Årsredovisning 2025 för föreningen Erikshjälpen Second Hand-butiker innehåller förvaltningsberättelse och revisionsberättelse för räkenskapsåret 2025-01-01 till 2025-12-31.
Årsredovisning Revisionsberattelse ESH 2025
Denna arbets- och beslutsordning beskriver stiftelsestyrelsens ansvar och övergripande struktur samt dess delegation till generalsekreterare och organisationsledning för Erikshjälpen. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2026-04-10.
Stiftelsestyrelsen avser styrelsen för Erikshjälpen Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet och benämns i detta dokument som stiftelsestyrelsen eller styrelsen. Arbets- och beslutsordningen beslutas av styrelsen och utvärderas årligen.
1. Styrelsen
Styrelsen är Erikshjälpens högsta beslutande organ och har det yttersta ansvaret för Erikshjälpens verksamhet och ekonomi. Styrelsen ska säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med stiftelsens ändamål och stadgar och följer gällande lagstiftning. Styrelsen ansvarar för att Erikshjälpens ekonomiska förvaltning och bokföring sköts på ett tillfredsställande sätt och i enlighet med god redovisningssed och praxis.
Styrelsen arbetar för Erikshjälpens utveckling, styr förvaltningen av Erikshjälpens verksamhet och utövar tillsyn över samtliga Erikshjälpens arbetsområden. Styrelsen följer uppmärksamt de frågor som kan inverka på Erikshjälpens verksamhet och ekonomiska ställning och fattar de beslut som behövs för att trygga organisationens åtaganden och måluppfyllelse.
Styrelsen har ett övergripande ansvar för hela det arbete som sker inom ramen för varumärket Erikshjälpen. Styrningen sker främst i form av gemensamma policydokument samt övergripande strategier för Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand. Styrelsen ska säkerställa en öppen och regelbunden dialog mellan organisationernas styrelser.
Detta dokument är ett av styrelsens viktigaste styrdokument och uppdateras varje år.
1.2 Styrelseledamöternas ansvar
Som ledande företrädare för Erikshjälpen fungerar styrelsens ledamöter som ambassadörer för hela Erikshjälpens verksamhet. Varje styrelseledamot har ett ansvar att vara helt införstådd med och stödja Erikshjälpens långsiktiga strategier.
Styrelseledamot som uppsåtligen eller av oaktsamhet, genom brott eller åsidosättande av stiftelseförordnandet, orsakar stiftelsen skada, kan bli personligt ansvarig för att ersätta skadan. Ledamot som upptäcker missförhållanden eller oegentligheter i verksamheten ska omedelbart informera ordföranden och/eller generalsekreteraren alternativt använda visselblåsarkanaler som finns tillgängliga via erikshjalpen.se.
1.3 Områden där styrelsen fattar beslut
Övergripande strategi och mål
Styrelsen fattar beslut om stiftelsens långsiktiga inriktningsmål för både specifika verksamhetsområden och för Erikshjälpen som helhet.
Årsbudget och verksamhetsplan
Styrelsen beslutar om Erikshjälpens övergripande budget inklusive rambudget och eventuella riktlinjer/prioriteringar för programverksamheten. Projektbudget med fördelning av medel mellan länder och projekt liksom etablering av regionkontor, landkontor samt framtidsverkstäder bereds av Internationella avdelningen respektive Sverigeavdelningen och beslutas av generalsekreterare.
Större ekonomiska åtaganden
Styrelsen beslutar om stiftelsens större ekonomiska åtaganden exempelvis upptagande av lån samt inköp och försäljning av fastigheter.
Policys
Styrelsen fastställer samtliga policys och tillhörande positionspapper. Policys gäller för både stiftelsen och Erikshjälpen Second Hand. För närvarande finns dessa policys:
Programverksamhet:
• Utvecklingspolicy inkl. positionspapper och tematiska positionspapper
• Policy för barns trygghet och skydd
• Riskhanteringspolicy
HR:
• Arbetsmiljöpolicy
• Hållbarhetspolicy
• Lönepolicy
• Personal- och rekryteringspolicy
• Personuppgiftspolicy
• Policy för mångfald, likabehandling och jämställdhet
• Policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning
• Uppförandekodspolicy
Kommunikation och insamling:
• Insamlingspolicy
• Kommunikationspolicy
• Opinion- och påverkanspolicy
Ekonomi/IT/Administration:
• Antikorruptionspolicy
• Integritetspolicy
• IT-policy
• Placeringspolicy
• Policy för åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism
• Policy gällande gränsvärden för eget kapital
• Upphandlingspolicy
• Valutariskpolicy
Intern kontroll och styrning
Styrelsen upprättar varje år en internkontrollplan som följs upp och utvärderas under året. Styrelsen tar också del av organisationens riskbedömningar samt gör sina egna riskbedömningar över övergripande verksamhetsprocesser.
Årsredovisning
Styrelsen säkerställer att Erikshjälpens årsredovisning upprättas i enlighet med gällande lagstiftning, Giva Sveriges riktlinjer och god redovisningssed.
Val och nomineringar
Styrelsen utser:
• styrelseledamöter samt presidium till stiftelsen efter förslag från valberedningen
• firmatecknare, valberedning och revisorer samt godkänner fullmakter för stiftelsen
• ordförande och ersättare för ordförande samt sammankallande i valberedningen för Erikshjälpen Second Hand
Styrelsen nominerar:
• övriga ledamöter i valberedningen för Erikshjälpen Second Hand
• tre styrelseledamöter till Human Bridge, varav en också är styrelseledamot i Second Hand-föreningen Lindra
• en ledamot till valberedningen för Human Bridge
Anställningar och villkor
Styrelsen anställer generalsekreterare för stiftelsen samt ansvarar för delegation till denne. Styrelsen beslutar om ersättning till styrelseledamöter, valberedningsledamöter och generalsekreterare. Anställning, villkor och ersättningar av övriga chefstjänstemän i ledningsgruppen
beslutas av generalsekreterare i samråd med styrelsens ordförande. Erikshjälpen redovisar öppet alla ersättningar till styrelsens ledamöter och ledande befattningshavare.
1.4 Styrelsens ordförande
Styrelsen väljer inom sig sin ordförande.
Styrelsens ordförande leder styrelsens arbete. Tillsammans med generalsekreteraren och styrelsens arbetsutskott förbereder ordföranden styrelsens sammanträden.
Ordföranden kan fatta beslut i ärenden som delegerats av styrelsen. Ordföranden kan även fatta beslut i ärenden som inte kan vänta till styrelsens nästa sammanträde och som inte är av större ekonomisk eller strategisk betydelse. Inför ett sådant beslut ska ordföranden ta ställning till om samråd ska ske med styrelsens arbetsutskott. Ordförandebeslut ska anmälas vid nästa styrelsesammanträde.
Ordföranden ska som representant för Erikshjälpen arbeta för att stärka Erikshjälpens organisation, verksamhet och varumärke.
När styrelsen så väljer, kan ordföranden gå in i en fördjupad roll som arbetande ordförande. Arbetets omfattning, och nivå på arvoderingen, beslutas av styrelsen. Den konkreta arbets- och rollfördelningen mellan ordföranden och generalsekreteraren tydliggörs i samråd med styrelsens arbetsutskott. Ordförandens arbete får inte inkräkta på generalsekreterarens befogenheter och skyldigheter.
1.5 Arbetsutskott
Arbetsutskottet består av styrelsens ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande (presidiet). Om styrelsen anser det vara lämpligt kan arbetsutskottet utökas med ytterligare ledamöter.
Arbetsutskottet ansvarar tillsammans med ordföranden och generalsekreteraren för att bereda ärenden för beslut och förbereda styrelsens sammanträden.
Arbetsutskottet fattar beslut i de ärenden som delegerats till utskottet av styrelsen.
1.6 Utskott och arbetsgrupper
Styrelsen tillsätter utskott och arbetsgrupper efter behov.
1.7 Uppdrag till styrelseledamöter
Riktlinjer för enskilda ledamöters uppdrag och ersättningar finns i dokumentet Arvode och villkor för förtroendevalda i styrelserna och valberedningarna för EH och ESH.
1.8 Valberedning och val
Styrelsen utser valberedning med uppgift att förbereda val av ledamöter och presidium. Valberedningen ska utgöras av tre personer. Önskvärt är att minst en av dessa sitter i Erikshjälpens styrelse. Ledamot i valberedningen väljs för en mandatperiod om tre år och kan väljas om för högst tre mandatperioder.
Valberedningen ska rekrytera ledamöter som ger styrelsen den bredd av kompetenser och erfarenheter som krävs för att styrelsen ska kunna fullgöra sin uppgift på bästa sätt. Erikshjälpens styrelse ska ha en jämn könsfördelning och ta tillvara de mervärden som uppstår när människor i olika åldrar och från olika livsbakgrunder möts och samverkar.
Mer detaljerade instruktioner för valberedningen återfinns i dokumentet Instruktioner för Erikshjälpens valberedningar.
1.9 Styrelsens sammanträden
Styrelsen sammanträder normalt fem gånger per år. Vid två av dessa tillfällen träffas styrelsen i två dagar för att få tid för strategiska diskussioner. Stadgarna anger inte något specifikt om årsmöte, men ett konstituerande möte hålls varje vår där bokslutet godkänns. Detta möte brukar benämnas som årsmöte.
En årsplan med sammanträdesdagar fastställs inför varje verksamhetsår. Extra styrelsesammanträde ska hållas då en majoritet av styrelseledamöterna så begär.
När anledning finns kan styrelsesammanträde hållas per telefon eller per capsulam.
Vilka ärenden som ska behandlas på styrelsens olika sammanträden under verksamhetsåret regleras i styrelsens årsplan.
1.10 Protokoll och sammanträdeshandlingar
Vid styrelsens sammanträden skrivs protokoll som distribueras till styrelseledamöter, ledningsgrupp och revisor. Protokollet signeras digitalt och arkiveras enligt gängse regler. Protokollskopior, fysiska eller elektroniska, ska hanteras på ett sådant sätt att otillbörlig spridning inte sker.
Inför styrelsesammanträde ska nödvändigt förberedelsematerial inklusive dagordning sändas ut senast sju dagar i förväg.
