection representatives) in the organisation with the task of proactively monitoring the issue of children’s safety and protection and ensuring that the organisation’s commitments are fulfilled.
ERIKS ensures that partner organisations within the programs have their own policy for child safeguarding and that it is complied with. ERIKS also encourages partners to have their own child-friendly complaints and response mechanism. In cases where such a policy is missing, partners must apply ERIKS’s policy until they have designed their own.
3.2 Act
ERIKS commits itself to take any concerns raised seriously and to act promptly based on developed guidelines and practices in the event of suspicion of or detected misconducts and irregularities related to children’s right to safety and protection. ERIKS also ensures that partners act according to this paragraph.
ERIKS assists in facilitating any investigation in cases that must be reported to authorities.
3.3 Follow up
If misconducts or irregularities are detected, this is followed up with measures to ensure that the incident does not happen again. It may involve amendments of routines, suspension of cooperation or transfer of staff or termination of contracts. Victims of abuse or violation are offered support based on what the situation requires.
4. Reporting
In the event of suspicion of or detected misconducts and irregularities relating to children’s right to safety and protection in ERIKS´s activities, reporting must be done in accordance with decided guidelines. Internal reporting takes place in all cases. Reporting to the relevant authorities is made after consultation with the nearest manager concerned and where the conclusion is that it should be done.
In the event of incidents within international projects supported by ERIKS, ERIKS’ regional offices ensures that the partner organisation handles the matter in accordance with the current policy and applicable laws and regulations in the country in question.
All reporting, both near miss and incident reporting, shall take place urgently, if possible, within 24 hours.
All reports received are handled professionally, confidentially and in the most appropriate manner. If the authorities need to be involved, this is done with the best interests of the child in mind.
For more detailed instructions on reporting procedures guidelines should be available.
5. Liability
The Boards of ERIKS and ERIKS Second Hand are responsible for adopting the policy and for revising it if necessary.
The Secretary General of ERIKS and Chief Executive Officer for ERIKS Second Hand have the ultimate responsibility for the safety and protection of children within ERIKS’ activities, that the policy is implemented, followed, and complied with as well as kept alive and updated. A summary description of how the policy has been complied with should be included in ERIKS’ annual report.
Each program director and regional manager are responsible for ensuring that the policy is followed in their area of responsibility, and that perspectives on children’s safety and protection are integrated into all work. This is done in consultation with the specially appointed child protection representatives from the program departments.
In international projects run by partners, the regional manager is responsible for ensuring that a Child Safeguarding Policy are in place and complied with.
Everyone who works for ERIKS (employees, trainees, field students, volunteers, recruiters, board members, consultants and other people who perform work for ERIKS) should contribute to ensure that children are safe within the organisation’s activities by following this policy and attached guidelines, as well as reporting deviations from the policy.
In connection with temporary visits to ERIKS’s projects or activities, in Sweden as well as internationally, where children participate, receiving staff are responsible for ensuring that visitors follow ERIKS’s Child Safeguarding Policy and associated guidelines
6. Attachments
- Attachment 1: Definitions
- Attachment 2: Guidelines for child safeguarding and reporting procedure
- Attachment 3: Statement of acceptance for child safeguarding
7. Certification
I hereby certify that I have read and understood ERIKS Child Safeguarding Policy and associated attachments. I undertake to always act in accordance with this policy and to contribute to its compliance with the organization. I undertake to do everything I can, based on my powers and responsibilities, to protect children from harm, risk of harm or of being subjected to violation and abuse as well as to report deviations from the policy. I thereby contribute to ensuring that children can be safe and secure in all the activities conducted by ERIKS and its partners.
I understand that violations of ERIKS Child Safeguarding Policy can lead to labor law measures and constitute reasons for the termination of my employment or assignment for ERIKS.
I am aware that certain behaviors that breach ERIKS Child Safeguarding Policy might result in a police report which can lead to consequences under criminal law.
Barns rätt till trygghet och skydd
Erikshjälpen arbetar för alla barns rätt till trygghet och skydd, för att påverka och förändra att många barn i världen far illa. Vårt mål är att alla barn ska kunna leva ett liv i trygghet.
Läs mer om hur vi arbetar med trygghet och skydd
Erikshjälpens insamlingspolicy är styrande för all insamling inom Erikshjälpen och ska tillämpas vid alla typer av insamling. Godkänd av Erikshjälpens styrelse 2024-11-29.
1. Inledning och syfte
På Erikshjälpen samlar vi frimodigt in pengar för att kunna fortsätta vårt arbete för en förändrad värld där barns drömmar får liv. Vi förverkligar barns rättigheter genom insatser för utbildning och fritid, hälsa och trygghet och skydd, samt humanitära insatser. Så vill vi ge barn och unga runt om i världen hjälp och möjlighet att våga drömma om framtiden. Vi tror på barnen och vill ge dem förutsättningar till ett bättre liv och en tryggare framtid.
