Denna arbets- och beslutsordning beskriver stiftelsestyrelsens ansvar och övergripande struktur samt dess delegation till generalsekreterare och organisationsledning för Erikshjälpen. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2026-04-10.
Stiftelsestyrelsen avser styrelsen för Erikshjälpen Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet och benämns i detta dokument som stiftelsestyrelsen eller styrelsen. Arbets- och beslutsordningen beslutas av styrelsen och utvärderas årligen.
1. Styrelsen
Styrelsen är Erikshjälpens högsta beslutande organ och har det yttersta ansvaret för Erikshjälpens verksamhet och ekonomi. Styrelsen ska säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med stiftelsens ändamål och stadgar och följer gällande lagstiftning. Styrelsen ansvarar för att Erikshjälpens ekonomiska förvaltning och bokföring sköts på ett tillfredsställande sätt och i enlighet med god redovisningssed och praxis.
Styrelsen arbetar för Erikshjälpens utveckling, styr förvaltningen av Erikshjälpens verksamhet och utövar tillsyn över samtliga Erikshjälpens arbetsområden. Styrelsen följer uppmärksamt de frågor som kan inverka på Erikshjälpens verksamhet och ekonomiska ställning och fattar de beslut som behövs för att trygga organisationens åtaganden och måluppfyllelse.
Styrelsen har ett övergripande ansvar för hela det arbete som sker inom ramen för varumärket Erikshjälpen. Styrningen sker främst i form av gemensamma policydokument samt övergripande strategier för Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand. Styrelsen ska säkerställa en öppen och regelbunden dialog mellan organisationernas styrelser.
Detta dokument är ett av styrelsens viktigaste styrdokument och uppdateras varje år.
1.2 Styrelseledamöternas ansvar
Som ledande företrädare för Erikshjälpen fungerar styrelsens ledamöter som ambassadörer för hela Erikshjälpens verksamhet. Varje styrelseledamot har ett ansvar att vara helt införstådd med och stödja Erikshjälpens långsiktiga strategier.
Styrelseledamot som uppsåtligen eller av oaktsamhet, genom brott eller åsidosättande av stiftelseförordnandet, orsakar stiftelsen skada, kan bli personligt ansvarig för att ersätta skadan. Ledamot som upptäcker missförhållanden eller oegentligheter i verksamheten ska omedelbart informera ordföranden och/eller generalsekreteraren alternativt använda visselblåsarkanaler som finns tillgängliga via erikshjalpen.se.
1.3 Områden där styrelsen fattar beslut
Övergripande strategi och mål
Styrelsen fattar beslut om stiftelsens långsiktiga inriktningsmål för både specifika verksamhetsområden och för Erikshjälpen som helhet.
Årsbudget och verksamhetsplan
Styrelsen beslutar om Erikshjälpens övergripande budget inklusive rambudget och eventuella riktlinjer/prioriteringar för programverksamheten. Projektbudget med fördelning av medel mellan länder och projekt liksom etablering av regionkontor, landkontor samt framtidsverkstäder bereds av Internationella avdelningen respektive Sverigeavdelningen och beslutas av generalsekreterare.
Större ekonomiska åtaganden
Styrelsen beslutar om stiftelsens större ekonomiska åtaganden exempelvis upptagande av lån samt inköp och försäljning av fastigheter.
Policys
Styrelsen fastställer samtliga policys och tillhörande positionspapper. Policys gäller för både stiftelsen och Erikshjälpen Second Hand. För närvarande finns dessa policys:
Programverksamhet:
• Utvecklingspolicy inkl. positionspapper och tematiska positionspapper
• Policy för barns trygghet och skydd
• Riskhanteringspolicy
HR:
• Arbetsmiljöpolicy
• Hållbarhetspolicy
• Lönepolicy
• Personal- och rekryteringspolicy
• Personuppgiftspolicy
• Policy för mångfald, likabehandling och jämställdhet
• Policy för synpunkter, klagomål och visselblåsning
• Uppförandekodspolicy
Kommunikation och insamling:
• Insamlingspolicy
• Kommunikationspolicy
• Opinion- och påverkanspolicy
Ekonomi/IT/Administration:
• Antikorruptionspolicy
• Integritetspolicy
• IT-policy
• Placeringspolicy
• Policy för åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism
• Policy gällande gränsvärden för eget kapital
• Upphandlingspolicy
• Valutariskpolicy
Intern kontroll och styrning
Styrelsen upprättar varje år en internkontrollplan som följs upp och utvärderas under året. Styrelsen tar också del av organisationens riskbedömningar samt gör sina egna riskbedömningar över övergripande verksamhetsprocesser.
Årsredovisning
Styrelsen säkerställer att Erikshjälpens årsredovisning upprättas i enlighet med gällande lagstiftning, Giva Sveriges riktlinjer och god redovisningssed.