1.11 Jäv
Styrelseledamot deltar inte i beredning och beslut i ärenden där han eller hon på grund av ekonomiska, personliga eller andra skäl kan misstänkas ha personliga intressen att bevaka. Årligen görs en jävsinventering av både styrelseledamöterna och ledningsgruppen samt deras närstående. Detta dokumenteras och redovisas för revisor och styrelsens ordförande.
1.12 Utvärdering
Styrelsen ska årligen utvärdera sitt arbete, arbetsformer och denna arbetsordning. Utvärderingen ska innefatta följande områden:
• styrning och kontroll
• strategier, nätverk och allianser
• verksamhet
• ledning och organisation
1.13 Möte med revisor
Minst en gång per år ska styrelsen träffa stiftelsens revisor för samtal om stiftelsens förvaltning, ekonomiska förhållanden och rutiner för internkontroll.
1.14 Arvode och villkor
Arvode och villkor för ledamöter i styrelser och valberedningar fastställs varje år. Arvode och reseersättning utgår för:
- Sammanträde med styrelsen eller valberedningen.
- Sammanträde/möte i arbetsgrupp tillsatt av styrelsen, där uppdraget är kopplat till rollen som ledamot i styrelsen.
- Deltagande i kurs/konferens beslutad av styrelse eller ordförande.
- Uppdrag som är initierat av generalsekreteraren, ex förrättning.
Begäran om arvode och reseersättning görs på därför avsedd blankett.
Nivå på ersättning återfinns i dokumentet Arvode och villkor för förtroendevalda i styrelserna och valberedningarna för EH och ESH.
1.15 Styrelseledamöternas resor och kompetensutveckling
För att ge styrelseledamöterna möjlighet till kompetensutveckling och insyn i projektverksamheten ska ledamöterna erbjudas möjlighet att besöka Erikshjälpens projektländer. Inför en sådan resa ska syftet med resan och ledamotens uppdrag (informationsinhämtning, utvärdering, representation etc.) inklusive komplett dagsprogram fastställas i samråd med generalsekreteraren och dokumenteras skriftligt. Se information om arvode på resor i dokumentet Arvode och villkor för förtroendevalda i styrelserna och valberedningarna för EH och ESH.
Kompetensutveckling kan även ske via fördjupningsdagar som anordnas i samband med styrelsesammanträden, kurser, konferenser, nätverksträffar samt fördjupningsmaterial via intranätet.
1.16 Giltighetstid
Denna arbets- och beslutsordning fastställs av styrelsen för ett år i taget. En delegation kan återkallas under giltighetstiden genom särskilt beslut.
2. Generalsekreteraren
2.1 Övergripande ansvar
Generalsekreteraren leder Erikshjälpens verksamhet och ansvarar för stiftelsens löpande förvaltning enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar.
Generalsekreteraren ska leda och utveckla verksamheten i enlighet med stiftelsens ändamål, stadgar och värdegrund, säkerställa en god kvalitet i verksamhet och insatser samt verka för att upprätthålla och fördjupa givarnas och allmänhetens förtroende.
Generalsekreteraren har också ett särskilt uppdrag att bära Erikshjälpens grundläggande identitet, så
som den uttrycks i dokumentet ”I kärlekens tjänst”.
Generalsekreteraren har dessutom ansvaret och mandat och uppdrag att fungera som ytterst ansvarig för den samlade verksamheten i hela Erikshjälpen. Här inkluderas i dagsläget stiftelsen och Erikshjälpen Second Hand, men generalsekreteraren har även mandatet att leda arbetet med en diversifiering och breddning av verksamheten i enlighet med stiftelsens grundläggande stadgar.
Generalsekreteraren ansvarar för att organisera ledningsarbetet i Erikshjälpen efter verksamhetens behov.
Generalsekreteraren har också uppdraget att stå till förfogande som ordförande i Erikshjälpen Second Hand, detta för att stärka banden mellan moder- och dotterorganisation. Stiftelsens styrelse kan dock, i samråd med generalsekreteraren, välja att utse någon annan till ordförande i Erikshjälpen Second Hand om det finns goda skäl att göra så. I arbetet med att leda Erikshjälpen Second Hands styrelse har generalsekreteraren stöd från en ersättare, som också utses av stiftelsestyrelsen i samråd med generalsekreteraren.
2.2 Ekonomisk förvaltning
Generalsekreteraren ansvarar för att Erikshjälpens ekonomiska förvaltning sköts i enlighet med av styrelsen fastställd budget och gällande ekonomiska riktlinjer.
Generalsekreteraren ska säkerställa att stiftelsens bokföring är ordnad på ett tillfredsställande sätt i enlighet med god redovisningssed och praxis.
Generalsekreteraren ansvarar för att organisationen har fungerande rutiner för internkontroll och att åtgärder vidtas för att förebygga alla former av oegentligheter.
2.3 Generalsekreteraren och styrelsen
Generalsekreteraren ska hålla styrelsen informerad om Erikshjälpens verksamhet och ekonomiska förhållanden. Generalsekreteraren ansvarar för att styrelsen får genomarbetade beslutsunderlag för att kunna fatta beslut om Erikshjälpens verksamhet.
Generalsekreteraren ansvarar vidare för att de av styrelsen fattade besluten kommuniceras till medarbetarna och att besluten verkställs.
Generalsekreteraren förbereder styrelsens möten i samråd med styrelsens ordförande och arbetsutskott. Kallelse och utskick ska ske enligt fastställda rutiner och praxis.
Vid misstanke om oegentligheter eller andra missförhållanden i verksamheten, vid större avvikelser från budget och verksamhetsplan ska Generalsekreteraren via ordföranden omedelbart informera styrelsen om den uppkomna situationen och vilka åtgärder som vidtas.
2.4 Generalsekreterarens verksamhets- och personalansvar
Generalsekreteraren leder stiftelsens verksamhet och ansvarar för organisation och verksamhetsplanering. Generalsekreteraren har mandat att fastställa stiftelsens organisationsstruktur och avdelningschefernas befattningsbeskrivningar och ska löpande uppdatera styrelsen på större förändringar som genomförs. Vidare säkerställer generalsekreteraren att Erikshjälpen har en fungerande internkontroll och att beslutade kontrollaktiviteter genomförs. I detta arbete ingår att bevaka att Erikshjälpen lever upp till sina åtaganden enligt Giva Sveriges kvalitetskod och att sammanställa en så kallad effektrapport för varje verksamhetsår.
Generalsekreteraren ansvarar för att Erikshjälpen har en långsiktigt hållbar rekryteringspolicy som säkerställer att organisationen kan rekrytera och behålla rätt personal med rätt kompetens.
Generalsekreteraren ska säkerställa att Erikshjälpens medarbetare har en god och säker arbetsmiljö, att alla anställda ges möjlighet till personlig utveckling och att Erikshjälpen i övrigt fullgör de åtaganden som åligger en ansvarstagande arbetsgivare.
Se vidare ”Erikshjälpens Personal- och rekryteringspolicy”.
2.5 Delegation från styrelsen till generalsekreteraren
Fullmakter och firmateckningsrätt för generalsekreteraren fastställs och bekräftas årligen av styrelsen. Utöver den behörighet som framgår av aktuellt beslutsprotokoll har styrelsen delegerat till generalsekreteraren att fatta beslut om:
- godkännande av humanitära och sociala insatser och utvecklingsprojekt inom ramen för fastställd budget
- omfördelning av resurser inom beslutad budget
- nya insatser som finansieras av institutionella givare och som initieras under pågående verksamhetsår
att utöver fastställd budget besluta om ändamålskostnader som finansieras av Erikshjälpens egna medel (balanserat kapital) upp till totalt högst 2 miljoner kronor per budgetår, där oförutsedda behov uppstår inom befintliga verksamheter - Erikshjälpens kapitalförvaltning
- underhåll, renovering och ombyggnation av Erikshjälpens fastigheter
- att anställa personal
- upphörande av anställning
- att sluta lokala kollektivavtal
- vidaredelegation till andra befattningshavare inom kansliet
Som framkommer under 1.3 gäller också att projektbudget med fördelning av medel mellan länder och projekt liksom etablering av regionkontor, landkontor samt framtidsverkstäder bereds av Internationella avdelningen respektive Sverigeavdelningen och beslutas av generalsekreterare.
2.6 Giltighetstid
Generalsekreterarens ansvar och arbetsbeskrivning fastställs av styrelsen för ett år i taget. Delegation kan återkallas under giltighetstiden genom särskilt beslut.
3. Ledning, delegation och attester
3.1 Ledning
Generalsekreteraren är chef för stiftelsens verksamhet och fattar beslut i enlighet med fastställd arbets- och beslutsordning (se kapitel 2 ovan). Generalsekreterare har även uppdraget att stå till förfogande som ordförande för Erikshjälpen Second Hand. Vid frånvaro utser generalsekreterare en tillförordnad chef.
Generalsekreteraren tillsätter de ledningsgrupper och funktioner som behövs för att leda och styra verksamheten. En gemensam ledningsgrupp för Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand ska finnas för att säkerställa att gemensamma funktioner mellan Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand, såsom administration, ekonomi, HR, kommunikation och inköp samordnas på ett ändamålsenligt sätt.
Erikshjälpen Second Hands verkställande chef har sitt rapporteringsansvar gentemot den egna styrelsen, som också ansvarar för anställning/avsättning av verkställande chef och fastställandet av dennes villkor. Samtidigt ingår verkställande chef i den gemensamma ledningen för båda organisationerna och arbetar i nära operativ samverkan med generalsekreteraren.
3.2 Firmateckning och fullmakter
Firmatecknare och ämnesspecifika fullmakter fastställs årligen av styrelsen och kan styrkas med protokollsutdrag. Se Firmateckning och fullmakter. I det fall någon skrivning i detta dokument står i strid med delegationsbeslut formulerat i justerat styrelseprotokoll ska styrelsebeslutet ha företräde.
Generalsekreteraren och ordförande, två i förening, äger rätt att ge fullmakt till anställda att, två i förening, få behörigheter till konton och värdedepåer, mottaga och kvittera de penningmedel, värdehandlingar och annat varöver Erikshjälpen Insamlingsstiftelsen hos post, bank eller motsvarande förfogar.
