I Erikshjälpens integritetspolicy kan du läsa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Denna integritetspolicy har beslutats av Erikshjälpens styrelse och gäller från 2025-11-28.

1. Inledning och syfte

Du ska alltid känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Erikshjälpen. När du till exempel ger en gåva, kontaktar oss eller söker en tjänst hos oss behandlar vi dina personuppgifter enligt dataskyddsförordningen, GDPR. Vi samlar bara in det vi behöver, skyddar uppgifterna, och raderar dem när vi inte längre behöver dem. Du kan alltid begära tillgång till dina personuppgifter, återkalla samtycke eller be oss radera uppgifter.

Denna integritetspolicy handlar om hur vi behandlar personuppgifter; andra aspekter av integritet, såsom trygghet och bemötande i våra verksamheter, regleras i separata policydokument.

2. Personuppgiftsansvariga och kontaktuppgifter

Under namnet Erikshjälpen finns två olika verksamhetsgrenar:

  • Stiftelsen Erikshjälpen (Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet, organisationsnummer 827500-4789)
  • Föreningen Erikshjälpen Second Hand (organisationsnummer 827501-1131)

Varje verksamhetsgren ansvarar självständigt för personuppgiftsbehandlingen inom sin egen verksamhet. I denna policy används samlingsnamnet Erikshjälpen för att beskriva båda dessa verksamhetsgrenar tillsammans.

Föreningen Erikshjälpen Second Hand driver flertalet butiker under sitt organisationsnummer. Därutöver finns ett antal partnerbutiker med egna organisationsnummer som driver second hand-butiker i samarbete med föreningen Erikshjälpen Second Hand. Partnerbutikerna är självständiga verksamheter och har själva ansvar för personuppgifter som behandlas i deras butiker.

 

Kontakt

Om du har frågor kring vilka uppgifter vi behandlar om dig, vill avböja dig information eller kommunikation från oss eller nyttja någon annan av dina rättigheter är du välkommen att höra av dig:

Personuppgifter
Erikshjälpen
Datorgatan 4
561 33 Huskvarna
E-post: personuppgifter@erikshjalpen.se
Telefon: 0383-46 74 50

Nedan kan du läsa om vilka uppgifter vi behandlar om dig, för vilket ändamål vi behandlar dina uppgifter och vilket lagligt stöd vi har för att behandla dem.

3. Personuppgiftsbehandlingar inom Erikshjälpen

Dessa behandlingar hanteras inom Erikshjälpens båda verksamhetsgrenar.

3.1 Ansökan om tjänst, praktik, volontär- eller värvaruppdrag

Vi behandlar uppgifter om dig när du ansöker om att engagera dig hos oss.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer
  • Uppgifter i din ansökan såsom CV, personligt brev, utbildning, arbetslivserfarenhet och referenser (i tillämpliga fall)
  • Uppgifter från eventuella intervjuer eller samtal med dig
  • Uppgifter som kommer från en extern aktör, t.ex. Arbetsförmedlingen, frivården eller annan samarbetspartner vid praktikplacering
  • Uppgifter om önskad placering, butik eller uppdrag (i tillämpliga fall)

Ändamål och laglig grund:

  • Hantera ansökan och utvärdera kandidater: Berättigat intresse
  • Administration av rekryteringsprocessen: Berättigat intresse
  • Samverka med externa aktörer (t.ex. Arbetsförmedlingen eller frivården) vid praktikplacering: Berättigat intresse

Förklaring till berättigat intresse:

Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna hantera ansökningar på ett effektivt och korrekt sätt.

Lagringstid:

  • För ansökningar om anställning sparas uppgifterna i högst 24 månader efter att rekryteringsprocessen avslutats
  • För ansökningar om praktik, volontär- eller värvaruppdrag som inte leder till placering eller uppdrag sparas uppgifterna i högst 12 månader efter avslutad process

 

3.2 Nyhetsbrev och andra utskick

Vi behandlar personuppgifter om dig om du själv har anmält att du önskar få nyhetsbrev eller andra utskick från oss.

Denna kategori omfattar endast utskick som du aktivt har samtyckt till.