Val och nomineringar
Styrelsen utser:
• styrelseledamöter samt presidium till stiftelsen efter förslag från valberedningen
• firmatecknare, valberedning och revisorer samt godkänner fullmakter för stiftelsen
• ordförande och ersättare för ordförande samt sammankallande i valberedningen för Erikshjälpen Second Hand
Styrelsen nominerar:
• övriga ledamöter i valberedningen för Erikshjälpen Second Hand
• tre styrelseledamöter till Human Bridge, varav en också är styrelseledamot i Second Hand-föreningen Lindra
• en ledamot till valberedningen för Human Bridge
Anställningar och villkor
Styrelsen anställer generalsekreterare för stiftelsen samt ansvarar för delegation till denne. Styrelsen beslutar om ersättning till styrelseledamöter, valberedningsledamöter och generalsekreterare. Anställning, villkor och ersättningar av övriga chefstjänstemän i ledningsgruppen
beslutas av generalsekreterare i samråd med styrelsens ordförande. Erikshjälpen redovisar öppet alla ersättningar till styrelsens ledamöter och ledande befattningshavare.
1.4 Styrelsens ordförande
Styrelsen väljer inom sig sin ordförande.
Styrelsens ordförande leder styrelsens arbete. Tillsammans med generalsekreteraren och styrelsens arbetsutskott förbereder ordföranden styrelsens sammanträden.
Ordföranden kan fatta beslut i ärenden som delegerats av styrelsen. Ordföranden kan även fatta beslut i ärenden som inte kan vänta till styrelsens nästa sammanträde och som inte är av större ekonomisk eller strategisk betydelse. Inför ett sådant beslut ska ordföranden ta ställning till om samråd ska ske med styrelsens arbetsutskott. Ordförandebeslut ska anmälas vid nästa styrelsesammanträde.
Ordföranden ska som representant för Erikshjälpen arbeta för att stärka Erikshjälpens organisation, verksamhet och varumärke.
När styrelsen så väljer, kan ordföranden gå in i en fördjupad roll som arbetande ordförande. Arbetets omfattning, och nivå på arvoderingen, beslutas av styrelsen. Den konkreta arbets- och rollfördelningen mellan ordföranden och generalsekreteraren tydliggörs i samråd med styrelsens arbetsutskott. Ordförandens arbete får inte inkräkta på generalsekreterarens befogenheter och skyldigheter.
1.5 Arbetsutskott
Arbetsutskottet består av styrelsens ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande (presidiet). Om styrelsen anser det vara lämpligt kan arbetsutskottet utökas med ytterligare ledamöter.
Arbetsutskottet ansvarar tillsammans med ordföranden och generalsekreteraren för att bereda ärenden för beslut och förbereda styrelsens sammanträden.
Arbetsutskottet fattar beslut i de ärenden som delegerats till utskottet av styrelsen.
1.6 Utskott och arbetsgrupper
Styrelsen tillsätter utskott och arbetsgrupper efter behov.
1.7 Uppdrag till styrelseledamöter
Riktlinjer för enskilda ledamöters uppdrag och ersättningar finns i dokumentet Arvode och villkor för förtroendevalda i styrelserna och valberedningarna för EH och ESH.
1.8 Valberedning och val
Styrelsen utser valberedning med uppgift att förbereda val av ledamöter och presidium. Valberedningen ska utgöras av tre personer. Önskvärt är att minst en av dessa sitter i Erikshjälpens styrelse. Ledamot i valberedningen väljs för en mandatperiod om tre år och kan väljas om för högst tre mandatperioder.
Valberedningen ska rekrytera ledamöter som ger styrelsen den bredd av kompetenser och erfarenheter som krävs för att styrelsen ska kunna fullgöra sin uppgift på bästa sätt. Erikshjälpens styrelse ska ha en jämn könsfördelning och ta tillvara de mervärden som uppstår när människor i olika åldrar och från olika livsbakgrunder möts och samverkar.
Mer detaljerade instruktioner för valberedningen återfinns i dokumentet Instruktioner för Erikshjälpens valberedningar.
1.9 Styrelsens sammanträden
Styrelsen sammanträder normalt fem gånger per år. Vid två av dessa tillfällen träffas styrelsen i två dagar för att få tid för strategiska diskussioner. Stadgarna anger inte något specifikt om årsmöte, men ett konstituerande möte hålls varje vår där bokslutet godkänns. Detta möte brukar benämnas som årsmöte.
En årsplan med sammanträdesdagar fastställs inför varje verksamhetsår. Extra styrelsesammanträde ska hållas då en majoritet av styrelseledamöterna så begär.
När anledning finns kan styrelsesammanträde hållas per telefon eller per capsulam.
Vilka ärenden som ska behandlas på styrelsens olika sammanträden under verksamhetsåret regleras i styrelsens årsplan.
1.10 Protokoll och sammanträdeshandlingar
Vid styrelsens sammanträden skrivs protokoll som distribueras till styrelseledamöter, ledningsgrupp och revisor. Protokollet signeras digitalt och arkiveras enligt gängse regler. Protokollskopior, fysiska eller elektroniska, ska hanteras på ett sådant sätt att otillbörlig spridning inte sker.
Inför styrelsesammanträde ska nödvändigt förberedelsematerial inklusive dagordning sändas ut senast sju dagar i förväg.
1.11 Jäv
Styrelseledamot deltar inte i beredning och beslut i ärenden där han eller hon på grund av ekonomiska, personliga eller andra skäl kan misstänkas ha personliga intressen att bevaka. Årligen görs en jävsinventering av både styrelseledamöterna och ledningsgruppen samt deras närstående. Detta dokumenteras och redovisas för revisor och styrelsens ordförande.
