Policy for Feedback, Complaints and Whistleblowing is our Policy för Synpunkter, Klagomål och Visselblåsning in English. The policy describes how feedback, complaint and whistleblowing alarms can be reported within Erikshjälpen and how reported cases are handled.
Approved by the Board of Erikshjälpen 2025-05-22.
The policy applies to all of Erikshjälpen, that is, the second-hand business and the children’s rights organization in both Sweden and internationally.
Godkänd av Erikshjälpens styrelse 2025-05-22.
Policyn gäller för hela Erikshjälpen, det vill säga second hand-verksamheten och barnrättsorganisationen i såväl Sverige som internationellt.
Content
1. Introduction and purpose
This policy describes how feedback, complaints, and whistleblowing matters can be reported within ERIKS development partner and ERIKS Second Hand (hereafter ERIKS) and how reported cases are handled. Feedback, complaints, and whistleblowing represent three different levels of severity, where feedback can be both positive and negative, complaints aim to highlight deficiencies in the operations, and whistleblowing aims to alert about serious misconduct. These three types of cases will be described more in detail in chapters 2-4 of this policy.
ERIKS works to ensure that children’s rights are respected, protected, and fulfilled in Sweden and around the world. We have a zero-tolerance towards discrimination, all forms of abuse, sexual exploitation, and sexual harassment. We strive to be transparent and responsible in managing the donations we receive and work preventively regarding anti-corruption. Our approaches are described in our Child Safeguarding Policy, our Code of Conduct, and our Anti-corruption Policy.
ERIKS encourages the reporting of both improvement suggestions and misconducts in order to improve quality and address any deficiencies in our operations in Sweden and in our other programme countries. The purpose of this policy is to create a safe and open environment where transparent procedures ensure that all feedback, complaints, and whistleblowing matters are treated seriously, fairly, and confidentially, and with respect for the individuals involved.
Provisions on whistleblowing in this policy are based on the rights and obligations stipulated in the Swedish law (2021:890) on the protection of persons who report misconduct (the “Whistleblower Act”). The law is based on the EU Whistleblower Directive. When a whistleblowing matter occurs outside the EU, consideration will also be given to the specific legal requirements of that country.
2. Feedback
2.1. What is considered as feedback?
Feedback can concern anything within ERIKS´ operations, both positive and negative. It can include praise or suggestions for improvement.
2.2. Who can submit feedback?
Anyone who comes in contact with ERIKS can submit feedback, including participants such as children and parents/caregivers in our programmes.
2.3. How to submit feedback?
Feedback is submitted directly to the relevant department or operation. Contact information can be found on our website.
2.4. Who handles feedback?
Feedback is primarily handled within the relevant department or operation. If necessary, higher-level manager may be involved. When deemed relevant, the feedback can be handled as a complaint, as described below.
3. Complaints
3.4 What is considered a complaint?
A complaint is intended to draw attention to deficiencies in our operations and the operations of our partner organisations. It may concern deviations from, or suspicions of deviations from, agreements, guidelines, and policies. For example, a complaint may involve unethical behavior in any of our operations or among our partner organisations, but it is not considered to be as severe as a whistleblowing, i.e., it is not of such a nature that the public has an interest in it being exposed and stopped (see further information on whistleblowing in section 4 below).
Incidents related to an individual employee’s work environment are reported as an incident or work-related injury directly to the immediate manager.
Opinions regarding goods in our Second Hand stores are handled as feedback and submitted directly to the relevant store.
3.5 Who can file a complaint?
Anyone who comes in contact with ERIKS can make a complaint. This includes employees, volunteers, interns, partner organisations and their employees, donors, and customers. It also includes right-holders and their parents/caretakers in our programmes.
3.6 How can a complaint be reported?
Complaints are reported through a form on our website (erikshjalpen.se). To enable us to act on incoming complaints, it is preferable to specify which operation or store to which the case relates. A complaint can also be reported to complaints@eriksdevelopment.org or directly to a manager or employee at ERIKS. The recipient of the complaint can then enter the information into the website form.
We also ensure that we in our program initiatives have easily accessible ways for children and parents to file a complaint and that our international partner organisations have their own policies and systems for handling complaints. Reporting channels should be accessible and adapted to the local context and rights holders in our work.
If a partner organisation within our international programmes receives a complaint, the Regional Office can support the partner upon request. The complaint will then be reported through ERIKS complaint form.
Reporting regarding deviations from our Child Safeguarding Policy should be done promptly, if possible within 24 hours. Internationally, reporting is done according to what has been established in the partnership agreement.
3.7 Who receives the reported complaints?
Reported complaints are received by the relevant quality control group, based on the department or operation to which the case relates. There are quality control groups for different parts of the operations, including Second Hand, programme operations in Sweden, international programmes operations, and general matters relating to the organisation. The groups consist of department managers and, in some cases, controllers and/or coordinators. If necessary, other functions can be involved, such as Child Protection/Safeguarding Representatives, CFO, or HR manager. If the case concerns someone in the quality control group, the next higher-level manager or relevant board or external party will be involved.
4. Whistleblowing
The Swedish Act (2021:890) on the protection of persons who report misconduct (“whistleblower law”) describes the rights and obligations of whistleblowers. The law is based on the EU whistleblower directive. Whistleblowers must not be hindered from reporting misconduct and must be protected against retaliation. Below is a description of how ERIKS handles whistleblowing. ERIKS HR department can provide more details on the whistleblower law if needed.
4.1 What is considered a whistleblowing?
Whistleblowing is meant to alert an organisation of serious misconduct that is of such a nature that the public has an interest in it being exposed and stopped.
Whistleblowing should concern misconduct that has occurred or is most likely to occur in the organisation in which the reporting person is/has been/may become active, or in another organisation that the reporting person is or has been in contact with through their work. The whistleblower must have reasonable grounds to believe that the information about misconduct was true at the time of reporting in order to be covered by protection measures in relation to a whistleblower.
Whistleblower alerts may, for example, relate to:
- Unethical behavior; such as violations of our code of conduct
- Corruption and financial irregularities, such as bribery, unfair competition, money laundering, and fraud
- Crimes related to health and safety, such as workplace safety violations or offenses
- Environmental crimes; such as illegal handling of hazardous waste
- Privacy breaches; such as improper use of personal data
Deviations related to the above categories that are not deemed to be so serious that the public has an interest in it being exposed and stopped can instead be reported as complaints (see section 3 above). Information that only concerns an individual employee’s own work or employment relationship is normally not covered by the whistleblower legislation and should instead be raised with the immediate manager, HR or the local trade union if there is one.
4.2 Who can report a whistleblowing matter?
A whistleblower is protected by whistleblower legislation if they, in a work-related context, have become aware of or obtained information about misconduct and report it. The whistleblower must also belong to one of the following categories:
- Employees (including temporary staff and employees of partners/contractors/suppliers)
- Job seekers
- Self-employed individuals
- Persons who are part of an organisation’s management or supervisory body
- Interns
- Volunteers
Persons who have belonged to any of the listed categories when they became aware of the information are also covered by protection measures in relation to a whistleblower.
In addition to the whistleblower, persons who assist the whistleblower in reporting, persons connected to the reporting person, and legal entities owned, worked for, or otherwise connected to the reporting person are also protected.
4.3 How to report whistleblowing matters?
There are four reporting channels for whistleblowing within ERIKS:
- Through a form on erikshjalpen.se
- Through email to visselblasning@erikshjalpen.se or whistleblowing@eriksdevelopment.org
- Through phone to the responsible recipient of reports
- Through a personal meeting with the responsible recipient of reports if requested via email or phone.
Form and contact information for the responsible recipients of reports can be found on erikshjalpen.se.
Whistleblowing forms guarantee anonymity if the whistleblower does not provide any personal information in the form.
Regardless of the channel you choose, your report should include the following information:
- Your connection to ERIKS. If your case concerns a specific store, it is desirable to specify which store.
- Describe the misconduct you want to report.
- When did the misconduct occur? Is it still ongoing?
- Who are the individuals involved?
- Are there any documentation or other evidence?
- Have you taken any other actions regarding the misconduct?
- Are you available for additional questions to facilitate the investigation of the case?
- Name and contact information of the informant (optional).
Reporting regarding deviations from our Child Safeguarding Policy should be done promptly, if possible, within 24 hours. Internationally, reporting is done according to what has been established in the partnership agreement. If a partner organisation within our international programmes wishes to do so, the Regional Office can support the reporting of whistleblowing cases to ERIKS.
4.4 Who are the responsible recipients of whistleblower reports?
ERIKS HR manager and a designated HR specialist are the responsible recipients of reports on misconduct. They are also the ones who receive reports through the whistleblowing form on erikshjalpen.se as well as the email address visselblasning@erikshjalpen.se and whistleblowing@eriksdevelopment.org.
If the HR manager or the designated HR specialist is directly involved in the reported misconduct, the report can also be made to the highest operational manager, ERIKS Secretary-General, or the Chairman of the Board. Contact information can be found on erikshjalpen.se and eriksdevelopment.org.
The designated recipients of reports have the mandate to handle and investigate incoming reports independently and autonomously. In order to investigate and address the misconduct, additional individuals may need to be involved, and access to any personal information will be limited to what each person needs to fulfil their duties. The person handling a whistleblower case must not unlawfully disclose information that could reveal the identity of the reporting person, or any other individual involved in the case.
5. Complaints and whistleblowing regarding partner organisations
ERIKS collaborates with local partner organisations to implement children’s rights initiatives. According to ERIKS’ Project Agreement, the partner organisation is committing to work to prevent, detect and identify any illegal action or misuse of funds.
ERIKS accepts complaints and whistleblowing regarding local partner organisations and their employees but also encourages partners to develop their own complaint handling systems to enhance accessibility and transparency in project areas. Reporting channels should be accessible and adapted to the local context and rights holders in our work.
6. Can I report anonymously?
When you report a complaint or whistleblowing matter through the form on our website, you can choose to remain anonymous. However, we encourage you to provide your name and contact information so that we can investigate the incident and address it properly, and you can receive feedback on the actions taken. Even when personal information is provided, it is handled confidentially, meaning that the information is only accessible to individuals who are authorized to access it.
7. Principles for handling cases:
When handling cases, we work according to these principles.
- Accessibility – ERIKS has easily accessible ways to report misconduct. This also includes a complaint reporting system tailored for children.
- Transparency – ERIKS strives for openness and transparency in all aspects of the organisation. This increases the possibility of scrutiny and ensures that any irregularities are addressed in a secure manner.
- Accountability – ERIKS aims to have clarity in mandates and responsibilities, as well as structures and systems to trace mistakes and intentional errors. Individuals who have responsibilities within the organisation should be held accountable for their actions.
- Confidentiality – The information in reported cases is only shared with individuals who are authorized to access it. Access to personal information is limited to what each person needs to fulfil their duties.
- Security and protection – ERIKS places great importance on guaranteeing the security and protection of those who report misconduct or have been subjected to any irregularities related to our operations.
- Non-retaliation – Those who raise complaints or report whistleblowing matters should not face any form of retaliation, reprisals, or negative consequences as a result of their reporting.
- Objectivity – The persons handling cases strive to handle them professionally and conduct as objective investigations as possible.
- Right to appeal – ERIKS offers the right to appeal when a case has not been handled as expected.
8. Procedure for handling complaints and whistleblowing matters
Below is a description of the procedure following an incoming case. In all steps, the principles outlined in section 7 are followed.
8.1 Reception
Cases reported through the website forms are directly entered into a case management system and assigned a category for the specific type of case. The case is given a reference number. Only authorized individuals have access to the specific categories. If the case is reported verbally, the reporter and recipient can jointly fill out the form.
This specifically applies to whistleblowing matters:
In the case of verbal whistleblower reports, the recipient should document the report. This can be done through a recording if the reporter consents to it, or by creating a written document. The reporting person should be given the opportunity to review, correct, and approve the written record through their signature. A case is created in the case management system where documentation is stored.
The recipient sends confirmation that the whistleblowing matter has been received within seven days of receiving it, unless the reporting person has waived confirmation or the recipient has reason to believe that a confirmation would reveal the person’s identity.
8.2. Investigation
The case is investigated by the designated recipients. Additional individuals may be involved, when necessary, but the number of individuals involved should always be kept to a minimum.
Whistleblowing matters are investigated to determine their accuracy.
All whistleblowing matters and complaints containing sensitive information, such as allegations of gross misconduct, corruption, sexual exploitation and abuse, harassment, and assault, are investigated with special discretion and protection for the affected individuals.
If it is determined that the investigation can better be handled by an external party – for example, due to conflicts of interest, credibility reasons, or the need for expertise – such a party will be engaged.
If the case involves a failure to comply with our Child Safeguarding Policy and if the case involves children, action should always be taken promptly. If necessary, ERIKS Child Protection/Safeguarding Representative may be involved in the investigation.
Serious matters are promptly reported to the Secretary General of ERIKS and/or the Executive Director of ERIKS Second Hand. They determine whether to inform the boards.
If the case is deemed to be serious enough to pose a risk of an organisational crisis, the crisis management group will be involved, and handling will be done according to the established crisis management plan.