Enligt Erikshjälpens värdegrund vill vi verka i “Eriks anda”. Detta innebär att vi tar ansvaret för att förvalta givarnas gåvor och förtroende på stort allvar. Erikshjälpens insamlingsarbete vänder sig till privatpersoner, företag, församlingar och föreningar. Vi betraktar varje gåva som ett uttryck för personligt engagemang. Så har det varit ända sen Erik Nilssons dagar.
Erikshjälpens verksamhet finansieras av privatinsamling, institutionella bidrag samt överskott från våra Second Hand-butiker. Denna policy tydliggör för våra givare vilka principer som gäller för insamlingsverksamheten, hur Erikshjälpen samlar in pengar och hur vi hanterar gåvor. Insamlingspolicyn ger också vägledning och styrning till Erikshjälpens anställda, volontärer och andra som deltar i vårt insamlingsarbete.
Erikshjälpens insamlingspolicy är styrande för all insamling inom Erikshjälpen. Gåvor i form av begagnade varor till Erikshjälpen Second Hand omfattas dock inte av denna policy.
2. Definition av insamlade medel
Gåvor från allmänheten/privatpersoner, organisationer, företag, samfund, privata och ideella fonder och stiftelser, testamentsgåvor och värdet av skänkta tillgångar räknas som insamlade medel. En gåva till Erikshjälpen ska alltid vara frivillig.
Bidrag i form av pengar från företag kan definieras juridiskt antingen som gåva eller sponsring. Företagssamarbeten, där bidraget från företagets sida ska mötas av någon typ av motprestation från Erikshjälpen, betraktas som sponsring och utformas i dialog, varefter vi skriver ett avtal som klargör omfattning och ansvarsfördelning.
3. Transparens och redovisning
Information och återrapportering
Vi ser våra olika bistånds- och utvecklingsprojekt som ett samarbete med våra givare. Som ett led i att förstärka detta samarbete ger vi regelbunden återkoppling med exempel på vad insamlade medel använts till.
Vi har koll! Säker och kontrollerad insamling
Erikshjälpens insamling gentemot allmänheten, och hantering av gåvor, sker alltid via ett 90-konto som kontrolleras av Svensk Insamlingskontroll. Det innebär att insamlingen årligen kontrolleras för att säkerställa att vi inte har oskäliga insamlings- och administrationskostnader. Minst 75 procent av de totala intäkterna ska gå till ändamålet. Erikshjälpen är även medlem i Giva Sverige, branschorganisationen för insamling i Sverige, och tillämpar deras kvalitetskod. Syftet med koden är att verka för transparens, professionalitet och ett ökat förtroende.
I Erikshjälpens årsredovisning som finns tillgänglig på erikshjalpen.se redovisar vi insamlade medel, kostnader, utdelade medel samt resultat och effekter av våra insatser.
Erikshjälpen följer gällande lagstiftning vid hantering av personuppgifter. Detaljerade föreskrifter återfinns i vår Integritetspolicy (personuppgiftspolicy).
4. Förhållningssätt till givare
Vi respekterar våra givare!
Erikshjälpens insamlingsarbete är helt beroende av engagerade givare som vill vara med oss i arbetet för barns rättigheter och framtid. Vi vill inte bara samla in så mycket pengar eller så stora gåvor som möjligt. För oss är den lilla gåvan lika viktig som den stora.
I Erikshjälpens insamlingsarbete är det centralt att respektera givarens önskemål. Det betyder att:
- Om en givare inte önskar bli uppringd, få ett insamlingsbrev eller vår tidning respekterar vi det och noterar detta i vårt register.
- Vill en givare vara anonym skall detta respekteras. Givarens namn ska aldrig publiceras
utan givarens medgivande. Erikshjälpen lämnar inte givarens namn vidare till annan
organisation eller företag, om inte detta krävs för att bedriva informations- och
insamlingsarbetet (ex. tryckeri). - Givaren ska när som helst kunna få reda på namn och kontaktinformation till personer i
Erikshjälpens ledning. - Givaren har rätt att få reda på om den som ber om bidrag till Erikshjälpen är frivillig,
anställd eller extern konsult - Givaren ska kunna förvänta sig ett korrekt och professionellt bemötande från
Erikshjälpens representanter och ska aldrig utsättas för press. - Givaren ska när som helst kunna ställa frågor till Erikshjälpen och förvänta sig ett snabbt
och tillförlitligt svar. Eventuella klagomål kan lämnas direkt till någon anställd på Erikshjälpen
eller skickas in via ett formulär på erikshjalpen.se, där det också finns möjlighet att vara
anonym. Klagomål bemöts alltid med respekt och vänlighet, följs upp noggrant, och leder till
relevanta åtgärder.
Vad kan en givare vara med och bestämma?
Erikshjälpen strävar efter att större delen av insamlade medel är icke öronmärkt. Det innebär att vi kan använda medlen där de bäst behövs och gör störst nytta. Om det för givaren är av stor vikt att rikta gåvan till ett speciellt ändamål inom ramen för Erikshjälpens projekt, kan detta göras i samråd med givarservice.