3.3 Delegationsordning
Utgångspunkten för denna arbets- och beslutsordning är att besluten ska fattas av den person som har bäst överblick och kunskap i en viss given fråga. Detta förutsätter tydliga målformuleringar för vad olika verksamheter ska prestera och regelbunden uppföljning av fattade beslut.
Beslut som rör avdelningarnas verksamhet fattas av respektive avdelningschef. En mer detaljerad beskrivning av avdelningschefernas ansvar och befogenhet återfinns nedan i avsnitt 4.
Avdelningschef kan delegera ansvaret för specifik verksamhet/projekt till sina medarbetare.
Med delegation avses i detta dokument en fullmakt att fatta beslut som också medför ett ekonomiskt eller juridiskt åtagande för Erikshjälpen. De löpande beslut som på ett naturligt sätt ingår i en medarbetares arbetsuppgifter grundar sig på en s.k. ställningsfullmakt och regleras därför inte uttryckligen i delegationsordningen.
En aktuell förteckning av delegater (medarbetare med specifikt delegerade uppdrag och fullmakter) och deras ansvarsområden ska alltid finnas på ekonomiavdelningen.
Vid frånvaro fungerar i första hand närmast överordnade chef som ersättare. Ersättare kan också utses inom verksamheten där så är lämpligast (tidsperiod ska alltid anges).
3.4 Attestrutiner
En av de viktigaste förutsättningarna för att säkerställa en säker och väl fungerande ekonomihantering och internkontroll är att organisationen har tydliga attestrutiner och att dessa efterlevs och respekteras. Se Attest- och delegationsmatris.
Huvudprincipen är att varje utbetalning ska attesteras av två personer. Slutattest görs normalt av generalsekreteraren, eller CFO. Skulle dessa vara frånvarande kan rätten att slutattestera delegeras till någon av de övriga avdelningscheferna. Sådant beslut fattas vid behov och meddelas skriftligen med besked om giltighetsperiod till ekonomiavdelningen.
3.4.1 Löner
Lönerna utgör organisationens största fasta kostnad. Varje månadsskifte attesterar avdelningscheferna medarbetarnas digitala tidsredovisning som utgör underlag för löneutbetalningarna. Den attesterade tidsredovisningen går sedan vidare till lönehandläggaren. Innan utbetalningen av lönerna verkställs slutattesteras kontrollistan av generalsekreteraren eller CFO.
3.4.2 Leverantörsfakturor
Leverantörsfakturorna tas emot av ekonomiavdelningen, registreras och skickas sedan för mottagningsattest där den också konteras. Den som mottagningsattesterar är normalt den person som beställt varan/tjänsten. Efter det går fakturan vidare för beslutsattest hos avdelningschef och slutattesteras av generalsekreteraren eller CFO.
3.4.3 Projektmedel
Utbetalning av projektmedel sker enligt särskilt fastställd rutin.
4. Avdelningscheferna
Avdelningscheferna är underställda, och direktrapporterande till, generalsekreteraren. I arbetet med att leda de olika avdelningarnas verksamheter ska avdelningscheferna beakta av styrelsen beslutade strategier och mål. Till stöd för detta ska en årlig verksamhetsplanering upprättas. Samordning av avdelningarnas planering sker i ledningsgruppen.
Det åligger avdelningscheferna att:
- ansvara för utveckling, ledning och samordning av avdelningens arbete.
- ansvara för arbetsledning, personal- och arbetsmiljöfrågor inom avdelningen.
- att efter samråd med HR anställa personal.
- ansvara för avdelningens ekonomiska medel inom ramen för fastställd budget (för mer detaljerad delegationsordning gällande medel för internationella projekt, se Mandates and Delegation for International Programmes)
- att inom befintlig budget teckna avtal eller göra inköp som inte överstiger 5 prisbasbelopp. Vid avtal eller inköp som överstiger 5 prisbasbelopp upp till 10 prisbasbelopp fattas beslut av CFO och därutöver av GS.
- att godkänna oförutsedda kostnader och revideringar av fastställd budget för verksamheten upp till 4 prisbasbelopp per budgetår.
5. Enhetscheferna
Enhetscheferna är underställda, och rapporterar till, respektive avdelningschef. Enhetscheferna ansvarar för att bedriva verksamhet i enlighet med fastställd budget. Det är avdelningscheferna som har det övergripande ansvaret.
Det åligger enhetscheferna att:
- ansvara för utveckling, ledning och samordning av enhetens arbete i enlighet med övergripande strategier, policys och riktlinjer.
- ansvara för att beslutad verksamhet genomförs.
- ansvara för arbetsledning, personal- och arbetsmiljöfrågor inom enheten.
- att efter samråd med avdelningschef och HR anställa personal.
- ansvara för enhetens ekonomiska medel inom ramen för fastställd budget (för mer detaljerad delegationsordning gällande medel för internationella projekt, se Mandates and Delegation for International Programmes)
- att inom befintlig budget teckna avtal eller göra inköp som inte överstiger 3 prisbasbelopp. Vid avtal eller inköp som överstiger 3 prisbasbelopp fattas beslut av avdelningschef.
6. Relaterade dokument
Attest- och delegationsmatris
Ger en överblick över styrelsens ansvar samt styrelsens generella delegation till generalsekreterare, avdelningschefer och enhetschefer samt specifikt delegerade fullmakter och firmatecknare.
Generella revideras vid behov medan de specifika uppdateras varje år. Bilagan godkänns årligen i samband med styrelsens arbets- och beslutsordning.
Mandates and Delegation for International Programmes
Innehåller detaljerad delegationsordning gällande medel för internationella projekt. Revideras vid behov och godkänns årligen i samband med styrelsens arbets- och beslutsordning.
Instruktioner för Erikshjälpens valberedningar
Beskriver struktur och arbetsgång för de båda valberedningarna (EH och ESH) inklusive samordning mellan dessa. Ägs av EH och ESH styrelser och revideras vid behov.
Arvode och villkor för förtroendevalda i styrelserna och valberedningarna för EH och ESH Innehåller nivåer på arvode och reseersättning för ledamöter i styrelserna och valberedningarna. Ägs av EH och ESH styrelser och revideras årligen.
Riktlinjer för personalrepresentant i stiftelsestyrelsen
Beskriver personalrepresentantens rättigheter och skyldigheter. Ägs av EH styrelse och revideras vid behov.
Checklista introduktion styrelseledamöter EH
Innehåller delar som styrelseledamot bör få genomgång av när denne börjar sitt uppdrag. Ägs av EH styrelse och revideras vid behov.
Styrelseledamöternas ansvar i en stiftelsestyrelse
Beskriver ledamöters juridiska och ekonomiska ansvar i en stiftelsestyrelse genom att beskriva utdrag ur lagtexter och regelverk. Ägs av ekonomiavdelningen och revideras vid behov.
Dokumentet “Instruktioner för Erikshjälpens valberedningar” beskriver arbetsordningen för tillsättning av styrelseledamöter. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2026-05-29. Revideras vid behov.
1. Inledning och syfte
Denna instruktion beskriver hur Erikshjälpens båda valberedningar ska arbeta vid beredning av styrelseval. Den omfattar valberedningarnas sammansättning, uppdrag och principer, arbetsgång, nomineringar, valberedningarnas villkor samt stöd till valberedningen. Mycket av arbetet i de båda valberedningarna är likartat, men under respektive avsnitt framgår också de skillnader som gäller för stiftelsen respektive Erikshjälpen Second Hand.
Syftet med instruktionen är att skapa en tydlig, transparent och ändamålsenlig process för beredning av styrelseval.
2. Valberedningarnas sammansättning
Erikshjälpen består formellt av två juridiska personer, Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet och den ideella föreningen Erikshjälpen Second Hand, med varsin styrelse och varsin valberedning.
Enligt stiftelsens stadgar konstituerar styrelsen sig själv och utser vid behov ny ledamot. I praktiken innebär detta att styrelsen, särskilt genom ordföranden, har en viktig roll i processen. Stiftelsen har valt att ha en valberedning som en del i arbetet med transparens och kvalitet i beredningen av styrelseval. Dess valberedning består av tre personer och väljs på stiftelsestyrelsens konstituerande sammanträde. Det är önskvärt att minst en av ledamöterna i valberedningen också sitter i Erikshjälpens styrelse. Ledamot i valberedningen väljs, på förslag av styrelsen, för en mandatperiod om tre år och kan väljas om högst tre mandatperioder.
Erikshjälpen Second Hands valberedning består också av tre personer. Erikshjälpen Second Hands styrelse förbereder val av ledamöter i valberedningen genom att ta in förslag från medlemsorganisationerna¹. Två av ledamöterna väljs av Erikshjälpen Second Hands årsmöte, medan den tredje, som är sammankallande, utses av stiftelsestyrelsen. Ledamot i valberedningen väljs för en mandatperiod om tre år och kan väljas om högst tre mandatperioder.
¹ Styrelsen presenterar på årsmötet två namn som man förordar, men samtliga nomineringar ska redovisas på årsmötet.
3. Uppdrag och principer
Valberedningarnas uppdrag är att bidra till att respektive styrelse har den samlade kompetens, erfarenhet och förankring som krävs för att fullgöra sitt uppdrag och bidra till Erikshjälpens långsiktiga utveckling. För stiftelsen innebär uppdraget att bereda förslag till ledamöter och presidium i stiftelsestyrelsen. För Erikshjälpen Second Hand innebär uppdraget att bereda förslag till styrelseledamöter och revisorer.
Vid beredning av styrelseval ska dokumenterad erfarenhet av ekonomisk styrning vara meriterande. Med detta avses erfarenhet av att ha ansvar för ekonomi och styrning av en organisation eller en verksamhet inom en organisation, exempelvis som styrelseledamot, chef, projektledare eller verksamhetsansvarig. Valberedningarna ska även särskilt beakta jämn könsfördelning, bredd i ålder och livsbakgrund samt förankring i Erikshjälpens kristna värdegrund.
För Erikshjälpen Second Hand omfattar uppdraget även att kartlägga potentiella styrelseledamöter bland medlemsorganisationernas företrädare.