1.12 Utvärdering
Styrelsen ska årligen utvärdera sitt arbete, arbetsformer och denna arbetsordning. Utvärderingen ska innefatta följande områden:
• styrning och kontroll
• strategier, nätverk och allianser
• verksamhet
• ledning och organisation
1.13 Möte med revisor
Minst en gång per år ska styrelsen träffa stiftelsens revisor för samtal om stiftelsens förvaltning, ekonomiska förhållanden och rutiner för internkontroll.
1.14 Arvode och villkor
Arvode och villkor för ledamöter i styrelser och valberedningar fastställs varje år. Arvode och reseersättning utgår för:
- Sammanträde med styrelsen eller valberedningen.
- Sammanträde/möte i arbetsgrupp tillsatt av styrelsen, där uppdraget är kopplat till rollen som ledamot i styrelsen.
- Deltagande i kurs/konferens beslutad av styrelse eller ordförande.
- Uppdrag som är initierat av generalsekreteraren, ex förrättning.
Begäran om arvode och reseersättning görs på därför avsedd blankett.
Nivå på ersättning återfinns i dokumentet Arvode och villkor för förtroendevalda i styrelserna och valberedningarna för EH och ESH.
1.15 Styrelseledamöternas resor och kompetensutveckling
För att ge styrelseledamöterna möjlighet till kompetensutveckling och insyn i projektverksamheten ska ledamöterna erbjudas möjlighet att besöka Erikshjälpens projektländer. Inför en sådan resa ska syftet med resan och ledamotens uppdrag (informationsinhämtning, utvärdering, representation etc.) inklusive komplett dagsprogram fastställas i samråd med generalsekreteraren och dokumenteras skriftligt. Se information om arvode på resor i dokumentet Arvode och villkor för förtroendevalda i styrelserna och valberedningarna för EH och ESH.
Kompetensutveckling kan även ske via fördjupningsdagar som anordnas i samband med styrelsesammanträden, kurser, konferenser, nätverksträffar samt fördjupningsmaterial via intranätet.
1.16 Giltighetstid
Denna arbets- och beslutsordning fastställs av styrelsen för ett år i taget. En delegation kan återkallas under giltighetstiden genom särskilt beslut.
2. Generalsekreteraren
2.1 Övergripande ansvar
Generalsekreteraren leder Erikshjälpens verksamhet och ansvarar för stiftelsens löpande förvaltning enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar.
Generalsekreteraren ska leda och utveckla verksamheten i enlighet med stiftelsens ändamål, stadgar och värdegrund, säkerställa en god kvalitet i verksamhet och insatser samt verka för att upprätthålla och fördjupa givarnas och allmänhetens förtroende.
Generalsekreteraren har också ett särskilt uppdrag att bära Erikshjälpens grundläggande identitet, så
som den uttrycks i dokumentet ”I kärlekens tjänst”.
Generalsekreteraren har dessutom ansvaret och mandat och uppdrag att fungera som ytterst ansvarig för den samlade verksamheten i hela Erikshjälpen. Här inkluderas i dagsläget stiftelsen och Erikshjälpen Second Hand, men generalsekreteraren har även mandatet att leda arbetet med en diversifiering och breddning av verksamheten i enlighet med stiftelsens grundläggande stadgar.
Generalsekreteraren ansvarar för att organisera ledningsarbetet i Erikshjälpen efter verksamhetens behov.
Generalsekreteraren har också uppdraget att stå till förfogande som ordförande i Erikshjälpen Second Hand, detta för att stärka banden mellan moder- och dotterorganisation. Stiftelsens styrelse kan dock, i samråd med generalsekreteraren, välja att utse någon annan till ordförande i Erikshjälpen Second Hand om det finns goda skäl att göra så. I arbetet med att leda Erikshjälpen Second Hands styrelse har generalsekreteraren stöd från en ersättare, som också utses av stiftelsestyrelsen i samråd med generalsekreteraren.
2.2 Ekonomisk förvaltning
Generalsekreteraren ansvarar för att Erikshjälpens ekonomiska förvaltning sköts i enlighet med av styrelsen fastställd budget och gällande ekonomiska riktlinjer.
Generalsekreteraren ska säkerställa att stiftelsens bokföring är ordnad på ett tillfredsställande sätt i enlighet med god redovisningssed och praxis.
Generalsekreteraren ansvarar för att organisationen har fungerande rutiner för internkontroll och att åtgärder vidtas för att förebygga alla former av oegentligheter.
2.3 Generalsekreteraren och styrelsen
Generalsekreteraren ska hålla styrelsen informerad om Erikshjälpens verksamhet och ekonomiska förhållanden. Generalsekreteraren ansvarar för att styrelsen får genomarbetade beslutsunderlag för att kunna fatta beslut om Erikshjälpens verksamhet.
Generalsekreteraren ansvarar vidare för att de av styrelsen fattade besluten kommuniceras till medarbetarna och att besluten verkställs.
Generalsekreteraren förbereder styrelsens möten i samråd med styrelsens ordförande och arbetsutskott. Kallelse och utskick ska ske enligt fastställda rutiner och praxis.
Vid misstanke om oegentligheter eller andra missförhållanden i verksamheten, vid större avvikelser från budget och verksamhetsplan ska Generalsekreteraren via ordföranden omedelbart informera styrelsen om den uppkomna situationen och vilka åtgärder som vidtas.