Om du i stället har ett annat engagemang hos oss, till exempel som gåvogivare, eller har interagerat med oss på olika sätt, kan du få andra typer av utskick som behandlas enligt respektive kategori i denna policy.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, postadress (för fysiskt utskick), e-postadress (för digitalt utskick)

Ändamål och laglig grund:

  • Distribution av, nyhetsbrev eller andra utskick: Samtycke

Lagringstid:

  • Tills dess att du meddelar att du inte vill ha nyhetsbrevet eller utskicket längre

 

3.3 Klagomål och visselblåsning

Vi behandlar uppgifter om dig om du lämnar ett klagomål eller visselblåsarlarm till oss och du väljer att inte vara anonym.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, e-postadress, telefonnummer
  • Anmälan eller rapport i text eller annat format
  • Eventuella bifogade dokument eller bevis
  • Kommunikationshistorik i ärendet
  • Uppgifter om berörda personer eller situationer som framkommer i ärendet

Ändamål och laglig grund:

  • Ta emot, hantera och följa upp klagomål samt vidta nödvändiga åtgärder för att förbättra vår verksamhet: Berättigat intresse
  • Ta emot, hantera och utreda visselblåsarärenden i enlighet med gällande visselblåsarlagstiftning, inklusive dokumentation och uppföljning: Rättslig förpliktelse

Förklaring till berättigat intresse:

Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna ta emot, utreda och hantera klagomål och visselblåsarärenden på ett korrekt sätt för att säkerställa kvalitet i vår verksamhet och skydda både anmälare och berörda parter.

Överflödiga personuppgifter som angetts i anmälan tas bort direkt.

Lagringstid:

  • Upp till 24 månader efter att ärendet avslutats
  • Vid allvarliga anmälningar som lett till disciplinära åtgärder eller rättsliga processer kan uppgifterna sparas längre enligt gällande lagstiftning

 

3.4 Sociala medier

Vi är aktiva på sociala medieplattformar som Facebook, Instagram, LinkedIn och TikTok för att kommunicera om vårt arbete, skapa engagemang och nå fler med vårt budskap.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, profilbilder och användarnamn på personer som interagerar med oss
  • Innehåll i kommentarer, meddelanden och inlägg där vi omnämns eller taggats
  • Interaktionsdata (gillamarkeringar, delningar, kommentarer)
  • Uppgifter du själv delar med oss via direktmeddelanden

Ändamål och laglig grund:

  • Kommunikation och dialog med följare och intressenter, inklusive att besvara frågor, hantera ärenden via direktmeddelanden och moderera kommentarer: Berättigat intresse
  • Målgruppsanpassad kommunikation och analys av räckvidd: Berättigat intresse

Förklaring till berättigat intresse:

Vi har ett berättigat intresse av att nå ut med information om vårt arbete, kommunicera med användare och engagera fler i vår verksamhet. Vi analyserar även räckvidd och statistik på våra inlägg, för att säkerställa att vi skapar relevant information och når ut till rätt mottagare.

Lagringstid:

  • Vi raderar löpande konversationer via direktmeddelanden. I många fall kan du själv radera inlägg som du har skapat, gillat eller delat
  • Övriga uppgifter lagras enligt respektive plattforms villkor

Erikshjälpen är personuppgiftsansvarig för innehållet på våra sociala medier-konton, men du som användare har ett ansvar för det du skriver. Vi förbehåller oss rätten att ta bort kommentarer som vi tycker är olämpliga.

 

3.5 Kontaktpersoner hos organisationer

Vi behandlar uppgifter om dig om du är kontaktperson på en organisation som är gåvogivare, leverantör eller samarbetspartner till Erikshjälpen.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, e-postadress, telefonnummer, roll eller befattning

Ändamål och laglig grund:

  • Administration av förhållande mellan våra organisationer: Berättigat intresse

Förklaring till berättigat intresse:

Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna administrera gåvan eller administrera förhållandet mellan er organisation och Erikshjälpen.

Lagringstid:

  • Uppgifter sparas under samarbetet och i upp till 12 månader efteråt, eller tills vi får en ny kontaktperson.
  • Om ditt företag eller organisation skänkt en gåva till Erikshjälpen sparar vi uppgifterna i 36 månader efter den senaste gåvan.

4. Personuppgiftsbehandlingar inom stiftelsen Erikshjälpen

4.1 Gåvogivare

Vi samlar in personuppgifter när du ger en gåva i form av pengar, köper gåvobevis, startar en egen insamling eller är i kontakt med vår givarservice.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer
  • Gåvobelopp, betalningshistorik, betalningsmetod, bankkontonummer (vid autogiro)
  • Givar-ID, kommunikationshistorik, fritextkommentarer

Ändamål och laglig grund:

  • Hantering av avtalsgåvor: Avtal
  • Hantering av engångsgåvor: Berättigat intresse
  • Bokföring och redovisning: Rättslig förpliktelse
  • Givarservice, uppföljning och analys: Berättigat intresse
  • Information, kommunikation och inbjudningar: Berättigat intresse

Förklaring till berättigat intresse:

Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att effektivisera administrationen, minska kostnader och kunna informera om vårt arbete på ett relevant och transparent sätt. Det gör att vi kan stärka och hjälpa fler barn och familjer i utsatthet.