8.3. Actions
The recipients will decide on any necessary actions based on the results of the investigation. If needed, other functions will be involved to carry out necessary actions. Even in this case, discretion is observed and personal data is protected.
If there is suspicion that a child is in danger, a report of concern should be made to Social Services in countries where this is possible. Further details can be found in the Guidelines for Child Safeguarding, appendix 2.
If the case involves a criminal offense, it should be reported to the nearest police authority. Before making a report, the immediate manager should be contacted.
The recipients will follow up to ensure that the decided actions are implemented.
8.4. Feedback
If the reporter has chosen not to remain anonymous, the recipients will ensure that the reporter receives feedback on their case, preferably on an ongoing basis throughout the process when possible.
In the case of whistleblowing, confirmation of receipt should be provided within 7 days. The actions taken and the reasons for them should be communicated to the whistleblower within 3 months if they can be reached and wish to receive feedback.
Regardless of the type of case, our goal is to provide feedback as soon as possible, but no later than within one month.
8.5. Reporting, Evaluation, Control and Deletion
All incoming cases that are deemed to be of high severity will be communicated to the management and the board. Reporting will be done in an anonymized format when appropriate.
Once a year, cases and actions will be compiled and reported to the management and, when appropriate, the board, also in an anonymized format. In conjunction with the compilation, an evaluation of the process for handling incoming cases will be conducted, and any identified improvements will be implemented.
To ensure that whistleblowing cases are properly handled by the designated recipients, a quarterly review is carried out by the Secretary General or the Executive Director, who reviews all cases received in the previous quarter and ensures that they have been handled correctly. The results of the review are reported to the Board as part of the reporting of the internal control plan.
Whistleblowing cases are deleted at the latest two years after the case is closed.
9. Appeal handling of case
If the reporter is not satisfied with the handling of a case, a new case can be logged through the same form on the website where the case reference number and the dissatisfaction can be addressed.
10. External Reporting of Whistleblower
In Sweden, the government has appointed several authorities that have external reporting channels on their websites that can be used if one wants to report a whistleblowing matter to an external party. The different authorities receive different types of whistleblowing reports, see the list of their areas of responsibility here:
Internationally, the availability of external reporting channels may vary. If necessary, the relevant Regional Office can refer to the relevant party.
Erikshjälpens Upphandlingspolicy beskriver hur inköps- och upphandlingsregler ska ligga till grund för att organisationens inköp och upphandlingar aktivt medverkar till att en hög kvalité i verksamheten uppnås.
1. Bakgrund
Erikshjälpens inköps- och upphandlingsregler ska ligga till grund för att organisationens inköp och upphandlingar aktivt medverkar till att en hög kvalité i verksamheten uppnås. Inköp och upphandlingar ska präglas av professionalitet och leda till korrekta leveranser och genomföranden till lägsta möjliga totalkostnad i kombination med hög kvalité. Erikshjälpen åtar sig att främja högsta etiska normer bland sina leverantörer.
2. Syfte
Syftet med denna policy är att dokumentera och kommunicera Erikshjälpens inköp – och upphandlingsregler för varor och tjänster för att effektivitet ska uppnås inom alla inköpsområden. Policyn riktar sig till alla som är ansvariga för inköp av varor och tjänster inom Stiftelsen.
3. Affärsmässighet
Inköp och upphandling ska baseras på en helhetssyn utifrån detta dokument. Inköpare/upphandlare ska besitta god kompetens på området och ha hög integritet samt visa respekt för leverantörer och konsulter.
4. Definitioner
a. Varor
Med varor menas alla förnödenheter, material, utrustning och möbler, datorer, IT och telekommunikationsutrustning, dataprogramvaror, kontorsmateriel,
hushållsmaskiner, varor och utrustning som behövs för att verksamheten ska
fungera.
b. Tjänster
Tjänster är de aktiviteter och funktioner som inte kan beskrivas som varor. En tjänst tillför värde till en mottagare utan att vara ett bestående fysiskt objekt med eget värde.
c. Allmänna tjänster
Tjänster som reparation och underhåll av utrustning/möbler, lastbilstransporter, frakt, vaktmästeri, säkerhet, hyra av kontorslokaler, transport, import, logistiktjänster, media, reklam, hälsa, underhåll och andra liknande tjänster.
d. Konsulttjänster
Tjänster som kräver extern teknisk och professionell expertis utanför Erikshjälpens interna kapacitet, såsom rådgivning och granskning, förstudier, design, byggnadstillsyn, förvaltning och relaterade tjänster och tekniska eller särskilda studier som utförs av företag.
5. Grundregler
Vid upphandling av varor och tjänster gäller följande beloppsgränser:
- Upphandling ska ske i konkurrens för alla tjänsteupphandlingar överstigande fyra prisbasbelopp*.
- Upphandling ska ske i konkurrens för alla varuupphandlingar överstigande två prisbasbelopp*.
*) För 2022 är prisbasbeloppet 48.300 SEK.
Regler avseende anbudsförfrågan, anbudsutvärdering och beslut vid upphandling enligt punkt 1 och 2 ovan.
a. Fullständigt och tydligt anbudsunderlag i form av tekniska specifikationer/- uppdragsbeskrivning och kommersiella villkor ska ingå i anbudsförfrågan. Det är viktigt att specifikationerna är neutrala och om hänvisning till visst märke måste göras, ska ”eller likvärdig” läggas till.
b. Vid anbudsutvärderingen får hänsyn endast tas till sådana kriterier som angivits i förfrågan. Det anbud ska antas som anses förmånligast vid beaktande av samtliga dessa kriterier.
c. Anbud får inte infordras enbart av jämförelseskäl. Den som inbjuds lämna anbud ska också kunna räkna med att verkligen komma ifråga som leverantör.
d. Anbudsförfrågan ska skickas till åtminstone tre parter, eller annonseras.
e. Anbudsgivarkretsens sammanställning bör ej ständigt vara densamma utan
varieras från tid till annan.
f. Den anbudsgivare vars anbud antagits ska underrättas skriftligt snarast möjligt. Dock senast inom den tid under vilket anbudet är bindande för anbudsgivaren. De anbudsgivare som inte fått sina anbud antagna, ska så snart som möjligt underrättas. Erikshjälpen behöver inte ange anledningen till de anbudsgivare som avböjs.
g. Det kan anses rimligt att kraven måste anpassas till de förhållanden som råder lokalt samt lokal lagstiftning på området. Här gäller dock alltid att upphandlingen ska ske under affärsmässiga former.
Ett förenklat offertförfarande kan ske genom en skriftlig prisjämförelse av minst tre offerter om värdet av upphandlingen är mellan ett och två prisbasbelopp. Om tre offerter inte tillhandahålls, bör en motivering för avvikelsen dokumenteras, liksom grunden för valet av offert i det enskilda fallet. Beställningar som överstiger två prisbasbelopp skall omfattas av kontrakt som undertecknats av båda parter.
6. Riktlinjer
Följande aspekter ska tas i beaktande vid inköp av varor och tjänster.
a. Etik
Erikshjälpens tjänstemän, anställda eller ombud får varken begära eller ta emot gratifikationer, favörer eller något av penningvärde från leverantörer eller potentiella leverantörer. Om detta överträds kommer disciplinära åtgärder att tillämpas mot de berörda personerna. Erikshjälpen upprätthåller ärlighet, integritet och rättvisa i alla aspekter av sin verksamhet, och förväntar sig detsamma i sina relationer med sina leverantörer. Erikshjälpen har åtagit sig att främja högsta etiska normer bland sina leverantörer. Vår personal, särskilt de som är involverade i någon fas av upphandling, måste deklarera alla anknytningar med leverantörer och får inte avslöja konfidentiell information om ett projekts krav eller beröva andra anbudsgivare sådan information som sätter en anbudsgivare eller en grupp av anbudsgivare på mer fördelaktig position över andra anbudsgivare. Detta inkluderar att avslöja de andra anbudens priser, villkor, m.m. Underlåtenhet att deklarera anknytning med leverantörer ska betraktas som en intressekonflikt. Erbjudande om eller godkännande av någon form av muta, monetära eller på annat sätt, är oacceptabla och blir föremål för disciplinära åtgärder. Dessutom ska personal inte ta emot personliga provisioner, drickspengar eller gåvor från leverantörer.
b. Intressekonflikt
Erikshjälpen ska undvika situationer som kan innebära intressekonflikter för anställda, tjänstemän eller ombud eller deras närmaste familj. Leverantörer ska deklarera om de har familj eller släkt som är anställda av Erikshjälpen. Om det visar sig att en anbudsgivare har en hemlig intressekonflikt med Erikshjälpen, eller med en konkurrerande anbudsgivare, ska denne anbudsgivare diskvalificeras från att delta i
ett anbudsförfarande.
c. Bedrägeri och korruption
Uppdragsgivaren ska avvisa varje förslag som lagts fram av anbudsgivarna, och i förekommande fall säga upp avtalet, om det fastställs att de har deltagit i korrupta, bedrägliga, hemliga eller tvångsmetoder:
- Korrupta metoder innebär att erbjuda, ge, ta emot eller värva, direkt eller indirekt, något av värde för att påverka effekten av den upphandlande enheten i upphandlingsprocessen eller kontraktsutförandet.
- Bedrägliga metoder är handlingar, underlåtenhet eller förvrängningar som medvetet eller vårdslöst vilseleder eller försöker vilseleda den upphandlande enheten i upphandlingsprocessen eller kontraktsutförandet, för att undvika en skyldighet och samtidigt erhålla ekonomisk vinning eller annan fördel.
- Hemliga metoder är en hemlig överenskommelse mellan två eller flera anbudsgivare som syftar till att på konstgjord väg förändra resultaten av anbudsförfarandet för att erhålla en ekonomisk vinning eller annan fördel.
- Tvångsmetoder försämrar eller skadar eller hotar att försämra eller skada, direkt eller indirekt, någon deltagare i anbudsförfarandet för att kunna påverka deltagarens aktivitet eller för att påverka genomförandet av ett avtal.
För att undvika korruption vid inköp/upphandling ska de principer och
förhållningssätt som beskrivs i Erikshjälpens antikorruptionspolicy gälla. Se avsnitt
tre i vår antikorruptionspolicy.
d. Principer kring tilldelning av kontrakt
Ansvaret för upphandling, inklusive tilldelning och genomförande av kontrakt, vilar hos den upphandlande enheten. Erikshjälpen har en skyldighet att se till att medel som anförtros av givare används på rätt sätt med hänsyn till ekonomi och effektivitet, och utan hänsyn till politiska eller icke-ekonomiska influenser. Erikshjälpens upphandling ska generellt vägledas av:
- Kvaliteten på varor, arbeten och tjänster;
- Effektivitet och ekonomi;
- Jämställdhet och öppen konkurrens;
- Öppenhet i processen och adekvat dokumentation;
- Högsta etiska normer i alla upphandlingsverksamhet.
Ingående av kontrakt ska endast göras med leverantörer som har den potentiella förmågan att uppfylla villkoren i ett förslag till avtal. Hänsyn ska tas till sådana frågor som leverantörens värderingar, uppgifter om tidigare prestationer, dess finansiella och tekniska resurser samt om det finns tillgång till andra avgörande frågor. Ingående av kontrakt ska göras med den leverantör vars anbud är det mest fördelaktiga för Erikshjälpen med hänsyn till faktorer såsom pris, kvalité, leveranstid, betalningsvillkor med mera.
Alla leveranser och transporter av varor bör åtföljas av en fraktsedel som undertecknas av berörda personer. Mottagaren ska omedelbart återsända en kopia till avsändaren.
e. Miljö- och rättighetsaspekter
Erikshjälpen ska tillse att kraven vid upphandlingar svarar mot en miljömässigt hållbar utveckling enligt Erikshjälpens miljöpolicy. En viktig del i inköpsarbetet är därför att beakta miljöpåverkan vid val av leverantörer och ställa relevanta miljökrav, så att negativ påverkan på miljön reduceras. I detta arbete ska bedömningen utgå från en poängsättning där det ger högst poäng om leverantören har en externt granskad miljödiplomering som t ex ISO, EMAS eller liknande. Nivån under detta är om leverantören har någon form av miljöprogram men detta inte är externt granskat. Ytterligare en nivå under är om det bara finns en miljöpolicy. Lägsta nivån är om det inte finns något organiserat miljöarbete och inte heller något dokument om leverantörens miljöarbete.
Erikshjälpen ska också vid val av vara se till produktens dokumenterade miljöprestanda och göra ett informerat val. Erikshjälpen ska sträva efter att köpa så stor del miljöcertifierade produkter och tjänster som möjligt, med relevanta miljömärkningar för aktuell produktkategori. Vid inköp av varor ska dessa helst vara märkta med en eller flera av följande märkningar:
Elektronik: TCO, EPEAT, Energystar, Svanen och EU-Ecolabel.
Rengöringsmedel: Bra miljöval och Svanen.
Matvaror: KRAV-märkt, Fairtrade, MSC och ekologiskt.
Profilprodukter: Fairtrade, FSC, KRAV-märkt och ekologiskt.
Erikshjälpen ska också tillse att kraven vid val av leverantörer av varor och tjänster beaktar de grundläggande mänskliga rättigheterna såsom de kommit till uttryck i ILOs kärnkonventioner. Bland annat gäller följande förhållningsregler för våra leverantörer:
- All anställning ska vara frivillig hos leverantören.