Givaren har rätt att få information om vad insamlade medel används till. Vid insamlingskampanjer och katastrofer ska givaren lätt kunna få reda på vilket ändamål insamlade medel riktar sig till och till exempel vilka organisationer som Erikshjälpen väljer att samarbeta med på plats i det krisdrabbade området.
Om riktade gåvor av någon anledning inte kan användas till det som givaren önskat, ska givaren kontaktas och erbjudas möjlighet att rikta gåvan till något annat ändamål. Vill Erikshjälpen ändra användningsområde skall givaren först kontaktas.
När betalar vi tillbaka?
Om en givare önskar få tillbaka en gåva och kontaktar Erikshjälpen inom rimlig tid, ska vi så långt det är möjligt tillgodose detta önskemål och betala tillbaka gåvan. Om Erikshjälpen upptäcker att man fått en felaktig gåva eller att gåva betalats två gånger av misstag, ska detta åtgärdas och återbetalas till givaren snarast.
Vi säger tack!
Vi vill visa vår tacksamhet för de gåvor vi får. Vår målsättning är att alla nya givare ska få ett personligt tack och information om hur pengarna används.
Får unga människor vara med? (Minderåriga i insamlingsarbetet)
Erikshjälpen vill underlätta för unga människor att kunna engagera sig. Med vår grundare Erik Nilsson som förebild och exempel vet vi att barn och unga kan förändra världen.
Vi finns med i många sammanhang där ungdomar, även de under 18 år, rör sig och deltar (festivaler, konserter mm). Personer under 18 år som vill bli givare välkomnas att vara med, men först efter vårdnadshavares samtycke och/eller påskrift av avtal.
Vi vill också uppmuntra barn och ungas engagemang och deras initiativ till insamlingar. Detta kan till exempel innebära att skolklasser, barngrupper i församlingar, idrottsföreningar och andra vill ordna insamlingar. Vi uppmuntrar och välkomnar dessa initiativ, men alltid efter godkännande och i samverkan med lärare, föräldrar och/eller andra ansvariga vuxna.
Vi vänder oss inte till minderåriga personer i direkta marknadsföringsåtgärder, som utskick eller riktade kampanjer.
5. Etik och professionalitet
Finns det gåvor vi inte kan ta emot?
Vår grundregel är att alla som vill ska få skänka pengar till Erikshjälpen. Erikshjälpen kan ibland ändå välja att tacka nej till en donerad gåva om givaren vill villkora gåvan på ett sätt som vi inte kan acceptera eller leva upp till. Erikshjälpen kan också välja att avstå från en gåva om givarens värderingar eller verksamhet står i strid med organisationens värderingar samt om gåvans ursprung strider mot Erikshjälpens Riktlinje för hållbara samarbeten. Erikshjälpen kan även tacka nej till en gåva om den är förenad med villkor som vi inte kan uppfylla eller om kostnaderna för gåvan inte står i rimlig proportion till gåvan i sig. Andra skäl att tacka nej kan vara att gåvan får oönskade konsekvenser eller om den består av varor, tjänster, byggnader etcetera som Erikshjälpen inte kan använda eller avyttra.
I dokumentet Riktlinje för hållbara samarbeten finns detaljerad information.
Gåvor i form av värdepapper eller fast egendom
Om gåva/testamente erhålls i form av aktier/aktiefonder kan dessa behållas kortare eller längre tid om inte detta uppenbart strider mot givarens vilja, som den är uttryckt i gåvobrev eller testamente.
Innehav av aktier i företag som har sin huvudsakliga verksamhet inom alkohol-, tobaks-, pornografi- eller vapenindustri är inte förenligt med vår policy. Om sådana aktier erhålls som gåva/testamente, skall en ansvarsfull avveckling ske inom högst ett år om inte synnerliga skäl föreligger. I Erikshjälpens Placeringspolicy finns detaljerad information angående aktieinnehav.
Gåva i form av fastighet avyttras snarast möjligt och erhållet belopp används i enlighet med givarens önskemål. Undantag kan dock göras om ett fortsatt ägande av fastigheten i någon form kan bidra till förverkligandet av Erikshjälpens ändamål, eller om givaren i sitt gåvobrev eller testamente uttryckt ett specifikt önskemål.
Testamenterade gåvor
När Erikshjälpen mottar ett testamente gör vi en noggrann kontroll av att testamenterade medel kan används enligt testatorns sista vilja. Om det skulle visa sig att testamentet är skrivet på ett sådant sätt att vi inte kan uppfylla testatorns önskan tar vi kontakt med dödsboet för att diskutera utformningen och om gåvan kan användas till liknande verksamhet. Om detta inte är möjligt tackar vi nej till gåvan av respekt för givarens sista vilja.
Testamenten som kommer Erikshjälpen till del där annan part väcker klander hanterar vi med hjälp av juridisk expertis, med målsättningen att fullt ut respektera den avlidnes vilja.