2.4 Generalsekreterarens verksamhets- och personalansvar
Generalsekreteraren leder stiftelsens verksamhet och ansvarar för organisation och verksamhetsplanering. Generalsekreteraren har mandat att fastställa stiftelsens organisationsstruktur och avdelningschefernas befattningsbeskrivningar och ska löpande uppdatera styrelsen på större förändringar som genomförs. Vidare säkerställer generalsekreteraren att Erikshjälpen har en fungerande internkontroll och att beslutade kontrollaktiviteter genomförs. I detta arbete ingår att bevaka att Erikshjälpen lever upp till sina åtaganden enligt Giva Sveriges kvalitetskod och att sammanställa en så kallad effektrapport för varje verksamhetsår.
Generalsekreteraren ansvarar för att Erikshjälpen har en långsiktigt hållbar rekryteringspolicy som säkerställer att organisationen kan rekrytera och behålla rätt personal med rätt kompetens.
Generalsekreteraren ska säkerställa att Erikshjälpens medarbetare har en god och säker arbetsmiljö, att alla anställda ges möjlighet till personlig utveckling och att Erikshjälpen i övrigt fullgör de åtaganden som åligger en ansvarstagande arbetsgivare.
Se vidare ”Erikshjälpens Personal- och rekryteringspolicy”.
2.5 Delegation från styrelsen till generalsekreteraren
Fullmakter och firmateckningsrätt för generalsekreteraren fastställs och bekräftas årligen av styrelsen. Utöver den behörighet som framgår av aktuellt beslutsprotokoll har styrelsen delegerat till generalsekreteraren att fatta beslut om:
- godkännande av humanitära och sociala insatser och utvecklingsprojekt inom ramen för fastställd budget
- omfördelning av resurser inom beslutad budget
- nya insatser som finansieras av institutionella givare och som initieras under pågående verksamhetsår
att utöver fastställd budget besluta om ändamålskostnader som finansieras av Erikshjälpens egna medel (balanserat kapital) upp till totalt högst 2 miljoner kronor per budgetår, där oförutsedda behov uppstår inom befintliga verksamheter - Erikshjälpens kapitalförvaltning
- underhåll, renovering och ombyggnation av Erikshjälpens fastigheter
- att anställa personal
- upphörande av anställning
- att sluta lokala kollektivavtal
- vidaredelegation till andra befattningshavare inom kansliet
Som framkommer under 1.3 gäller också att projektbudget med fördelning av medel mellan länder och projekt liksom etablering av regionkontor, landkontor samt framtidsverkstäder bereds av Internationella avdelningen respektive Sverigeavdelningen och beslutas av generalsekreterare.
2.6 Giltighetstid
Generalsekreterarens ansvar och arbetsbeskrivning fastställs av styrelsen för ett år i taget. Delegation kan återkallas under giltighetstiden genom särskilt beslut.
3. Ledning, delegation och attester
3.1 Ledning
Generalsekreteraren är chef för stiftelsens verksamhet och fattar beslut i enlighet med fastställd arbets- och beslutsordning (se kapitel 2 ovan). Generalsekreterare har även uppdraget att stå till förfogande som ordförande för Erikshjälpen Second Hand. Vid frånvaro utser generalsekreterare en tillförordnad chef.
Generalsekreteraren tillsätter de ledningsgrupper och funktioner som behövs för att leda och styra verksamheten. En gemensam ledningsgrupp för Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand ska finnas för att säkerställa att gemensamma funktioner mellan Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand, såsom administration, ekonomi, HR, kommunikation och inköp samordnas på ett ändamålsenligt sätt.
Erikshjälpen Second Hands verkställande chef har sitt rapporteringsansvar gentemot den egna styrelsen, som också ansvarar för anställning/avsättning av verkställande chef och fastställandet av dennes villkor. Samtidigt ingår verkställande chef i den gemensamma ledningen för båda organisationerna och arbetar i nära operativ samverkan med generalsekreteraren.
3.2 Firmateckning och fullmakter
Firmatecknare och ämnesspecifika fullmakter fastställs årligen av styrelsen och kan styrkas med protokollsutdrag. Se Firmateckning och fullmakter. I det fall någon skrivning i detta dokument står i strid med delegationsbeslut formulerat i justerat styrelseprotokoll ska styrelsebeslutet ha företräde.
Generalsekreteraren och ordförande, två i förening, äger rätt att ge fullmakt till anställda att, två i förening, få behörigheter till konton och värdedepåer, mottaga och kvittera de penningmedel, värdehandlingar och annat varöver Erikshjälpen Insamlingsstiftelsen hos post, bank eller motsvarande förfogar.
3.3 Delegationsordning
Utgångspunkten för denna arbets- och beslutsordning är att besluten ska fattas av den person som har bäst överblick och kunskap i en viss given fråga. Detta förutsätter tydliga målformuleringar för vad olika verksamheter ska prestera och regelbunden uppföljning av fattade beslut.
Beslut som rör avdelningarnas verksamhet fattas av respektive avdelningschef. En mer detaljerad beskrivning av avdelningschefernas ansvar och befogenhet återfinns nedan i avsnitt 4.
Avdelningschef kan delegera ansvaret för specifik verksamhet/projekt till sina medarbetare.