- Arbets- och anställningslagar ska följas.
- Lagar för ersättning och befintliga kollektivavtal måste följas.
- Ett humant bemötande av alla anställda är ett grundkrav.
- Diskriminering får inte ske vid anställningsbeslut.
- Avtalade och lagstadgade säkerhetsregler måste följas.
- Beredskapsplaner för säkerhet och kriser måste finnas.
- Leverantörens anställda ska vara informerade om sina rättigheter.
- Leverantören ska ha en säker och god arbetsmiljö för sina anställda.
f. Förbud mot barnarbete
Den upphandlande enheten ska försäkra sig om att anbudsgivare inte utnyttjar barnarbete och att de grundläggande sociala rättigheterna och arbetsvillkoren efterföljs. Anbudsförfarandet ska innehålla en klausul som inte tillåter något barnarbete.
g. Kvalité
Inköparen/upphandlaren ska alltid vara tydlig och föra fram Erikshjälpens specifikationer gentemot leverantörer samt endast använda de leverantörer som uppfyller organisationens krav, behov och förväntningar. Kvaliteten på levererade produkter och tjänster ska säkerställas genom kontinuerlig uppföljning och utvärdering.
h. Upphandling av begagnade varor
Erikshjälpen kan köpa begagnade varor när det är möjligt. Valet skall göras med hänsyn till miljö och hållbarhet och när det är ändamålsenligt och kan förenas med tillräcklig funktionalitet och kvalitet.
i. Konkurrensmöjligheter
Konkurrensmöjligheter ska aktivt sökas och utnyttjas. Erikshjälpens inköpsvolym ska användas för att uppnå lägsta möjliga kostnad genom att samordna inköpen och på så sätt få ned prisnivån.
All upphandling ska genomföras på ett sådant sätt att en öppen och fri konkurrens tillhandahålls. Anbud och anbudsgivare ska behandlas objektivt så att konkurrens på lika villkor uppnås. Inköp av varor, arbeten och tjänster ska bygga på en tydlig och korrekt beskrivning av de tekniska kraven för material, produkt eller tjänst som ska upphandlas. En sådan beskrivning ska inte, i konkurrensupphandling, innehålla funktioner som i onödan begränsar konkurrensen.
j. Anpassning av upphandlingsregler
Om institutionella givare, som bidrar till en viss insats (ex. Sida, SMC, EU), har särskilda regler för upphandling som är mer krävande än Erikshjälpens, kommer dessa regler tillämpas för denna specifika insats.
Erikshjälpens Uppförandekodspolicy styr att Erikshjälpens vision och värderingar återspeglas i allt arbete och uppförande, både i och utanför organisationen. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2013-10-01.
1. Inledning
Att arbeta på Erikshjälpen medför ett stort ansvar, inte bara när det gäller genomförandet av arbetet, utan också i hur vi agerar. Erikshjälpens vision och värderingar ska återspeglas i allt vårt arbete och uppförande, både i och utanför organisationen. Det innebär att det är mycket viktigt att du bidrar till att behålla Erikshjälpens goda rykte, i ditt arbete med partnerorganisationer, i kontakt med myndigheter och med människor i allmänhet – såväl i Sverige som utomlands. Dessa riktlinjer ska följas av alla som företräder Erikshjälpen i egenskap av personal, styrelseledamöter och den som anlitas som expert eller konsult.
2. Öppenhet
Beslut måste vara öppna och tydliga. Allt du gör i ditt arbete måste vara transparent och verifierbart för kollegor och andra som Erikshjälpen väljer att involvera i arbetet.
3. Respekt
Du har ett ansvar att behandla alla människor med respekt. Du måste ha förståelse för andras åsikter och synsätt. När du arbetar för att främja barns rättigheter och för Erikshjälpens vision och värderingar i ett sammanhang som strider mot dessa värden, är det viktigt att agera eftertänksamt och med känslighet.
4. Inget missbruk av din maktposition
Utvecklingsbistånd och stöd innebär inte bara en överföring av finansiella resurser och kunskap, det medför ofta en aspekt av makt. I ditt arbete är det därför troligt att du kommer i kontakt med människor som är eller som upplever sig vara i en beroendeställning gentemot dig. Det kan vara människor i samarbetsorganisationen eller personer i målgruppen, eller andra personer inom Erikshjälpen. Du får aldrig missbruka din maktposition. Dessutom får du inte använda din maktposition för att ge andra människor fördelar som de normalt inte skulle ha haft. Ditt beteende och relationer med samarbetsorganisationen och andra människor får inte vara sådana att människor tror att du kräver eller förväntar dig olika tjänster eller förmåner.
5. Icke-diskriminering
Du får inte diskriminera någon enskild person eller grupp, oavsett kön, ålder, etnisk tillhörighet, religion, sexuell läggning, politisk övertygelse eller funktionshinder, varken hos Erikshjälpen, partnerorganisationer eller människor i allmänhet. Det är viktigt att du aktivt upprätthåller denna skyldighet inom ramen för partnersamarbetet, eftersom projekt och aktiviteter bör sträva efter att göra möjligt för ovan nämnda grupper eller personer att delta.
6. Inga sexuella övergrepp eller trakasserier
Alla former av sexuella övergrepp är förbjudet, liksom alla former av sexuella kontakter mellan vuxna och barn, d v s personer som är yngre än 18. Köp av sexuella tjänster är strängt förbjudet. Det är förbjudet att använda teknisk utrustning (datorer etc.) som Erikshjälpen tillhandahåller för att titta på eller sprida pornografiskt material. Ingen anställd eller person som du kommer i kontakt med får på något sätt utsättas för sexuella trakasserier, antingen fysiskt eller psykiskt. Sexuella trakasserier avser ovälkommet uppförande grundat på kön eller ovälkommet uppförande av sexuell natur som kränker personens integritet. Du har en skyldighet att känna till och följa Erikshjälpens Child Protection Policy – Trygga barn.
7. Icke-korruption
Korruption innebär att missbruka en organisations/företags/myndighets resurser för egen vinning. Du får inte på något sätt bidra till korruption, till exempel genom att ge eller ta emot mutor, varken i form av pengar eller andra förmåner i syfte att ge dig fördelar gentemot andra. Erikshjälpens anti-korruptionspolicy och handlingsplan har nolltolerans mot korruption. Handlingsplanen anger vem på Erikshjälpen du bör kontakta om du misstänker oegentligheter.
8. Alkohol och droger
När du arbetar (utomlands och i Sverige) är alkoholkonsumtion endast tillåten i speciella undantagsfall, till exempel vid officiella middagar och liknande tillställningar. Vid dessa tillfällen är det oerhört viktigt att konsumera alkohol med måtta. Under din lediga tid under ett tjänsteuppdrag ska du också vara återhållsam i din alkoholkonsumtion eftersom du är en representant för Erikshjälpen. Erikshjälpen bjuder aldrig på alkohol. Alkoholkonsumtionen är helt förbjudet vid körning och som passagerare bör du alltid reagera om du misstänker att föraren är berusad. Alla former av inblandning i, innehav eller konsumtion av droger är förbjudna, såvida de inte är receptbelagda läkemedel för eget bruk.
9. Kunskap om denna uppförandekod
Alla som arbetar för Erikshjälpen, all personal, styrelsemedlemmar och personer som anlitas som experter eller konsulter, måste göras förtrogna med denna uppförandekod. Som en av dessa personer är du skyldig att känna till och följa dessa riktlinjer.
10. Uppföljning
Denna uppförandekod är ett styrande dokument som har antagits av Erikshjälpens styrelse. Från och med 2013-10-01 ska den vara undertecknad av samtliga som engageras i uppdrag för Erikshjälpen, all personal, styrelse och de som arbetar som experter eller konsulter. Vid misstanke om brott mot uppförandekoden, ska du få en skriftlig varning och möjlighet att svara på anklagelserna. Upprepad eller avsiktlig överträdelse av uppförandekoden kan leda till uppsägning av anställning/uppdrag. Varje uppsägning kommer att läggas fram för styrelsen för ett slutligt beslut i frågan. Om en underlåtenhet att följa reglerna också är ett brott mot svensk lag, kan det bli aktuellt med polisanmälan.
Erikshjälpens Placeringspolicy har till syfte att lägga grunden för en ansvarsfull och effektiv finansiell förvaltning som ger stiftelsen långsiktigt hållbara förutsättningar att utföra sitt uppdrag för barn i världen. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2023-09-22.
1. Inledning
”Att verka i Eriks anda innebär för oss att vara inkännande, möjlighetsfokuserad, kreativ och djupt medveten om vilket ansvar de innebär att förvalta givarnas gåvor och förtroende”. Ovanstående citat ur Erikshjälpens värdegrund beskriver väl den hållning som ska gälla hela den ekonomiska förvaltningen inom stiftelsen och inte minst den kapitalförvaltning som sker genom olika former av placeringar. Syftet med denna policy är att lägga grunden för en ansvarsfull och effektiv finansiell förvaltning som ger stiftelsen långsiktigt hållbara förutsättningar att utföra sitt uppdrag för barn och världen de drömmer om.
2. Ansvarsfördelning
Den grundläggande ansvarsfördelningen inom stiftelsen finns dokumenterad i den av styrelsen fastställda arbets- och beslutsordningen som revideras varje år. Nedanstående beskrivning är baserad på de delegationsbestämmelser som anges där.
2.1 Styrelsens ansvar
Styrelsen ska
- ansvara för och bevaka att förvaltningen sker på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med stiftelsens stadgar, värdegrunden och denna placeringspolicy
- en gång per år eller vid behov fastställa eller revidera placeringspolicyn.
2.2 Generalsekreterarens ansvar
Generalsekreteraren ska
- besluta om kapitalförvaltningen inom de ramar som är fastlagda av styrelsen i denna placeringspolicy eller genom andra styrelsebeslut
- löpande följa upp och utvärdera kapitalförvaltningens resultat
- ansvara för rapporter till styrelsen om utfall och risker i kapitalförvaltningen.
Generalsekreteraren kan delegera ansvaret för den löpande förvaltningen till Administrativ chef/ekonomichef eller tjänsteman i liknande ställning. Generalsekreteraren har dock alltid det övergripande ansvaret för kapitalförvaltningen.
2.3 Värdepapperskommitté
Generalsekreteraren utser en värdepapperskommitté med ansvar att sköta placeringar. Denna kommitté ska bestå av administrativ chef/ekonomichef och tjänstemän i liknande ställning. Kommittén kan också utse externa experter med uppgift att råda och förbereda placeringsbeslut. Tjänstemännen i kommittén ska utföra fattade placeringsbeslut samt följa utvecklingen av gjorda placeringar.
Kommittén kan genom delegation på egen hand genomföra förändringar i portföljen ensligt vad som stadgas i denna policy. De genomförda förändringarna i portföljen ska alltid redogöras till styrelsen.
3. Placeringsregler
3.1 Allmänt
Stiftelsen skalla förvalta sina medel på ett sådant sätt att kravet på god avkastning och betryggande säkerhet tillgodoses. Stiftelsen väljer placeringar med låg risk och spekulerar inte med gåvomedel.
Medlen ska förvaltas på ett etiskt försvarbart sätt i enlighet med stiftelsens grundläggande värderingar (se nedan). Enligt beslut i styrelsen ska Erikshjälpen ha ett balanserat eget kapital som motsvarar aktuell omsättning för en period om 5-7 månader.
3.2 Etik
Erikshjälpen väljer placeringar i börsnoterade företag och aktiefonder som följer de internationella konventionerna om mänskliga rättigheter och miljö som Sverige antagit och det gäller främst:
- ILO-konventionerna
- konventioner om de mänskliga rättigheterna
- barnkonventionen
- konventioner mot mutor och korruption
- internationella miljökonventioner.
Vi väljer bort placeringar i företag vars verksamhet avser tillverkning och/eller försäljning av alkoholprodukter, pornografi, tobak och tobaksprodukter, vapen, kommersiell spelverksamhet eller utvinning av fossil energi (naturgas inkl. skiffergas, petroleum och kol). Vapen definieras som produkter med ändamålet att döda, stympa eller ödelägga och som säljs till militära användare, inklusive produkter som används som plattform för vapen och strategiska produkter, t.ex. krigsfartyg, tanks och stridsflygplan.
3.3 Likvida medel
Likvida medel hålls på transaktionskonto med bästa möjliga ränta. Likvida medel ska motsvara en månads omsättning.
3.4 Placeringsbara medel
Med placeringsbara medel avses kapital som är tillgängligt för placeringar i aktier, obligationer, fonder och räntebärande värdepapper. Detta kapital ska placeras för att ge en långsiktigt god avkastning. Minst 80% av de placeringsbara medlen ska placeras så att de på maximalt 14 dagar kan omvandlas till likvida medel.
Baserat på marknadsvärdet ska stiftelsens placeringar fördelas enligt följande:
| Tillgångsslag | Minimum % | Normalläge % | Maximum % |
|---|---|---|---|
| Aktierelaterade placeringar | 0 | 50 | 60 |
| Ränterelaterade placeringar | 40 | 50 | 100 |
Löpande under året kan det ske avvikelser från ovan angivna minimum och maximum nivåer orsakade av uppgångar och nedgångar som påverkar procenttalens utfall. Placering i enskild aktie får högst uppgå till 10% av hela aktieportföljen. Placeringar i svenskt Investmentbolag får högst uppgå till 20% av hela aktieportföljen.