Detta är en lättläst version av Erikshjälpens Policy för barns rätt trygghet och skydd. För att alla ska känna sig trygga och säkra hos Erikshjälpen finns en policy för barns trygghet och skydd. Hos Erikshjälpen ska alla behandlas rättvist och med respekt.
Allt arbete Erikshjälpen gör grundar sig i FN:s konvention om barnets rättigheter – även kallad barnkonventionen. Det betyder att alla barn och unga har samma rättigheter och är lika mycket värda. Med barn och unga menas personer under 18 år.
Policyn blev fastställd av Erikshjälpens styrelse 2022-02-03. Mindre justering godkänd av Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hands ledningsgrupper 2023-01-31.
1. Hur ska denna policy användas?
Alla som jobbar på Erikshjälpen måste lova att följa denna policy, efter att de har läst, förstått och skrivit under den.
Barn och deras vårdnadshavare ska informeras om denna policy och hur de kan rapportera om man tror eller har sett att ett barn far illa i någon av Erikshjälpens verksamheter.
Alla medarbetare på Erikshjälpen som jobbar direkt med barn får utbildning i barns trygghet och skydd och kontrolleras för om de har blivit dömda för brott tidigare.
2. Alla som jobbar på Erikshjälpen måste se till att barn och unga skyddas genom att:
Alltid
- skapa en trygg och säker miljö där barn kan utvecklas och må bra
- lyssna på barnen och tänka in dem och deras bästa i allt som berör dem. Alla barn har rätt att bli hörda
- respektera barns rätt till en egen tro
- be om tillstånd innan du tar bilder, filmar eller delar bilder, namn eller andra personuppgifter på deltagare i Erikshjälpens verksamheter. För barn under 16 år behövs också ett godkännande från deras vårdnadshavare
- vara minst två vuxna när man arbetar direkt med barn och unga, om man inte fått någon annan information från sin chef
- se till att personer som besöker eller deltar i Erikshjälpens aktiviteter följer denna policy.
Aldrig
- reta, hota, slå eller på annat sätt göra så att ett barn mår dåligt
- tvinga ett barn att vara med i andliga eller religiösa aktiviteter mot deras vilja
- kontakta barn i sexuella syften, varken i verkligheten eller på internet
- beröra, prata eller umgås med barn på sätt som kan uppfattas som olämpligt
- fotografera, filma, ladda ner eller dela sexuella bilder på barn.
Hur rapporterar jag om jag misstänker att ett barn far illa?
Om man ser eller tror att en deltagare i någon av Erikshjälpens verksamheter har blivit skadad ska man alltid berätta det så snart som möjligt, helst inom 24 timmar från att det har hänt.
Berätta för närmaste chefen i verksamheten eller använd vår hemsida för Klagomål och visselblåsning – erikshjalpen.se/klagomal-och-visselblasning. Är det chefen som misstänks, prata i stället med deras chef eller en annan högre chef.
Om någon bryter mot Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd kan det leda till att de inte längre kan jobba för Erikshjälpen. Allvarliga brott mot barn kan leda till polisanmälan.
Barns rätt till trygghet och skydd
Erikshjälpen arbetar för alla barns rätt till trygghet och skydd, för att påverka och förändra att många barn i världen far illa. Vårt mål är att alla barn ska kunna leva ett liv i trygghet.
Läs mer om hur vi arbetar med trygghet och skydd
Policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning beskriver hur synpunkter, klagomål och visselblåsarlarm kan rapporteras inom Erikshjälpen samt hur inrapporterade ärenden hanteras. Godkänd av Erikshjälpens styrelse 2025-05-22.
Policyn gäller för hela Erikshjälpen, det vill säga second hand-verksamheten och barnrättsorganisationen i såväl Sverige som internationellt. Policyn finns också på engelska och heter då Policy for Feedback, Complaints and Whistleblowing.
Innehåll
1. Inledning och syfte
I denna policy beskrivs hur synpunkter, klagomål och visselblåsarlarm kan rapporteras inom Erikshjälpen samt hur inrapporterade ärenden hanteras. Den gäller för hela Erikshjälpen, det vill säga Second Hand-verksamheten och barnrättsorganisationen i såväl Sverige som internationellt. Synpunkter kan vara positiva eller negativa, klagomål pekar på brister i vår verksamhet medan visselblåsning varnar om allvarliga missförhållanden. Kapitel 2-4 beskriver dessa mer i detalj.
Erikshjälpen arbetar för att barns rättigheter ska respekteras, skyddas och tillgodoses i Sverige och runtom i världen. Vi har nolltolerans mot diskriminering, alla former av övergrepp, sexuellt utnyttjande och sexuella trakasserier. Vi strävar efter att vara transparanta och ansvarsfulla vid förvaltning av de gåvor vi får och arbetar förebyggande gällande antikorruption. Våra förhållningssätt beskrivs bland annat i vår policy för barns trygghet och skydd, vår uppförandekod samt vår antikorruptionspolicy.