Med delegation avses i detta dokument en fullmakt att fatta beslut som också medför ett ekonomiskt eller juridiskt åtagande för Erikshjälpen. De löpande beslut som på ett naturligt sätt ingår i en medarbetares arbetsuppgifter grundar sig på en s.k. ställningsfullmakt och regleras därför inte uttryckligen i delegationsordningen.
En aktuell förteckning av delegater (medarbetare med specifikt delegerade uppdrag och fullmakter) och deras ansvarsområden ska alltid finnas på ekonomiavdelningen.
Vid frånvaro fungerar i första hand närmast överordnade chef som ersättare. Ersättare kan också utses inom verksamheten där så är lämpligast (tidsperiod ska alltid anges).
3.4 Attestrutiner
En av de viktigaste förutsättningarna för att säkerställa en säker och väl fungerande ekonomihantering och internkontroll är att organisationen har tydliga attestrutiner och att dessa efterlevs och respekteras. Se Attest- och delegationsmatris.
Huvudprincipen är att varje utbetalning ska attesteras av två personer. Slutattest görs normalt av generalsekreteraren, eller CFO. Skulle dessa vara frånvarande kan rätten att slutattestera delegeras till någon av de övriga avdelningscheferna. Sådant beslut fattas vid behov och meddelas skriftligen med besked om giltighetsperiod till ekonomiavdelningen.
3.4.1 Löner
Lönerna utgör organisationens största fasta kostnad. Varje månadsskifte attesterar avdelningscheferna medarbetarnas digitala tidsredovisning som utgör underlag för löneutbetalningarna. Den attesterade tidsredovisningen går sedan vidare till lönehandläggaren. Innan utbetalningen av lönerna verkställs slutattesteras kontrollistan av generalsekreteraren eller CFO.
3.4.2 Leverantörsfakturor
Leverantörsfakturorna tas emot av ekonomiavdelningen, registreras och skickas sedan för mottagningsattest där den också konteras. Den som mottagningsattesterar är normalt den person som beställt varan/tjänsten. Efter det går fakturan vidare för beslutsattest hos avdelningschef och slutattesteras av generalsekreteraren eller CFO.
3.4.3 Projektmedel
Utbetalning av projektmedel sker enligt särskilt fastställd rutin.
4. Avdelningscheferna
Avdelningscheferna är underställda, och direktrapporterande till, generalsekreteraren. I arbetet med att leda de olika avdelningarnas verksamheter ska avdelningscheferna beakta av styrelsen beslutade strategier och mål. Till stöd för detta ska en årlig verksamhetsplanering upprättas. Samordning av avdelningarnas planering sker i ledningsgruppen.
Det åligger avdelningscheferna att:
- ansvara för utveckling, ledning och samordning av avdelningens arbete.
- ansvara för arbetsledning, personal- och arbetsmiljöfrågor inom avdelningen.
- att efter samråd med HR anställa personal.
- ansvara för avdelningens ekonomiska medel inom ramen för fastställd budget (för mer detaljerad delegationsordning gällande medel för internationella projekt, se Mandates and Delegation for International Programmes)
- att inom befintlig budget teckna avtal eller göra inköp som inte överstiger 5 prisbasbelopp. Vid avtal eller inköp som överstiger 5 prisbasbelopp upp till 10 prisbasbelopp fattas beslut av CFO och därutöver av GS.
- att godkänna oförutsedda kostnader och revideringar av fastställd budget för verksamheten upp till 4 prisbasbelopp per budgetår.
5. Enhetscheferna
Enhetscheferna är underställda, och rapporterar till, respektive avdelningschef. Enhetscheferna ansvarar för att bedriva verksamhet i enlighet med fastställd budget. Det är avdelningscheferna som har det övergripande ansvaret.
Det åligger enhetscheferna att:
- ansvara för utveckling, ledning och samordning av enhetens arbete i enlighet med övergripande strategier, policys och riktlinjer.
- ansvara för att beslutad verksamhet genomförs.
- ansvara för arbetsledning, personal- och arbetsmiljöfrågor inom enheten.
- att efter samråd med avdelningschef och HR anställa personal.
- ansvara för enhetens ekonomiska medel inom ramen för fastställd budget (för mer detaljerad delegationsordning gällande medel för internationella projekt, se Mandates and Delegation for International Programmes)
- att inom befintlig budget teckna avtal eller göra inköp som inte överstiger 3 prisbasbelopp. Vid avtal eller inköp som överstiger 3 prisbasbelopp fattas beslut av avdelningschef.
6. Relaterade dokument
Attest- och delegationsmatris
Ger en överblick över styrelsens ansvar samt styrelsens generella delegation till generalsekreterare, avdelningschefer och enhetschefer samt specifikt delegerade fullmakter och firmatecknare.
Generella revideras vid behov medan de specifika uppdateras varje år. Bilagan godkänns årligen i samband med styrelsens arbets- och beslutsordning.
Mandates and Delegation for International Programmes
Innehåller detaljerad delegationsordning gällande medel för internationella projekt. Revideras vid behov och godkänns årligen i samband med styrelsens arbets- och beslutsordning.
Instruktioner för Erikshjälpens valberedningar
Beskriver struktur och arbetsgång för de båda valberedningarna (EH och ESH) inklusive samordning mellan dessa. Ägs av EH och ESH styrelser och revideras vid behov.