Lagringstid:

  • Namn, gåvobelopp, datum och eventuellt OCR-nummer eller meddelande sparas i 7 år enligt bokföringslagen
  • Övriga uppgifter sparas så länge du är givare och i 36 månader efter din senaste gåva

 

4.2 Potentiell givare – befintlig kontakt

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter om du har interagerat med oss och vi bedömer att du kan ha ett intresse av att stödja vår verksamhet. Uppgifterna kan komma från dig själv, från event vi anordnar, quiz du genomfört, produkter du köpt från oss eller någon annan kontakt med oss.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer

Ändamål och laglig grund:

  • Kontakt för att informera om vår verksamhet och fråga om du vill ge enstaka eller regelbundna gåvor: Berättigat intresse

Förklaring till berättigat intresse:

Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att identifiera och kontakta personer som kan vara intresserade av att stödja vårt arbete baserat på tidigare interaktion med oss.

Lagringstid:

  • Upp till 12 månader efter senaste kontakt

 

4.3 Potentiell givare – ny kontakt

Vi söker aktivt efter nya personer som kan vara intresserade av att stödja vår verksamhet genom att lära sig mer om vår organisation och vårt ändamål. För att identifiera och nå ut till potentiella nya givare behandlar vi personuppgifter som till exempel köps in från externa källor (till exempel SPAR) eller hämtas från offentliga nyhetskällor, där vi bedömer att personer kan ha intresse för vårt arbete.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer

Ändamål och laglig grund:

  • Kontakt för att informera om vår verksamhet och fråga om du vill ge enstaka eller regelbundna gåvor: Berättigat intresse

Förklaring till berättigat intresse:

Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att identifiera och kontakta personer som kan vara intresserade av att stödja vårt arbete.

Lagringstid:

  • Upp till sex månader vid inköpta uppgifter för en specifik aktivitet

 

4.4 Testamenten

Vi kan komma att behandla uppgifter om dig om du skrivit in eller visat intresse för att skriva in Erikshjälpen i ditt testamente.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer

Ändamål och laglig grund:

  • Bevaka Erikshjälpens rätt enligt testamenten: Berättigat intresse
  • Givarservice, uppföljning och analys: Berättigat intresse
  • Information, kommunikation och inbjudningar: Berättigat intresse

Förklaring till berättigat intresse:

Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att bevaka testamenten som kan komma att tillfalla oss. Vi kan också komma att informera om vårt arbete för att samla in mer pengar som gör att vi kan stärka och hjälpa fler barn och familjer i utsatthet.

Lagringstid:

  • Tills testamentet faller ut eller att Erikshjälpen inte kvarstår som testamentstagare
  • Upp till 12 månader efter senaste kontakt om du visat intresse gällande att testamentera till Erikshjälpen

 

4.5 Mottagare av gåvobevis

Vi behandlar uppgifter om dig om du får ett gåvobevis.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, postadress, e-postadress, telefonnummer

Ändamål och laglig grund:

  • Upprätta och administrera gåvobevis: Berättigat intresse

Förklaring till berättigat intresse:

Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna administrera gåvan och förmedla gåvobeviset.

Lagringstid:

  • 12 månader efter att gåvobeviset skapades

5. Personuppgiftsbehandlingar inom föreningen Erikshjälpen Second Hand

5.1 Hämtning och utkörning av varor

Vi behandlar uppgifter om dig när du beställer hämtning av donerade varor eller utkörning av köpta varor till/från våra second hand-butiker.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, hämtningsadress, e-postadress, telefonnummer

Ändamål och laglig grund:

  • Administrera och genomföra hämtning eller utkörning av varor: Berättigat intresse

Förklaring till berättigat intresse:

Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna administrera och genomföra hämtning och utkörning av varor till/från vår second hand-verksamhet på ett effektivt och korrekt sätt.

Lagringstid:

  • Uppgifterna sparas upp till 12 månader efter avslutad hämtning/utkörning

 

5.2 Fakturaköp i butik

Vi behandlar uppgifter om dig när du som kontaktperson för ett företag eller en organisation handlar i våra butiker och betalar mot faktura.