Erikshjälpen uppmuntrar rapportering av både förbättringsförslag och missförhållanden för att kunna förbättra kvalitet samt åtgärda eventuella brister i vår verksamhet både i Sverige och i våra övriga programländer. Syftet med denna policy är att skapa en trygg och öppen miljö där transparanta procedurer säkerställer att alla synpunkter, klagomål och visselblåsarlarm behandlas seriöst, rättvist och konfidentiellt samt med respekt för inblandade individer.
Skrivningar kring visselblåsning bygger på de rättigheter och skyldigheter som stipuleras i lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (”visselblåsarlagen”). Lagen bygger på EU:s visselblåsardirektiv. När ett visselblåsningsärende uppstår utanför EU, kommer hänsyn även att tas till de specifika lagkraven i det landet.
2. Synpunkter
2.1 Vad räknas som en synpunkt?
En synpunkt kan röra vad som helst inom Erikshjälpens verksamheter, både positivt som negativt. Det kan till exempel vara beröm, feedback eller förbättringsförslag.
2.2 Vem kan lämna en synpunkt?
Alla som på något sätt kommer i kontakt med Erikshjälpen eller Erikshjälpen Second Hand kan lämna in en synpunkt, även deltagare samt vårdnadshavare som vi möter i våra programinsatser.
2.3 Hur lämnar man in en synpunkt?
En synpunkt lämnas direkt till den verksamhet som ärendet gäller. Det finns kontaktuppgifter på vår hemsida.
2.4 Vem hanterar synpunkter?
Synpunkter hanteras i första hand inom den relevanta verksamheten. Vid behov kan högre verksamhetschef kopplas in. När det bedöms relevant kan synpunkten hanteras som ett klagomål, se nedan.
3. Klagomål
3.1 Vad räknas som ett klagomål?
Ett klagomål är tänkt att uppmärksamma oss på brister i vår verksamhet samt brister i våra samarbetspartners verksamheter. Det kan gälla avsteg från, eller misstankar om avsteg från, avtal, riktlinjer och policys.
Ett klagomål kan till exempel röra oetiskt agerande i någon av våra verksamheter eller hos våra samarbetspartners men att det inte bedöms falla under ramen för visselblåsning, dvs. det är inte av sådan karaktär att allmänheten har intresse av att det uppdagas och stoppas (se vidare vad som gäller kring visselblåsning under avsnitt 4 nedan).
Händelser som rör en enskild medarbetares arbetsmiljö rapporteras istället som ett tillbud eller en arbetsskada via intranätet eller direkt till närmaste chef.
Åsikter kring varor i butik hanteras istället som synpunkt och lämnas direkt till den aktuella butiken.
3.2 Vem kan lämna ett klagomål?
Alla som på något sätt kommer i kontakt med Erikshjälpen eller Erikshjälpen Second Hand kan lämna ett klagomål. Det kan till exempel vara anställda, volontärer, praktikanter, samarbetspartners och deras anställda, givare och kunder. Det kan också vara deltagare och vårdnadshavare som vi möter i våra insatser.
3.3 Hur rapporterar man in ett klagomål?
Klagomål rapporteras in via formulär på Erikshjälpens hemsida. För att vi ska kunna agera på inkomna klagomål är det önskvärt att det anges vilken verksamhet eller butik som ärendet gäller. Det går också rapportera ett klagomål till complaints@erikshjalpen.se eller direkt till en chef eller medarbetare på Erikshjälpen eller Erikshjälpen Second Hand. Den som mottar klagomålet kan då skriva in uppgifterna i formuläret.
Vi säkerställer också att vi i våra insatser har lättillgängliga sätt för deltagare och vårdnadshavare att lämna klagomål samt att våra internationella partnerorganisationer har sina egna policys och system för klagomålshantering. Rapporteringskanaler ska vara lättillgängliga och anpassade efter den lokala kontexten och rättighetsbärare i vårt arbete.
Om en partnerorganisation inom vår internationella programverksamhet får till sig ett klagomål så kan regionkontoret på förfrågan stötta partnern om möjligt. Klagomålet kommer då rapporteras in genom Erikshjälpens formulär för klagomål.
Rapportering som gäller avsteg från vår policy för barns trygghet och skydd ska ske skyndsamt, om möjligt inom 24 timmar. Internationellt, sker rapporteringen enligt vad som fastställts i partneravtalet.
3.4 Vem tar emot de klagomål som rapporteras in?
Inrapporterade klagomål kommer till relevant kvalitetskontrollgrupp, utifrån vilken verksamhet ärendet gäller. Det finns kvalitetskontrollgrupper för olika verksamhetsdelar, däribland second hand, programverksamhet i Sverige, programverksamhet internationellt samt Erikshjälpen i stort. Grupperna består av verksamhetschefer och i vissa fall controllers och/eller samordnare. Vid behov kan andra funktioner kopplas in, t.ex. barnskyddsombud, skyddsombud, ekonomichef eller HR-chef. Om ärendet rör någon i kvalitetskontrollgruppen kopplas närmast högre chef in alternativt relevant styrelse eller extern part.