Arvode och villkor för förtroendevalda i styrelserna och valberedningarna för EH och ESH Innehåller nivåer på arvode och reseersättning för ledamöter i styrelserna och valberedningarna. Ägs av EH och ESH styrelser och revideras årligen.
Riktlinjer för personalrepresentant i stiftelsestyrelsen
Beskriver personalrepresentantens rättigheter och skyldigheter. Ägs av EH styrelse och revideras vid behov.
Checklista introduktion styrelseledamöter EH
Innehåller delar som styrelseledamot bör få genomgång av när denne börjar sitt uppdrag. Ägs av EH styrelse och revideras vid behov.
Styrelseledamöternas ansvar i en stiftelsestyrelse
Beskriver ledamöters juridiska och ekonomiska ansvar i en stiftelsestyrelse genom att beskriva utdrag ur lagtexter och regelverk. Ägs av ekonomiavdelningen och revideras vid behov.
The document “Instruction for ERIKS ERIKS´ Nomination Committees” describes how ERIKS’ two nomination committees shall work in preparing board elections. Approved by ERIKS board 2026-05-29. Revised when needed.
1. Introduction and Purpose
This instruction describes how ERIKS’ two nomination committees shall work in preparing board elections. It covers the composition, mandate and principles of the nomination committees, their working procedures, nominations, the terms and conditions of the nomination committees, as well as support provided to them. Much of the work of the two nomination committees is similar; however, each section also specifies the differences that apply respectively to the foundation ERIKS and to the association ERIKS Second Hand.
The purpose of this instruction is to establish a clear, transparent and appropriate process for the preparation of board elections.
2. Composition of the Nomination Committees
ERIKS formally consists of two legal entities: the fundraising foundation ERIKS (Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet) and the non-profit association ERIKS Second Hand (Erikshjälpen Second Hand), each with its own board and its own nomination committee.
According to the foundation’s statutes, the board constitutes itself and appoints new members when necessary. In practice, this means that the board, particularly through its Chair, plays an important role in the process. The foundation has chosen to have a nomination committee as part of its work to ensure transparency and quality in the preparation of board elections. The foundation’s nomination committee consists of three members and is appointed at the constitutive meeting of the foundation board. It is desirable that at least one of the members of the nomination committee also serves on ERIKS’ board. Members of the nomination committee are appointed, on proposal by the board, for a term of three years and may be reappointed for a maximum of three terms.
The nomination committee of ERIKS Second Hand also consists of three members. The board of ERIKS Second Hand prepares the election of nomination committee members by collecting proposals from the member organisations . Two of the members are elected by the annual general meeting of ERIKS Second Hand, while the third member, who serves as the convenor, is appointed by the foundation board. Members of the nomination committee are appointed for a term of three years and may be reappointed for a maximum of three terms.
¹ The Board presents two names at the annual general meeting that it recommends; however, all nominations shall be presented at the annual general meeting.
3. Mandate and Principles
The mandate of the nomination committees is to contribute to ensuring that each board possesses the collective competence, experience and anchoring required to fulfil its responsibilities and to support ERIKS’ long-term development. For the foundation, this mandate entails preparing proposals for board members and the presidium of the foundation board. For ERIKS Second Hand, the mandate entails preparing proposals for board members and auditors.
In preparing board elections, documented experience of financial governance shall be considered as an advantage. This refers to experience of having responsibility for financial management and governance of an organisation or a function within an organisation, for example as a board member, manager, project manager or operational lead. The nomination committees shall also give particular consideration to gender balance, diversity in age and life experience, and anchoring in ERIKS’ Christian values.
For ERIKS Second Hand, the mandate also includes identifying potential board members among representatives of the member organisations.
The nomination committees shall be given the opportunity to continuously follow the work of the respective boards, including through access to board minutes and through meetings with the board or the board Chair and the Secretary General. The nomination committees may also be invited to participate in the boards’ strategic discussions in order to gain a deeper understanding of the issues and challenges facing the boards.
4. Coordination
The nomination committees should maintain ongoing dialogue and meet at least once per year. At this meeting, the Chair of each organisation may also be invited in order to provide a consolidated picture of the current situation and the boards’ recruitment needs. However, the final assessments and the formal handling of proposals remain the responsibility of each nomination committee, which shall act with a high degree of independence.
5. Working Procedure
The work of identifying potential candidates and maintaining dialogue with individuals who may be considered for board assignments is carried out continuously throughout the year. In addition, the work includes the following recurring steps:
5.1. Survey to Current Board Members
Each year, a survey is sent to all board members. The purpose is to clarify which members are available for continued assignments and to provide the nomination committee with a basis for assessing competence needs and nominating new members. The nomination committee compiles the survey responses.
5.2. Feedback to the Board
The nomination committee presents an overall summary of the survey results at an appropriate board meeting as a basis for the continued nomination work. The convenor of the nomination committee is responsible for compiling, anonymising and presenting to the board Chair those parts of the survey responses that are relevant to the board’s continued work.
5.3. Contact with Candidates
When the nomination committee has identified potential candidates, consultation shall take place with the respective Chair regarding the order in which candidates should be contacted. If the recruitment of a new Chair for the foundation is under consideration, corresponding consultation shall take place with the first and/or second Vice Chair. Before a candidate is formally asked to make themselves available, a conversation shall be held with the candidate and the Chair, and in the case of the foundation also with the presidium/executive committee.