Uppgifter vi behandlar:

  • Namn, e-postadress, telefonnummer, personnummer

Ändamål och laglig grund:

  • Hantera fakturaköp och betalning: Avtal
  • Kundservice och support: Berättigat intresse
  • Bokföring och redovisning: Rättslig förpliktelse

Förklaring till berättigat intresse:

Med stöd av en intresseavvägning behandlar vi uppgifter i syfte att kunna ge kundservice och hantera eventuella frågor kring köpet.

Lagringstid:

  • Personuppgifterna sparas i max 24 månader efter senaste köp eller så länge vi har en överenskommelse med företaget/organisationen om att handla på faktura
  • Personuppgifter kan också förekomma i fakturaunderlag och orderinformation som sparas i 7 år enligt bokföringslagen

 

5.3 Kamerabevakning i butik

Vi kamerabevakar våra butiker för att förebygga brott, skapa trygghet och möjliggöra utredning av incidenter. Bevakning sker endast på platser där verksamhetens behov av kamerabevakning väger tyngre än individens intresse av personlig integritet. Endast behörig personal har tillgång till materialet.

Uppgifter vi behandlar:

  • Bild- och videomaterial där personer kan identifieras
  • Uppgifter från anmälningar eller rapporter vid incidenter, inklusive kommunikationshistorik

Ändamål och laglig grund:

  • Förebygga, upptäcka och utreda stölder och incidenter i butik, samt eventuellt lämna över material till polis vid brottsutredningar: Berättigat intresse
  • Upprätthålla ordning och säkerhet för kunder och personal: Berättigat intresse

Förklaring till berättigat intresse:

Vårt berättigade intresse är att skydda kunder, medarbetare och verksamheten mot brott och skapa en trygg miljö i butiken. Kamerabevakning är ett proportionerligt och effektivt verktyg för att upptäcka och utreda incidenter, och används endast där en intresseavvägning visar att säkerhetsnyttan väger tyngre än den enskildes integritetsintresse.

Lagringstid:

  • Inspelat material sparas normalt i upp till 30 dagar
  • Vid misstanke om brott eller annan incident kan materialet sparas längre så länge det behövs för att utreda händelsen eller uppfylla rättsliga krav

6. Komplettering av uppgifter

Vi kompletterar uppgifter i vår givardatabas med adresser, personnummer och kön från register såsom Skatteverket, SPAR (Statens personadressregister) och andra tillförlitliga externa informationstjänster. Syftet är att alltid ha så aktuella uppgifter som möjligt för att kunna rikta information till befintliga och potentiella givare och undvika att skicka information till fel person. Detta innebär att vi kan ha information om ditt namn, personnummer, adress och telefonnummer i vår databas även om du exempelvis har donerat via Swish utan att ange dessa uppgifter. Om vi ser att flera givare bor på samma adress noterar vi även detta, så att vi inte skickar flera utskick till samma hushåll.

Vi söker även aktivt efter personer som kan vara intresserade av att stödja vår verksamhet med en större gåva. Vi kan då komma att komplettera uppgifter om dig med till exempel inkomstuppgifter, utbildning, yrke, intressen och engagemang. Det sker i syfte att bättre förstå givarbeteenden och kunna anpassa vår kommunikation på ett relevant och korrekt sätt. Uppgifterna sparas i max 12 månader. Om du väljer att ge en större gåva kan vi spara uppgifterna längre, så länge det är nödvändigt för att administrera gåvan och vår löpande relation med dig.

7. Vem lämnar vi ut uppgifterna till?

Dina personuppgifter kommer att behandlas av Erikshjälpen. Därutöver kan dina personuppgifter komma att delas med tredje part som behandlar personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Vi ser till att det alltid finns personuppgiftsbiträdesavtal i situationer då en tredje part behandlar personuppgifter på uppdrag av oss. Vi lämnar ut eller låter IT- och systemleverantörer, banker, betaltjänster, webbyråer, tryckerier och telemarketingbolag få åtkomst till dina personuppgifter som är nödvändiga för att utföra beställda uppdrag.

I vissa fall lämnar vi uppgifter om namn och e-postadress till leverantörer av sociala medier för att kunna rikta marknadsföring till dig och sprida information om vår verksamhet.

8. Lagras uppgifterna i länder utanför EU eller EES (tredje land)?

Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES (i ”tredje land”) föreligger antingen ett beslut från EU-kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå för behandling av personuppgifter eller andra lämpliga skyddsåtgärder enligt GDPR, exempelvis i form av standardavtalsklausuler som säkerställer att dina rättigheter skyddas.