4. Visselblåsning
I lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (”visselblåsarlagen”) beskrivs rättigheter och skyldigheter för personer som visselblåser. Lagen bygger på EU:s visselblåsardirektiv. Visselblåsare får inte hindras att rapportera missförhållanden och ska ges skydd mot repressalier. Nedan beskrivs hur Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand hanterar visselblåsarlarm. Erikshjälpens HR-avdelning kan ge mer detaljer om visselblåsarlagen vid behov.
4.1 Vad räknas som visselblåsning?
Visselblåsning används för att uppmärksamma en organisation på allvarliga missförhållanden som är av sådan karaktär att allmänheten har intresse av att de uppdagas och stoppas.
Visselblåsandet ska avse missförhållanden som har uppstått eller som högst sannolikt kommer att uppstå i den verksamhet som den rapporterande personen är/har varit/kan komma att bli verksam i eller i en annan verksamhet som den rapporterande personen är eller har varit i kontakt med genom sitt arbete.
Visselblåsaren måste ha haft skälig anledning att tro att informationen om missförhållandena var sann vid rapporteringstillfället för att omfattas av visselblåsarskyddet.
Visselblåsarlarm kan till exempel röra:
- Oetiskt agerande; till exempel brott mot vår uppförandekod
- Korruption och finansiella oegentligheter; till exempel mutor, illojal konkurrens, penningtvätt och bedrägerier
- Brott som rör hälsa och säkerhet; till exempel arbetsmiljöbrott
- Miljöbrott; till exempel olaglig hantering av farligt avfall
- Integritetsbrott; till exempel felaktig användning av personuppgifter
Avvikelser kopplat mot ovan kategorier men som inte bedöms vara så allvarligt att allmänheten har intresse av att de uppdagas och stoppas kan istället rapporteras som klagomål (se avsnitt 3 ovan). Information som endast rör en enskild medarbetares eget arbets- eller anställningsförhållande omfattas normalt inte av visselblåsarlagen utan ska istället lyftas till närmaste chef alternativt HR eller facket.
4.2 Vem kan visselblåsa?
En visselblåsare skyddas av visselblåsarlagen om denne i ett arbetsrelaterat sammanhang har fått del av eller inhämtat information om missförhållanden och rapporterar dessa. Visselblåsaren ska också tillhöra någon av följande personkategorier:
- arbetstagare (inklusive inhyrd personal och entreprenörers/leverantörers/samarbetspartners personal)
- arbetssökande
- egenföretagare
- personer som ingår i en organisations förvaltningslednings- eller tillsynsorgan
- praktikanter
- volontärer
Även personer som har tillhört någon av de uppräknade personkategorierna och då fick del av informationen omfattas av visselblåsarskyddet.
Förutom visselblåsaren skyddas även personer som bistår visselblåsaren vid rapporteringen, personer som har anknytning till den rapporterande personen samt juridiska personer som den rapporterande personen äger, arbetar för eller på annat sätt har en arbetsrelaterad anknytning till.
4.3 Hur rapporterar man in visselblåsarlarm?
Det finns fyra rapporteringskanaler för visselblåsarlarm internt inom Erikshjälpen/Erikshjälpen Second Hand:
- Via formulär på erikshjälpen.se
- Via mejl till visselblasning@erikshjalpen.se eller till ansvarig rapportmottagare
- Via telefon till ansvarig rapportmottagare
- Via personligt möte med ansvarig rapportmottagare om så begärs via mejl eller telefon
Formulär samt kontaktuppgifter till ansvariga rapportmottagare finns på erikshjalpen.se
Formulär för visselblåsning garanterar anonymitet om visselblåsaren inte anger någon personuppgift i formuläret.
Oavsett vilken kanal du väljer bör din rapport innehålla följande information:
- Din koppling till Erikshjälpen. Berör ditt ärende en specifik butik är det önskvärt att du anger vilken butik det gäller.
- Beskriv det missförhållande du vill rapportera om.
- När har missförhållandet ägt rum? Pågår det fortfarande?
- Vem eller vilka personer är inblandade?
- Finns det någon form av dokumentation eller annan bevisning?
- Har du vidtagit några andra åtgärder med anledning av missförhållandet?
- Är du tillgänglig för kompletterande frågor för att underlätta utredning av ärendet?
- Namn och kontaktuppgifter till uppgiftslämnaren (frivilligt).
Rapportering som gäller avsteg mot vår policy för barns trygghet och skydd ska ske skyndsamt, om möjligt inom 24 timmar. I internationell programverksamhet sker rapporteringen enligt vad som fastställts i partneravtalet. Om en partnerorganisation inom vår internationella programverksamhet så önskar kan regionkontoret vid möjlighet stötta inrapportering av visselblåsarlarm till Erikshjälpen.
4.4 Vem är ansvariga rapportmottagare för visselblåsarlarm?
Erikshjälpens HR-chef och en utsedd HR-specialist är ansvariga mottagare av rapporter om missförhållanden enligt 5 kap 5 § visselblåsarlagen och är också de som mottar larm via formulär på erikshjalpen.se samt mejladressen visselblasning@erikshjalpen.se.