5.4. Presentation of Proposals
The nomination committee shall account for how its work has been conducted and present and justify its proposal in the forum where the election takes place. For the foundation, this usually occurs at the constitutive board meeting, but may also take place at another board meeting. For ERIKS Second Hand, this occurs at the annual general meeting. The aim is for proposals to be prepared well in advance and distributed together with the meeting documentation ahead of the respective meeting.
6. Nominations
Proposals for candidates shall be able to be submitted to the nomination committees, and contact details for the nomination committees shall be made available on ERIKS’ website.
For ERIKS Second Hand, all members of the association have the right to nominate candidates to the board. The nomination committee shall also consider nominations and expressions of interest submitted spontaneously by individual persons.
7. Terms and Conditions of the Nomination Committees
Members of the nomination committees are entitled, in the same way as board members, to meeting fees or compensation for loss of income, as well as reimbursement for travel expenses. Applicable amounts are set out by the foundations board at the constitutive board meeting.
8. Administrative Support
The Secretary General is responsible for ensuring that the nomination committees receive the administrative support and information required to fulfil their mandates. This includes, among other things, an up-to-date list of current board members with contact details, year of appointment and term of office, as well as information about the organisation’s operations.
For ERIKS Second Hand, this support also includes administrative assistance with communications to members in connection with nominations.
Dokumentet “Instruktioner för Erikshjälpens valberedningar” beskriver arbetsordningen för tillsättning av styrelseledamöter. Beslutad av Erikshjälpens styrelse 2026-05-29. Revideras vid behov.
1. Inledning och syfte
Denna instruktion beskriver hur Erikshjälpens båda valberedningar ska arbeta vid beredning av styrelseval. Den omfattar valberedningarnas sammansättning, uppdrag och principer, arbetsgång, nomineringar, valberedningarnas villkor samt stöd till valberedningen. Mycket av arbetet i de båda valberedningarna är likartat, men under respektive avsnitt framgår också de skillnader som gäller för stiftelsen respektive Erikshjälpen Second Hand.
Syftet med instruktionen är att skapa en tydlig, transparent och ändamålsenlig process för beredning av styrelseval.
2. Valberedningarnas sammansättning
Erikshjälpen består formellt av två juridiska personer, Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet och den ideella föreningen Erikshjälpen Second Hand, med varsin styrelse och varsin valberedning.
Enligt stiftelsens stadgar konstituerar styrelsen sig själv och utser vid behov ny ledamot. I praktiken innebär detta att styrelsen, särskilt genom ordföranden, har en viktig roll i processen. Stiftelsen har valt att ha en valberedning som en del i arbetet med transparens och kvalitet i beredningen av styrelseval. Dess valberedning består av tre personer och väljs på stiftelsestyrelsens konstituerande sammanträde. Det är önskvärt att minst en av ledamöterna i valberedningen också sitter i Erikshjälpens styrelse. Ledamot i valberedningen väljs, på förslag av styrelsen, för en mandatperiod om tre år och kan väljas om högst tre mandatperioder.
Erikshjälpen Second Hands valberedning består också av tre personer. Erikshjälpen Second Hands styrelse förbereder val av ledamöter i valberedningen genom att ta in förslag från medlemsorganisationerna¹. Två av ledamöterna väljs av Erikshjälpen Second Hands årsmöte, medan den tredje, som är sammankallande, utses av stiftelsestyrelsen. Ledamot i valberedningen väljs för en mandatperiod om tre år och kan väljas om högst tre mandatperioder.
¹ Styrelsen presenterar på årsmötet två namn som man förordar, men samtliga nomineringar ska redovisas på årsmötet.
3. Uppdrag och principer
Valberedningarnas uppdrag är att bidra till att respektive styrelse har den samlade kompetens, erfarenhet och förankring som krävs för att fullgöra sitt uppdrag och bidra till Erikshjälpens långsiktiga utveckling. För stiftelsen innebär uppdraget att bereda förslag till ledamöter och presidium i stiftelsestyrelsen. För Erikshjälpen Second Hand innebär uppdraget att bereda förslag till styrelseledamöter och revisorer.
Vid beredning av styrelseval ska dokumenterad erfarenhet av ekonomisk styrning vara meriterande. Med detta avses erfarenhet av att ha ansvar för ekonomi och styrning av en organisation eller en verksamhet inom en organisation, exempelvis som styrelseledamot, chef, projektledare eller verksamhetsansvarig. Valberedningarna ska även särskilt beakta jämn könsfördelning, bredd i ålder och livsbakgrund samt förankring i Erikshjälpens kristna värdegrund.
För Erikshjälpen Second Hand omfattar uppdraget även att kartlägga potentiella styrelseledamöter bland medlemsorganisationernas företrädare.
Valberedningarna ska ges möjlighet att löpande följa respektive styrelses arbete bland annat genom att ta del av styrelseprotokoll och genom möten med styrelsen eller styrelseordförande och verkställande chef. Valberedningarna kan även bjudas in till styrelsernas strategidiskussioner för att få ökad förståelse för de frågor och utmaningar som styrelserna står inför.
4. Samordning
Valberedningarna bör ha löpande dialog och mötas minst en gång per år. Vid detta möte kan även respektive organisations ordförande bjudas in, för att ge en samlad bild av nuläge och styrelsernas rekryteringsbehov. De slutliga avvägningarna och den formella hanteringen av förslag åligger dock respektive valberedning att hantera med stor självständighet.