3.5 Värdepapper erhållna genom arv eller gåva
Värdepapper som erhålles genom arv eller gåva säljes så snart som möjligt om inte specifika hinder eller särskilda skäl föreligger.
4. Avstämning och anpassning av placeringar
En avstämning av hur aktuella placeringar ser ut i relation till ovanstående fördelningsriktlinjer (3.4) och policyn i övrigt ska ske minst en gång i halvåret. Om avstämningen visar att placeringarna avviker från gällande riktlinjer ska åtgärder vidtas för att korrigera portföljen. Förändring av placeringarna ska då ske så snabbt som möjligt med hänsyn tagen till placeringarnas värde och tillgängliga alternativ. Administrativ chef/ekonomichef ansvarar för att avstämningen genomförs och rapporterar till generalsekreteraren.
5. Rapportering
Rapportering av placeringar och avkastning sker årligen i samband med årsredovisningen. Vid större avvikelser eller extraordinära händelser som har eller riskerar att påverka stiftelsens finansiella ställning ska generalsekreteraren informera styrelsen snarast.
ERIKS Anti-Corruption Policy is Erikshjälpens Antikorruptionspolicy in English. The policy describes how we define and relate to corruption and how we work to counteract, detect and act on corruption. Adopted by Erikshjälpen’s Board of Directors April 2024.
1. Introduction and Purpose
ERIKS Development Partner (hereafter ERIKS) is a non-profit second-hand business and a child rights organisation that works to ensure that children’s rights are respected, protected, and fulfilled in Sweden and around the world. Corruption is always an obstacle to social and economic development. It also risks damaging ERIKS´ trust among those we work with in our programmes, as well as in relation to private and institutional donors, partners, and customers in our stores. ERIKS, therefore, sees corruption as a serious risk that counteracts our vision of a changed world where children’s dreams come to life.
Parts of ERIKS´ programmes, both in Sweden and internationally, are carried out in environments and contexts with a relatively high risk of corruption, which requires specific measures and approaches. Countries with a high level of inequality, weak democracy, and conflicts often have a higher risk of corruption. Likewise, internal risks such as handling large amounts of money, close and long-term relationships between colleagues and representatives of different actors, along with weak internal control can foster corruption. There is also a risk of corruption in, for example, procurements, purchases, and corporate collaborations that often occur in Sweden.
The purpose of this policy is to describe how ERIKS defines and relates to corruption and how we work to prevent, detect, and act on corruption.
ERIKS’ work with anti-corruption is based on our identity document “In the Service of Love”, which establishes our values. In addition to this, the following documents are linked to our work on anti-corruption:
- Policy for Feedback, Complaints and Whistleblowing
- Procurement Policy
- Code of conduct
- Child Safeguarding Policy
- Personnel and Recruitment Policy
This policy is valid for all parts of ERIKS´ operations, i.e., both ERIKS Development Partner and ERIKS Second Hand, in Sweden and internationally, and applies to ERIKS’ staff, interns, volunteers, elected officials, and consultants. Through agreements, the policy also applies to ERIKS´ international partner organisations.
2. Definition and approach
Definition
ERIKS follows Sida’s definition of corruption, which is the abuse of trust, power, or position for improper gain. Corruption includes, among other things, bribery, embezzlement, extortion, conflict of interest, nepotism, and other similar improprieties. The definition thus means that someone uses their position of power to benefit themselves, a relative, or their own interests. The benefit can include both financial and other advantages. Corruption also refers to the neglect to take action.
Approach
ERIKS’ approach to corruption is based on Sida’s anti-corruption rule, which means to always prevent, never accept, always inform, and always act. This should be applied in all situations, even if it means that interventions are delayed or partnerships terminated.
ERIKS is subject to Swedish law. Swedish laws and regulations apply to ERIKS’ work abroad, where local legislation and rules must also be followed and respected. However, local legislation can never be used as an excuse for corrupt or unethical actions.
3. Implementation
Always prevent
ERIKS works at all levels to make risk assessments that include risks of corruption. Structures and systems within the organisation should always be designed to minimize the risk of corruption and at the same time values and ethics should continuously be discussed. All employees, elected officials, and volunteers have a responsibility to prevent corruption and should be given training and support in how they can do this.
Trust is also an important part of preventing corruption. Therefore, ERIKS works constantly to build trusting relationships with partners and to create a good and constructive dialogue.
Never accept
ERIKS’ employees, interns, elected officials, volunteers, and consultants should never accept corruption or corrupt actions, whether in ERIKS’ own programmes or in programmes that we support financially or in other ways. It is our collective responsibility to ensure that every part of our operations is characterized by fairness, transparency, and accountability. Never accepting corruption means not only compliance with the law but also acting based on our values and being role models for ethical behaviour in all situations. At the slightest suspicion of an irregularity, this should be reported.
Always inform
ERIKS´ employees, interns, elected officials, volunteers, and consultants are obliged to report suspected or detected corruption through our complaint and whistleblowing functions on our international website (eriksdevelopment.org) or our Swedish website (erikshjalpen.se). Further reporting measures and descriptions of responsibilities are available in our Guidelines for Complaints and Response Mechanism. If it concerns an intervention financed by Sida, the Swedish Mission Council (SMR) must be informed. If the intervention has another institutional donor, the respective donor must be informed.
Always act
ERIKS must always act on tips, warning signals, and suspicions of corruption. The action should be taken with discretion and respect for those involved. ERIKS investigates all suspicions of corruption, and appropriate measures are taken to handle the specific case and prevent something similar from happening again. Internal and external informants and whistleblowers are offered anonymity and other security measures if needed. The routines for how a case is assessed are the same whether the information first reaches ERIKS through our complaint or whistleblowing functions or in another way. More information about the procedure in case of suspected corruption is available on our website and in our Policy for Feedback, Complaints and Whistleblowing.
Transparency
ERIKS always strives for openness and transparency in all parts of the organisation’s operations. This applies to policies, strategies, plans, decisions, and reports. Through this, insight into and scrutiny of the operations are made possible, which can contribute to increasing trust in ERIKS among employees, volunteers, and elected officials, as well as partners and other actors.
Accountability
ERIKS strives for clarity in mandate and division of responsibilities and to have structures and systems to trace mistakes and deliberate errors. Those responsible within the organisation should be held accountable for their actions. An important part of this work is our complaint and whistleblowing functions through which suspected corruption can be reported. What we define as complaints and whistleblowing is described on our website and in our Policy for Feedback, Complaints and Whistleblowing.
Partner organisations
ERIKS encourages and supports our international and national partner organisations to have their own systems and routines for working preventively with corruption and to detect and report on corruption as early as possible. Through our agreements with partners, it is regulated how partner organisations and ERIKS act in case of suspected corruption.
ERIKS strives for an open and continuous dialogue with partners on the issue of corruption and around values and ethics. Support is given to partner organisations that need to improve their internal control systems or implement other measures that prevent corruption.
Communication
This policy should be available on ERIKS’ intranet and website as well as shared and attached as an appendix when agreements are signed with a partner organisation. It should also be presented to new employees as well as elected officials, interns, volunteers, and consultants within the organisation.
4. Follow up
To have a successful work against corruption, continuous follow-up and evaluation of the work must be done. The Secretary General is ultimately responsible for the work with anti-corruption, that the policy is followed, and that the work is evaluated. The policy is approved by ERIKS’ board and revised as needed.
All directors and managers within both ERIKS Development Partner and ERIKS Second Hand have a responsibility to integrate anti-corruption work into their operations. The immediate manager also has a responsibility to ensure that employees are aware of the policy and the other documents that reflect ERIKS’ view on and work with corruption. All employees, in turn, have a responsibility to contribute to the realisation of the policy’s intentions and to work for anti-corruption.
I Erikshjälpens integritetspolicy kan du läsa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Denna integritetspolicy har beslutats av Erikshjälpen och gäller från 2018-05-25.
Dataskyddsreglerna grundar sig i de mänskliga rättigheterna. Alla människor har rätt till respekt för privat- och familjeliv och till skydd av sina personuppgifter.
Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i kraft i hela EU och ersätter personuppgiftslagen (PUL). Syftet med PUL har varit att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när deras personuppgifter behandlas. Med GDPR förstärks dina rättigheter ytterligare genom strängare krav på hur företag och organisationer behandlar personuppgifter.
Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Erikshjälpen. Vi vill med denna integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med den nya dataskyddsförordningen (GDPR).
Erikshjälpen, Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet, organisationsnummer 827500-4789, 561 33 Huskvarna, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
1. Behandling av personuppgifter
1.1 När samlar Erikshjälpen in dina personuppifter?
- När du ger en gåva till Erikshjälpen i våra olika kanaler eller startar en insamling till förmån för Erikshjälpen.
- När du vill prenumerera på nyhetsbrev, använda våra anmälnings- och nomineringsformulär eller beställa varor i våra olika kanaler.
- När du ansöker om en ledig tjänst eller anmäler dig som volontär på Erikshjälpen.
1.2 Vad använder vi uppgifterna till?
De personuppgifter som du lämnar använder vi i huvudsak för att administrera gåvor. Uppgifterna kan också komma att användas för informations- och marknadsföringsändamål, uppföljning och utveckling av Erikshjälpens verksamhet.
När du söker lediga tjänster använder vi dina personuppgifter endast för det ändamål för vilka du lämnat dem.
1.3 Vilka uppgifter behandlar vi om dig och varför?
Genom att du kommer i kontakt med oss på Erikshjälpen lämnar du viss information till oss. Här kan du läsa om vilka uppgifter vi behandlar om dig, för vilket ändamål vi behandlar dina uppgifter och vilket lagligt stöd vi har för att behandla dem.
1.3.1 Du som är befintlig gåvogivare
Vi behandlar om dig: Namn, personnummer, givarid-nr, adressuppgifter, e-post, telefonnummer, kön, familjekopplingar, betalningshistorik, anteckningar givarkontakt samt för avtalsgivare (Månadsgivare, Ung Fadder, Fadder) även bankkontonummer. I vissa fall behandlas uppgifter i fritext för att kunna ge en god givarservice. För att ha aktuella adressuppgifter uppdateras de regelbundet från SPAR, som är ett offentligt personregister, under den tidsperiod som vi bevarar dina uppgifter.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| Administration av betalning av gåva | Behandling nödvändig för att kunna hantera betalning av gåva enligt avtal mellan givare och Erikshjälpen. |
| God givarservice | Intresseavvägning |
| Återkoppling kring ditt givande | Intresseavvägning |
| Effektiv administration och kostnadseffektiv insamling | Intresseavvägning |
| Fortsatt bearbetning i insamlingssyfte | Intresseavvägning |
| Uppföljning och analys | Intresseavvägning |
| Följa krav i bokföringslagen 1999:1078 | Rättslig förpliktelse |
Våra berättigade intressen av behandlingarna baserar sig på utförda intresseavvägningar. Vårt syfte är att förbättra vår administration och därmed minska våra kostnader. Då kan vi hjälpa fler barn och familjer som lever i utsatthet. Uppgifterna behandlas så länge du är givare och en period på 36 månader efter att du upphört med dina gåvor. Uppgifter kan komma att sparas längre i enlighet med lagkrav, såsom kraven i bokföringslagen.
1.3.2 Du som är presumtiv givare
Vi behandlar om dig: Namn, postadress, e-postadress, personnummer och telefonnummer. I vissa fall behandlas uppgifter i fritext efter kontakt med våra avdelningar för telemarketing. Dina uppgifter köps i vissa fall från andra företag, med SPAR som källa. Uppgifter kan i vissa andra fall inhämtas från bland annat nyhetskällor, i situationer då du har någon form av koppling till Erikshjälpen och skulle kunna vara intresserad av att bidra till vårt arbete.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| Kontakt för förfrågningar om att ge enstaka eller regelbundna gåvor. | Intresseavvägning |
Vårt berättigade intresse av behandlingarna är att få kontakt med personer som är intresserade av att ge gåvor och stödja vårt arbete.
Dina personuppgifter sparas i normalfallet två månader i de fall uppgifter köpts in för en specifik aktivitet. I andra fall kan uppgifter bevaras i upp till tolv månader sedan den senaste kontakten med dig så länge som du inte invänder mot att vi behandlar dina uppgifter.
1.3.3 Du som har skrivit in eller visat intresse för att skriva in Erikshjälpen i ditt testamente
Vi behandlar om dig: Namn, personnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer. Dina adressuppgifter uppdateras regelbundet från SPAR, som är ett allmänt tillgängligt register, under den tidsperiod som vi bevarar dina uppgifter. I vissa fall behandlar vi uppgifter om ekonomiska förhållanden och familjesituation.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| Bevaka Erikshjälpens rätt enligt testamenten. | Samtycke |
| Hålla kontakten vid uttryckt intresse av att testamentera en gåva till Erikshjälpen. | Intresseavvägning |
| Analys av givargrupper för förbättrad givarkännedom. | Intresseavvägning |
| Hålla ett dubblettfritt och väladministrerat givarregister. | Intresseavvägning. Personnummer behandlas med stöd av vikten av en säker identifiering. |
Vårt berättigade intresse av behandlingarna är att få kontakt med personer som är intresserade av att ge gåvor och stödja vårt arbete.