9. Vilka är dina rättigheter?

I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter.

Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering av personuppgifter eller begränsning av behandlingen av dina personuppgifter eller invända mot vår behandling. Du har även under vissa förutsättningar rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.

Du har rätt att när som helst återkalla ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter med effekt från och med att återkallelsen är gjord. Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring och profilering.

Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter kan du använda vårt klagomålsformulär som finns på vår webbsida, erikshjalpen.se. Det går också att skicka ett mail till complaints@erikshjalpen.se. Det är även möjligt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, som övervakar hanteringen av personuppgifter.

 

10. Säkerhet

10.1 Hur arbetar vi med IT-säkerhet?

Vi och våra samarbetspartners arbetar kontinuerligt för att hålla brandväggar och antivirusprogram uppdaterade för att skydda och förhindra obehörig tillgång till dina uppgifter. Endast personal med behöriga konton och lösenord har tillgång till de utrymmen och system där personuppgifterna lagras. Våra anställda har också strikta instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler.

 

10.2 Vad är en cookie?

Erikshjälpen använder cookies för att skapa en så bra upplevelse som möjligt på vår webbplats erikshjalpen.se. Cookies är små textfiler som lagras på din dator och som innehåller data från webbplatser som du besökt. Syftet är att ge besökare tillgång till olika funktioner och underlätta surfandet. Nästa gång du besöker samma webbplats kan den läsa din cookie och visa sidorna enligt dina inställningar.

För mer information se erikshjalpen.se/cookies.

 

10.3 Ansvarar vi för externa länkar?

Erikshjälpens informationsmaterial kan ibland innehålla länkar till externa webbplatser eller tjänster som vi inte kontrollerar. Om du följer en länk till en extern webbplats uppmanas du att ta del av de principer för personuppgiftsbehandling och information om cookies som gäller för den aktuella sidan.

1. Introduction and purpose

You should always feel safe when providing your personal data to ERIKS. For example, when you make a donation, contact us, or apply for a position, we process your personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR). We only collect personal data necessary for our purposes, protect it appropriately, and delete it when it is no longer required. You may request access to your personal data, withdraw your consent, or request erasure of your data at any time.

This privacy policy concerns how we process personal data; other aspects of privacy, such as safety and how individuals are treated in our operations, are regulated in separate policy documents.

2. Data controllers and contact details

ERIKS consists of two separate entities:

  • ERIKS Development Partner (In Swedish: Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet) with org. no. 827500-4789
  • ERIKS Second Hand Association (In Swedish: Föreningen Erikshjälpen Second Hand) with org. no. 827501-1131

Each entity acts as an independent data controller for personal data processed within its own operations. In this policy, “ERIKS” refers collectively to both entities.

ERIKS Second Hand Association operates several stores under its organisation number. There are also partner stores with their own organisation numbers, operating in collaboration with Erikshjälpen Second Hand.

 

Contact details for data protection matters

If you have questions about what data we process about you, want to decline information or communication from us or exercise any of your other rights, you are welcome to contact us:

Personal data
Erikshjälpen
Datorgatan 4
561 33 Huskvarna
Email address: personuppgifter@erikshjalpen.se
Phone number: +46 383-46 74 50

Below you can read about what data we process about you, for what purpose we process your data and what legal basis we have for processing it.

3 Processing of personal data by ERIKS

The following processing activities are handled within both of ERIKS´ entities.

3.1 Application for a job, internship, volunteer position or youth fundraising ambassador

We process data about you when you apply to engage with us.

Data we process:

  • Name, personal identity number, postal address, email address, phone number
  • Information in your application such as CV, cover letter, education, work experience and references (if applicable)
  • Details of any interviews or conversations with you
  • Data that comes from an external party, e.g. The Swedish Public Employment Service, the probation service or other partners for internships (if applicable)
  • Information about the desired location, store or assignment (if applicable)

Purpose and legal basis:

  • Managing applications and evaluating candidates: Legitimate interests
  • Administration of the recruitment process: Legitimate interests
  • Collaborate with external actors (e.g. the Swedish Public Employment Service or the Probation Service) regarding internships: Legitimate interests

Justification of legitimate interests:

Based on a legitimate interests assessment, we process data in order to be able to handle applications in an efficient and correct manner.

Data retention period:

  • For applications for employment, the data is stored for a maximum of 24 months after the end of the recruitment process.
  • For applications for internships, volunteer positions or youth fundraising ambassador roles that do not result in a placement or assignment, the data is stored for a maximum of 12 months after the end of the process.