Valberedningarna ska ges möjlighet att löpande följa respektive styrelses arbete bland annat genom att ta del av styrelseprotokoll och genom möten med styrelsen eller styrelseordförande och verkställande chef. Valberedningarna kan även bjudas in till styrelsernas strategidiskussioner för att få ökad förståelse för de frågor och utmaningar som styrelserna står inför.
4. Samordning
Valberedningarna bör ha löpande dialog och mötas minst en gång per år. Vid detta möte kan även respektive organisations ordförande bjudas in, för att ge en samlad bild av nuläge och styrelsernas rekryteringsbehov. De slutliga avvägningarna och den formella hanteringen av förslag åligger dock respektive valberedning att hantera med stor självständighet.
5. Arbetsgång
Arbetet med att identifiera möjliga kandidater och föra dialog med personer som kan vara aktuella för styrelseuppdrag bedrivs löpande under året. Därutöver omfattar arbetet följande återkommande steg:
5.1. Enkät till sittande ledamöter
Varje år skickas en enkät ut till samtliga styrelseledamöter. Syftet är att klarlägga vilka ledamöter som står till förfogande för fortsatt uppdrag och att ge valberedningen underlag för bedömning av kompetensbehov och nominering av nya ledamöter. Valberedningen gör en sammanställning av enkätsvaren.
5.2. Återkoppling till styrelsen
Valberedningen presenterar en övergripande sammanfattning av enkätresultatet vid lämpligt styrelsesammanträde som underlag för det fortsatta nomineringsarbetet. Sammankallande i valberedningen ansvarar för att de delar av enkätsvaren som är relevanta för styrelsens fortsatta arbete sammanställs, anonymiseras och presenteras för styrelsens ordförande.
5.3. Kontakt med kandidater
När valberedningen har identifierat möjliga kandidater ska samråd ske med respektive ordförande om i vilken ordning kandidaterna bör kontaktas. Om rekrytering av ny ordförande till stiftelsen är aktuell ska motsvarande avstämning ske med första och/eller andra vice ordförande. Innan en kandidat får en slutlig fråga om att ställa sig till förfogande ska ett samtal genomföras med kandidaten och ordförande samt i stiftelsen också med presidiet/arbetsutskottet.
5.4. Presentation av förslag
Valberedningen ska redogöra för hur arbetet har bedrivits samt presentera och motivera sitt förslag i det forum där valet sker. För stiftelsen sker detta oftast vid det konstituerande styrelsemötet, men kan också ske vid annat styrelsemöte. För Erikshjälpen Second Hand sker detta vid årsmötet. Målsättningen är att förslagen tas fram i god tid och skickas ut tillsammans med möteshandlingarna inför respektive möte.
6. Nomineringar
Förslag på kandidater ska kunna lämnas till valberedningarna och kontaktuppgifter till valberedningarna ska finnas tillgängliga på Erikshjälpens webbplats.
För Erikshjälpen Second Hand gäller att samtliga medlemmar i föreningen har rätt att nominera kandidater till styrelsen. Valberedningen ska även ta ställning till nomineringar och intresseanmälningar som lämnas in spontant av enskilda personer.
Valberedningens villkor
Valberedningarnas ledamöter har, på samma sätt som styrelseledamöter, rätt till sammanträdesarvode eller ersättning för förlorad arbetsinkomst samt reseersättning. Aktuella belopp finns i dokumentet Arvode och villkor för förtroendevalda i styrelserna och valberedningarna för Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand.
8. Administrativt stöd
Generalsekreteraren ansvarar för att valberedningarna får det administrativa stöd och den information som krävs för att kunna fullgöra sina uppdrag. Detta omfattar bland annat en aktuell förteckning över sittande ledamöter med kontaktuppgifter, tillträdesår och mandatperiod samt information om verksamheten.
För Erikshjälpen Second Hand omfattar stödet även administrativ hjälp med utskick till medlemmarna i samband med nomineringar.
Årsberättelse 2025 beskriver vilken skillnad Erikshjälpen gjorde för barn och unga under 2025. Årsberättelsen innehåller också Erikshjälpens årsredovisning 2025.
Vi följer Giva Sveriges kvalitetskod och har valt att inkludera effektrapporteringens krav i årsberättelsen istället för att göra en separat rapport.
Erikshjälpen Årsberättelse 2025 tillgänglig
Lyssna Årsberättelse 2024 redogör för Erikshjälpens insatser för barns rätt till utbildning och fritid, hälsa samt trygghet och skydd under året. Årsberättelsen innehåller 2024 årsredovisning.
Vi följer Giva Sveriges kvalitetskod och har valt att inkludera effektrapporteringens krav i årsberättelsen istället för att göra en separat rapport.
Årsberättelse 2024.pdf
I Erikshjälpens integritetspolicy kan du läsa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Denna integritetspolicy har beslutats av Erikshjälpens styrelse och gäller från 2025-11-28.
Innehåll
- Inledning och syfte
- Personuppgiftsansvariga och kontaktuppgifter
- Personuppgiftsbehandlingar inom Erikshjälpen
- Personuppgiftsbehandlingar inom stiftelsen Erikshjälpen
- Personuppgiftsbehandlingar inom föreningen Erikshjälpen Second Hand
- Komplettering av uppgifter
- Vem lämnar vi ut uppgifterna till?
- Lagras uppgifterna i länder utanför EU eller EES (tredje land)?
- Vilka är dina rättigheter?
- Säkerhet
1. Inledning och syfte
Du ska alltid känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Erikshjälpen. När du till exempel ger en gåva, kontaktar oss eller söker en tjänst hos oss behandlar vi dina personuppgifter enligt dataskyddsförordningen, GDPR. Vi samlar bara in det vi behöver, skyddar uppgifterna, och raderar dem när vi inte längre behöver dem. Du kan alltid begära tillgång till dina personuppgifter, återkalla samtycke eller be oss radera uppgifter.
Denna integritetspolicy handlar om hur vi behandlar personuppgifter; andra aspekter av integritet, såsom trygghet och bemötande i våra verksamheter, regleras i separata policydokument.
2. Personuppgiftsansvariga och kontaktuppgifter
Under namnet Erikshjälpen finns två olika verksamhetsgrenar:
- Stiftelsen Erikshjälpen (Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet, organisationsnummer 827500-4789)
- Föreningen Erikshjälpen Second Hand (organisationsnummer 827501-1131)
Varje verksamhetsgren ansvarar självständigt för personuppgiftsbehandlingen inom sin egen verksamhet. I denna policy används samlingsnamnet Erikshjälpen för att beskriva båda dessa verksamhetsgrenar tillsammans.
Föreningen Erikshjälpen Second Hand driver flertalet butiker under sitt organisationsnummer. Därutöver finns ett antal partnerbutiker med egna organisationsnummer som driver second hand-butiker i samarbete med föreningen Erikshjälpen Second Hand. Partnerbutikerna är självständiga verksamheter och har själva ansvar för personuppgifter som behandlas i deras butiker.
Kontakt
Om du har frågor kring vilka uppgifter vi behandlar om dig, vill avböja dig information eller kommunikation från oss eller nyttja någon annan av dina rättigheter är du välkommen att höra av dig:
Personuppgifter
Erikshjälpen
Datorgatan 4
561 33 Huskvarna
E-post: personuppgifter@erikshjalpen.se
Telefon: 0383-46 74 50
Nedan kan du läsa om vilka uppgifter vi behandlar om dig, för vilket ändamål vi behandlar dina uppgifter och vilket lagligt stöd vi har för att behandla dem.
3. Personuppgiftsbehandlingar inom Erikshjälpen
Dessa behandlingar hanteras inom Erikshjälpens båda verksamhetsgrenar.
3.1 Ansökan om tjänst, praktik, volontär- eller värvaruppdrag
Vi behandlar uppgifter om dig när du ansöker om att engagera dig hos oss.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer
- Uppgifter i din ansökan såsom CV, personligt brev, utbildning, arbetslivserfarenhet och referenser (i tillämpliga fall)
- Uppgifter från eventuella intervjuer eller samtal med dig
- Uppgifter som kommer från en extern aktör, t.ex. Arbetsförmedlingen, frivården eller annan samarbetspartner vid praktikplacering
- Uppgifter om önskad placering, butik eller uppdrag (i tillämpliga fall)
Ändamål och laglig grund:
- Hantera ansökan och utvärdera kandidater: Berättigat intresse
- Administration av rekryteringsprocessen: Berättigat intresse
- Samverka med externa aktörer (t.ex. Arbetsförmedlingen eller frivården) vid praktikplacering: Berättigat intresse
Förklaring till berättigat intresse:
Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna hantera ansökningar på ett effektivt och korrekt sätt.
Lagringstid:
- För ansökningar om anställning sparas uppgifterna i högst 24 månader efter att rekryteringsprocessen avslutats
- För ansökningar om praktik, volontär- eller värvaruppdrag som inte leder till placering eller uppdrag sparas uppgifterna i högst 12 månader efter avslutad process
3.2 Nyhetsbrev och andra utskick
Vi behandlar personuppgifter om dig om du själv har anmält att du önskar få nyhetsbrev eller andra utskick från oss.
Denna kategori omfattar endast utskick som du aktivt har samtyckt till.
Om du i stället har ett annat engagemang hos oss, till exempel som gåvogivare, eller har interagerat med oss på olika sätt, kan du få andra typer av utskick som behandlas enligt respektive kategori i denna policy.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, postadress (för fysiskt utskick), e-postadress (för digitalt utskick)
Ändamål och laglig grund:
- Distribution av, nyhetsbrev eller andra utskick: Samtycke
Lagringstid:
- Tills dess att du meddelar att du inte vill ha nyhetsbrevet eller utskicket längre
3.3 Klagomål och visselblåsning
Vi behandlar uppgifter om dig om du lämnar ett klagomål eller visselblåsarlarm till oss och du väljer att inte vara anonym.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, e-postadress, telefonnummer
- Anmälan eller rapport i text eller annat format
- Eventuella bifogade dokument eller bevis
- Kommunikationshistorik i ärendet
- Uppgifter om berörda personer eller situationer som framkommer i ärendet
Ändamål och laglig grund:
- Ta emot, hantera och följa upp klagomål samt vidta nödvändiga åtgärder för att förbättra vår verksamhet: Berättigat intresse
- Ta emot, hantera och utreda visselblåsarärenden i enlighet med gällande visselblåsarlagstiftning, inklusive dokumentation och uppföljning: Rättslig förpliktelse
Förklaring till berättigat intresse:
Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna ta emot, utreda och hantera klagomål och visselblåsarärenden på ett korrekt sätt för att säkerställa kvalitet i vår verksamhet och skydda både anmälare och berörda parter.