5. Arbetsgång
Arbetet med att identifiera möjliga kandidater och föra dialog med personer som kan vara aktuella för styrelseuppdrag bedrivs löpande under året. Därutöver omfattar arbetet följande återkommande steg:
5.1. Enkät till sittande ledamöter
Varje år skickas en enkät ut till samtliga styrelseledamöter. Syftet är att klarlägga vilka ledamöter som står till förfogande för fortsatt uppdrag och att ge valberedningen underlag för bedömning av kompetensbehov och nominering av nya ledamöter. Valberedningen gör en sammanställning av enkätsvaren.
5.2. Återkoppling till styrelsen
Valberedningen presenterar en övergripande sammanfattning av enkätresultatet vid lämpligt styrelsesammanträde som underlag för det fortsatta nomineringsarbetet. Sammankallande i valberedningen ansvarar för att de delar av enkätsvaren som är relevanta för styrelsens fortsatta arbete sammanställs, anonymiseras och presenteras för styrelsens ordförande.
5.3. Kontakt med kandidater
När valberedningen har identifierat möjliga kandidater ska samråd ske med respektive ordförande om i vilken ordning kandidaterna bör kontaktas. Om rekrytering av ny ordförande till stiftelsen är aktuell ska motsvarande avstämning ske med första och/eller andra vice ordförande. Innan en kandidat får en slutlig fråga om att ställa sig till förfogande ska ett samtal genomföras med kandidaten och ordförande samt i stiftelsen också med presidiet/arbetsutskottet.
5.4. Presentation av förslag
Valberedningen ska redogöra för hur arbetet har bedrivits samt presentera och motivera sitt förslag i det forum där valet sker. För stiftelsen sker detta oftast vid det konstituerande styrelsemötet, men kan också ske vid annat styrelsemöte. För Erikshjälpen Second Hand sker detta vid årsmötet. Målsättningen är att förslagen tas fram i god tid och skickas ut tillsammans med möteshandlingarna inför respektive möte.
6. Nomineringar
Förslag på kandidater ska kunna lämnas till valberedningarna och kontaktuppgifter till valberedningarna ska finnas tillgängliga på Erikshjälpens webbplats.
För Erikshjälpen Second Hand gäller att samtliga medlemmar i föreningen har rätt att nominera kandidater till styrelsen. Valberedningen ska även ta ställning till nomineringar och intresseanmälningar som lämnas in spontant av enskilda personer.
Valberedningens villkor
Valberedningarnas ledamöter har, på samma sätt som styrelseledamöter, rätt till sammanträdesarvode eller ersättning för förlorad arbetsinkomst samt reseersättning. Aktuella belopp finns i dokumentet Arvode och villkor för förtroendevalda i styrelserna och valberedningarna för Erikshjälpen och Erikshjälpen Second Hand.
8. Administrativt stöd
Generalsekreteraren ansvarar för att valberedningarna får det administrativa stöd och den information som krävs för att kunna fullgöra sina uppdrag. Detta omfattar bland annat en aktuell förteckning över sittande ledamöter med kontaktuppgifter, tillträdesår och mandatperiod samt information om verksamheten.
För Erikshjälpen Second Hand omfattar stödet även administrativ hjälp med utskick till medlemmarna i samband med nomineringar.
Lyssna Ta del av stadgar för Erikshjälpen, Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet.
Stadgar Erikshjälpen Insamlingsstiftelse
§ 1
Denna stiftelses namn är Erikshjälpen, Insamlingsstiftelsen Farbror Eriks barn- och hjälpverksamhet.
§ 2
Stiftelsen skall ha sitt säte i Jönköpings kommun i Jönköpings län.
§ 3
– (Utgått)
§ 4
Stiftelsens ändamål är att bedriva kristen och social humanitär verksamhet i Sverige och främmande länder, i första hand bland barn och ungdom.
§ 5
Verksamheten bedrives med gåvomedel/anslag från enskilda personer, församlingar, organisationer och institutioner.
§ 6
Stiftelsens angelägenheter skall handhavas av en styrelse bestående av minst sex och högst tolv ledamöter. Styrelsen är beslutsmässig då minst hälften av ledamöterna är närvarande och om beslutet eniga. Vid lika röstetal gäller den mening som ordförande företrätt.
§ 7
Stiftelsens styrelse:
a) Konstituerar sig själv och utser vid behov ny ledamot.
b) Utser, om så anses lämpligt, en eller flera suppleanter.
c) Kan inom eller utom sig utse föreståndare för verksamheten.
d) Stiftelsens firma tecknas av styrelsen eller av den eller de, som styrelsen därtill utser.
§ 8
– (Utgått)
§ 9
Två revisorer skola årligen utses.
§ 10
Ändring av dessa stadgar kan ske då hela styrelsen i två på varandra följande sammanträden är närvarande och om beslutet eniga.
§ 11
Om stiftelsen upplöses skall dess tillgångar användas till ändamål som angives i stadgarna §4.
Innehav av långfristiga värdepapper 2024-12-31 delger Erikshjälpens innehav av långfristiga värdepapper – obligationer och strukturerade produkter samt aktier per 2024-12-31