Om du meddelat oss att du skrivit in Erikshjälpen i ditt testamente och samtyckt till att vi behandlar dina uppgifter bevaras dessa tills vidare så länge som du har samtyckt till detta. Om du inte samtyckt men visat intresse och eller/efterfrågat information så bevarar vi dina uppgifter i upp till 12 månader sedan den senaste kontakten med dig så länge som du inte invänder mot att vi behandlar dina uppgifter.
1.3.4 Du som är kontaktperson vid ett företag, församling eller förening som ger en gåva, eller beställer Systers hemliga låda
Vi behandlar om dig: Namn, telefonnummer och e-postadress.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| För att administrera förhållandet mellan ditt företag och Erikshjälpen. | Intresseavvägning |
Vårt berättigade intresse av behandlingen är kunna administrera kontakten med företaget/organisationen som du företräder.
Uppgifterna sparas så länge ingen ny kontaktperson meddelas eller i 36 månader efter den senaste gåvan ditt företag skänkt till Erikshjälpen.
1.3.5 Du som är mottagare av ett gåvobevis
Vi behandlar om dig: Namn och postadress. Dina adressuppgifter inhämtas från gåvogivaren.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| För att upprätta ett gåvobevis. | Intresseavvägning |
Vårt och gåvogivarens berättigade intresse av behandling är att kunna administrera gåvan och se till att du får ta del av gåvobeviset.
Uppgifterna sparas i 36 månader. Därefter raderar vi dina uppgifter.
1.3.6 Du som använder ett anmälnings- eller nomineringsformulär på erikshjalpen.se
Vi behandlar om dig: Namn, telefonnummer och e-postadress.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| För att administrera anmälningar och nomineringar. | Intresseavvägning |
Vårt berättigade intresse av behandling är att kunna administrera anmälningar till event eller nomineringar till utmärkelser och se till att du får ta del av information kopplad till eventet eller resultat av utmärkelsen.
Uppgifterna sparas endast till dess att eventet är över eller utmärkelsen är offentliggjord. Därefter raderar vi dina uppgifter.
1.3.7 Du som får vår tidning och vårt digitala nyhetsbrev
Vi behandlar om dig: Namn och postadress för tidning och för digitalt nyhetsbrev epostadress.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| Utskick av nyhetsbrev/tidning | Intresseavvägning |
Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är att du anmält att du önskar få vår tidning och/eller vårt nyhetsbrev. Dina uppgifter tas bort när du anger att du inte längre önskar få tidningen/nyhetsbrevet.
1.3.8 Du som ansöker om en ledig tjänst eller praktik
Vi behandlar om dig: Namn, personnummer, postadress, telefonnummer, personnummer, uppgifter om utbildning och arbetslivserfarenhet, uppgifter i personligt brev/mejl, uppgifter i CV och referenser.
| Ändamål för behandling | Laglig grund |
|---|---|
| Möjliggöra en säker identifiering av den arbetssökande. | Intresseavvägning. Personnummer behandlas med stöd av vikten av en säker identifiering. |
| Möjliggöra en effektiv rekryteringsprocess. | Intresseavvägning. |
Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är för att kunna hantera din ansökan i vår rekryteringsprocess på ett effektivt och korrekt sätt.
Personuppgifter som vi behandlar om dig bevaras i normalfallet så länge som det är nödvändigt för den aktuella rekryteringsprocessen. Om processen avslutas och du inte blir erbjuden tjänsten, tar vi bort dina uppgifter.
2. Delning av personuppgifter
2.1 Vem lämnar vi ut uppgifterna till?
Dina personuppgifter kommer att behandlas av Erikshjälpen. Därutöver kan dina personuppgifter komma att delas med tredje part som behandlar personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Vi ser till att det alltid finns personuppgiftsbiträdesavtal i situationer då en tredje part behandlar personuppgifter på uppdrag av oss. Vi lämnar ut eller låter IT- och systemleverantörer, banker, betaltjänster, webbyråer, tryckerier och telemarketingbolag få åtkomst till dina personuppgifter som är nödvändiga för att utföra beställda uppdrag. Vi säkerställer att uppgifterna inte lämnas vidare för bearbetning av oberoende part.
2.2 Lagras uppgifterna till länder utanför EU eller EES (tredje land)?
Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES (i ”tredje land”) föreligger antingen ett beslut från EU-kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå för behandling av personuppgifter eller andra lämpliga skyddsåtgärder enligt GDPR, exempelvis i form av standardavtalsklausuler som säkerställer att dina rättigheter skyddas.
2.3 Vilka är dina rättigheter?
I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter.
Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering av personuppgifter eller begränsning av behandlingen av dina personuppgifter eller invända mot vår behandling. Du har även under vissa förutsättningar rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.
Du har rätt att när som helst återkalla ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter med effekt från och med att återkallelsen är gjord. Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring och profilering.
Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till svenska Datainspektionen som utövar tillsyn över hanteringen av personuppgifter.
3. Säkerhet
3.1 Hur arbetar vi med säkerheten?
Vi och våra samarbetspartners jobbar ständigt för att hålla brandväggar och antivirusprogram uppdaterade för att skydda och förhindra obehörig tillgång till dina uppgifter. Endast personal med behöriga konton och lösenord har tillgång till de utrymmen och system där personuppgifterna lagras. Våra anställda har också strikta instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler.
3.2 Vad är en cookie?
Erikshjälpen använder cookies för att skapa en så bra upplevelse som möjligt på vår webbplats erikshjalpen.se. Cookies är små textfiler som lagras på din dator och som innehåller data från webbplatser som du besökt. Syftet är att ge besökare tillgång till olika funktioner och underlätta surfandet. Nästa gång du besöker samma webbplats kan den läsa din cookie och visa sidorna enligt dina inställningar.
För mer information se erikshjalpen.se/cookies
3.3 Ansvarar vi för externa länkar?
Erikshjälpens informationsmaterial kan ibland innehålla länkar till externa webbplatser eller tjänster som vi inte kontrollerar. Om du följer en länk till en extern webbplats uppmanas du att ta del av de principer för personuppgiftsbehandling och information om cookies som gäller för den aktuella sidan.
4. Kontakt
Har du frågor om Erikshjälpens behandling av personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter enligt ovan, kan du mejla personuppgifter@erikshjalpen.se eller skicka brev till:
Erikshjälpen
Personuppgifter
561 33 Huskvarna
Policy för barns trygghet och skydd har till syfte att formulera och tydliggöra de principer och förhållningssätt som Erikshjälpen tillämpar för att förebygga att barn kommer till skada samt hur organisationen agerar om något barn far illa i någon av Erikshjälpens verksamheter.
Fastställd av Erikshjälpens styrelse 2022-02-03. Mindre justering godkänd av Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hands ledningsgrupper 2023-01-31. Policyn heter ERIKS Child Safeguarding Policy på engelska.
1. Inledning och syfte
Erikshjälpens vision är ”En förändrad värld där barns drömmar får liv”. Det är en värld där varje barn känner sig tryggt och säkert. Därför vidtar också Erikshjälpen alla åtgärder som krävs för att säkerställa att organisationen, dess verksamheter och anställda ser till barnets bästa och förebygger att barn far illa, samt att alla misstankar eller konstaterade fall av missförhållanden, kränkningar och övergrepp tas på allvar och hanteras enligt fastställda rutiner och riktlinjer.
Denna policy för barns trygghet och skydd har till syfte att formulera och tydliggöra de principer och förhållningssätt som Erikshjälpen tillämpar för att förebygga att barn kommer till skada samt hur organisationen agerar om något barn far illa i någon av Erikshjälpens verksamheter. Den gäller för hela Erikshjälpen, det vill säga barnrättsorganisationen och Second Hand-verksamheten i såväl Sverige som internationellt, och ska tillämpas av Erikshjälpens medarbetare: anställda, praktikanter, fältstudenter, ideellt aktiva, värvare, styrelsemedlemmar, konsulter och andra personer som utför arbete för Erikshjälpen. Den fastställer ansvar och roller i arbetet för att säkra barns trygghet och skydd i verksamheten. Policyn kompletteras av ett positionspapper som beskriver Erikshjälpens syn på barns rätt till trygghet och skydd samt förklarar hur Erikshjälpen arbetar med denna fråga som ett fokusområde i programverksamheten.
Policyn för barns trygghet och skydd samverkar med organisationens övriga policys. För olika delar av Erikshjälpens verksamhet tas vid behov riktlinjer och rutiner fram för att ge vägledning till medarbetare inom organisationen i hur arbetet ska bedrivas.
Erikshjälpen är en barnrättsorganisation och arbetar främst med fokus på barn. Ett barn är varje person under 18 år. I Erikshjälpens egna verksamheter eller i projekt som stöds av Erikshjälpen deltar även unga vuxna över 18 år. De övergripande principerna om rätt till trygghet och skydd i den här policyn, med tillhörande dokument, gäller för alla personer som deltar i eller påverkas av Erikshjälpens arbete och aktiviteter.
Policyns huvudbudskap anpassas och görs tillgängligt och begripligt för deltagande barn i de verksamheter som Erikshjälpen direkt ansvarar för.
I de fall verksamheter bedrivs av samarbetspartner, och partnern har en egen policy för barns trygghet och skydd, är det denna som ska följas. Denna policy följs upp årligen och revideras vid behov.
2. Erikshjälpens grundsyn
Erikshjälpens åtagande att arbeta för barns rättigheter vägleds av organisationens identitet och värdegrund – att arbeta i grundaren Erik Nilssons anda, utifrån en kristen människosyn och FN:s konvention om barns rättigheter. I barnkonventionen framgår tydligt att alla barn har rätt till liv och utveckling, samt att skyddas från alla former av våld, övergrepp, misshandel och utnyttjande. Alla barn, utan åtskillnad, har rätt att vara trygga i de verksamheter som Erikshjälpen och dess samarbetspartners bedriver. Allt Erikshjälpen gör ska ha barns bästa i fokus. Därför förbinder sig Erikshjälpen att skapa trygga miljöer för barn där de kan utvecklas och må bra, samt att integrera åtgärder för att säkerställa barns trygghet och skydd i alla processer och system inom organisationen. Erikshjälpen har nolltolerans mot utnyttjande av och övergrepp mot barn samt kränkningar och trakasserier.
Erikshjälpen tillämpar följande definition av barnskydd: Åtgärder och strukturer för att förebygga och bemöta övergrepp, vanvård, utnyttjande och våld som drabbar barn. Skydd av barn innebär att skydda barn från skada. Skada inkluderar våld, övergrepp, utnyttjande och försummelse. Målet med skydd av barn är att främja, skydda/försvara och uppfylla barns rätt till skydd mot övergrepp, försummelse, utnyttjande och våld som uttrycks i FN:s konvention om barns rättigheter och andra människorätts-, humanitära och flyktingfördrag och konventioner samt nationell lagstiftning¹.
Utöver ovanstående understryker Erikshjälpen att skada innefattar fysiska, sexuella, sociala, psykiska, emotionella och andliga aspekter som påverkar barns hälsa, överlevnad, utveckling eller värdighet i samband med relation eller ansvar, förtroende eller makt. Barn ska skyddas från både potentiell och faktisk skada.
¹ Hämtat från Erikshjälpens tematiska positionspapper – rätten till trygghet och skydd.
3. Erikshjälpens åtaganden för att säkerställa barns trygghet
och skydd
För att säkerställa barns rätt till trygghet och skydd i verksamheten, förbinder sig Erikshjälpen att förebygga, agera och följa upp enligt följande:
3.1 Förebygga
Alla medarbetare i Sverige och internationellt, det vill säga anställda, praktikanter, fältstudenter, ideellt aktiva, värvare, styrelsemedlemmar, konsulter och andra personer som utför arbete för Erikshjälpen, är skyldiga att skriva under på att man tagit del av och förstår Erikshjälpens policy och kommer att följa dess riktlinjer.
Vid rekrytering av medarbetare för arbetsuppgifter tillsammans med barn kontrolleras vederbörandes lämplighet genom till exempel referenser och utdrag ur belastningsregister.
Erikshjälpen skapar medvetenhet hos personal och andra berörda personer kring frågan om barns trygghet och skydd genom information och utbildning.
Erikshjälpen planerar sitt arbete så att risker minimeras för att barn kommer till skada, utnyttjas eller utsätts för övergrepp, vilket inkluderar genomförande av riskbedömningar.
Erikshjälpen har en lättillgänglig och barnvänlig klagomålshantering för rapportering av missförhållanden i dess verksamheter samt rutiner för hur anmälningar ska följas upp.
Erikshjälpen informerar deltagare och vårdnadshavare i verksamhet som Erikshjälpen har direkt ansvar för om policyn för barns trygghet och skydd samt vart de kan vända sig för att rapportera oegentligheter. I de fall verksamheter bedrivs av samarbetspartner är det partnerns ansvar att informera deltagare och vårdnadshavare om dess policy. Partnerns rapporteringsförfarande ska följas.