Överflödiga personuppgifter som angetts i anmälan tas bort direkt.
Lagringstid:
- Upp till 24 månader efter att ärendet avslutats
- Vid allvarliga anmälningar som lett till disciplinära åtgärder eller rättsliga processer kan uppgifterna sparas längre enligt gällande lagstiftning
3.4 Sociala medier
Vi är aktiva på sociala medieplattformar som Facebook, Instagram, LinkedIn och TikTok för att kommunicera om vårt arbete, skapa engagemang och nå fler med vårt budskap.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, profilbilder och användarnamn på personer som interagerar med oss
- Innehåll i kommentarer, meddelanden och inlägg där vi omnämns eller taggats
- Interaktionsdata (gillamarkeringar, delningar, kommentarer)
- Uppgifter du själv delar med oss via direktmeddelanden
Ändamål och laglig grund:
- Kommunikation och dialog med följare och intressenter, inklusive att besvara frågor, hantera ärenden via direktmeddelanden och moderera kommentarer: Berättigat intresse
- Målgruppsanpassad kommunikation och analys av räckvidd: Berättigat intresse
Förklaring till berättigat intresse:
Vi har ett berättigat intresse av att nå ut med information om vårt arbete, kommunicera med användare och engagera fler i vår verksamhet. Vi analyserar även räckvidd och statistik på våra inlägg, för att säkerställa att vi skapar relevant information och når ut till rätt mottagare.
Lagringstid:
- Vi raderar löpande konversationer via direktmeddelanden. I många fall kan du själv radera inlägg som du har skapat, gillat eller delat
- Övriga uppgifter lagras enligt respektive plattforms villkor
Erikshjälpen är personuppgiftsansvarig för innehållet på våra sociala medier-konton, men du som användare har ett ansvar för det du skriver. Vi förbehåller oss rätten att ta bort kommentarer som vi tycker är olämpliga.
3.5 Kontaktpersoner hos organisationer
Vi behandlar uppgifter om dig om du är kontaktperson på en organisation som är gåvogivare, leverantör eller samarbetspartner till Erikshjälpen.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, e-postadress, telefonnummer, roll eller befattning
Ändamål och laglig grund:
- Administration av förhållande mellan våra organisationer: Berättigat intresse
Förklaring till berättigat intresse:
Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna administrera gåvan eller administrera förhållandet mellan er organisation och Erikshjälpen.
Lagringstid:
- Uppgifter sparas under samarbetet och i upp till 12 månader efteråt, eller tills vi får en ny kontaktperson.
- Om ditt företag eller organisation skänkt en gåva till Erikshjälpen sparar vi uppgifterna i 36 månader efter den senaste gåvan.
4. Personuppgiftsbehandlingar inom stiftelsen Erikshjälpen
4.1 Gåvogivare
Vi samlar in personuppgifter när du ger en gåva i form av pengar, köper gåvobevis, startar en egen insamling eller är i kontakt med vår givarservice.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer
- Gåvobelopp, betalningshistorik, betalningsmetod, bankkontonummer (vid autogiro)
- Givar-ID, kommunikationshistorik, fritextkommentarer
Ändamål och laglig grund:
- Hantering av avtalsgåvor: Avtal
- Hantering av engångsgåvor: Berättigat intresse
- Bokföring och redovisning: Rättslig förpliktelse
- Givarservice, uppföljning och analys: Berättigat intresse
- Information, kommunikation och inbjudningar: Berättigat intresse
Förklaring till berättigat intresse:
Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att effektivisera administrationen, minska kostnader och kunna informera om vårt arbete på ett relevant och transparent sätt. Det gör att vi kan stärka och hjälpa fler barn och familjer i utsatthet.
Lagringstid:
- Namn, gåvobelopp, datum och eventuellt OCR-nummer eller meddelande sparas i 7 år enligt bokföringslagen
- Övriga uppgifter sparas så länge du är givare och i 36 månader efter din senaste gåva
4.2 Potentiell givare – befintlig kontakt
Vi kan komma att behandla dina personuppgifter om du har interagerat med oss och vi bedömer att du kan ha ett intresse av att stödja vår verksamhet. Uppgifterna kan komma från dig själv, från event vi anordnar, quiz du genomfört, produkter du köpt från oss eller någon annan kontakt med oss.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer
Ändamål och laglig grund:
- Kontakt för att informera om vår verksamhet och fråga om du vill ge enstaka eller regelbundna gåvor: Berättigat intresse
Förklaring till berättigat intresse:
Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att identifiera och kontakta personer som kan vara intresserade av att stödja vårt arbete baserat på tidigare interaktion med oss.
Lagringstid:
- Upp till 12 månader efter senaste kontakt
4.3 Potentiell givare – ny kontakt
Vi söker aktivt efter nya personer som kan vara intresserade av att stödja vår verksamhet genom att lära sig mer om vår organisation och vårt ändamål. För att identifiera och nå ut till potentiella nya givare behandlar vi personuppgifter som till exempel köps in från externa källor (till exempel SPAR) eller hämtas från offentliga nyhetskällor, där vi bedömer att personer kan ha intresse för vårt arbete.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer
Ändamål och laglig grund:
- Kontakt för att informera om vår verksamhet och fråga om du vill ge enstaka eller regelbundna gåvor: Berättigat intresse
Förklaring till berättigat intresse:
Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att identifiera och kontakta personer som kan vara intresserade av att stödja vårt arbete.
Lagringstid:
- Upp till sex månader vid inköpta uppgifter för en specifik aktivitet
4.4 Testamenten
Vi kan komma att behandla uppgifter om dig om du skrivit in eller visat intresse för att skriva in Erikshjälpen i ditt testamente.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer
Ändamål och laglig grund:
- Bevaka Erikshjälpens rätt enligt testamenten: Berättigat intresse
- Givarservice, uppföljning och analys: Berättigat intresse
- Information, kommunikation och inbjudningar: Berättigat intresse
Förklaring till berättigat intresse:
Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att bevaka testamenten som kan komma att tillfalla oss. Vi kan också komma att informera om vårt arbete för att samla in mer pengar som gör att vi kan stärka och hjälpa fler barn och familjer i utsatthet.
Lagringstid:
- Tills testamentet faller ut eller att Erikshjälpen inte kvarstår som testamentstagare
- Upp till 12 månader efter senaste kontakt om du visat intresse gällande att testamentera till Erikshjälpen
4.5 Mottagare av gåvobevis
Vi behandlar uppgifter om dig om du får ett gåvobevis.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, postadress, e-postadress, telefonnummer
Ändamål och laglig grund:
- Upprätta och administrera gåvobevis: Berättigat intresse
Förklaring till berättigat intresse:
Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna administrera gåvan och förmedla gåvobeviset.
Lagringstid:
- 12 månader efter att gåvobeviset skapades
5. Personuppgiftsbehandlingar inom föreningen Erikshjälpen Second Hand
5.1 Hämtning och utkörning av varor
Vi behandlar uppgifter om dig när du beställer hämtning av donerade varor eller utkörning av köpta varor till/från våra second hand-butiker.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, hämtningsadress, e-postadress, telefonnummer
Ändamål och laglig grund:
- Administrera och genomföra hämtning eller utkörning av varor: Berättigat intresse
Förklaring till berättigat intresse:
Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna administrera och genomföra hämtning och utkörning av varor till/från vår second hand-verksamhet på ett effektivt och korrekt sätt.
Lagringstid:
- Uppgifterna sparas upp till 12 månader efter avslutad hämtning/utkörning
5.2 Fakturaköp i butik
Vi behandlar uppgifter om dig när du som kontaktperson för ett företag eller en organisation handlar i våra butiker och betalar mot faktura.
Uppgifter vi behandlar:
- Namn, e-postadress, telefonnummer, personnummer
Ändamål och laglig grund:
- Hantera fakturaköp och betalning: Avtal
- Kundservice och support: Berättigat intresse
- Bokföring och redovisning: Rättslig förpliktelse
Förklaring till berättigat intresse:
Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna ge kundservice och hantera eventuella frågor kring köpet.
Lagringstid:
- Personuppgifterna sparas i max 24 månader efter senaste köp eller så länge vi har en överenskommelse med företaget/organisationen om att handla på faktura
- Personuppgifter kan också förekomma i fakturaunderlag och orderinformation som sparas i 7 år enligt bokföringslagen
5.3 Kamerabevakning i butik
Vi kamerabevakar våra butiker för att förebygga brott, skapa trygghet och möjliggöra utredning av incidenter. Bevakning sker endast på platser där verksamhetens behov av kamerabevakning väger tyngre än individens intresse av personlig integritet. Endast behörig personal har tillgång till materialet.
Uppgifter vi behandlar:
- Bild- och videomaterial där personer kan identifieras
- Uppgifter från anmälningar eller rapporter vid incidenter, inklusive kommunikationshistorik
Ändamål och laglig grund:
- Förebygga, upptäcka och utreda stölder och incidenter i butik, samt eventuellt lämna över material till polis vid brottsutredningar: Berättigat intresse
- Upprätthålla ordning och säkerhet för kunder och personal: Berättigat intresse
Förklaring till berättigat intresse:
Vårt berättigade intresse är att skydda kunder, medarbetare och verksamheten mot brott och skapa en trygg miljö i butiken. Kamerabevakning är ett proportionerligt och effektivt verktyg för att upptäcka och utreda incidenter, och används endast där en intresseavvägning visar att säkerhetsnyttan väger tyngre än den enskildes integritetsintresse.