 

3.2 Newsletters and other direct mailings

We process personal data about you if you have registered that you wish to receive newsletters or other direct mailings from us.

This category only applies to mailings that you have actively chosen to receive.

If, on the other hand, you have a different engagement with us, for example as a donor, or have interacted with us in different ways, you may receive other types of mailings that are processed according to the respective category in this policy.

Data we process:

  • Name, postal address (for physical mailing), email address (for digital mailing)

Purpose and legal basis:

  • Distribution, newsletters or other mailings: Consent

Data retention period:

  • Data are stored until you notify us that you no longer want to receive the newsletter or mailing.

 

3.3 Complaints and whistleblowing

We process data about you if you submit a complaint or whistleblower alarm to us and you choose not to be anonymous.

Data we process:

  • Name, email address, phone number
  • Notification or report, in written or other format
  • Any attached documents or evidence
  • Communication history in the case
  • Information about persons or situations involved in the case

Purpose and legal basis:

  • Receiving, handling and following up on complaints and taking the necessary steps to improve our business: Legitimate interests
  • Receiving, handling and investigating whistleblower cases in accordance with applicable whistleblower legislation, including documentation and follow-up: Legal obligation

Justification of legitimate interests:

Based on a legitimate interests assessment, we process data in order to be able to receive, investigate and handle complaints and whistleblower cases in a correct manner to ensure the quality of our operations and protect both whistleblowers and interested parties.

Any unnecessary personal data provided in the notification will be deleted immediately.

Data retention period:

  • Data is stored up to 24 months after the case is closed.
  • In the event of serious reports that have led to disciplinary action or legal proceedings, the data may be stored for longer in accordance with applicable legislation.

 

3.4 Social media

We are active on social media platforms such as Facebook, Instagram, LinkedIn and TikTok to communicate about our work, create engagement and reach more people with our message.

Data we process:

  • Names, profile pictures, and usernames of people who interact with us
  • Content of comments, messages, and posts where we’re mentioned or tagged
  • Interaction data (likes, shares, comments)
  • Information you share with us via direct messages

Purpose and legal basis:

  • Communication and dialogue with followers and stakeholders, including answering questions, managing issues via direct messages, and moderating comments: Legitimate interests
  • Targeted communications and reach analysis: Legitimate interests

Justification of legitimate interests:

We have a legitimate interest in reaching out with information about our work, communicating with users and engaging more people to support our mission. We also analyze the reach and statistics of our posts, to ensure that we create relevant information and reach the right recipients.

Data retention period:

  • We continuously delete direct message conversations. In many cases, you can delete posts that you’ve created, liked or shared yourself.
  • Other data is stored in accordance with the terms and conditions of each platform.

We act as the data controller for the content on our social media accounts, while users are responsible for the content they post. We reserve the right to remove comments that we deem inappropriate.

 

3.5 Contact persons at organisations

We process information about you if you are a contact person at an organisation that is a donor, supplier or partner of ERIKS.

Data we process:

  • Name, email address, phone number, role or job title

Purpose and legal basis:

  • Administration of the relationship between our organisations: Legitimate interests

Justification of legitimate interests:

Based on a legitimate interests assessment, we process data for the purpose of being able to administer the gift or relationship between your organisation and ERIKS.

Data retention period:

  • Data is stored for the duration of the collaboration and for up to 12 months afterwards, or until a new contact person is appointed.
  • If your company or organisation has made a donation to ERIKS, we will save the data for 36 months after the last donation.

4 Processing of personal data by ERIKS Development Partner

4.1 Donors

We collect personal data when you make a donation in the form of money, buy a gift certificate, launch your own fundraising campaign or contact our donor services.

Data we process:

  • Name, personal identity number, postal address, email address, phone number
  • Donation amount, payment history, payment method, bank account number (in case of direct debit)
  • Donor ID, communication history, free-text comments

Purpose and legal basis:

  • Handling of contractual donations: Performance of a contract
  • Handling of one-time donations: Legitimate interests
  • Accounting and reporting: Legal obligation
  • Donor services, follow-up and analysis: Legitimate interests
  • Information, communication and invitations: Legitimate interests

Justification of legitimate interests:

Based on a legitimate interests assessment, we process data to streamline administration, reducing costs and being able to provide information about our work in a relevant and transparent manner. This means that we can strengthen and help more children and families.

Data retention period:

  • Name, donation amount, date and any OCR number or message are stored for 7 years according to The Swedish Accounting Act.
  • Other information is stored for as long as you are a donor and for 36 months after your last donation.