Erikshjälpen har särskilt utsedda personer (barnskyddsombud) i organisationen med uppgift att proaktivt bevaka frågan om barns trygghet och skydd samt se till att organisationens åtaganden fullgörs.
Erikshjälpen säkerställer att partnerorganisationer inom programverksamheten har en egen policy för barns trygghet och skydd och att denna efterlevs samt uppmuntrar till en barnvänlig klagomålshantering. I de fall en sådan policy saknas skall samarbetspartners tillämpa Erikshjälpens policy tills de har utformat sin egen.
3.2 Agera
Erikshjälpen förbinder sig att ta uppkomna farhågor på allvar och agera skyndsamt utifrån framtagna riktlinjer och rutiner vid misstanke om eller konstaterade missförhållanden och oegentligheter som rör barns rätt till trygghet och skydd. Erikshjälpen säkerställer också att samarbetspartners agerar i enlighet med ovanstående.
Erikshjälpen medverkar till att underlätta eventuell utredning i de fall anmälan till myndigheter behöver göras.
3.3 Följa upp
Om missförhållanden eller oegentligheter konstaterats, följs detta upp med åtgärder för att säkerställa att incidenten inte upprepas, vilket kan innebära att rutiner förändras, samarbeten avbryts eller att personer förflyttas eller sägs upp. Personer som utsatts för övergrepp eller kränkningar erbjuds stöd utifrån vad situationen kräver.
4. Rapportering och anmälan
Vid misstanke om eller konstaterade missförhållanden och oegentligheter som rör barns rätt till trygghet och skydd inom Erikshjälpens verksamheter, skall rapportering och anmälan ske i enlighet med beslutade riktlinjer. Intern rapportering skall göras i samtliga fall, anmälan till berörda myndigheter görs efter samtal med närmast ansvarig chef och där bedömningen är att detta bör ske.
I händelse av incidenter inom internationella projekt som stöds av Erikshjälpen säkerställer Erikshjälpens regionkontor att samarbetspartnern hanterar ärendet i enlighet med gällande policy samt gällande lagar och regler i aktuellt land.
All rapportering, såväl tillbuds- som incidentrapportering, ska ske snarast, om möjligt inom 24 timmar.
Alla inkomna rapporter hanteras professionellt, konfidentiellt och på lämpligaste sätt. Vid bedömning att myndigheter behöver involveras, görs detta med barnets bästa för ögonen.
För utförligare instruktioner om tillvägagångssätt vid rapportering och anmälan ska riktlinjer finnas.
5. Ansvar
Styrelserna för Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand ansvarar för att besluta om policyn samt att revidera den vid behov.
Generalsekreteraren för Erikshjälpen och verkställande chef för Erikshjälpen Second Hand har det yttersta ansvaret för barns trygghet och skydd inom Erikshjälpens verksamheter, att policyn implementeras, efterlevs och följs upp samt hålls levande och uppdaterad. En sammanfattande redogörelse för hur policyn har efterlevts ska finnas med i Erikshjälpens årsrapport.
Respektive avdelningschef och regionchef ansvarar för att policyn följs inom sitt ansvarsområde, samt att perspektiv kring barns trygghet och skydd integreras i allt arbete. Detta görs med stöd av de särskilt utsedda barnskyddsombuden från programavdelningarna.
I internationella projekt som drivs av samarbetspartner ansvarar regionchef för att policy för barns trygghet och skydd finns på plats och efterlevs.
Alla som arbetar för Erikshjälpen (anställda, praktikanter, fältstudenter, ideellt aktiva, värvare, styrelsemedlemmar, konsulter och andra personer som utför arbete för Erikshjälpen) ansvarar för att medverka till att barn är trygga inom organisationens verksamheter genom att följa denna policy med tillhörande riktlinjer, samt att rapportera avsteg från policyn.
I samband med tillfälliga besök i Erikshjälpens projekt eller verksamheter, i såväl Sverige som internationellt, där barn deltar, ansvarar mottagande personal för att besökarna följer Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd samt tillhörande riktlinjer.
Bilaga 1: Definitioner – Barns trygghet och skydd
Den här bilagan definierar och förklarar de viktigaste begreppen som relaterar till barns trygghet och skydd. Listan är inte uttömmande.
Barn
Ett barn är en person under 18 år.
Barnskydd
Åtgärder och strukturer för att förebygga och bemöta övergrepp, vanvård, utnyttjande och våld som drabbar barn. Skydd av barn innebär att skydda barn från skada. Skada inkluderar våld, övergrepp, utnyttjande och försummelse. Målet med skydd av barn är att främja, skydda/försvara och uppfylla barns rätt till skydd mot övergrepp, försummelse, utnyttjande och våld som uttrycks i FN:s konvention om barns rättigheter och andra människorätts-, humanitära och flyktingfördrag och konventioner samt nationell lagstiftning².
Skada innefattar fysiska, sexuella, sociala, psykiska, emotionella och andliga aspekter som påverkar barnets hälsa, överlevnad, utveckling eller värdighet i samband med relation eller ansvar, förtroende eller makt.
Barnskyddsombud
Person inom Erikshjälpen som har till uppgift att bevaka frågan om barns trygghet och skydd samt se till att organisationens åtaganden fullgörs.
Direkt och indirekt kontakt med barn
Direkt kontakt innebär att inom organisationens arbete vara i närheten av barn fysiskt eller digitalt.
Indirekt kontakt innebär att ha tillgång till information om barn inom ramen för organisationens arbete såsom barns namn, adress, bilder eller andra personuppgifter.
Övergrepp
Övergrepp innefattar alla former av kränkning, misshandel, försummelse eller vanvård som kan leda till skada på barnets hälsa, möjlighet till överlevnad och utveckling eller förminskad värdighet i samband med relation eller ansvar, förtroende eller makt.
- Fysiska övergrepp innebär att någon utnyttjar sin maktposition till att orsaka ett barn faktisk eller potentiell fysisk skada, sjukdom, smärta eller försätter barnet i tillstånd av vanmakt och hjälplöshet. Varje form av kroppslig bestraffning av minderårig (under 18 år) räknas som fysisk misshandel av barn. Fysiska övergrepp omfattar också underlåtenhet att tillgodose ett barns fysiska behov.
- Psykiska övergrepp innebär att någon utnyttjar sin maktposition och utsätter ett barn för handlingar som förlöjligande, hån, nedvärderande omdömen, nedbrytande behandling, hot, utfrysning, orimliga krav, oskälig bestraffning, avvisande, påtvingad isolering från sociala kontakter, fostran till asocialt beteende eller kriminalitet, att tvingas bevittna våld eller uppleva hot om våld. Psykisk misshandel ingår i alla former av fysiska, sexuella och andliga övergrepp mot barn. Psykiska övergrepp omfattar även underlåtenhet att tillgodose ett barns känslomässiga behov och att inte tillhandahålla en utvecklingsmässigt lämplig och stödjande miljö, så att barnet kan utveckla sin emotionella och sociala kompetens.
- Sexuella övergrepp innefattar alla former av sexuella handlingar som ett barn utsätts för av en annan person, vilka kränker barnets integritet. Sexuella övergrepp eller kränkningar kan vara både fysiska och icke-fysiska, och kan handla om allt ifrån ovälkomna blickar och ord med sexuell underton till intim kroppskontakt eller våldtäkt. Det är handlingar av sexuell karaktär som påtvingas ett barn eller som barnet inte kan förstå eller är moget för.
Till sexuella övergrepp hör:
- Grooming, som innebär att en vuxen tar kontakt med barn i syfte att locka, uppmuntra eller förmå det till olämplig eller olaglig sexuell aktivitet.
- Barnpornografi, som innebär visning, användning, utnyttjande, handel, vidarebefordran och överföring av sexuella bilder på barn som deltar i verklig eller simulerad sexuell aktivitet eller exponerar sina kroppar i syfte att ge sexuell tillfredsställelse.
- Sexuell exploatering, som innebär att någon utnyttjar en person genom prostitution eller handel för sexuella ändamål, i syfte att själv göra vinst på detta.
- Andliga övergrepp innebär att någon missbrukar sin makt eller sitt inflytande i en andlig kontext i avsikt att kontrollera, tvinga, manipulera eller dominera ett barn.
Som övergrepp räknas även:
- Skadliga traditionella och kulturella seder som kan utsätta barnet för risk för skada, exempelvis barnäktenskap och könsstympning.
- Exploatering, det vill säga utnyttjandet av barn för egen vinning genom barnarbete eller andra aktiviteter som är till skada för barnets fysiska eller psykiska hälsa eller som på annat sätt hämmar barnets utveckling.
- Mobbning, som innebär att någon upprepade gånger blir kränkt av andra. Det kan till exempel vara att bli retad, slagen, eller utfryst, och innefattar även handlingar som sker på nätet.
² Erikshjälpens Tematiska Positionspapper – Rätten till Trygghet och Skydd
Bilaga 2: Riktlinjer för barns trygghet och skydd samt anmälningsförfarande
1. Inledning och syfte
Nedanstående riktlinjer konkretiserar och förtydligar hur policyn för barns trygghet och skydd ska tillämpas i specifika sammanhang. Den svenska versionen är heltäckande och inkluderar både den svenska och internationella. Den engelska versionen är anpassad efter internationella kontexten. Nedan presenteras exempel men förteckningen är inte uttömmande eller fullständig. Alla medarbetare inom Erikshjälpen (anställda, praktikanter, fältstudenter, ideellt aktiva, värvare, styrelsemedlemmar, konsulter och andra personer som utför arbete för Erikshjälpen) förväntas planera och organisera sitt arbete och sin arbetsplats på ett sådant sätt att det minimerar risken att barn utsätts för övergrepp, kommer till skada, hindras i sin utveckling eller att deras rättigheter kränks på annat sätt. Alla barn har rätt att vara trygga i de verksamheter som Erikshjälpen och dess samarbetspartners bedriver.
Erikshjälpens medarbetare har skyldighet att rapportera oegentligheter och avsteg från policyn för barns trygghet och skydd samt att bemöta barn som utsatts för skada, kränkning, utnyttjande eller övergrepp i enlighet med Erikshjälpens riktlinjer för rapportering och uppföljning. Se Riktlinjer för anmälan och rapportering sist i detta dokument.
Erikshjälpen har särskilt utsedda barnskyddsombud i organisationen som har till uppgift att proaktivt bevaka frågor om barns trygghet och skydd och se till att organisationens åtaganden uppfylls.
Det kommer att finnas en utsedd medarbetare i varje internationell region och två medarbetare från huvudkontoret; en från programavdelningen Internationell och en från programavdelningen Sverige som ansvarar för verksamheten i Sverige. Barnskyddsombuden kommer att ha specifik kunskap om frågor som rör barns rätt till trygghet och skydd och fungera som resurspersoner inom organisationen. Stöd kommer att ges till barnskyddsombuden inom regionerna vid behov. Se bilaga ”Barnskyddsombud Erikshjälpen” för namn och kontaktuppgifter till respektive barnskyddsombud.
Barns delaktighet är en viktig del av revideringen och implementeringen av policyn med bilagor. Internationellt, är regionkontoren ansvariga för att välja ut minst tre barn från varje region för delaktighet i revidering och uppföljning av dokumenten. Nationellt, är Erikshjälpens Ung-råd en del i säkerställandet av barn och ungas perspektiv i revideringen och uppföljningen.
2. Riktlinjer inom specifika verksamheter
2.1 Rekrytering, anställning och utbildning
Erikshjälpens medarbetare har en avgörande betydelse för skapandet av trygga och säkra miljöer för barn. Därför är det av största vikt att de personer som rekryteras är lämpliga för sina uppdrag och blir medvetna om sitt ansvar. För att säkerställa detta, så långt det är möjligt, tillämpas följande i samband med rekrytering och anställning:
- Nationellt, vid rekrytering eller när någon anlitas för arbete i direkt kontakt med barn ansvarar HR-avdelningen för att vederbörandes lämplighet kontrolleras genom referenser och utdrag ur belastningsregistret. Internationellt, ansvarar regioncheferna för en kontroll av referenserna, vilket inkluderar en kontroll av vederbörandes tidigare beteende i förhållande till barn. Om möjligt begärs ett utdrag ur belastningsregistret eller liknande register.
- Nationellt, introduktion för uppdrag inom Erikshjälpen skall innefatta en genomgång av Policyn för barns trygghet och skydd med tillhörande bilagor.
- Internationellt, regionkontoren ansvarar för introduktion och genomgång av Policyn för barns trygghet och skydd samt vägledning och fortbildning vid behov.
- Nationellt och internationellt, regelbundna reflektioner om barns trygghet och skydd, speciellt under gemensamma dagar.
- Alla medarbetare (anställda, praktikanter, fältstudenter, ideellt aktiva, värvare, styrelsemedlemmar, konsulter och andra personer som utför arbete för Erikshjälpen) ska underteckna att man läst, förstått och kommer att följa Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd.
- Nationellt, ska personer som arbetar i direktkontakt med barn genomgå en utbildning kring barns trygghet och skydd, tillhandahållen av Erikshjälpen. Utbildningens omfattning kan variera beroende på uppdragets art.