Lagringstid:
- Inspelat material sparas normalt i upp till 30 dagar
- Vid misstanke om brott eller annan incident kan materialet sparas längre så länge det behövs för att utreda händelsen eller uppfylla rättsliga krav
6. Komplettering av uppgifter
Vi kompletterar uppgifter i vår givardatabas med adresser, personnummer och kön från register såsom Skatteverket, SPAR (Statens personadressregister) och andra tillförlitliga externa informationstjänster. Syftet är att alltid ha så aktuella uppgifter som möjligt för att kunna rikta information till befintliga och potentiella givare och undvika att skicka information till fel person. Detta innebär att vi kan ha information om ditt namn, personnummer, adress och telefonnummer i vår databas även om du exempelvis har donerat via Swish utan att ange dessa uppgifter. Om vi ser att flera givare bor på samma adress noterar vi även detta, så att vi inte skickar flera utskick till samma hushåll.
Vi söker även aktivt efter personer som kan vara intresserade av att stödja vår verksamhet med en större gåva. Vi kan då komma att komplettera uppgifter om dig med till exempel inkomstuppgifter, utbildning, yrke, intressen och engagemang. Det sker i syfte att bättre förstå givarbeteenden och kunna anpassa vår kommunikation på ett relevant och korrekt sätt. Uppgifterna sparas i max 12 månader. Om du väljer att ge en större gåva kan vi spara uppgifterna längre, så länge det är nödvändigt för att administrera gåvan och vår löpande relation med dig.
7. Vem lämnar vi ut uppgifterna till?
Dina personuppgifter kommer att behandlas av Erikshjälpen. Därutöver kan dina personuppgifter komma att delas med tredje part som behandlar personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Vi ser till att det alltid finns personuppgiftsbiträdesavtal i situationer då en tredje part behandlar personuppgifter på uppdrag av oss. Vi lämnar ut eller låter IT- och systemleverantörer, banker, betaltjänster, webbyråer, tryckerier och telemarketingbolag få åtkomst till dina personuppgifter som är nödvändiga för att utföra beställda uppdrag.
I vissa fall lämnar vi uppgifter om namn och e-postadress till leverantörer av sociala medier för att kunna rikta marknadsföring till dig och sprida information om vår verksamhet.
8. Lagras uppgifterna i länder utanför EU eller EES (tredje land)?
Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES (i ”tredje land”) föreligger antingen ett beslut från EU-kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå för behandling av personuppgifter eller andra lämpliga skyddsåtgärder enligt GDPR, exempelvis i form av standardavtalsklausuler som säkerställer att dina rättigheter skyddas.
9. Vilka är dina rättigheter?
I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter.
Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering av personuppgifter eller begränsning av behandlingen av dina personuppgifter eller invända mot vår behandling. Du har även under vissa förutsättningar rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.
Du har rätt att när som helst återkalla ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter med effekt från och med att återkallelsen är gjord. Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring och profilering.
Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter kan du använda vårt klagomålsformulär som finns på vår webbsida, erikshjalpen.se. Det går också att skicka ett mail till complaints@erikshjalpen.se. Det är även möjligt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, som övervakar hanteringen av personuppgifter.
10. Säkerhet
10.1 Hur arbetar vi med IT-säkerhet?
Vi och våra samarbetspartners arbetar kontinuerligt för att hålla brandväggar och antivirusprogram uppdaterade för att skydda och förhindra obehörig tillgång till dina uppgifter. Endast personal med behöriga konton och lösenord har tillgång till de utrymmen och system där personuppgifterna lagras. Våra anställda har också strikta instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler.
10.2 Vad är en cookie?
Erikshjälpen använder cookies för att skapa en så bra upplevelse som möjligt på vår webbplats erikshjalpen.se. Cookies är små textfiler som lagras på din dator och som innehåller data från webbplatser som du besökt. Syftet är att ge besökare tillgång till olika funktioner och underlätta surfandet. Nästa gång du besöker samma webbplats kan den läsa din cookie och visa sidorna enligt dina inställningar.
För mer information se erikshjalpen.se/cookies.
10.3 Ansvarar vi för externa länkar?
Erikshjälpens informationsmaterial kan ibland innehålla länkar till externa webbplatser eller tjänster som vi inte kontrollerar. Om du följer en länk till en extern webbplats uppmanas du att ta del av de principer för personuppgiftsbehandling och information om cookies som gäller för den aktuella sidan.
Erikshjälpens Placeringspolicy har till syfte att lägga grunden för en ansvarsfull och effektiv finansiell förvaltning som ger stiftelsen långsiktigt hållbara förutsättningar att utföra sitt uppdrag för barn i världen. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2025-11-28.
1. Inledning
”Att verka i Eriks anda innebär för oss att vara inkännande, möjlighetsfokuserad, kreativ och djupt medveten om vilket ansvar de innebär att förvalta givarnas gåvor och förtroende”. Ovanstående citat ur Erikshjälpens värdegrund beskriver väl den hållning som ska gälla hela den ekonomiska förvaltningen inom stiftelsen och inte minst den kapitalförvaltning som sker genom olika former av placeringar. Syftet med denna policy är att lägga grunden för en ansvarsfull och effektiv finansiell förvaltning som ger stiftelsen långsiktigt hållbara förutsättningar att utföra sitt uppdrag för barn och världen de drömmer om.
2. Ansvarsfördelning
Den grundläggande ansvarsfördelningen inom stiftelsen finns dokumenterad i den av styrelsen fastställda arbets- och beslutsordningen som revideras varje år. Nedanstående beskrivning är baserad på de delegationsbestämmelser som anges där.
2.1 Styrelsens ansvar
Styrelsen ska
- ansvara för och bevaka att förvaltningen sker på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med stiftelsens stadgar, värdegrunden och denna placeringspolicy.
- en gång per år eller vid behov fastställa eller revidera placeringspolicyn.
2.2 Generalsekreterarens ansvar
Generalsekreteraren ska
- besluta om kapitalförvaltningen inom de ramar som är fastlagda av styrelsen i denna placeringspolicy eller genom andra styrelsebeslut.
- löpande följa upp och utvärdera kapitalförvaltningens resultat.
- ansvara för rapporter till styrelsen om utfall och risker i kapitalförvaltningen.
Generalsekreteraren kan delegera ansvaret för den löpande förvaltningen till CFO eller tjänsteman i liknande ställning. Generalsekreteraren har dock alltid det övergripande ansvaret för kapitalförvaltningen.
2.3 Värdepapperskommitté
Generalsekreteraren utser en värdepapperskommitté med ansvar att sköta placeringar. Denna kommitté ska bestå av CFO och tjänstemän i liknande ställning. Kommittén kan också utse externa experter med uppgift att råda och förbereda placeringsbeslut. Tjänstemännen i kommittén ska utföra fattade placeringsbeslut samt följa utvecklingen av gjorda placeringar.
Kommittén kan genom delegation på egen hand genomföra förändringar i portföljen enligt vad som stadgas i denna policy. De genomförda förändringarna i portföljen ska alltid redogöras till styrelsen.
3. Placeringsregler
3.1 Allmänt
Stiftelsen ska förvalta sina medel på ett sådant sätt att kravet på god avkastning och betryggande säkerhet tillgodoses. Stiftelsen väljer placeringar med låg risk och spekulerar inte med gåvomedel.
Medlen ska förvaltas på ett etiskt försvarbart sätt i enlighet med stiftelsens grundläggande värderingar (se nedan). Enligt beslut i styrelsen ska Erikshjälpen ha ett balanserat eget kapital som motsvarar aktuell omsättning för en period om 5-7 månader.
3.2 Etik
Erikshjälpen väljer placeringar, som arbetar trovärdigt och har en dokumenterad hållbarhetsprofil enligt EU direktivet angående ESG faktorer, vilket innebär att verka aktivt för miljö och klimat, mänskliga rättigheter, rättvisa arbetsvillkor och affärsetik.
Erikshjälpen väljer bort placeringar i verksamheter som kränker internationella normer/FN Global Compact och OECD riktlinjer för multinationella företag, en förstärkning av EU direktiv enligt ESG faktorer ovan. Det innebär att vi väljer bort investeringar, som har direkt koppling till vapen, krigsmaterial, alkohol, tobak, spel, pornografi och fossila bränslen.
Vid bedömning av ”direkt” koppling skall även” indirekt” koppling beaktas. Med ”indirekt” koppling avses företrädesvis investmentsbolag, aktie och räntefonders innehav av aktier/företagsobligationer i annat marknadsnoterat bolag med ovanstående kopplingar.
Om ett eller flera ”indirekta” innehav med ovannämnda koppling uppgår till mer än 3% av den enskilda ”direkta” placeringens totala förmögenhet, anses det ”indirekta” innehavet vara betydande.
Den ”direkta” placeringen skall då avvecklas inom 6 månader. Om ett eller flera ”indirekta” innehav uppgår till 3% eller mindre av den enskilda ”direkta” placeringens totala förmögenhet, anses det ”indirekta” innehavet vara obetydligt. Under denna förutsättning kan den ”direkta” placeringen behållas.
Etisk utvärdering och avstämning genomförs löpande eller minst halvårsvis för att säkerställa ”direkta” och ”indirekta” innehav följer placeringsregler, etik och förvaltningsprinciper enl. Placeringspolicyn ovan.
Värdepapperskommittén ansvarar för att avstämningen genomförs och rapporteras till styrelsen.
3.3 Likvida medel
Likvida medel hålls på transaktionskonto med bästa möjliga ränta. Likvida medel ska motsvara en månads omsättning.
3.4 Placeringsbara medel
Med placeringsbara medel avses kapital som är tillgängligt för placeringar i aktier, obligationer, fonder och räntebärande värdepapper. Detta kapital ska placeras för att ge en långsiktigt god avkastning. Minst 80% av de placeringsbara medlen ska placeras så att de på maximalt 14 dagar kan omvandlas till likvida medel.
Baserat på marknadsvärdet ska stiftelsens placeringar fördelas enligt följande:
| Tillgångsslag | Minimum % | Normalläge % | Maximum % |
|---|---|---|---|
| Aktierelaterade placeringar | 0 | 50 | 60 |
| Ränterelaterade placeringar | 40 | 50 | 100 |
Löpande under året kan det ske avvikelser från ovan angivna minimum och maximum nivåer orsakade av uppgångar och nedgångar som påverkar procenttalens utfall. Placering i enskild aktie får högst uppgå till 10% av hela aktieportföljen. Placeringar i svenskt Investmentbolag får högst uppgå till 20% av hela aktieportföljen
3.5 Värdepapper erhållna genom arv eller gåva
Värdepapper som erhålles genom arv eller gåva säljes så snart som möjligt om inte specifika hinder eller särskilda skäl föreligger.