 

4.2 Potential donor – existing contact

We may process your personal data if you have interacted with us and we assess that you might be interested in supporting our work. The data may come from yourself, from events we organize, quizzes you have completed, products you have purchased from us or any other contact with us.

Data we process:

  • Name, personal identity number, postal address, email address, phone number

Purpose and legal basis:

  • Contact to inform you about our work and to ask whether you would like to make one-time or recurring donations: Legitimate interests

Justification of legitimate interests:

Based on a legitimate interests assessment, we process data for the purpose of identifying and contacting people who might be interested in supporting our work based on previous interactions with us.

Data retention period:

  • Up to 12 months after last contact

 

4.3 Potential donor – new contact

We are actively looking for new people who might be interested in supporting our work by learning more about our organisation and our purpose. In order to identify and reach out to potential new donors, we process personal data that is purchased from external sources (such as SPAR, the Swedish State Personal Address Register) or retrieved from public news sources, where we assess that people may be interested in our work.

Data we process:

  • Name, personal identity number, postal address, email address, phone number

Purpose and legal basis:

  • Contact to inform you about our work and to ask whether you would like to make one-time or recurring donations: Legitimate interests

Justification of legitimate interests:

Based on a legitimate interests assessment, we process data for the purpose of identifying and contacting people who may be interested in supporting our work.

Data retention period:

  • Up to six months for purchased data for a specific activity

 

4.4 Wills

We may process information about you if you have entered or shown interest in entering ERIKS in your will.

Data we process:

  • Name, personal identity number, postal address, email address, phone number

Purpose and legal basis:

  • Monitoring ERIKS´ rights according to wills: Legitimate interests
  • Donor services, follow-up and analysis: Legitimate interests
  • Information, communication and invitations: Legitimate interests

Justification of legitimate interests:

Based on a legitimate interests assessment, we process data for the purpose of monitoring wills that may benefit us. We may also inform about our work to raise more money that allows us to strengthen and help more children and families in vulnerability.

Data retention period:

  • Until the will takes effect or ERIKS ceases to be a beneficiary
  • Up to 12 months after the last contact if you have shown interest in making a will to ERIKS

 

4.5 Recipients of gift certificates

We process information about you if you receive a gift certificate.

Data we process:

  • Name, postal address, email address, phone number

Purpose and legal basis:

  • Prepare and administer gift certificates: Legitimate interests

Justification of legitimate interests:

Based on a legitimate interests assessment, we process data for the purpose of being able to administer the donation and issuing the gift certificate.

Data retention period:

  • 12 months after the gift certificate was created

5 Personal data processing by ERIKS Second Hand Association

5.1 Pick-up and delivery of goods

We process information about you when you order pick-up of donated goods or delivery of purchased goods to/from our second-hand shops.

Data we process:

  • Name, pick-up address, email address, phone number

Purpose and legal basis:

  • Administer and carry out pick-up or delivery of goods: Legitimate interests

Justification of legitimate interests:

Based on a legitimate interests assessment, we process personal data to efficiently and correctly administer and execute the collection and delivery of goods to and from our second-hand stores.

Data retention period:

  • The data is stored for up to 12 months after the collection or delivery has been completed.

 

5.2 Invoice purchases in stores

We process your personal data when you, as a contact person for a company or organisation, purchase goods in our stores and pay via invoice.

Data we process:

  • Name, email address, phone number, personal identity number

Purpose and legal basis:

  • Managing invoice purchase and payment: Performance of a contract
  • Customer service and support: Legitimate interests
  • Bookkeeping and accounting: Legal obligation

Justification of legitimate interests:

Based on a legitimate interests assessment, we process data in order to be able to provide customer service and handle any questions about the purchase.

Data retention period:

  • Personal data are stored for up to 24 months following the most recent purchase, or for the duration of any agreement we have with the company or organisation to purchase on invoice.
  • Personal data may also appear in invoice documentation and order information that is stored for 7 years according to The Swedish Accounting Act.

 

5.3 Camera surveillance in stores

Our stores are monitored by cameras (CCTV) to help prevent crime, ensure safety, and support the investigation of incidents. Surveillance is carried out only in areas where the business need outweighs an individual’s right to privacy. Access to the footage is restricted to authorised personnel.