- Internationellt, nya medarbetare ska läsa policyn barns trygghet och skydd samt med stöd av regionchef eller personalansvarig, få möjlighet att reflektera sin förståelse innan de signerar anställningsavtalet.
2.2 Aktiviteter tillsammans med barn
I alla aktiviteter inom Erikshjälpen, även digitala, som involverar direktkontakt med barn, ska berörda medarbetare göra allt för att skydda barn från skada, kränkningar, övergrepp eller utnyttjande. I internationella projekt som bedrivs av samarbetspartner ska partnerns riktlinjer följas.
Alla Erikshjälpens medarbetare förväntas att:
- Bedöma risker och planera arbetet vid alla aktiviteter så att barn kan känna sig trygga och säkra i aktiviteterna.
- Behandla varje barn som en egen individ, med respekt för dess integritet och värdighet.
- Behandla alla barn rättvist och aldrig diskriminera eller gynna vissa barn på andras bekostnad.
- Sträva efter transparens och öppenhet (även vad gäller den fysiska miljön) och att forma en kultur som präglas av trygghet och respekt, så att kritiska frågor och problem kan tas upp till diskussion.
- Ge barn utrymme och möjlighet att uttrycka sina åsikter i situationer som berör dem och som är anpassade till ålder och mognad.
- Alltid respektera och värna om barns rätt till en egen tro och övertygelse; främja reflektioner kring existentiella frågor; aldrig skuldbelägga, fördöma eller tvinga någon att vara med i aktiviteter av andlig eller religiös karaktär.
- Endast hjälpa barn med intima och privata åtaganden om situationen kräver det eller de inte kan göra detta själva.
- Identifiera och undvika situationer som kan missuppfattas och tolkas som otillbörliga av berörda barn eller utomstående.
- Följa Erikshjälpens riktlinjer för kommunikation och hantering av bilder och personuppgifter.
- Aldrig utlova tystnadslöfte till ett barn, då vissa situationer kan kräva att åtgärder måste vidtas för barnets bästa.
- Aldrig agera på ett sätt som skuldbelägger, förnedrar, nedvärderar eller förödmjukar barn eller på annat sätt utsätter barnet för känslomässiga kränkningar eller övergrepp.
- Aldrig slå eller på annat sätt utöva fysiskt våld eller misshandel mot barn.
- Aldrig ha överseende med, delta i eller ge sitt tysta medgivande till barns agerande som kan betraktas som illegalt, farligt eller felaktigt.
- Undvika aktiviteter som kan trigga tveksamma och olämpliga beteenden eller leda till att barn skadas, förnedras eller känner sig tvingade att delta mot sin vilja.
- Undvika, så långt det är möjligt, att arbeta ensam med barn, om inte arbetsuppgiften kräver det och det är i förväg överenskommet med överordnad chef.
- Aldrig inleda sexuell kontakt med barn. Inte heller inleda relation, som kan uppfattas som utnyttjande, ofredande eller på annat sätt betraktas som olämplig, med barn som deltar i Erikshjälpens verksamheter.
- Undvika att beröra, prata eller umgås med barn på sätt som kan uppfattas som olämpliga, stötande eller kränkande.
- Barnpornografi är aldrig tillåtet, vilket innebär visning, användning, utnyttjande, handel, vidarebefordran och överföring av sexuella bilder på barn som deltar i verklig eller simulerad sexuell aktivitet eller exponerar sina kroppar i syfte att ge sexuell tillfredsställelse.
- Nationellt, undvika att sova ensam i samma rum som ett ensamt deltagande barn i samband med övernattning, om det inte krävs för att säkerställa trygghet, och det är överenskommet med överordnad chef och vårdnadshavare. Internationellt, täcks detta av partnerorganisationernas policy.
Barn, och deras vårdnadshavare, som deltar i aktiviteter som Erikshjälpen har direkt ansvar för, ska informeras om Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd på ett sätt som de kan förstå. Detta inkluderar kännedom om vart man vänder sig om man har klagomål att framföra.
Personer inom Erikshjälpen, som leder eller arrangerar aktiviteter där barn deltar, ansvarar för att tillfälliga gäster och besökare håller sig till Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd.
Inom Erikshjälpen tillämpas kollektiv tystnadsplikt vid aktiviteter där barn deltar. Detta innebär att personlig information om deltagare inte sprids utanför gruppen av ledare och ansvariga, men kan delas inom gruppen. Deltagare i de olika verksamheterna informeras om innebörden av den kollektiva tystnadsplikten. Vid anmälan till polis eller socialtjänst gäller inte tystnadsplikten.
2.3 Kommunikation och insamling
För att förhindra att barn utnyttjas, kränks eller på annat sätt far illa genom Erikshjälpens kommunikations- och insamlingsarbete, skall i enlighet med Erikshjälpens riktlinjer för bilder följande beaktas:
- I all kommunikation sträva efter att tänka utifrån barns perspektiv och barns bästa.
- När barn framställs i text eller bild ska det alltid ske med varsamhet, respekt och värdighet.
- I enlighet med GDPR inhämtas medgivande innan bilder och personuppgifter på barn
publiceras. Medgivandet ska vara skriftligt och det ska tydligt framgå hur bilderna kommer
att användas. För barn från 0–16 år krävs medgivande från både vårdnadshavare och barn
utifrån dess ålder och mognad. För barn mellan 16 och 18 år krävs endast eget medgivande. - Bilder på personer med skyddad identitet får inte under några omständigheter publiceras.
- Vid insamling genom företagssamarbete ska innan avtal tecknas, försäkran göras om att
aktuellt företag inte kränker barns rättigheter genom sin verksamhet. (Se bilaga 2 Checklista
för kränkningar av barns rättigheter – ska arbetas fram).
2.4 Samarbetspartners i program och projekt
När samarbetsavtal tecknas med extern organisation skall, så långt det är rimligt och möjligt, säkerställas att partner lever upp till Erikshjälpens krav gällande barns trygghet och skydd. Detta görs genom följande åtgärder:
- En organisationsbedömning ska göras innan samarbetsavtal undertecknas för att säkerställa barns trygghet och skydd beaktas på ett tillfredställande sätt inom organisationen.
- I de fall då partner inte har en egen policy för barns trygghet och skydd skall Erikshjälpens policy och tillämpliga riktlinjer följas. Erikshjälpen uppmuntrar och stöttar partnerorganisationer i framtagandet av egen policy.
- Nationellt, i samband med rapportering av insatser eller vid förnyelse av avtal ska även arbetet med barns trygghet och skydd följas upp. Internationellt, rapporteras detta till Erikshjälpen och följs upp enligt partnerorganisationers egen policy.
- Allvarliga avsteg från policyn för barns trygghet och skydd kan leda till att samarbete avbryts, vilket också ska framgå i samarbetsavtalet.
2.4 Butik
Erikshjälpens secondhandbutiker ska vara trygga och säkra platser för både barn och vuxna. Därför gäller följande:
- Genom avtal säkerställs att butikspartners står bakom Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd, vilket även inkluderar en tillämpning av Erikshjälpens riktlinjer för bilder.
- Alla medarbetare i butik (anställda, praktikanter, ideella medarbetare, styrelsemedlemmar) ska underteckna åtagandet som visar att man läst, förstått och kommer att följa Erikshjälpens policy för barns trygghet och skydd.
- Om minderåriga volontärer eller praktikanter arbetar i butiken ska riktlinjer vid Aktiviteter tillsammans med barn följas (se ovan).
- Om en butik inrymmer Erikshjälpen Framtidsverkstad ska riktlinjer vid Aktiviteter tillsammans med barn följas (se ovan).
- När riskbedömning görs i butiken ska även barnperspektivet beaktas, för att säkerställa att det är en trygg och säker miljö för barn att vistas i.
2.5 Inköp och upphandling
För att förhindra att Erikshjälpen bidrar till att barn utnyttjas eller kommer till skada ska i enlighet med Erikshjälpens upphandlingspolicy vid större inköp och upphandling en försäkran göras om att anbudsgivare inte utnyttjar barnarbete och att de grundläggande sociala rättigheterna samt arbetsvillkoren efterföljs. (Se bilaga 2 Checklista för kränkningar av barns rättigheter – ska arbetas fram).
3. Riktlinjer för rapportering och anmälan
All rapportering ska ske snarast, om möjligt inom 24 timmar. Internationellt, sker rapporteringen enligt vad som fastställts i partneravtalet med hänvisning till “Riktlinjer för klagomål och svarsmekanismer”. Om en partnerorganisation får in ett klagomål och vill ha stöd från regionkontoret, kommer regionkontoret att ge stöd om det är möjligt samt rapportera in klagomålet i ERIKS CRM.
3.1 Incident- och tillbudsrapportering
Då avsteg från policyn för barns trygghet och skydd upptäcks, eller då brister i Erikshjälpens verksamhet som skulle kunna leda till att barn far illa på grund av Erikshjälpens medarbetare, ska rapportering ske. Om någon misstänker en händelse och inte rapporterar den kommer det att betraktas som samtycke.
Incidentrapportering görs vid kännedom om eller misstanke om att barn utsatts för avsiktlig eller oavsiktlig skada, kränkning, diskriminering eller någon form av övergrepp eller utnyttjande i Erikshjälpens verksamhet av Erikshjälpens medarbetare eller andra personer relaterade till Erikshjälpen. Rapportering ska också ske då en händelse inträffat, där någon skulle ha kunnat komma till skada, men inte gjorde det (tillbud).
Incident- och tillbudsrapportering ska antingen göras skriftligt via klagomålshanteringen på erikshjalpen.se eller genom närmast berörda chef. Vid händelser som inträffar i den internationella verksamheten ska i första hand regionkontoret involveras. De personer som tar emot rapporten ser till att lämpliga åtgärder vidtas, i enlighet med de rutiner som beslutats.
I samband med en krissituation ska Erikshjälpens krisplan följas.
Alla fall av rapportering kommer att hanteras professionellt, konfidentiellt och på lämpligaste sätt. Om ärendet gäller ett barn och bedömningen är att myndigheter behöver involveras, kommer detta att ske med barnets bästa för ögonen.
Nationellt, rapporteringssystemet utformas så att även deltagare, vårdnadshavare och tillfälliga besökare utan svårighet kan rapportera missförhållanden i verksamheterna. Internationellt, täcks detta av partnerorganisationernas policy.
3.2 Rapportering till myndigheter i Sverige
Enligt Socialtjänstlagen (14 kap, 1§) bör var och en som får kännedom om eller misstänker att ett barn far illa anmäla detta till socialtjänsten (oavsett sammanhang som barnet far illa i). Personer som arbetar yrkesmässigt med barn och misstänker eller får kännedom om att ett barn far illa ska anmäla detta till socialtjänsten (gäller vid myndighetsutövning). För medarbetare inom Erikshjälpen gäller följande vid anmälan till myndigheter:
Orosanmälan till Socialtjänsten
Den som får vetskap om eller misstänker att ett barn far illa ska dokumentera vad man sett eller hört. Det är viktigt att notera datum samt beskriva hur informationen har kommit fram.
Den uppkomna situationen diskuteras med närmaste arbetsledare eller chef, om det inte är chefen eller arbetsledaren som är misstänkt förövare, då tas frågan i stället upp med närmaste högre chef eller HR-avdelningen. Tillsammans avgörs om en anmälan till Socialtjänsten i berörd kommun ska göras samt om vårdnadshavare behöver involveras.
Det är viktigt att lyssna på barnet och ge det stöd, men man ska undvika att påverka barnet eller att själv påbörja en utredning. Eftersom man kan tvingas gå vidare med anmälan och rapportering ska man heller inte utlova barnet sin tystnad.
Enskilda personer kan lämna anmälan anonymt, men när anmälan görs av Erikshjälpen ska namn och kontaktuppgifter finnas med, för att kunna vara behjälpliga vid en eventuell utredning. Anmälan undertecknas av närmaste chef.
I vissa fall kan det vara lämpligt att göra anmälan tillsammans med den utsatte eller med vårdnadshavare, så att de själva får uttrycka sitt behov av hjälp och stöd och därmed ”äga” sitt eget ärende. Bedömning om så ska ske görs från fall till fall.
3.3 Anmälan till myndigheter internationellt
I den internationella verksamheten ska det aktuella landets lagar följas vid rapporteringsförfarande.
3.3 Polisanmälan
Om ett lagbrott begås i samband med att barn far illa i de verksamheter som Erikshjälpen själva bedriver eller ger stöd till, ska detta anmälas till närmaste polismyndighet. Innan anmälan ska närmaste arbetsledare eller chef kontaktas, om det inte är chefen eller arbetsledaren som är misstänkt för brottet. Då diskuteras ärendet i stället med närmaste högre chef eller HR avdelningen.
Barns rätt till trygghet och skydd
Erikshjälpen arbetar för alla barns rätt till trygghet och skydd, för att påverka och förändra att många barn i världen far illa. Vårt mål är att alla barn ska kunna leva ett liv i trygghet.
Läs mer om hur vi arbetar med trygghet och skydd
Erikshjälpens Antikorruptionspolicy beskriver hur vi definierar och förhåller oss till korruption samt hur vi arbetar för att motverka, upptäcka och agera vid korruption.