4. Avstämning och anpassning av placeringar
En avstämning av hur aktuella placeringar ser ut i relation till ovanstående fördelningsriktlinjer (3.4) och policyn i övrigt ska ske minst en gång i halvåret. Om avstämningen visar att placeringarna avviker från gällande riktlinjer ska åtgärder vidtas för att korrigera portföljen. Förändring av placeringarna ska då ske så snabbt som möjligt med hänsyn tagen till placeringarnas värde och tillgängliga alternativ. CFO ansvarar för att avstämningen genomförs och rapporterar till Generalsekreteraren.
5. Rapportering
Rapportering av placeringar och avkastning sker årligen i samband med årsredovisningen. Vid större avvikelser eller extraordinära händelser som har eller riskerar att påverka stiftelsens finansiella ställning ska Generalsekreteraren informera styrelsen snarast.
Erikshjälpens Upphandlingspolicy beskriver hur inköps- och upphandlingsregler ska ligga till grund för att organisationens inköp och upphandlingar aktivt medverkar till att en hög kvalité i verksamheten uppnås.
1. Bakgrund
Erikshjälpens inköps- och upphandlingsregler ska ligga till grund för att organisationens inköp och upphandlingar aktivt medverkar till att en hög kvalité i verksamheten uppnås. Inköp och upphandlingar ska präglas av professionalitet och leda till korrekta leveranser och genomföranden till lägsta möjliga totalkostnad i kombination med hög kvalité. Erikshjälpen åtar sig att främja högsta etiska normer bland sina leverantörer.
2. Syfte
Syftet med denna policy är att dokumentera och kommunicera Erikshjälpens inköp – och upphandlingsregler för varor och tjänster för att effektivitet ska uppnås inom alla inköpsområden. Policyn riktar sig till alla som är ansvariga för inköp av varor och tjänster inom Stiftelsen.
3. Affärsmässighet
Inköp och upphandling ska baseras på en helhetssyn utifrån detta dokument. Inköpare/upphandlare ska besitta god kompetens på området och ha hög integritet samt visa respekt för leverantörer och konsulter.
4. Definitioner
a. Varor
Med varor menas alla förnödenheter, material, utrustning och möbler, datorer, IT och telekommunikationsutrustning, dataprogramvaror, kontorsmateriel,
hushållsmaskiner, varor och utrustning som behövs för att verksamheten ska
fungera.
b. Tjänster
Tjänster är de aktiviteter och funktioner som inte kan beskrivas som varor. En tjänst tillför värde till en mottagare utan att vara ett bestående fysiskt objekt med eget värde.
c. Allmänna tjänster
Tjänster som reparation och underhåll av utrustning/möbler, lastbilstransporter, frakt, vaktmästeri, säkerhet, hyra av kontorslokaler, transport, import, logistiktjänster, media, reklam, hälsa, underhåll och andra liknande tjänster.
d. Konsulttjänster
Tjänster som kräver extern teknisk och professionell expertis utanför Erikshjälpens interna kapacitet, såsom rådgivning och granskning, förstudier, design, byggnadstillsyn, förvaltning och relaterade tjänster och tekniska eller särskilda studier som utförs av företag.
5. Grundregler
Vid upphandling av varor och tjänster gäller följande beloppsgränser:
- Upphandling ska ske i konkurrens för alla tjänsteupphandlingar överstigande fyra prisbasbelopp*.
- Upphandling ska ske i konkurrens för alla varuupphandlingar överstigande två prisbasbelopp*.
*) För 2022 är prisbasbeloppet 48.300 SEK.
Regler avseende anbudsförfrågan, anbudsutvärdering och beslut vid upphandling enligt punkt 1 och 2 ovan.
a. Fullständigt och tydligt anbudsunderlag i form av tekniska specifikationer/- uppdragsbeskrivning och kommersiella villkor ska ingå i anbudsförfrågan. Det är viktigt att specifikationerna är neutrala och om hänvisning till visst märke måste göras, ska ”eller likvärdig” läggas till.
b. Vid anbudsutvärderingen får hänsyn endast tas till sådana kriterier som angivits i förfrågan. Det anbud ska antas som anses förmånligast vid beaktande av samtliga dessa kriterier.
c. Anbud får inte infordras enbart av jämförelseskäl. Den som inbjuds lämna anbud ska också kunna räkna med att verkligen komma ifråga som leverantör.
d. Anbudsförfrågan ska skickas till åtminstone tre parter, eller annonseras.
e. Anbudsgivarkretsens sammanställning bör ej ständigt vara densamma utan
varieras från tid till annan.
f. Den anbudsgivare vars anbud antagits ska underrättas skriftligt snarast möjligt. Dock senast inom den tid under vilket anbudet är bindande för anbudsgivaren. De anbudsgivare som inte fått sina anbud antagna, ska så snart som möjligt underrättas. Erikshjälpen behöver inte ange anledningen till de anbudsgivare som avböjs.
g. Det kan anses rimligt att kraven måste anpassas till de förhållanden som råder lokalt samt lokal lagstiftning på området. Här gäller dock alltid att upphandlingen ska ske under affärsmässiga former.
Ett förenklat offertförfarande kan ske genom en skriftlig prisjämförelse av minst tre offerter om värdet av upphandlingen är mellan ett och två prisbasbelopp. Om tre offerter inte tillhandahålls, bör en motivering för avvikelsen dokumenteras, liksom grunden för valet av offert i det enskilda fallet. Beställningar som överstiger två prisbasbelopp skall omfattas av kontrakt som undertecknats av båda parter.
6. Riktlinjer
Följande aspekter ska tas i beaktande vid inköp av varor och tjänster.
a. Etik
Erikshjälpens tjänstemän, anställda eller ombud får varken begära eller ta emot gratifikationer, favörer eller något av penningvärde från leverantörer eller potentiella leverantörer. Om detta överträds kommer disciplinära åtgärder att tillämpas mot de berörda personerna. Erikshjälpen upprätthåller ärlighet, integritet och rättvisa i alla aspekter av sin verksamhet, och förväntar sig detsamma i sina relationer med sina leverantörer. Erikshjälpen har åtagit sig att främja högsta etiska normer bland sina leverantörer. Vår personal, särskilt de som är involverade i någon fas av upphandling, måste deklarera alla anknytningar med leverantörer och får inte avslöja konfidentiell information om ett projekts krav eller beröva andra anbudsgivare sådan information som sätter en anbudsgivare eller en grupp av anbudsgivare på mer fördelaktig position över andra anbudsgivare. Detta inkluderar att avslöja de andra anbudens priser, villkor, m.m. Underlåtenhet att deklarera anknytning med leverantörer ska betraktas som en intressekonflikt. Erbjudande om eller godkännande av någon form av muta, monetära eller på annat sätt, är oacceptabla och blir föremål för disciplinära åtgärder. Dessutom ska personal inte ta emot personliga provisioner, drickspengar eller gåvor från leverantörer.
b. Intressekonflikt
Erikshjälpen ska undvika situationer som kan innebära intressekonflikter för anställda, tjänstemän eller ombud eller deras närmaste familj. Leverantörer ska deklarera om de har familj eller släkt som är anställda av Erikshjälpen. Om det visar sig att en anbudsgivare har en hemlig intressekonflikt med Erikshjälpen, eller med en konkurrerande anbudsgivare, ska denne anbudsgivare diskvalificeras från att delta i ett anbudsförfarande.
c. Bedrägeri och korruption
Uppdragsgivaren ska avvisa varje förslag som lagts fram av anbudsgivarna, och i förekommande fall säga upp avtalet, om det fastställs att de har deltagit i korrupta, bedrägliga, hemliga eller tvångsmetoder:
- Korrupta metoder innebär att erbjuda, ge, ta emot eller värva, direkt eller indirekt, något av värde för att påverka effekten av den upphandlande enheten i upphandlingsprocessen eller kontraktsutförandet.
- Bedrägliga metoder är handlingar, underlåtenhet eller förvrängningar som medvetet eller vårdslöst vilseleder eller försöker vilseleda den upphandlande enheten i upphandlingsprocessen eller kontraktsutförandet, för att undvika en skyldighet och samtidigt erhålla ekonomisk vinning eller annan fördel.
- Hemliga metoder är en hemlig överenskommelse mellan två eller flera anbudsgivare som syftar till att på konstgjord väg förändra resultaten av anbudsförfarandet för att erhålla en ekonomisk vinning eller annan fördel.
- Tvångsmetoder försämrar eller skadar eller hotar att försämra eller skada, direkt eller indirekt, någon deltagare i anbudsförfarandet för att kunna påverka deltagarens aktivitet eller för att påverka genomförandet av ett avtal.
För att undvika korruption vid inköp/upphandling ska de principer och
förhållningssätt som beskrivs i Erikshjälpens antikorruptionspolicy gälla. Se avsnitt
tre i vår antikorruptionspolicy.
d. Principer kring tilldelning av kontrakt
Ansvaret för upphandling, inklusive tilldelning och genomförande av kontrakt, vilar hos den upphandlande enheten. Erikshjälpen har en skyldighet att se till att medel som anförtros av givare används på rätt sätt med hänsyn till ekonomi och effektivitet, och utan hänsyn till politiska eller icke-ekonomiska influenser. Erikshjälpens upphandling ska generellt vägledas av:
- Kvaliteten på varor, arbeten och tjänster;
- Effektivitet och ekonomi;
- Jämställdhet och öppen konkurrens;
- Öppenhet i processen och adekvat dokumentation;
- Högsta etiska normer i alla upphandlingsverksamhet.
Ingående av kontrakt ska endast göras med leverantörer som har den potentiella förmågan att uppfylla villkoren i ett förslag till avtal. Hänsyn ska tas till sådana frågor som leverantörens värderingar, uppgifter om tidigare prestationer, dess finansiella och tekniska resurser samt om det finns tillgång till andra avgörande frågor. Ingående av kontrakt ska göras med den leverantör vars anbud är det mest fördelaktiga för Erikshjälpen med hänsyn till faktorer såsom pris, kvalité, leveranstid, betalningsvillkor med mera.