Data we process:

  • Image and video material in which individuals can be identified
  • Information from notifications or reports of incidents, including communication history

Purpose and legal basis:

  • Prevent, detect and investigate thefts and incidents in stores, and possibly hand over material to the police during criminal investigations: Legitimate interests
  • Maintaining order and safety for customers and staff: Legitimate interests

Justification of legitimate interests:

Our legitimate interests are to protect customers, employees and the business against crime and to create a safe environment in the store. Camera surveillance is a proportionate and effective tool for detecting and investigating incidents and is only used where a balancing of interests shows that the security benefits outweigh the individual’s privacy interest.

Data retention period:

  • Recorded material is normally stored for up to 30 days.
  • In the event of suspicion of a crime or other incident, the material may be stored for longer as long as it is needed to investigate the incident or comply with legal requirements.

6 Updating and completing personal data

We supplement information in our donor database with addresses, personal identity numbers and gender from registers such as the Swedish Tax Agency, SPAR (the Swedish State Personal Address Register) and other reliable external information services. The aim is to always have as up-to-date information as possible in order to be able to target information to existing and potential donors and avoid sending information to the wrong person. This means that we may hold information about your name, personal identity number, address and phone number in our database even if, for example, you have donated via Swish without providing this information. If we notice that several donors live at the same address, we record this to avoid sending multiple mailings to the same household.

We are also actively looking for people who may be interested in supporting our work with a larger donation. In such cases, we may supplement information about you with data such as income, education, occupation, interests, and engagement. This is done to better understand donor behaviour and to tailor our communications in a relevant and appropriate manner. The data is stored for a maximum of 12 months. If you choose to make a larger donation, we may store the data for longer, for as long as it is necessary to administer the donation and maintain our ongoing relationship with you.

7 Who do we disclose the data to?

Your personal data will be processed by ERIKS. In addition, your personal data may be shared with third parties who process personal data on our behalf, so-called data processors. We ensure that a data processing agreement is always in place whenever a third party processes personal data on our behalf. We may provide access to your personal data to IT and system providers, banks, payment service providers, web agencies, printing companies, and telemarketing companies, to the extent necessary to perform the requested services. In certain cases, we may share information such as your name and email address with social media providers in order to target marketing to you and to share information about our work.

8 Is the data stored in countries outside the EU or EEA (third country)?

As a general rule, we and our suppliers and partners only process your personal data within the EU/EEA. In cases where personal data is processed outside the EU/EEA (in a “third country”), there is either a decision from the European Commission that the third country in question ensures an adequate level of protection for the processing of personal data or other appropriate safeguards under the GDPR, for example in the form of standard contractual clauses that ensure that your rights are protected.

9 What are your rights?

In accordance with applicable data protection legislation, you have the right to access information about the personal data we process about you, as well as the right to request correction of your personal data.

Under certain circumstances, you have the right to request erasure of your personal data, restriction of processing, or to object to processing. You also have the right, under certain conditions, to data portability. This means you may receive the personal data concerning you, which you have provided to us, in a structured, commonly used and machine-readable format, and you have the right to transfer that data to another data controller.

You have the right to withdraw your consent to the processing of your personal data at any time, with effect from the date of withdrawal. You also have the right to object at any time to the processing of your personal data for direct marketing and profiling.

Should you have any complaints regarding our processing of your personal data, you can use our complaint form available on our website, erikshjalpen.se. It is also possible to send an email to complaints@erikshjalpen.se. It is also possible to file a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection (in Swedish: Integritetsskyddsmyndigheten), which monitors the processing of personal data.

10 Safety

10.1 How do we work with IT security?

We and our partners continuously update firewalls and antivirus software to protect your data and prevent unauthorised access. Only staff with authorized accounts and passwords have access to the spaces and systems where the personal data is stored. Our employees are also strictly instructed to handle all personal data in accordance with applicable laws and regulations.

 

10.2 What is a cookie?

ERIKS uses cookies to create the best possible experience on our website erikshjalpen.se. Cookies are small text files that are stored on your computer and contain data from websites that you have visited. The aim is to give visitors access to various functions and facilitate browsing. The next time you visit the same website, it can read your cookie and display the pages according to your settings.

For more information see erikshjalpen.se/cookies.

 

10.3 Are we responsible for external links?

ERIKS´ material may contain links to external websites or services that are not under our control. If you follow a link to an external website, you will be asked to read the privacy principles and cookie information that apply to the page in question.

Betala med Swish genom att skanna QR-koden

QR kod Erikshjälpen
Gör så här:
  1. Öppna Swish-appen.
  2. Tryck på “Skanna” och rikta kameran över QR-koden.
  3. Bekräfta och signera betalningen med mobilt BankID.