Fastställd av Erikshjälpens styrelse 2024-04-12. Erikshjälpens Antikorruptionspolicy finns på engelska och heter då ERIKS Anti-Corruption Policy.
1. Inledning och syfte
Erikshjälpen är en ideell second hand-verksamhet och en barnrättsorganisation som arbetar för att barns rättigheter ska respekteras, skyddas och tillgodoses i Sverige och runtom i världen. Korruption är alltid ett hinder för social och ekonomisk utveckling. Det riskerar även att skada Erikshjälpens förtroende bland dem vi arbetar tillsammans med i våra insatser samt i relation till privata och institutionella givare, samarbetspartners och kunder i våra butiker. Erikshjälpen ser därför korruption som en allvarlig risk vilken motverkar vår vision om en förändrad värld där barns drömmar får liv.
Delar av Erikshjälpens verksamhet både i Sverige och internationellt, genomförs i miljöer och kontexter med relativt stor risk för korruption vilket kräver specifika åtgärder och förhållningssätt. Länder med stor ojämlikhet, svag demokrati och konflikter har ofta en högre risk för korruption. Likaså kan interna risker såsom att hantera stora summor pengar, nära och långa relationer mellan kollegor och representanter för olika parter samt svag intern kontroll främja korruption. Även vid till exempel upphandlingar, inköp och företagssamarbeten som ofta sker i Sverige finns en risk för korruption.
Syftet med denna policy är att beskriva hur Erikshjälpen definierar och förhåller sig till korruption samt hur vi arbetar för att motverka, upptäcka och agera vid korruption.
Erikshjälpens arbete med antikorruption har sin utgångspunkt i vårt identitetsdokument ”I kärlekens tjänst” som fastställer vår värdegrund. Utöver det är även följande dokument kopplade till vårt arbete kring antikorruption:
- Policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning
- Upphandlingspolicy
- Uppförandekod
- Policy för barns trygghet och skydd
- Personal och rekryteringspolicy
Denna policy är giltig för alla delar av Erikshjälpens verksamhet, d.v.s. barnrättsorganisationen och Erikshjälpen Second Hand, i Sverige och internationellt, och gäller för Erikshjälpens personal, praktikanter, ideellt aktiva, förtroendevalda och konsulter. Policyn gäller via avtal även för Erikshjälpens internationella partnerorganisationer.
2. Definition och förhållningssätt
Definition
Erikshjälpen följer Sidas definition av korruption vilken är missbruk av förtroende, makt eller position för otillbörlig vinning. Korruption innefattar bland annat mutor, bestickning, förskingring, utpressning, jäv, nepotism och andra liknande oegentligheter. Definitionen innebär alltså att någon utnyttjar sin maktposition för att gynna sig själv, någon närstående eller sitt eget intresse. Vinningen kan inkludera såväl ekonomiska som andra fördelar. Med korruption avses även underlåtenhet att vidta åtgärder.
Förhållningssätt
Erikshjälpens förhållningssätt till korruption tar sin utgångspunkt i Sidas antikorruptionsregel som innebär att alltid förebygga, aldrig acceptera, alltid informera och alltid agera. Detta ska appliceras i alla situationer även om det innebär förseningar av insatser eller avslutande av partnerskap.
Erikshjälpens verksamhet lyder under svensk lag. De svenska lagarna och förordningarna tillämpas för Erikshjälpens arbete utomlands där även lokal lagstiftning och regler ska följas och respekteras. Dock kan aldrig lokala lagar användas som en ursäkt till korrupta eller oetiska handlingar.
3. Implementering
Alltid förebygga
Erikshjälpen arbetar på alla nivåer med att göra riskbedömningar som inkluderar risker för korruption. Strukturer och system inom organisationen ska alltid utformas så att risken för korruption minimeras samtidigt som värderingar och etik fortlöpande diskuteras. Alla anställda, förtroendevalda och ideellt aktiva har ett ansvar att förebygga korruption och ska ges utbildning och stöd i hur de kan göra detta.
Förtroende är även en viktig del i att motverka korruption. Erikshjälpen arbetar därför ständigt med att bygga tillitsfulla relationer med samarbetspartners och för att skapa en god och konstruktiv dialog.
Aldrig acceptera
Erikshjälpens anställda, praktikanter, förtroendevalda, ideellt aktiva och konsulter ska aldrig acceptera korruption eller korrupta handlingar, vare sig i den egna verksamheten eller i insatser som vi stödjer finansiellt eller på andra sätt. Det är vårt gemensamma ansvar att säkerställa att varje del av vår verksamhet präglas av rättvisa, transparens och ärlighet. Att aldrig acceptera korruption innebär inte bara att följa lagen utan också att agera utifrån vår värdegrund och att vara förebilder för etiskt agerande i alla situationer. Vid minsta misstanke om en oegentlighet ska detta rapporteras.
Alltid informera
Erikshjälpens anställda, praktikanter, förtroendevalda, ideellt aktiva och konsulter är skyldiga att anmäla misstänkt eller upptäckt korruption via vår funktion för klagomål alternativt visselblåsning på vår webbsida. Fler rapporteringsvägar och ansvarsbeskrivningar finns i vår policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning.
Om det gäller en insats finansierad av Sida ska Svenska Missionsrådet (SMR) informeras. Om insatsen har en annan institutionell givare så ska aktuell part informeras.
Alltid agera
Erikshjälpen ska alltid agera vid tips, varningssignaler och misstanke om korruption. Agerandet ska ske med diskretion och med respekt för de inblandade. Erikshjälpen utreder alla misstankar om korruption och lämpliga åtgärder vidtas för att hantera det specifika fallet samt förhindra att något liknande händer igen. Interna och externa rapportörer och visselblåsare erbjuds anonymitet och även andra säkerhetsåtgärder om så behövs. Rutinerna för hur ett ärende bedöms är desamma oavsett om informationen först kommer till Erikshjälpen genom vår funktion för klagomål och visselblåsning eller på annat sätt. Mer information om förfarande vid misstänkt korruption finns på vår webbsida samt i vår policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning
Transparens
Erikshjälpen eftersträvar alltid öppenhet och transparens i alla delar av organisationens verksamhet. Detta gäller för policys, strategier, planer, beslut och rapporter. Genom detta möjliggörs insyn i och granskning av verksamheten vilket kan bidra till att förtroendet för Erikshjälpen bland anställda, ideella och förtroendevalda samt partners och andra aktörer ökar.
Ansvarsutkrävande
Erikshjälpen strävar mot att ha en tydlighet i mandat och ansvarsfördelning samt att ha strukturer och system för att kunna spåra misstag och medvetna fel. De personer som har ansvar inom organisationen ska kunna ställas till svars för sina handlingar. En viktig del av detta arbete är vår funktion för klagomål och visselblåsning där misstänkt korruption kan anmälas. Vad vi definierar som klagomål respektive visselblåsning finns beskrivet på vår webbsida samt i vår policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning.
Deltagande
Alla relevanta aktörer inom Erikshjälpens samarbeten, inklusive de avsedda målgrupperna, ska ha ett ägarskap och inflytande över planeringen, genomförandet och uppföljningen i våra samarbeten för att på så sätt enklare kunna vara med i arbetet mot korruption.
Partnerorganisationer
Erikshjälpen uppmuntrar och stödjer våra internationella och nationella partnerorganisationer i att ha egna system och rutiner för att arbeta förebyggande med korruption samt att upptäcka och rapportera korruption i ett så tidigt skede som möjligt. Genom våra och partners avtal regleras hur partnerorganisationer och Erikshjälpen agerar vid misstänkt korruption.
Erikshjälpen strävar mot att ha en öppen och kontinuerlig dialog med partners i frågan om korruption samt kring värderingar och etik. Stöd ges till partnerorganisationer som behöver förbättra sina interna kontrollsystem eller implementera andra åtgärder som förebygger korruption.
Kommunikation
Denna policy ska finnas tillgänglig på Erikshjälpens intranät och hemsida samt delas och läggas till som en bilaga när avtal tecknas med en partnerorganisation. Den ska även presenteras för nyanställda samt förtroendevalda, praktikanter, ideellt aktiva och konsulter inom organisationen.
4. Uppföljning
För att ha ett framgångsrikt arbete mot korruption måste kontinuerlig uppföljning och utvärdering av arbetet göras. Generalsekreteraren är ytterst ansvarig för arbetet med antikorruption, att policyn följs och att arbetet utvärderas. Policyn antas av barnrättsorganisationens styrelse och revideras vid behov.
Samtliga chefer inom både barnrättsorganisationen och second hand-verksamheten har ett ansvar för att anti-korruptionsarbetet blir en integrerad del av arbetet inom sin verksamhet. Närmsta chef har även ansvar för att medarbetarna känner till policyn och de andra dokument som reflekterar Erikshjälpens syn på och arbete med korruption. Alla medarbetare har i sin tur ett ansvar att medverka till att policyns intentioner förverkligas och att verka för antikorruption.
ERIKS Code of Conduct is Erikshjälpens Uppförandekodspolicy in English. The policy governs that Erikshjälpen’s vision and values are reflected in all work and conduct, both inside and outside the organization. Adopted by Erikshjälpen’s board 2013-10-01.
1. Introduction
Being involved with ERIKS brings with it great responsibility, not only in the implementation of the work, but also in terms of the behaviour of the people involved. The vision and values of ERIKS are to be reflected in all our work and conduct, inside and outside the organisation. This means that it is very important for you to maintain our good reputation, in your work with partner organisations, in contact with authorities and with people in general – in-country and abroad.
These guidelines are expected to be adhered to by everyone who engages in assignments on behalf of ERIKS; all staff, board members, and those engaged as experts or consultants.
2. Transparency
Decisions must be open and transparent. Everything you do in your work must be transparent and verifiable for collegues and others ERIKS chooses to involve in this work.
3. Respect
You have a responsibility to treat all people with respect. You must have understanding for the opinions and views of others. When working to promote child rights and ERIKS’ vision and values in a context which conflicts with these values, it is important to act wisely and with sensitivity.
4. No Abuse of Your Position of Power
Development aid and assistance not only means a transfer of financial resources and knowledge, it often brings with it an aspect of power. In your work, it is therefore likely that you will come into contact with people who are or who feel as though they are in a position of dependence to you. This could be people in the partner organisation or people in the target group, or other people within ERIKS. You must never abuse your position of power. In addition, you must not abuse your position of power to give other people benefits that they would not normally have had. Your behaviour and relationship with the partner organisation and other people must not be such that people believe you are demanding or expecting different services or benefits.
5. Non-Discrimination
You must not discriminate against any individual person or group, irrespective of gender, age, ethnic background, religion, sexual preference, political beliefs or functional impairment; either within ERIKS, the partner organisation or people in general. It is important that you pursue this obligation actively in the framework of partnership collaboration, as project and its activities should aim at making it possible for the aforementioned groups or people to take part.
6. No Sexual Abuse or Harassment
All forms of sexual abuse are forbidden, as are all forms of sexual contact between adults and children, i.e. persons under the age of 18. Purchasing sexual services is strictly forbidden. It is forbidden to use the technical equipment (computers etc.) that ERIKS provides you with to look at or spread pornographic material. No employee or person that you come into contact with should in any way be exposed to sexual harassment, either physically or psychologically. Sexual harassment refers to unwelcome behaviour based on gender, or unwelcome behaviour of a sexual nature that violates the person’s integrity. You have an obligation to know about and follow ERIKS’ Child Protection Policy.
7. Non-Corruption
Corruption means misusing an organisation’s/company’s/authority’s resources for your own benefit. You must not in any way contribute to corruption, for example by giving or receiving bribes, either in the form of money or other benefits with the aim of giving you advantages over others. ERIKS’ Anti-Corruption policy and response plan have a zero tolerance approach to corruption. If you suspect any irregularities, the response plan tells you whom at ERIKS to contact.
8. Alcohol and Drugs
When you are working (in-country or abroad), alcohol consumption is only allowed in exceptional circumstances, such as official dinners or similar occasions. On these occasions, it is extremely important to consume alcohol in moderation. During your free time on work mission, you should also be restrained in your alcohol consumption, as you are a representative for ERIKS. ERIKS never pays or offers alcohol. Alcohol consumption is completely forbidden when driving, and as a passenger, you should always react if you suspect that the driver is drunk. All forms of involvement with, possession or consumption of narcotic preparations are forbidden, unless when they are prescription drugs for your own use.
9. Knowledge of the Guidelines
Everyone who engages in assignments on behalf of ERIKS; all staff, board members, and those engaged as experts or consultants, must be made familiar with this Code of Conduct. Being one of these persons, you are obliged to familiarize yourself with and follow these guidelines.
10. Follow-up
This code of conduct is a guiding document that has been adopted by ERIKS’ Board of Directors. From October 1st 2013, this document must be signed by all engaged in assignments on behalf of ERIKS; all staff, board of directors, and those engaged as experts or consultants. In case of suspected breach of the Code of Conduct, you must be given a written warning and the possibility to respond to the allegations. Repeated or deliberate breach of the Code of Conduct may result in termination of the employment/assignment. Any termination of employment will be presented to the Board of Directors for a final decision on the matter. If a failure to follow the regulations is also a breach of Swedish law, you can also be taken to court.
Lyssna 