Alla leveranser och transporter av varor bör åtföljas av en fraktsedel som undertecknas av berörda personer. Mottagaren ska omedelbart återsända en kopia till avsändaren.
e. Miljö- och rättighetsaspekter
Erikshjälpen ska tillse att kraven vid upphandlingar svarar mot en miljömässigt hållbar utveckling enligt Erikshjälpens miljöpolicy. En viktig del i inköpsarbetet är därför att beakta miljöpåverkan vid val av leverantörer och ställa relevanta miljökrav, så att negativ påverkan på miljön reduceras. I detta arbete ska bedömningen utgå från en poängsättning där det ger högst poäng om leverantören har en externt granskad miljödiplomering som t ex ISO, EMAS eller liknande. Nivån under detta är om leverantören har någon form av miljöprogram men detta inte är externt granskat. Ytterligare en nivå under är om det bara finns en miljöpolicy. Lägsta nivån är om det inte finns något organiserat miljöarbete och inte heller något dokument om leverantörens miljöarbete.
Erikshjälpen ska också vid val av vara se till produktens dokumenterade miljöprestanda och göra ett informerat val. Erikshjälpen ska sträva efter att köpa så stor del miljöcertifierade produkter och tjänster som möjligt, med relevanta miljömärkningar för aktuell produktkategori. Vid inköp av varor ska dessa helst vara märkta med en eller flera av följande märkningar:
Elektronik: TCO, EPEAT, Energystar, Svanen och EU-Ecolabel.
Rengöringsmedel: Bra miljöval och Svanen.
Matvaror: KRAV-märkt, Fairtrade, MSC och ekologiskt.
Profilprodukter: Fairtrade, FSC, KRAV-märkt och ekologiskt.
Erikshjälpen ska också tillse att kraven vid val av leverantörer av varor och tjänster beaktar de grundläggande mänskliga rättigheterna såsom de kommit till uttryck i ILOs kärnkonventioner. Bland annat gäller följande förhållningsregler för våra leverantörer:
- All anställning ska vara frivillig hos leverantören.
- Arbets- och anställningslagar ska följas.
- Lagar för ersättning och befintliga kollektivavtal måste följas.
- Ett humant bemötande av alla anställda är ett grundkrav.
- Diskriminering får inte ske vid anställningsbeslut.
- Avtalade och lagstadgade säkerhetsregler måste följas.
- Beredskapsplaner för säkerhet och kriser måste finnas.
- Leverantörens anställda ska vara informerade om sina rättigheter.
- Leverantören ska ha en säker och god arbetsmiljö för sina anställda.
f. Förbud mot barnarbete
Den upphandlande enheten ska försäkra sig om att anbudsgivare inte utnyttjar barnarbete och att de grundläggande sociala rättigheterna och arbetsvillkoren efterföljs. Anbudsförfarandet ska innehålla en klausul som inte tillåter något barnarbete.
g. Kvalité
Inköparen/upphandlaren ska alltid vara tydlig och föra fram Erikshjälpens specifikationer gentemot leverantörer samt endast använda de leverantörer som uppfyller organisationens krav, behov och förväntningar. Kvaliteten på levererade produkter och tjänster ska säkerställas genom kontinuerlig uppföljning och utvärdering.
h. Upphandling av begagnade varor
Erikshjälpen kan köpa begagnade varor när det är möjligt. Valet skall göras med hänsyn till miljö och hållbarhet och när det är ändamålsenligt och kan förenas med tillräcklig funktionalitet och kvalitet.
i. Konkurrensmöjligheter
Konkurrensmöjligheter ska aktivt sökas och utnyttjas. Erikshjälpens inköpsvolym ska användas för att uppnå lägsta möjliga kostnad genom att samordna inköpen och på så sätt få ned prisnivån.
All upphandling ska genomföras på ett sådant sätt att en öppen och fri konkurrens tillhandahålls. Anbud och anbudsgivare ska behandlas objektivt så att konkurrens på lika villkor uppnås. Inköp av varor, arbeten och tjänster ska bygga på en tydlig och korrekt beskrivning av de tekniska kraven för material, produkt eller tjänst som ska upphandlas. En sådan beskrivning ska inte, i konkurrensupphandling, innehålla funktioner som i onödan begränsar konkurrensen.
j. Anpassning av upphandlingsregler
Om institutionella givare, som bidrar till en viss insats (ex. Sida, SMC, EU), har särskilda regler för upphandling som är mer krävande än Erikshjälpens, kommer dessa regler tillämpas för denna specifika insats.
Erikshjälpens Uppförandekodspolicy styr att Erikshjälpens vision och värderingar återspeglas i allt arbete och uppförande, både i och utanför organisationen. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2013-10-01.
1. Inledning
Att arbeta på Erikshjälpen medför ett stort ansvar, inte bara när det gäller genomförandet av arbetet, utan också i hur vi agerar. Erikshjälpens vision och värderingar ska återspeglas i allt vårt arbete och uppförande, både i och utanför organisationen. Det innebär att det är mycket viktigt att du bidrar till att behålla Erikshjälpens goda rykte, i ditt arbete med partnerorganisationer, i kontakt med myndigheter och med människor i allmänhet – såväl i Sverige som utomlands. Dessa riktlinjer ska följas av alla som företräder Erikshjälpen i egenskap av personal, styrelseledamöter och den som anlitas som expert eller konsult.
2. Öppenhet
Beslut måste vara öppna och tydliga. Allt du gör i ditt arbete måste vara transparent och verifierbart för kollegor och andra som Erikshjälpen väljer att involvera i arbetet.
3. Respekt
Du har ett ansvar att behandla alla människor med respekt. Du måste ha förståelse för andras åsikter och synsätt. När du arbetar för att främja barns rättigheter och för Erikshjälpens vision och värderingar i ett sammanhang som strider mot dessa värden, är det viktigt att agera eftertänksamt och med känslighet.
4. Inget missbruk av din maktposition
Utvecklingsbistånd och stöd innebär inte bara en överföring av finansiella resurser och kunskap, det medför ofta en aspekt av makt. I ditt arbete är det därför troligt att du kommer i kontakt med människor som är eller som upplever sig vara i en beroendeställning gentemot dig. Det kan vara människor i samarbetsorganisationen eller personer i målgruppen, eller andra personer inom Erikshjälpen. Du får aldrig missbruka din maktposition. Dessutom får du inte använda din maktposition för att ge andra människor fördelar som de normalt inte skulle ha haft. Ditt beteende och relationer med samarbetsorganisationen och andra människor får inte vara sådana att människor tror att du kräver eller förväntar dig olika tjänster eller förmåner.
5. Icke-diskriminering
Du får inte diskriminera någon enskild person eller grupp, oavsett kön, ålder, etnisk tillhörighet, religion, sexuell läggning, politisk övertygelse eller funktionshinder, varken hos Erikshjälpen, partnerorganisationer eller människor i allmänhet. Det är viktigt att du aktivt upprätthåller denna skyldighet inom ramen för partnersamarbetet, eftersom projekt och aktiviteter bör sträva efter att göra möjligt för ovan nämnda grupper eller personer att delta.
6. Inga sexuella övergrepp eller trakasserier
Alla former av sexuella övergrepp är förbjudet, liksom alla former av sexuella kontakter mellan vuxna och barn, d v s personer som är yngre än 18. Köp av sexuella tjänster är strängt förbjudet. Det är förbjudet att använda teknisk utrustning (datorer etc.) som Erikshjälpen tillhandahåller för att titta på eller sprida pornografiskt material. Ingen anställd eller person som du kommer i kontakt med får på något sätt utsättas för sexuella trakasserier, antingen fysiskt eller psykiskt. Sexuella trakasserier avser ovälkommet uppförande grundat på kön eller ovälkommet uppförande av sexuell natur som kränker personens integritet. Du har en skyldighet att känna till och följa Erikshjälpens Child Protection Policy – Trygga barn.
7. Icke-korruption
Korruption innebär att missbruka en organisations/företags/myndighets resurser för egen vinning. Du får inte på något sätt bidra till korruption, till exempel genom att ge eller ta emot mutor, varken i form av pengar eller andra förmåner i syfte att ge dig fördelar gentemot andra. Erikshjälpens anti-korruptionspolicy och handlingsplan har nolltolerans mot korruption. Handlingsplanen anger vem på Erikshjälpen du bör kontakta om du misstänker oegentligheter.
8. Alkohol och droger
När du arbetar (utomlands och i Sverige) är alkoholkonsumtion endast tillåten i speciella undantagsfall, till exempel vid officiella middagar och liknande tillställningar. Vid dessa tillfällen är det oerhört viktigt att konsumera alkohol med måtta. Under din lediga tid under ett tjänsteuppdrag ska du också vara återhållsam i din alkoholkonsumtion eftersom du är en representant för Erikshjälpen. Erikshjälpen bjuder aldrig på alkohol. Alkoholkonsumtionen är helt förbjudet vid körning och som passagerare bör du alltid reagera om du misstänker att föraren är berusad. Alla former av inblandning i, innehav eller konsumtion av droger är förbjudna, såvida de inte är receptbelagda läkemedel för eget bruk.
9. Kunskap om denna uppförandekod
Alla som arbetar för Erikshjälpen, all personal, styrelsemedlemmar och personer som anlitas som experter eller konsulter, måste göras förtrogna med denna uppförandekod. Som en av dessa personer är du skyldig att känna till och följa dessa riktlinjer.
10. Uppföljning
Denna uppförandekod är ett styrande dokument som har antagits av Erikshjälpens styrelse. Från och med 2013-10-01 ska den vara undertecknad av samtliga som engageras i uppdrag för Erikshjälpen, all personal, styrelse och de som arbetar som experter eller konsulter. Vid misstanke om brott mot uppförandekoden, ska du få en skriftlig varning och möjlighet att svara på anklagelserna. Upprepad eller avsiktlig överträdelse av uppförandekoden kan leda till uppsägning av anställning/uppdrag. Varje uppsägning kommer att läggas fram för styrelsen för ett slutligt beslut i frågan. Om en underlåtenhet att följa reglerna också är ett brott mot svensk lag, kan det bli aktuellt med polisanmälan.