Om HR-chef eller utsedde HR-specialisten är direkt kopplad till det som rapporteras, kan rapportering även ske till högste operative chef, Erikshjälpens generalsekreterare, eller till styrelseordföranden. Kontaktuppgifter finns på erikshjalpen.se.
De utsedda rapportmottagarna har mandat att oberoende och självständigt hantera och utreda inkomna rapporter. För att kunna utreda och åtgärda missförhållandet kan fler personer behöva involveras, tillgången till eventuella personuppgifter kommer då begränsas till vad var och en behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Den som hanterar ett visselblåsarärende får inte obehörigen röja en uppgift som kan avslöja identiteten på den rapporterande personen eller på någon annan enskild som förekommer i ärendet.
5. Klagomål och visselblåsning gällande samarbetsorganisationer
Erikshjälpen samarbetar med lokala samarbetsorganisationer för att genomföra initiativ för barns rättigheter. Enligt Erikshjälpens insatsavtal åtar sig samarbetsorganisationen att arbeta med att förebygga, upptäcka och identifiera eventuella olagliga eller olämpliga aktiviteter eller missbruk av medel.
Erikshjälpen tar emot klagomål och visselblåsning angående lokala samarbetsorganisationer och deras anställda, men uppmuntrar även samarbetsorganisationer att utveckla egna system för att hantera detta för att öka tillgängligheten och transparensen i insatserna. Rapporteringskanalerna bör vara tillgängliga och anpassade till den lokala kontexten och deltagarna i insatserna.
För att deltagarna ska kunna framföra ett klagomål förväntas samarbetsorganisationerna, som ett minimum, tillhandahålla information om namn och kontaktuppgifter till insatsledningen och andra ledare i samarbetsorganisationen. Om samarbetsorganisationen har ett system för att hantera klagomål och visselblåsning, förväntas det att systemet inkluderar de insatser som stöds av Erikshjälpen.
6. Kan jag anmäla anonymt?
När du rapporterar ett klagomål eller en visselblåsning via formulär på vår hemsida kan du välja att vara anonym. Vi uppmuntrar dock att du lämnar ditt namn och kontaktuppgifter för att vi ska kunna utreda händelsen och åtgärda den på ett korrekt sätt samt att du då kan få återkoppling kring vad som gjorts. Även när personuppgifter anges så hanteras dessa konfidentiellt, dvs. informationen är endast tillgänglig för de personer som har behörighet att ta del av den.
7. Principer vid hantering av ärenden
Vid hantering av ärenden arbetar vi efter dessa principer:
- Tillgänglighet – Erikshjälpen har lättillgängliga sätt för rapportering av missförhållanden. Detta inkluderar också en klagomålsrapportering som är anpassad för barn.
- Transparens – Erikshjälpen eftersträvar öppenhet och transparens i alla delar av organisationens verksamhet. Detta ökar möjligheten till granskning och att eventuella oegentligheter åtgärdas på ett säkert sätt.
- Ansvarsskyldighet – Erikshjälpen strävar mot att ha en tydlighet i mandat och ansvarsfördelning samt att ha strukturer och system för att kunna spåra misstag och medvetna fel. De personer som har ansvar inom organisationen ska kunna ställas till svars för sina handlingar.
- Konfidentialitet – informationen i inrapporterade ärenden delas endast med de personer som har behörighet att ta del av den. Tillgången till personuppgifter begränsas till vad var och en behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter.
- Säkerhet och skydd – Erikshjälpen lägger stor vikt vid att garantera säkerhet och skydd för den som rapporterar om missförhållande eller den som har blivit utsatt för någon oegentlighet kopplat mot våra verksamheter.
- Icke-vedergällning – de som framför klagomål eller visselblåsarlarm ska inte få någon typ av vedergällning, repressalier eller negativa konsekvenser av sin rapportering.
- Objektivitet – de som hanterar ärenden strävar efter att hantera dessa professionellt och att göra så objektiva utredningar som möjligt.
- Rätt att överklaga – Erikshjälpen erbjuder rätt att överklaga då ärendet inte hanterats enligt förväntan.
8. Förfarande vid inkomna klagomål och visselblåsarlarm
Nedan beskrivs vilket förfarande som följs vid inkomna ärenden. I samtliga steg följs principerna enligt avsnitt 7.
8.1 Mottagning
De ärenden som rapporteras in via formulären kommer direkt in i ett ärendehanteringssystem, och tilldelas en kategori för den specifika ärendetypen. Ärendet får ett referensnummer. Endast behöriga personer har tillgång till de specifika kategorierna. Om ärendet delges muntligt kan rapportör och mottagare gemensamt fylla i formuläret.
Detta gäller specifikt för visselblåsning:
Vid muntligt visselblåsarlarm ska mottagaren dokumentera rapporten. Detta kan ske genom en inspelning om rapportören samtycker till det, alternativt att ett protokoll uppförs. Den rapporterande personen ska ges tillfälle att kontrollera, rätta och genom underskrift godkänna ett upprättat protokoll. Ett ärende skapas upp i ärendehanteringssystemet där dokumentation sparas.
Mottagaren skickar en bekräftelse på att visselblåsningsrapporten är mottagen inom sju dagar från mottagandet, om inte den rapporterande personen har avsagt sig bekräftelse eller mottagaren har anledning att anta att en bekräftelse skulle avslöja personens identitet.
8.2 Utredning
Ärendet utreds av de utsedda mottagarna. Fler personer kan kopplas in när så är nödvändigt men antalet som involveras ska alltid hållas till ett fåtal.
Visselblåsarlarm utreds för att fastställa dess riktighet.
Samtliga visselblåsningslarm samt de klagomål som innehåller särskilt känslig information, exempelvis anklagelser kring grov misskötsamhet, korruption, sexuell exploatering samt sexuellt utnyttjande, trakasserier och övergrepp utreds med särskild diskretion och skydd för den utsatta.
För det fall utredningen bedöms kunna skötas bättre av extern part – exempelvis av jävsskäl, trovärdighetsskäl eller vid behov av expertkunskap – kommer sådan att anlitas.
Om ärendet rör en brist i efterföljden av vår policy kring barns trygghet och skydd och vid involvering av barn så ska agerandet alltid ske skyndsamt. Vid behov kan Erikshjälpens barnskyddsombud eventuellt komma att delta i utredningen.
När allvarliga ärenden inkommer informeras Erikshjälpens generalsekreterare och/eller verkställande chef inom Erikshjälpen Second Hand så fort som möjligt. De gör sedan en bedömning om styrelserna eller del av styrelserna ska informeras.
Bedöms ärendet vara så pass allvarligt att det finns risk för en organisationskris så kopplas krisledningsgrupp in och hantering sker enligt fastställd krishanteringsplan.
8.3 Åtgärder
Mottagare kommer att fatta beslut om vilka eventuella åtgärder som ska vidtas med anledning av utredningsresultatet. Vid behov kopplas andra funktioner in för att kunna genomföra nödvändiga åtgärder. Även i detta fall med iakttagande av den diskretion som krävs och med vederbörligt skydd för personuppgifter som förekommer i ärendet.
Om det finns misstanke om att ett barn far illa kan det bli aktuellt med orosanmälan till Socialtjänsten, se vidare i barns trygghet och skydd, bilaga 2 – riktlinjer.
Om ärendet rör ett lagbrott ska detta anmälas till närmaste polismyndighet. Innan anmälan ska närmaste arbetsledare eller chef kontaktas.
Mottagare följer löpande upp att beslutade åtgärder genomförs.
8.4 Återkoppling
Om rapportör inte valt att vara anonym säkrar mottagare att rapportör får återkoppling gällande sitt ärende, gärna löpande under hela processen när så är möjligt.
Vid visselblåsning gäller att bekräftelse på mottagning ska ske inom 7 dagar. Åtgärderna och skälen för dessa ska sedan återkopplas inom 3 månader till visselblåsaren om denne kan nås och önskar återkoppling.
Oavsett ärendetyp har vi dock som intern målsättning att återkoppla så snart som möjligt men senast inom en månad.
8.5 Rapportering, utvärdering, kontroll och gallring
Alla inkomna ärenden som efter utredning bedöms vara av hög allvarlighetsgrad kommer att delges ledningen och styrelsen. Rapporteringen sker i ett anonymiserat format där så är lämpligt.
En gång per år kommer ärenden och åtgärder sammanställas och rapporteras till ledning och, när så är lämpligt, styrelsen, även detta i anonymiserat format. I samband med sammanställningen görs också en utvärdering av processen kring hantering av inkomna ärenden och eventuella identifierade förbättringar genomförs.
För att säkra så visselblåsarlarm hanteras på ett korrekt sätt av de utsedda mottagarna görs varje kvartal en kontroll där generalsekreterare eller verkställande chef går igenom samtliga inkomna larm det senaste kvartalet och säkerställer att de hanterats korrekt. Resultatet av granskningen rapporteras till styrelsen som en del av rapportering av internkontrollplanen.
Visselblåsarärenden raderas senast två år efter att ärendet avslutats.
9. Överklaga hantering av ärende
Om rapportören inte är nöjd med hanteringen av ett ärende kan denne logga ett nytt ärende via samma formulär på hemsidan, ange ärendets referensnummer och beskriva sitt missnöje.
10. Extern rapportering av visselblåsarlarm
I Sverige har regeringen utsett ett antal behöriga myndigheter som har så kallade externa rapporteringskanaler på sina hemsidor som kan användas om man vill visselblåsa till en extern part. De olika myndigheterna tar emot olika typer av visselblåsningar, se förteckning över deras ansvarsområden här:
Lista över myndigheter med ansvar enligt ansvarsområde enligt förordning 2021:949 – Arbetsmiljöverket (av.se)
Internationellt kan det se olika ut med externa rapporteringskanaler. Vid behov kan det aktuella regionkontoret hänvisa till relevant part.
Lyssna 